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Typology: Study notes
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El entorno global de hoy hace que lo único constante en el mundo empresarial sea el cambio y aquello que se realizó ayer quizá no sea lo más apropiado para mañana. Las empresas de hoy requieren de administradores que sean capaces de tomar decisiones exitosas en diferentes situaciones y de entender que una empresa es un sistema integrado de subsistemas que interactúan. Imagínese que Usted es el Jefe de Logística de una empresa textil y decide comprar telas de color pastel por que llegó una oferta interesante y en la temporada pasada se requirió mucho de esta tela y en ese color, pero no lo consultó con Marketing y luego le informaron que ese material es pésimo y que el color de esta temporada es el azul, ¿Cuáles son las consecuencias de haber tomado esta decisión? Para evitar este error estudiaremos dos teorías contemporáneas muy importantes para la Administración de hoy y sobre todo te ayudará a no tomar decisiones equivocadas de este tipo. Este enfoque contemporáneo busca lograr la eficiencia de las organizaciones, reconociendo que la administración está en constante cambio y adaptación. Estudiaremos dos perspectivas contemporáneas de la administración que forman parte de este enfoque: la Teoría de Sistemas y la de Teoría de Contingencias. Estas teorías y enfoques contemporáneos y modernos de la administración, son las que permiten afirmar que la administración continua evolucionando y desarrollándose, como una disciplina moderna y como herramienta importante para el crecimiento económico y desarrollo empresarial, para la estructura, el plan y metas de una empresa. Robbins, S. & Coulter, M. (2010) indican que muchos elementos de los primeros enfoques de la teoría de la administración aún influyen en la forma de dirigir de los gerentes, en su mayoría, los primeros enfoques se centraban en las preocupaciones de los gerentes al interior de la organización. A principios de la década de 1960, los investigadores en administración comenzaron a analizar lo que ocurría en el entorno que estaba fuera de los límites de la organización. TEORÍA DE SISTEMAS. Robbins, S. & Coulter, M. (2010) manifiestan que la teoría de sistemas es una teoría básica en las ciencias físicas, pero nunca se había aplicado a los
esfuerzos humanos organizados. En 1938, Chester Barnard, un ejecutivo de una compañía telefónica, escribió por primera vez en su libro, Las Funciones del ejecutivo (The Functions of an Executive), que una organización funcionaba como un sistema cooperativo. Sin embargo, fue en la década de 1960 cuando los investigadores en administración comenzaron a analizar más cuidadosamente la teoría de sistemas y cómo se relacionaba con las organizaciones. Un sistema es un conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes dispuestas de tal forma que se produce un todo unificado. Los dos tipos básicos de sistemas son cerrados y abiertos. Los sistemas cerrados no reciben influencia de su entorno ni interactúan con él. Por el contrario, los sistemas abiertos se ven influenciados por su entorno e interactúan con él. Hoy en día, cuando describimos a las organizaciones como sistemas, nos referimos a sistemas abiertos. Una organización toma elementos (recursos) de su entorno y los transforma o procesa como productos que se distribuyen nuevamente en el entorno. La organización está “abierta” al entorno e interactúa con él. La Teoría General de Sistemas nos proporciona un análisis sistémico de las organizaciones que permite revelar lo general en lo particular, permite re conceptualizar los fenómenos dentro de un enfoque global, permitiendo la interrelación y la integración de temas que son en su mayoría de naturaleza completamente diferentes. PRINCIPIOS DE LA TEORÍA DE SISTEMAS: Chiavenato, I. (2006) menciona como principios básicos de esta teoría a lo siguiente: 1º. Punto de vista sistémico, esta teoría visualiza a la organización como un sistema que se constituye de cinco elementos: entrada, proceso, salida, retroalimentación y ambiente. 2º. Enfoque dinámico, esta teoría no desplaza en énfasis en la estructura pero, adiciona el énfasis en el proceso de interacción entre las partes que ocurren dentro de la estructura. 3º. Multidimensional y de múltiples niveles, esta teoría considera todos los niveles y reconoce la importancia de las partes así como la interacción entre las
Dependen del entorno para obtener sus recursos y para que éste absorba sus productos. Ninguna organización puede sobrevivir durante mucho tiempo si ignora los reglamentos gubernamentales, las relaciones con proveedores o de las diversas entidades de las que depende. Por ejemplo, considere a un gerente de turno de uno de los restaurantes de Gastón Acurio, el cual debe coordinar el trabajo de los empleados que toman las órdenes de los clientes en el mostrador y de las que son para llevar, dirigir la entrega y descarga de provisiones, así como resolver cualquier problema que surja con los clientes. Este gerente “maneja” todas las partes del “sistema” para que el restaurante logre sus metas diarias de ventas. TEORÍA DE CONTINGENCIAS. Chiavenato, I. (2006) indica que esta teoría enfatiza que no existe nada de absoluto en las organizaciones y que en la teoría administrativa todo es relativo y todo depende. Explican que existe una relación funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas para el logro de los objetivos de la organización. En esta relación funcional, las variables ambientales se consideran variables independientes en tanto que las técnicas administrativas se toman como variables dependientes. La teoría de la contingencia destaca la eficiencia de las acciones administrativas emprendidas en una situación y reprueba de cierta forma la estandarización. Así pues necesariamente la tecnología, el tamaño y el ambiente son factores imprescindibles en un plan contingente debido a que una diferencia mínima en la verificación de las empresas marca pauta inicial en la elección adecuada de la tecnología en sus producciones y procesos y de esto se deriva a su vez la estructura da la organización gracias a las diferencias y categorías tecnológicas, de esta manera es posible asegurar la correcta administración de los recursos evitando despilfarrarlos ya que de no ser así estaría en peligro su supervivencia para lo cual influye en gran medida el ambiente. Robbins, S. & Coulter, M. (2010) manifiestan que los primeros teóricos de la administración nos presentaron principios de administración que, en general, asumieron que eran aplicables de manera universal. Investigaciones posteriores encontraron excepciones a muchos de estos principios. Por ejemplo, la división
del trabajo es valiosa y se utiliza mucho, pero las tareas pueden volverse demasiado especializadas. La burocracia es deseable en muchas situaciones, pero en otras circunstancias, otros diseños estructurales son más efectivos. La administración no se basa (y no puede hacerlo) en principios simplistas que puedan aplicarse en todas las situaciones. Situaciones cambiantes y diferentes requieren que los gerentes utilicen enfoques y técnicas distintas. El enfoque de contingencias (algunas veces llamado enfoque de situaciones o situacional) plantea que las organizaciones no son iguales, enfrentan situaciones distintas (contingencias) y requieren diferentes formas de dirección. Robbins, S. & Coulter, M. (2010) dice que este este enfoque es intuitivamente lógico debido a que las organizaciones, e incluso las unidades de la misma organización, son diferentes en términos de tamaño, objetivos, actividades laborales, etcétera. Sería sorprendente encontrar reglas de administración que fueran aplicables de manera universal y que funcionaran en todas las situaciones. Pero, por supuesto, una cosa es decir que la forma de dirigir “depende de la situación” y otra es decir que la situación depende de la forma de dirigir. Los investigadores en administración han identificado algunas variables situacionales, las cuales pueden dividirse en:
- Tamaño de la organización. Cuando el tamaño aumenta también lo hacen los problemas de coordinación. Por ejemplo, es probable que el tipo de estructura organizacional adecuada para una empresa de 50,000 empleados sea ineficiente para una de 50. - Tecnología para tareas rutinarias. Para lograr sus metas, una organización utiliza tecnología. Las tecnologías de rutina requieren estructuras organizacionales, estilos de liderazgo y sistemas de control que difieren de lo que necesitan las tecnologías personalizadas o que no son de rutina. - Incertidumbre ambiental. El grado de incertidumbre ocasionado por cambios ambientales influye en el proceso de administración. Lo que funciona bien en un entorno estable y predecible puede ser totalmente inapropiado en un ambiente muy cambiante e impredecible.