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Introdução
Caro Leitor,
Não é incomum de se encontrar nas empresas atualmente, uma área ou um departamento
responsável por cuidar de projetos, e isso é uma tendência que traz junto ferramentas como o
Microsoft Project.
Por esse motivo, quando se fala em gerenciamento de projetos, uma das primeiras ferramentas
que vem à lembrança é o Microsoft Project, mas existe também uma razão histórica para isso.
O Microsoft Project existe desde a época do sistema operacional MS-DOS e vem desde então, acompanhando não só a evolução tecnológica dos sistemas operacionais da Microsoft, como também a evolução do próprio gerenciamento de projetos.
Vamos então, entender um pouco mais da história: A primeira versão gráfica do Microsoft Project foi a versão 95 e com ela vieram melhorias no aspecto visual das informações o que Microsoft Project fornecia. Um exemplo disso é o conhecido Gráfico de Gantt que passou a possibilitar o uso de barras coloridas no lugar de simples caracteres de texto.
Seguindo a linha da evolução, o Microsoft Project na sua segunda versão gráfica trouxe importantes recursos como ferramenta para o controle de cronograma de projeto e que permanecem até hoje em sua atual versão, o Microsoft Project 2013. Como por exemplo, podemos citar as múltiplas linhas de base, nivelamento de recursos entre outros que
detalharemos nesse eBook.
Com o lançamento da versão 2003, o Microsoft Project foi segmentado em três produtos diferentes: Standard, Professional e Server, focando agora no gerenciamento corporativo de projetos, criando uma base única tanto para os projetos como para os recursos da empresa.
Deste ponto em diante, o Microsoft Project passou a atender tanto usuários individuais ou de organizações menores, quanto as grandes organizações.
Nessa linha de evolução, o que percebemos até chegar ao Microsoft Project 2013, é que o produto vem incorporando melhorias tanto no aspecto técnico quanto no aspecto das boas práticas para gestão de projetos.
Um exemplo disso, é a introdução do conceito de Escritório de Projetos (PMO) a partir do Microsoft Project 2007, nas versões Professional e Server, que passaram a contar com a visão de projetos por departamentos da empresa, além receber melhorias no controle financeiro e das agendas dos recursos.
Pouco mais adiante, já na versão 2010, o Microsoft Project recebeu outras melhorias importantes.
No Microsoft Project Professional e no Project Server a introdução do conceito de portfólio de projetos com priorização baseada em objetivos estratégicos foi um dos destaques.
Outro ponto, foi a adoção da nova interface “Fluent UI” do Microsoft Office, inclusive no Project Server.
Chegando ao atual Microsoft Project 2013, o que percebemos é que as melhorias são inúmeras: Novo módulo de relatórios que permite a criação de dashboards sobre a situação do projeto, novo Project Online permitindo a colaboração na nuvem entre outras.
Agora que conhecemos um pouco sobre o que o Microsoft Project pode oferecer em termos de recursos, precisamos explorá-los para saber como aplicá-los ao nosso dia-a-dia, como gerente de grandes projetos da sua empresa ou mesmo para gerenciar o projeto da sua nova casa de praia. Os recursos são inúmeros e as possibilidades também!
É com essa percepção e com nossa experiência em gerenciamentos de projetos, que sabemos o quanto o Microsoft Project pode ser útil e agregar valor ao controle dos seus projetos e dessa forma, preparamos essa série de dicas sobre o Microsoft Project 2013.
Esperamos que você tenha uma ótima leitura e curta nossas dicas!
No exemplo acima, selecionei a atividade de Análise de Negócio. Automaticamente, o Microsoft Project abre no topo da tela uma view com a Linha do Tempo e já apresenta a atividade incluída:
Se fizermos o mesmo com as demais atividades pai do cronograma, teremos uma Linha do Tempo da seguinte forma:
O que é bastante interessante é que para melhor adequar a view, é possível clicar e arrastar para cima e para baixo os elementos do Linha do Tempo, bem como formatar cores, fontes e demais formatações das atividades. Assim, é possível criar uma view como a abaixo:
Desenvolvimento Sistema XYZSeg 06/04/15 - Seg 31/08/ Análise de NegócioSeg 06/04/15 - Ter 26/05/
Hoje
Seg 06/04/15Início TérminoSeg 06/04/
ProgramaçãoQua 29/04/15 - Seg 20/07/ Testes FuncionaisQua 03/06/15 - Seg 27/07/ Documentação do SistemaQua 03/06/15 - Qua 22/07/15 Alfa TestesSeg 27/07/15 - Seg 31/08/
Maio Junho Julho Agosto
2.Apresentando Marcos (Milestones):
Para visualizar marcos na Linha do Tempo, o primeiro passo é incluir os Marcos no cronograma. Para criar um novo Marco basta clicar no botão “Marco” na Pasta “Tarefa” conforme abaixo:
Como temos marcos muito próximos, as coisas parecem bagunçadas. Porém, para ajeitar a view basta clicar nas caixas com o textos e arrastá-los para que a view fique mais limpa. Da mesma forma ainda, é possível formatar cores e fontes dos marcos, o que possibilita criar uma view como a seguir:
3.Utilizando a Linha do Tempo em apresentações e e-mails:
Um dos facilitadores da utilização da Linha do Tempo é a forma como é possível gerá-la para anexar em apresentações e e-mails. Vamos supor que o gerente de projetos queira enviar uma view resumida do projeto para o cliente mas não deseje enviar o cronograma completo. Basta enviar o Linha do Tempo. E para enviar por e-mail é bastante simples. Basta selecionar o botão “Copia Linha do Tempo” que encontra-se na Pasta “Ferramentas da Linha do Tempo”, selecionar o tipo de cópia que deseja, por exemplo e-mail, e no corpo do e-mail utilizar a função de “colar” (Ctrl-V) que o Windows disponibiliza criando desta forma um e-mail como o abaixo:
Não polua demais o gráfico. Lembre-se que a Linha do Tempo é para apresentar fatos ou fases importantes do projeto. Excesso de detalhes prejudica a view.
IMPORTANTE
Para a utilização em apresentações, o processo é exatamente o mesmo.
DICA
dependências entre tarefas, calendários, etc. Para modelar datas fixas é diferente: no Microsoft Project são as restrições das tarefas. Você pode fixar a data de início ou fim de uma tarefa com restrições do tipo “Deve iniciar em” ou “Deve terminar em”: assim, estas datas permanecerão inalteradas independente de qualquer outro fator de cálculo. Por exemplo, se você está planejando uma reunião externa com a sua equipe e reservou um local numa data específica, digamos hoje, 15/06. Esta data é “fixa” e não pode alterar em função de qualquer outro fator do seu cronograma no Microsoft Project. Por outro lado, você pode ter “duração fixa” para uma tarefa do tipo “Impressão das apostilas”, que não vai ter datas fixas: se a estimativa de duração para a impressão é 3 dias e começa na 2a. feira, ela irá encerrar na 4a. feira; se a data de início for alterada para 3a. feira, a tarefa encerra na 5a. feira No exemplo citado, do evento, num cronograma baseado na duração (duração fixa), a duração de 10 dias se mantém constante independente dos recursos atribuídos. Assim, se você alocar 5 pessoas no evento a 100%, então pelo fato de a duração permanecer igual ao período do evento, o trabalho será calculado da seguinte forma:
- Trabalho = 10 dias × 5 pessoas (mesmo que 500%) = 400 horas (sendo 8 horas diárias). Planejamento baseado na duração é uma boa opção quando você quer que a duração do cronograma permaneça intacto e inalterado quando você altera os recursos atribuídos.
Planejamento baseado no trabalho
Trabalho, por outro lado, reflete o número de horas/recurso (a quantidade de trabalho) necessário para executar as tarefas. A unidade de trabalho padrão no Microsoft Project é hora, e o agendamento normalmente é direcionado pela atribuição de recursos. Dependendo do tipo de projeto e da área de atuação, podemos estimar o trabalho (esforço) das tarefas, para em seguida atribuir os recursos, deixando então o Microsoft Project calcular a duração e as datas de início e fim baseado nos níveis de carga dos recursos. Este tipo de agendamento é chamado de agendamento baseado no trabalho. Para configurar o Microsoft Project para este tipo de agendamento, você ajusta o tipo de tarefa como “Trabalho fixo” ou “Unidades fixas” com a opção “Controlada pelo empenho” ligada. Lembre que “Controlada pelo empenho” é um sinônimo de “Trabalho fixo”: trabalho = esforço = empenho.
A relação entre Trabalho e Duração
Para entender a questão trabalho e duração, vamos considerar a fórmula que o Microsoft Project usa para controlar o agendamento:
- Trabalho = Duração X Unidades
Você pode fixar uma das variáveis (baseado no “tipo” de tarefa que você escolher), digitar a 2a. variável e o MS Project calculará a 3a. Como mostrado na figura abaixo, você pode também escolher uma combinação ao selecionar tanto “Unidades Fixas” como “Duração fixa” como tipo padrão para as tarefas e então ligar ou desligar a opção “Controlada pelo empenho”. Por exemplo, se você escolher duração fixa e as novas tarefas forem “Controladas pelo empenho”, o Microsoft Project tentará preservar tanto a duração quanto o trabalho quando você alterar seu
cronograma. Se você modificar a duração de uma tarefa, ele não modificará o trabalho, mas irá alterar as unidades (carga de trabalho dos recursos) atribuídas a tarefa.
Por exemplo, vamos avaliar uma tarefa de pintura para detalhar o conceito de cronograma baseado no trabalho.
Digamos que sua estimativa de trabalho para a tarefa seja de 10 dias ou 80 horas, mas, dependendo da quantidade de recursos (pintores) alocados, a duração irá variar.
- 1 pessoa a 100%, então a duração será de 10 dias
- 1 pessoa a 50%, então a duração será de 20 dias
- 2 pessoas a 100%, então a duração será de 5 dias
O Microsoft Project calcula as datas de início e o fim, apesar do trabalho total permanecer inalterado, as datas do cronograma flutuam conforma os recursos atribuídos.
Vamos verificar a forma de ajustar as características das tarefas no Microsoft Project. Veja nos exemplos abaixo, que o comportamento do wizard se altera em função da seqüência de alteração dos atributos duração e trabalho que você fizer na tarefa.
A tabela abaixo detalha como o Microsoft Project reage quando você faz mudanças de agendamento em uma tarefa dependendo do tipo e configurações da tarefa, ou ainda se estamos em modo “agendamento manual”:
No dia-a-dia das empresas, uma abordagem interessante é a criação de modelos (templates) para ajudar os seus gerentes de projetos e de recursos com os cronogramas dos projetos mais comuns. Um template com o tipo de tarefa padrão configurado em “Unidades fixas” e “Controladas pelo empenho”, que inclua assinalamento de recursos genéricos nas tarefas e todas as estruturas de dependências mais comuns entre as tarefas já parametrizadas. Assim, o processo de planejamento de um projeto típico consistirá em substituir os recursos genéricos pelos recursos nomeados (reais) e as unidades (percentuais) estimadas para cada recurso nomeado dependendo de sua disponibilidade. Ao fazer a substituição dos recursos genéricos é feita a alimentação das unidades de alocação, a duração e as datas de início e fim são calculadas automaticamente, resultando num cronograma puramente “controlado pelo trabalho”.
É sempre necessário avaliar cuidadosamente como você trabalha e qual a melhor abordagem para o planejamento do projeto em questão. Você pode estabelecer padrões para suas equipes de projeto, mas os requisitos vão mudar de um projeto para outro e de uma tarefa para outra. Ainda vale uma última dica, o padrão utilizado para o planejamento, foco deste texto, pode ser diferente do padrão utilizado durante a execução do projeto, mas isto envolve técnicas de apontamento do progresso, integração de softwares e pode ser assunto para uma nova matéria.
Como utilizar um Pool de Recursos
Constantemente em nossos projetos temos que compartilhar a alocação de pessoas nas atividades com outros projetos que estamos gerenciando ou até mesmo com projetos de outros gerentes de projetos. Estes compartilhamentos normalmente geram conflitos entre os gerentes de projetos que sempre esperam que os recursos estejam disponíveis de acordo com as necessidades de seus projeto. Além disto, mesmo que não gere conflito entre pessoas, pois todos estão alocados dentro de uma mesma gerencia, precisamos entender o impacto que um atraso, uma nova atividade ou até mesmo uma troca de recurso causa em toda a cadeia de projetos.
Dentro desta perspectiva, a utilização do Pool de Recursos que está disponível no Microsoft Project é bastante útil. Ela permite que os diversos projetos em que estão sendo alocados os recursos da minha equipe sejam agrupados e em caso de alterações de planejamento, seja por atraso, troca de recursos, troca de prioridades ou adiantamento de atividade, todos os projetos envolvidos sejam afetados. Além disto, a utilização do pool permite que a consulta de disponibilidade do recurso seja bastante facilitada. Ao invés de abrir todos os cronogramas e pesquisar em cada um deles a data de liberação do recurso no projeto, é possível apenas verificar no pool de recursos a primeira data disponível da pessoa.
Outra perspectiva é a atualização de nomes de pessoas, cargo, calendários de feriados, férias, horas trabalhadas por dia, semana e mês. Com a utilização de um pool de recursos é possível centralizar tudo num único local e ao alterar informações no pool todos os projetos relacionados a estes recursos estão automaticamente atualizados e impactados.
Então vamos aos passos para a criação do Pool de Recursos.
Passo # 1 Criação de um arquivo do Microsoft Project que conterá os recursos:
Inicialmente, deve-se criar um novo arquivo e na planilha de recursos entrar com os nomes de todas as pessoas que farão parte do Pool.
Esta opção abrirá uma nova tela com as opções de compartilhamento de recursos:
Nesta tela deve ser selecionada a opção “Usar Recursos De: “ e selecionar o Pool de Recursos a ser utilizado. No caso do exemplo o nome do arquivo com o pool é “Dica 4 - Pool de Recursos.mpp”. Importante é salientes a outra opção da tela onde quem tem preferencia em caso de conflito de datas, se o pool ou o projeto. Eu normalmente utilizo que o Pool tem prioridade. No caso de um replanejamento, se todos os projetos do pool estiverem abertos, o cáculo do nivelamento será efetuado para todos os cronogramas do pool. Esta opção somente é válida se os demais cronogramas não estiverem abertos. Neste caso serão respeitadas as datas dos cronogramas que fazem parte do pool.
Pronto – O Pool está criado e linkado ao seu cronograma!
Note na planiha de recursos que todos os recursos cadastrados no pool estão agora disponíveis para utilização no seu projeto.
Dicas importantes sobre a utilização do Pool:
- Caso você precise sequenciar as atividades, o ideal é utilizar a coluna prioridade para isto. Nas opções de nivelamento existe a possibilidade de utilizar como critério a prioridade. Caso não seja utilizado, o Microsoft Project utiliza um algoritmo interno, normalmente vinculado ao deadline e ao tamando (trabalho e duração) da atividade. E o mais interessante é que a sequencia das atividades pode ser alterada quando for feito um novo nivelamento de recursos. Se for utilizada a prioridade a sequência não muda.
- Sempre que for efetuar o nivelamento de recursos, o ideal é que todos os cronogramas com atividades não concluídas estejam abertos. Com isto, o Microsoft Project nivela os recursos considerando todas as atividades de todos os cronogramas.
- Sempre que um arquivo com um cronograma é renomeado, o Microsoft Project não defaz a associação com o arquivo de nome antigo e cria uma associação com o arquivo de nome novo. Isto acaba por gerar duplicidade de atividades. A associação com o cronograma de nome antigo deve ser manualmente eliminada.
Note que nenhuma atividade possui predecessora, o que significa que todas poderiam iniciar a partir da data de início do projeto. E é exatamente isto que o Project faz. Todas as atividades iniciam na mesma data: 20/04. Porém, se olharmos a alocação diária dos recursos, veremos que os recursos estão super-alocados, trabalhando até 32 horas por dia!
Para distribuir os trabalhos ao longo do tempo, ou seja, fazer o nivelamento, no menu “Recursos” escolhemos a opção “Nivelar Tudo”:
Agora, as atividades não estão mais iniciando nas mesmas datas e os dois recursos do projeto passaram a trabalhar 8 horas por dia:
Método 1: Padrão:
Este é o método que foi utilizado no primeiro nivelamento feito acima. É o método default do Microsoft Project e a menos que você troque nos seus cronogramas é este que é utilizado. Este método utiliza as seguintes regras para definir a ordem das atividades: predecessores, dependências, folgas, datas, prioridades e restrições para determinar a ordem de execução das atividades.
Método 2: Prioridade, Padrão:
Para este método o Microsoft Project irá primeiro identificar as atividades de acordo com suas prioridades e em caso de prioridades iguais, irá aplicar o método Padrão. Para prioridades, é importante entender que quanto mais alta a prioridade, maior deve ser o valor atribuído a mesma. O valor default para as prioridades das atividades é 500 sendo que o mesmo pode variar de 1 até 999. Para alterar as prioridades das atividades precisamos incluir uma nova coluna no cronograma com as prioridades.
Note que no cronograma acima, as prioridades maiores são executadas primeiro.
