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ADMINISTRACION FINANCIERA OPERATIVA – EFECTIVO EN EL CORTO PLAZO
Administración Financiera del Efectivo, con base en el KTNO – Efectivo, Cuentas por Cobrar (cartera), Cuentas por pagar (proveedores) e Inventarios: ESTRUCTURA DEL CAPITAL DE TRABAJO: Activo Corriente - Pasivo Corriente; AC/PC; PC/AC Para poder realizar eficientemente esta actividad, existen varias herramientas financiero-administrativas, entre ellas la operacionalización del llamado: “SISTEMA PARA LA GESTIÓN Y ADMINISTRACION DEL EFECTIVO”. La gestión del efectivo es vital; su propósito fundamental es mantener las inversiones en efectivo al nivel más bajo posible, de manera tal que la empresa pueda realizar las actividades de forma eficiente y eficaz. Estos conceptos determinan la necesidad de fondos de la empresa para poder llevar a cabo su ciclo operativo. Nota: Este sistema, se aplicará, exclusivamente al Kapital de Trabajo Neto Operativo = en su sigla: KTNO El capital de trabajo neto operativo , abarca las transacciones más importantes que constituyen la parte fundamental del capital de trabajo total y es considerado SISTEMA PARA LA GESTION Y ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO FUENTES DE EFECTIVO: .- Efectivo por ventas contado .- Ctas x Cobrar - cobranza .- Stock de Inventarios DINERO DISPONIBLE EFECTIVO TIPOS DE INVERSION: OPERATIVAS: Movimiento de efectivo por actividades de Operación – actividad económica – Giro normal
CONTROL
INFORMES
FINANCIEROS
$P es oso Flujo de Fondos Flujo de Información USOS APLICACIONES DE EFECTIVO .- Proveedores de: .- Costos: Materia prima .- Insumos
como el combustible que mueve la empresa desde el punto de vista de actividad económica, enmarcada dentro del giro de operaciones normales propio de la Gestión y administración de recursos financieros, con los cuales, se garantiza la permanente operacionalización evitando la suspensión de los procesos y la para en la funcionalidad de manera sostenible. Objetivo 1 A: Mantener la inversión en efectivo al nivel más bajo posible, mientras la empresa opera de una manera tanto eficiente como eficaz. Que se debe aceptar como efectivo lo siguiente:
**1. Efectivo disponible mínimo:
- Efectivo en bancos** – ahorro gana diario 3. Cuentas bancarias: Depósitos a la vista, cuentas corrientes 4. Traslado de valores línea Existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la práctica, conducen a una administración correcta del flujo de efectivo: .- Los flujos de Gestión (entradas de dinero) y . - Los flujos de Administración (salidas de dinero) 1. Incrementar las entradas de efectivo: Incrementar el volumen de ventas. Incrementar el precio de ventas Mejorar la mezcla de ventas (impulsando las de mayor margen de contribución) Eliminar descuentos y rebajas 2. Acelerar las entradas de efectivo Incrementar las ventas de contado. Pedir anticipos a clientes. Reducir plazos de créditos. 3. Disminuir las salidas de dinero Negociar mejores condiciones (reducción de precios) con los proveedores. Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa. Procesos y productos de calidad evitando las devoluciones, las garantías, y la reducción de tiempos de los procesos.
Para realizar la Función de GESTION y ADMINISTRACION en el corto plazo, existen herramientas Financiero administrativas Estas herramientas se clasifican dentro de dos tipos: .- Técnicas o herramientas analíticas .- Métodos o herramientas cuantitativos A.- TECNICAS O HERRAMIENTAS ANALITICAS. Las cuales básicamente, se trabajan 2 técnicas a saber: 1.- El Ciclo del flujo de efectivo^1 , que determina el nivel óptimo de efectivo que la empresa necesita para sus operaciones y poder funcionar normalmente. El flujo de efectivo , es parte vital para el Gerente financiero para la administración diaria de las finanzas, la planeación y la toma de decisiones. También conocido como estado de fuentes y usos de los fondos, las actividades que incrementan el efectivo se denominan “fuentes u orígenes de efectivo” que conforman la Gestión financiera y las que lo reducen reciben el nombre de “usos o aplicaciones de efectivo”, denominadas como Administración financiera. El estado de flujo de efectivo contesta básicamente los siguientes interrogantes:
. - ¿En que se ha utilizado el efectivo generado por la utilidad del ejercicio? .- ¿Existieron otras fuentes de financiación además de lo generado por la empresa? Algunos elementos que conforman el estado de flujo son las actividades de: . - Actividades de operación . - Actividades de inversión y . - Actividades de financiación. Para el caso concreto del tema, relacionado con el KTNO, se aplicará teniendo en cuenta solo las actividades de operación 2 .- El Ciclo Operativo : Conformado por los flujos de dinero, enmarcados dentro de ciclos operativos de transacciones financieras resultado de las actividades (^1) Según el Consejo Técnico de la Contaduría, se entiende que el flujo de efectivo “es un estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Para el efecto debe determinarse el cambio en las diferentes partidas del balance que inciden en el efectivo”
operativas normales que desarrolla una empresa durante un tiempo determinado. Este Ciclo Operativo, está compuesto por los siguientes ciclos:
2.1.- El ciclo de Conversión del efectivoi , el cual determina el plazo
de tiempo que corre, desde que se hace el pago por la compra a crédito de materias primas, hasta la cobranza de las cuentas por cobrar, con lo cual el director financiero debe establecer un nivel adecuado de efectivo, determinando si existe una escasez de liquidez o si por el contrario existe un excedente de efectivo que se puede invertir en valores negociables.
2.2.- El ciclo de pago es el indicador de tiempo que transcurre como
promedio entre la fecha de compra de los materiales y la fecha en que se realiza el pago a los proveedores y el cobro a clientes. El objetivo de toda empresa es reducir al máximo este tiempo, como una forma de evitar las necesidades de financiación.
. - El Ciclo Operativo: El ciclo operativo toma en cuenta 3 periodos de tiempo
determinantes de liquidez:
1 El período de conversión de los inventarios , que es un
indicador de tiempo promedio que necesita una empresa para convertir sus inventarios acumulados de materias primas y materiales a producción en proceso, a producción terminada y de ésta a ventas realizadas a los clientes. El período se mide por los plazos promedios de los inventarios de materiales, producción en proceso y producción terminada.
2 El período de conversión de las Cuentas por Cobrar-
Cartera , que es el indicador del tiempo promedio que necesita una empresa para
convertir sus cuentas por cobrar y convertirlas en efectivo.
3 El período de conversión de las Cuentas por Pagar-
Proveedores , que es el indicador del tiempo promedio que necesita una
empresa para cubrir en el menor tiempo posible los compromisos con los PROVEEDORES (Costos).
La administración eficiente del efectivo depende básicamente del buen manejo y control de las entradas y salidas de efectivo durante el ciclo de operación de la empresa. HERRAMIENTAS FINANCIERAS – METODOS CUANTITATIVOS: Dentro de los Indicadores Financieros, que los gerentes financieros utilizan, con el fin de determinar, el EFECTIVO OPTIMO DE OPERACIÓN, mediante el cálculo de los saldos óptimos de efectivo , y teniendo en cuenta el comportamiento y la gestión de Recursos Financieros Operacionales, como son las Cuentas por Cobrar, las Cuentas por Pagar y los stocks de Inventarios, como instauradores del Capital de Trabajo neto operativo, en términos de efectivo - liquidez, entre los indicadores más aplicados, están: Nota No 1: Para calcular los indicadores siguientes de una manera correcta, es indispensable tener muy en cuenta que estos se deben calcular, interpretar y evaluar EXCLUSIVAMENTE en valores medidos en el tiempo, más No en pesos. Cuando se expresa ciclos, es en el tiempo, bien sea, días, meses, años. Otros.
1.- El Ciclo de Conversión del Efectivo
2.- Representación Gráfica del Ciclo Operación del Efectivo
3.- Rotación del Efectivo
4.- Efectivo Optimo de Operación - Saldo Óptimo de Efectivo
Fórmulas para cada indicador:
1 .- El Ciclo de Conversión del Efectivo:
Indicador para calcular el Ciclo de Conversión del Efectivo: Aplicación del indicador: Interpretación y análisis: Evaluación: Días de Inventario Días de Cartera Ciclo de Operación Días Cuentas por pagar Ciclo de Conversión del efectivo ????? Días de Inventario + Días de Cartera = Ciclo de Operación + ó – Días de Cuentas por pagar = Ciclo de Conversión del Efectivo Nota No2 : La diferencia entre el tiempo del Ciclo de operación y el tiempo de las cuentas por pagar debe ser en valores absolutos, es decir sin signos, solo la diferencia.
Para el cálculo de este indicador, se hace necesario el cálculo de los indicadores propios de las actividades de operación que integran el KTNO. Para el cálculo y la interpretación y análisis de cada indicador, EXLUSIVAMENTE deben realizarse teniendo y medido en el tiempo. INDICADORES FORMULAS RESULTADOS Inventario Promedio Saldo Inicial + Saldo Final/ Rotación de Inventario Costo Ventas/Inventario Promedio Plazo Promedio de Inventarios 360/Rotación Inventarios Promedio de Cuentas por Pagar (Proveedores) Saldo Inicial + Saldo Final/ Rotación de Cuentas por Pagar Compras / Promedio de Cuentas por Pagar (Proveedores) Plazo Promedio de Cuentas por Pagar 360/ Rotación de Cuentas por Pagar Promedio de Cuentas por Cobrar (Clientes) Saldo Inicial + Saldo Final/ Rotación de Cuentas por Cobrar (Clientes) Ventas / Promedio Ctas x Cobrar Plazo Promedio Cuentas por Cobrar = 360/ Rotación de Cuentas por Cobrar Nota No 3 : Ctas x Pagar o proveedores: exclusivamente operativas – actividad económica Ctas por Cobrar o clientes, exclusivamente las operativas – actividad económica
2.- Ciclo Operación del Efectivo:
Nota No 5: Cuando se establece días de inventario, días de cuentas por cobrar y días de cuentas por pagar, se hace relación al total del número de veces que la empresa vendió a crédito, compro a crédito y al número de veces que los productos o materias primas estuvieron en inventarios, esto quiere decir que, no se refiere a una vez que rotaron dichas transacciones. En resumen, tener muy en claro esta nota aclaratoria. CONVERSIÓN DEL EFECTIVO Días del Ciclo de Operación 425 130 295 305 Días de CxP 120 CICLO DE OPERACIÓN CICLO DE CONVERSIÓN DEL EFECTIVO Días de Cartera Días del Ciclo de Efectivo AUTOPARTES "EL CACHARRITO" S.A. Días de Invetarios
5:- Evaluación global: Por último, se elabora un informe resumen, el cual abarca los resultados de todos los indicadores, con el fin de establecer el plan de mejoramiento. Informe resumen de la aplicación de indicadores financieros: No. Indicadores Evaluaciones 1 Ciclo de Conversión de Efectivo? 2 Rotación de Efectivo? 3 Saldo Optimo de Efectivo? Toda administración es susceptible de mejorarse y por lo tanto es responsabilidad de la Gerencia Financiera, establecer un plan de mejoramiento para el próximo periodo de tiempo, con base en la aplicación de métodos por indicadores, que garanticen una mejor Toma de Decisiones, por cuanto la empresa no puede alcanzar los resultados del año que acaba de terminar. Para poder realizar el plan de mejoramiento, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: 1.- Los resultados alcanzados al aplicar los indicadores 2.- El análisis financiero de cada indicador PLAN DE MEJORAMIENTO: Este plan de mejoramiento, debe representarse en el siguiente formato: TOMA DE DECISIONES PLAN DE MEJORAMIENTO CONCEPTO VALOR EVALU TOMA DE DECISIONES - SOLUCIÓN
Ciclo Operativo No. de Días ?
Ciclo Conversión del Efectivo No. de Días
Rotación del Efectivo No. de Veces ?
Efectivo Optimo Operación Valor en Pesos
6.- EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO FINANCIERO: (Citar Justificaciones)
1. - Evaluación total de la Gestión financiera del efectivo 2.- Evaluación total de la Administración financiera del efectivo Para poder evaluar estas 2 variables, se requiere observar el concepto de cada una Al final del documento, solo al final, identificar los autores de cada EEFF. Si el ciclo de ctas x pagar es menor que el ciclo de operación, se resta, EN VALORES ABSOLUTOS , por cuanto la recuperación de cartera, cubre el ciclo de ctas x pagar, si el ciclo de cuentas x pagar es mayor la diferencia debe sumarse al ciclo de operación, por cuanto con el ciclo de cartera no alcanza a cubrir el ciclo de cuentas x pagar. Para evitar confusiones cuanto el ciclo de ctas x pagar es mayor que el ciclo operativo, necesariamente hay que analizar y se requiere EXCLUSIVAMENTE tener en cuenta el ciclo en días más NO el signo negativo.
