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Nombre del trabajo Propuesta de Mejora Optimización del flujo administrativo y fortalecimiento del control de la información operativa en Emanuel IPS Nombre completo del estudiante Diana Marcela Montaña Vargas Cédula 52469669 Programa académico Nivel de formación Tecnológico Periodo académico Docente Daniela Castro Rocha Escuela de Transformación Empresarial Prácticas Bogotá D.C. 2025
ÍNDICE
- INTRODUCCIÓN................................................................................................. Contenido
- Análisis y diagnóstico de la situación actual..............................................................
- Planteamiento del problema..................................................................................
- Alcance o área a intervenir....................................................................................
- Objetivos...................................................................................................................................
- Objetivo general........................................................................................................................
- Objetivos específicos................................................................................................................
- Justificación..............................................................................................................................
- MARCO CONCEPTUAL........................................................................................
- PROPUESTA DE MEJORA....................................................................................
- Propuesta del plan de mejoramiento........................................................................
- Causas:......................................................................................................................................
- Objetivo General:......................................................................................................................
- Beneficios Esperados........................................................................................................
- Cronograma, descripción de actividades............................................................................
- Evidencias.......................................................................................................................
- Resultados alcanzados............................................................................................................
información y contribuya al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la IPS. La presente propuesta integra mi experiencia práctica, el diagnóstico realizado y las acciones orientadas a mejorar la eficiencia y calidad del proceso administrativo.
Análisis y diagnóstico de la situación actual..............................................................
Durante la revisión y participación en los procesos administrativos, se identificaron los siguientes aspectos: Fortalezas
- Personal asistencial y administrativo con alto compromiso.
- Servicios extramurales bien estructurados y con alta demanda.
- Disposición institucional para implementar mejoras.
- Existencia de protocolos básicos de atención y admisión. Debilidades
- Inconsistencias en el registro inicial de información de los usuarios.
- Ausencia de un sistema unificado para seguimiento de datos operativos.
- Demoras en la actualización de bases de datos y archivo documental.
- Reprocesos frecuentes debido a información incompleta o errada.
- Falta de estandarización clara en algunos procedimientos administrativos. Oportunidades
- Implementación de herramientas digitales de gestión.
- Capacitación del personal para mejorar la calidad del registro.
- Optimización de tiempos y reducción de cargas manuales. Amenazas
- Aumento de demanda sin fortalecimiento de la capacidad administrativa.
- Posible incumplimiento de requisitos de la Resolución 3100 de 2019.
- Impacto negativo en la percepción del usuario frente a los retrasos. El diagnóstico evidencia que el eje crítico se encuentra en el flujo de información administrativa, lo que afecta la oportunidad y calidad del servicio
Planteamiento del problema..................................................................................
El proceso administrativo de Emanuel IPS presenta dificultades en el registro, organización y seguimiento de la información operativa, lo que genera demoras, reprocesos y fallas en la oportunidad de los servicios, afectando el desempeño institucional y la satisfacción de los usuarios. La inexistencia de un sistema eficiente de gestión de datos y la falta de estandarización dificultan la coordinación entre áreas y debilitan el cumplimiento de los estándares normativos de habilitación.
Alcance o área a intervenir....................................................................................
La propuesta se enfocará en mejorar los procesos administrativos relacionados con:
- Admisión y registro de usuarios
- Validación y control de datos
- Archivo y gestión documental
- Actualización y seguimiento de bases de datos
- Diseñar estrategias para estandarizar y mejorar el registro de datos de los usuarios.
- Fortalecer la organización documental y la actualización permanente de bases de datos.
- Implementar mecanismos de seguimiento y control del proceso administrativo.
- Capacitar al personal involucrado para garantizar la correcta aplicación de los procedimientos.
- Evaluar los avances del plan de mejoramiento para asegurar su sostenibilidad. Justificación La gestión administrativa es un pilar fundamental para garantizar la continuidad, oportunidad y calidad en la prestación de servicios de salud. En Emanuel IPS, los retrasos y reprocesos derivados de fallas en el flujo de información generan impactos negativos en la coordinación operativa, en la satisfacción de los usuarios y en el rendimiento institucional. Implementar un plan de mejoramiento permitirá:
- Reducir tiempos operativos y cargas administrativas.
- Mejorar la calidad del registro y control de información.
- Asegurar el cumplimiento de los estándares definidos por la Resolución 3100 de 2019.
- Facilitar la articulación entre áreas asistenciales y administrativas.
- Brindar un servicio más ágil, seguro y humanizado.
- Contribuir a la eficiencia institucional y a la optimización de recursos
MARCO CONCEPTUAL........................................................................................
Gestión Administrativa en Salud: Conjunto de procesos y procedimientos orientados a garantizar el funcionamiento eficiente de una IPS, incluyendo organización documental, validación de datos, actualización de bases de información, coordinación operativa y soporte a los procesos asistenciales. Su propósito es asegurar que la prestación del servicio sea oportuna, segura, humanizada y acorde con la normatividad vigente (Ministerio de Salud y Protección Social, 2013; Resolución 1441). IPS (Institución Prestadora de Servicios de Salud): Entidad habilitada para ofrecer servicios de salud en diferentes niveles de complejidad, articulando áreas asistenciales, administrativas, financieras y logísticas. Emanuel IPS brinda servicios ambulatorios, domiciliarios y de apoyo diagnóstico, que requieren una estructura organizacional que garantice continuidad y calidad en la atención. Tipos de Atención:
PROPUESTA DE MEJORA....................................................................................
Propuesta del plan de mejoramiento........................................................................
Optimización del flujo administrativo y fortalecimiento del control de la información operativa en Emanuel IPS Problemática: Durante la observación del área administrativa, se identificaron dificultades recurrentes en el registro, seguimiento y actualización de información operativa, generando reprocesos, demoras en la prestación de servicios, inconsistencias en las bases de datos y afectando la oportunidad de la atención ambulatoria y extramural.
Causas:......................................................................................................................................
- Ausencia de estandarización en formatos y registros.
- Doble digitación por falta de herramientas unificadas.
- Retrasos en la actualización de datos de usuarios.
- Deficiente comunicación entre áreas (admisiones, asistencial y extramural).
Objetivo General:......................................................................................................................
Lograr la centralización de la base de datos con un 95% de consistencia y reducir los errores de registro en un 30% antes del cierre de las prácticas. Estrategias de mejora: Estandarización Documental: formatos únicos e instructivos claros. Sistema de Control de Información: base centralizada, responsables por área, alertas automáticas. Comunicación Interáreas: canal oficial, reuniones semanales, flujo definido con tiempos de respuesta. Capacitación del Personal: manejo de registros, uso de base unificada y trazabilidad de la información. Monitoreo y Evaluación Continua: auditorías internas mensuales e indicadores de desempeño.
4. Beneficios Esperados........................................................................................................
- Reducción de reprocesos y tiempos de espera.
- Mejora en la oportunidad y calidad del servicio.
Durante el desarrollo del plan de mejoramiento en Emanuel IPS se recopilaron diferentes evidencias que respaldan la ejecución de las actividades propuestas y el avance en la optimización del flujo administrativo. Estas evidencias incluyen:
Informe de la capacitación
