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Capitolo 1
Paragrafo 1
- Giano, dio romano che vede passato e futuro, come simbolo del compito dell’archivistica e dell’archivistica internazionale:
- Testimonianza del passato;
- Valore probatorio dei documenti.
- L’archivistica, quindi, studia: come si forma un archivio, com’erano in passato presso le cancellerie e gli archivi pubblici/privati, metodi di gestione (selezione materiali, conservazione delle carte, ecc.), come si accede, diritti e doveri dei consultatori, ecc. Paragrafo 2
- Giorgio Cencetti e l’”universitas rerum” (“insieme delle cose”): l’archivio come complesso di diversi atti conservati insieme ma con caratteristiche e identità propria, Cencetti descrive l’archivio come luogo ove si spediscono o ricevono atti per fini pratici;
- Legge 22/12/1939, n.2006: vincolo archivistico (originario, necessario e determinato), imposizione del metodo storico, unitarietà degli archivi (nessuna distinzione tra corrente, deposito e storico);
- Pavone considera l’archivio come espressione di come un ente conservi la propria memoria; Valenti parla della selezione arbitraria dei documenti per aderire al metodo storico: propone un metodo moderato poiché l’archivio conserva documenti di realtà complesse e variegate, e di valutare la storia del fondo archivistico; Lodolini e Romiti riprendono Ezio Sebastiani per l’individuazione e la cura degli archivi privati.
Paragrafo 3
- Differenza definizione di documento per archivistica e diplomatica: Per la diplomatica il documento è tale solo se possiede valore giuridico e possiede forme che diano validità; Per l’archivistica, secondo Carocci, Guercio e Duranti, il documento ha una definizione più ampia, soprattutto con la creazione di archivi variegati come quelli radio/cinematografici e digitali;
- Conservazione dei documenti grafici e digitali degli enti con l’Articolo 91 della legge 241/1990, valore probatorio garantito dal DPR 495/2000 e dal Codice Digitale del 2005. Paragrafo 4
- Il termine “archivio” indica non solo il complesso di documenti, ma anche il luogo ove si custodiscono (questa definizione è cambiata nel corso del tempo), e il personale addebito; Paragrafo 5
- Il compito dell’archivio è conservare e sedimentare documenti utili che possono essere utilizzati in caso di necessità o per l’organizzazione di un piano di lavoro, per la ricostruzione storica di un ente, e così via;
- Differenza tra fatto giuridico e atto giuridico: il fatto è qualsiasi cosa crei eventi giuridici (anche semplicemente nascere), l’atto è una decisone volontaria di utilizzo di un potere dato dalle norme giuridiche (vendita/acquisto di proprietà) con forma scritta, orale o solenne;
- In America si usa la conservazione di documenti detti “vitali”, poiché garanti dei diritti dei cittadini e dei dipendenti e utili per la ricostruzione dell’archivi in caso di disastro. Paragrafo 6
- Nell’Italia preunitaria vi erano diversi archivi per i vari stati affidati a
con Schellenberg, più tardi si aggiunse la teoria Atherton nel ’85 con la concezione unitaria degli archivi; In Germania si utilizza il metodo attuato nel 1953 da Brenneke, divisione in quattro fasi: cancelleria, registratura corrente, registratura di deposito e archivio vero e proprio; In Francia abbiamo procedure di “pre-archiviazione” e di “archivio intermedio”, ideate da Dubosq nel 1974; L’archivista spagnola Duplà del Moral parla di quattro fasi dell’archivio: corrente (5 anni), generale amministrativo (10 anni), intermedio (15 anni) e storico (30+ anni). Lodolini riprende questa teoria: corrente (0-5 anni), deposito (5-15/20 anni), pre-archivio (15/20-40/50 anni), archivio (50+ anni). Paragrafo 9- Tre tipi di documento:
- Originale (redatto da un autore o un ente);
- Copia (trascrizione/riproduzione di un originale, ma senza valore probatorio se non con un’autorizzazione);
- Minuta (brutta copia); Spesso abbiamo anche gli allegati, che ci danno informazioni più precise e quindi sono inscindibili. Paragrafo 11 Differenza tra dato, informazione e documento: il primo è un elemento non strutturato (parole, numero, simbolo), il secondo indica dell’insieme di dati strutturati in modo da dare una risposta ad una domanda, il terzo è la rappresentazione formale di un atto.
Capitolo 2
Paragrafo 1
Ogni Stato regolamenta con leggi specifiche la gestione degli archivi; Settori specifici di pubblica amministrazione hanno leggi speciali. Paragrafo 2 Testi di riferimento:
- DPR 30/09/1963, n.1409 “Norme relative all’ordinamento ed al personale degli Archivi di Stato”;
- DPR 3/12/1975, n.805 “Organizzazione del Ministero per i beni culturali e ambientali”;
- D.lgs. 22/02/2004, n.42 “Codice dei beni culturali e del paesaggio. Paragrafo 3 Nella normativa italiana tre sono i produttori:
- Organi e uffici di Stato, centrali e periferici;
- Enti pubblici;
- Enti privati; Gli archivi storici di organi e uffici statali sono conservati all’Archivio centrale dello Stato, quelli periferici nell’Archivio di Stato del territorio; È compito degli archivi di Stato conservare gli archivi preunitari, i documenti legislativi, giudiziari ed amministrativi non più occorrenti e tutti quegli archivi in mano allo Stato per disposizione di legge, e vigilare sugli archivi degli enti pubblici e privati di interesse storico; Gli organi predisposti alla conservazione degli archivi sono l’Archivio centrale (Roma) e gli Archivi di Stato provinciali. Paragrafo 4
Paragrafo 6 La sorveglianza sugli archivi di enti pubblici e privati con interesse storico è affidata alle Soprintendenze archivistiche (una per regione). Il loro compito è di individuare, conservare il patrimonio archivistico di questi enti; Il “Codice dei beni culturali e del paesaggio” definisce:
- Gli interventi vietati (distruzione, danneggiamento, smembramento, ecc.);
- Gli interventi con previa autorizzazione (scarto, trasferimento, restauro, ecc.);
- Gli interventi soggetti a comunicazione (spostamento derivante dal mutamento di dimora/sede del detentore);
- Gli obblighi conservativi (conservazione, ordinamento, inventariazione per gli archivi storici), Le Soprintendenze tutelano il demanio culturale per la difesa del patrimonio archivistico dello Stato, delle Regioni e degli enti locali: commercio di documenti, prelazione sui documenti messi in vendita. Vigilano anche sui beni della Chiesa e di altre confessioni religiose; Dal 2016 gli compete anche la tutela del patrimonio librario. Paragrafo 7 L’amministrazione archivistica svolge anche una funzione didattica con le Scuole di archivistica, paleografia e diplomatica annesse agli Archivi di Stato; La didattica è stata affiancata dai corsi universitari e dall’Associazione Nazionale Archivistica Italiana (A.N.A.I.).
Capitolo 3
Paragrafo 1 Le strategie di conservazione degli archivi sono cambiate nel corso dei secoli, spesso a causa dello stretto contatto tra l’archivio e lo
Stato. In genere le strategie vincenti adottate negli archivi pubblici vengono implementati in quelli privati; Periodi dell’archivistica italiana
- Medioevo (Comuni sovrani, stratificazione dei documenti per ufficio e tipologia documentaria, carte sciolte);
- Ancien Regime e Rivoluzione Francese (Stati regionali, registri copiari con valenza probatoria, fascicoli per affari ed elenchi dei documenti);
- Stato centralistico (controllo continuo dell’amministrazione periferica);
- Stato a struttura decentrata; Paragrafo 2. L’esempio più lampante è quello dell’Archivio comunale di Padova, di cui le prime norme di conservazione risalgono al 1263 in quattro uffici (podestà, procuratori, chiesa in palacio comunis , archivio ubi stabunt libri comunis ) e con due serrature diverse (una chiave al podestà e una agli anziani); Alcuni documenti di vitale importanza erano conservati nei monasteri di S. Benedetto, S. Giovanni di Verdara, S. Maria in Vanzo, S. Maria di Porciglia; Nel 1275 fu incaricato di salvaguardare, conservare e gestire i titoli dei diritti cittadini con un collegio di 5 persone scelte tra giudici e notai. La consultazione era consentita agli uffici comunali e ai cittadini richiedenti. Paragrafo 2. Con la dominazione veneziana, nel 1420 vennero riformati gli statuti cittadini e la gestione della cancelleria municipale dell’archivio: vengono eletto un cancelliere dei notai per la conservazione dell’archivio;
La fase formativa è rilevante anche a livello amministrativo- burocratico, che va a pari passo con le riforme istituzionali. Paragrafo 2 Dai primi anni del XIX secolo si adotta il metodo della “registratura” formata da attività e strumenti:
- Registrazione (registro di protocollo e repertori);
- Segnatura (identificativo univoco);
- Classificazione (piano di classificazione);
- Fascicolazione (fascicoli e repertorio di fascicoli); La registratura consiste nella memorizzazione dei dati essenziali di un documento in modo da essere individuabile anche dopo la perdita: viene assegnato un numero di protocollo affiancato dall’anno di registrazione, e si indicano data di redazione, l’eventuale numero di protocollo del mittente, data di registrazione, nome del mittente, oggetto, il mezzo di trasmissione, numero degli allegati, classificazione e numero di documento precedente e successivo relativi a quell’affare; La classificazione utilizza il titolario (o piano), uno schema precostruito di partizioni astratte, per organizzare in modo logico la documentazione e sedimentarla secondo un ordine cronologico preciso; L’aggregazione di documenti attraverso la fascicolazione consente un’ordinata stratificazione dei documenti di un ente nel corso della sua attività amministrativa. I dati di un fascicolo sono: anno di apertura, titolo e classe, oggetto. I fascicoli si dividono in: per affari, per persona, per attività. Paragrafo 4 Sebbene abrogato, l’RD 25/01/1900, n.35 ha costituito un caposaldo per l’archivistica italiana;
Esso esprimeva funzioni e attività, come la registrazione e la segnatura, l’indivisibilità degli allegati dagli atti principali, il titolario, l’aspetto, l’ordinamento e la tenuta del fascicolo, la trascrizione dei documenti da spedire, la redazione annuale dell’indice di protocollo, e così via; Paragrafo 7 Vengono emanate una serie di leggi sulla gestione di un archivio in formazione anche grazie all’avvento delle nuove tecnologie, in particolare il DPR 445/2000; Sebbene parte degli articoli sia stata abrogata, permette un ottimo spunto di riflessione sulla dicotomia amministrazione pubblica- sistema archivistico: conservazione degli atti pubblici, validità ai documenti informatici emanati con decreto del P.C.M., la firma digitale come atto probatorio di un documento, la progettazione di sistemi di archiviazione informatica, la registrazione dei documenti informatici, la permanenza della segnatura con numero e data di protocollo e identificazione dell’amministrazione, ecc. Paragrafo 8 L’Organizzazione Internazionale per gli Standard (in inglese, I.S.O.) ha stabilito una norma per la gestione documentale; L’ISO 15489 mira a fornire una guida per la gestione dei documenti e degli archivi di organizzazioni pubbliche/private; Tra le direttive abbiamo quelli per i benefici della gestione documentale per un’organizzazione: conduzione dell’attività in maniera ordinata, erogazione dei servizi egualitaria, coordinamento delle norme, protezione dei clienti, supporto ad attività di ricerca, ecc.
Capitolo 5
Paragrafo 1
Il deposito serve a far maturare (o meglio, consolidare) una memoria da breve a lungo termine, così come per la memoria umana (che dimentica cosa ritiene inutile e conserva ciò che invece ritiene utile); La mancata consolidazione della memoria di un documento è paragonabile alla “rimozione” in termini psicanalitici: il ricordo è impresso nella memoria ma non è volontariamente rievocabile; quindi, un documento è conservato ma l’archivista non lo trova; Un deposito non dovrebbe essere usato in modo passivo, ma dovrebbe invece essere usato per rivalutare la documentazione al fine di comprendere il passato e pensare al futuro, come il Giano bifronte del Consiglio Internazionale degli Archivi. Paragrafo 5 Per lo scarto si utilizza il massimario (ora chiamato piano di conservazione, DPR 28/12/2000, n.445), elenco che consente di coordinare razionalmente la destinazione al macero dei documenti; Romiti individua tre tipi si scarto:
- Differito: scarto di materiale già ampiamente trattato;
- Preordinato: utile per lo snellimento di fascicoli e procedimenti anche per la consultazione dei cittadini;
- In itinere : la sostituzione di questi documenti scartabili con dei riassunti per non disperdere i dati (come i libri iurium di età medievale e moderna). Paragrafo 6 L’elenco di scarto deve indicare: quantità del materiale (in buste/registri/pacchi/ecc.), descrizione, estremi cronologici, peso, motivo dello scarto (per indicare dove si possano trovare i documenti riassuntivi del materiale che si scarta). Paragrafo 7 Si possono scartare:
- Copie (a meno che non abbiano annotazioni amministrative);
- Documenti analitici di cui si abbiano i riassunti;
- Documenti transitori (tipo le ricevute di pagamento);
- Le serie che l’ente possiede per conoscenza (le denunce dei redditi ai comuni). Paragrafo 8-9- Per sfoltimento si intende l’estrazione ed eliminazione fisica di documenti una volta trascorsi i termini prescrizionali; Per campionatura si intende l’eliminazione di una parte della serie della quale si conserva un campione ridotto; Lo scarto prevede il riciclaggio destinato alla creazione di carta nuova, ma alcuni documenti, come quelli il cui riutilizzo può comportare delle truffe, è previsto l’incenerimento o la triturazione.
Capitolo 6
Paragrafo 1
Sono stati quindi elaborati degli standard per promuovere l’accesso agli archivi, il controllo dei complessi documentari e l’elaborazione di descrizioni appropriate:
- Descrizione di un archivio nelle sue articolazioni;
- Descrizione del soggetto produttore degli archivi;
- Descrizione dei soggetti conservatori;
- Descrizione delle funzioni; L’I.S.A.D. definisce delle regole per la descrizione a più livelli:
- Dal generale al particolare;
- Informazioni pertinenti;
- Precisa posizione dell’unità nel complesso;
- Informazioni gerarchizzate Dei 26 elementi descrittivi indicati dallo standard, 5 sono indispensabili:
- Segnatura archivistica (nome dello Stato, località, istituto di conservazione, archivio, serie, unità);
- Titolo (testuale o critico);
- Estremi cronologici dell’unità;
- Aspetto fisico e consistenza dell’unità;
- Livello di descrizione; Le norme dell’I.S.A.A.R. servono per identificare i produttori di archivi e creare liste di autorità per facilitare l’accesso alle informazioni. Con queste descrizioni si possono identificare i dati della documentazione di un produttore conservata da istituzioni diverse; L’intestazione di autorità serve per ricondurci a: intestazioni non prescelte (segnalate tramite vedi ), parallele e correlate (segnalate con vedi anche ); Gli standard hanno due linee conduttrici:
- Disambiguare le omonimie (usando date di nascita e morte, nome dei genitori o codice fiscale);
- Ricondurre le varianti ad unità (uso di altri nomi, ad esempio il Senato di Venezia era chiamato anche Consiglio dei Rogati); Le descrizioni secondo I.S.A.A.R. variano tra:
- Ente (denominazione, data/luogo di esistenza, sede di attività, condizione giuridica, funzioni, struttura, relazioni con altri soggetti);
- Persone (cognome e nome, data/luogo di esistenza, residenza, professione, relazione con altri soggetti);
- Famiglie (casato e ramo, data/luogo di esistenza, residenza, nazionalità, professione, albero genealogico, relazione con altri soggetti); Gli elementi indispensabili sono:
- Tipologia del produttore;
- Forma autorizzata del nome;
- Date di esistenza;
- Codice identificativo del record di autorità; L’I.S.D.I.A.H. serve per identificare gli istituti conservatori tramite: identificazione (denominazione), contatti (recapiti), descrizione (storia e funzioni dell’istituto), accesso (orari e condizioni di accesso), servizi forniti, controllo (redattore e criteri di redazione). Paragrafo 4 Per censimento si intende il mezzo di corredo archivistico che elenca tutti gli archivi di un territorio; Il censimento richiede: definizione del campo da indagare, indagini volte a conoscere profilo giuridico ed esistenza/vicende dei produttori, piano di rilevazione (reperimento risorse umane e
- Tematiche (materiale di un tema specifico conservato in una o più sedi);
- Topografiche (collocazione fisica di un archivio o di una serie, utilizzate per i trasferimenti di materiale);
- D’istituto (proprie di un archivio). Paragrafo 6 Per elenco si intende il mezzo di corredo che descrive un archivio senza specificare ordine e struttura: può essere analitico quando descrive (con oggetto e data) singoli pezzi come regesti e fascicoli, oppure di consistenza se dei singoli pezzi da una descrizione sommaria. Paragrafo 7 Per inventario si intende il mezzo di corredo redatto alla fine del riordino di un archivio (ripristino dell’ordine originario dell’archivio in formazione), ed è costituita da: un’introduzione generale (storia del produttore, vicende e struttura, modalità di intervento), descrizione in serie delle unità archivistiche, indice; A differenza dell’elenco, l’inventario si riferisce ad archivi ordinati o riordinati, e deve prevedere un intervento di riordino e deve essere articolato in tre sezioni (introduzione, descrizione, indice); Il riordino inizia con una schedatura preliminare delle unità dove si indicano: numero provvisorio, titolo, estremi cronologici, descrizione dell’aspetto fisico del pezzo; si passa poi a riordinare le carte sciolte e ripristinare i fascicoli; viene fatto prima su carta e poi sul computer, terminato il riordino si procede con l’inventario; L’aspetto esteriore delle unità permette un permette un riordino ben curato, obiettivo principale del riordinatore, assieme alla titolatura originaria ad una precisa organizzazione delle serie per periodizzazione delle carte. Paragrafo 8
Per edizione critica si intende un testo vagliato da una o più testimonianze destinato alla stampa, sebbene ci si fermi spesso alla semplice trascrizione; Spesso un’edizione critica serve per facilitare la comprensione di un testo che per difficoltà grafiche rimane fruibile a pochi eletti, ma ci si deve attenere all’ortografia originale (tranne per la y, che può essere sia y che ij, e la u/v), in caso di scioglimento dubbio si usino le parentesi tonde per completare la parola, i lapsus con quelle uncinate e le lacune con tre asterischi; Presentando il documento trascritto, vanno specificati: numero, data cronica e topica, regesto (storico o giuridico), sede di conservazione e segnatura, tradizione (originale, copia, falso, ecc.), eventuali altre edizioni, stato di conservazione, osservazioni volontarie; L’edizione deve avere note testuali (segnalate con l’alfabeto latino) e storiche (segnalate con numeri arabi) e indici. Paragrafo 9-10-11- Per regesto si intende la descrizione critica di azioni, attori, date e oggetto giuridico di un documento; Il sunto è un regesto ridotto, spesso non molto affidabile per uno studioso; La scheda spesso sostituisce il regesto, soprattutto per documenti complessi, e si usa largamente per la digitalizzazione delle schedature; Per indice si intende l’elenco alfabetico dei nomi di persone, luoghi, istituzioni, cariche, materie, merci, ecc.
Capitolo 7
Paragrafo 1
