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Archivistica
Il concetto di archivio e di documento: un’archivio non è l’insieme dei prodotti di un’azienda (quello è detto archivio del prodotto). Un vero archivio è fatto di documenti testimoni degli avvenimenti. Il documento però non è solo scritto su carta, perchè è una testimonianza, e può essere anche digitale, un’immagine (sia fissa che in movimento), un suono o un’oggetto. Gli archivi sono utili perché sono strumenti per vivere l’oggi. La natura di un’archivio è utilitaria. Tutti noi abbiamo degli archivi, che sono un’insieme di documenti che testimoniano certi avvenimenti che ci riguardano (l’insieme di appunti che si scrivono all’università rappresentano un’archivio, ad esempio). Gli archivi sono involontari (per il semplice fatto che le persone esistono) e naturali (se non esistessero, le persone non potrebbero agire). Gli archivi sono anche utili, perché ci servono, gestiscono informazioni e sono uno strumento dell’oggi. Quando i documenti invecchiano, gli archivi rimangono lo stesso. Questo accade da sempre. Gli archivi nascono per un’uso pratico, che si perde di volta in volta, acquisendo quindi un valore storico-culturale, permettendoci di avere uno sguardo sullo ieri, sull’oggi e su un’eventuale domani. Gli archivi non raccontano solo verità, ma sono anche falsati. Non tutti i documenti vengono conservati, ma alcuni vengono distrutti, in modo molto regolamentato. Gli archivi vengono curati, attraverso l’organizzazione, la pulizia e l’uso di strategie di conservazione. Gli archivi sono voluminosi e calcolati in metri lineari (cioè sommando le lunghezze di tutti i ripiani di una libreria). Gli archivi misurano centinaia di metri o chilometri lineari. Bisogna anche descrivere gli archivi. Secondo Bachmann, l’archivio è “ il tesoro del principe, ove ne sono custoditi gli atti più importanti, utili e preziosi, concernenti la dinastia, le sue dignità e autorità, i suoi interessi, feudi e popoli”. L’archivio quindi contiene documenti che provano autorità e possesso sui suoi beni, concessi da un’autorità superiore. La parola “archivio” deriva dal greco, dove indicava il palazzo dell’arconte, che conteneva i documenti prodotti dalle magistrature. All’epoca, i documenti venivano prodotti su pelli di animali o papiro. I documenti venivano arrotolati e venivano corredati da un’etichetta, che recava il titolo. Presumibilmente i rotoli venivano collocati in una sezione contenente anche documenti simili. Le definizioni sono cambiate nel corso del tempo, includendo diverse tipologie di documenti, dai documenti più importanti, ai documenti necessari per le esigenze contingenti, ai documenti più “interessanti” ai documenti emanati sia da magistrature che da uffici pubblici o privati. Gli archivi inizialmente erano privati, e vengono resi pubblici con una legge del 1990. Per “segreto” però non si intende che non si potevano rendere pubblici, ma si intende un’insieme di documenti necessario per l’amministrazione personale. Più avanti, nel 1911, si giunge alla definizione dell’archivio che include sia la sua utilità nel presente che la sua utilità per fini storici, appena esaurita la sua utilità nel presente. La definizione di Eugenio Casanova del 1928 è articolata, e comprende l’idea dell’ordine, da intendersi nel senso di ordine logico-sequenziale. L’archivio si forma
durante lo svolgimento dell’attività dell’ente o individuo. Nell’archivio si contengono anche atti non prodotti da quell’ente o individuo, ma ricevuti da quest’ultimo. Più avanti si giunge a comprendere negli archivi anche altri materiali. La definizione di Paola Carucci del 1984 richiama l’idea di “complesso documentale”, e richiama l’idea che gli archivi sono composti da insiemi di documenti con scopi diversi. I documenti sono comunque legati tra loro, e vengono prodotti durante lo svolgimento di attività. Allo stesso tempo, i documenti servono anche per fini di conservazione della memoria. Luciana Duranti, nel 1997, elabora la sua definizione di archivio, forte della sua esperienza in Canada (in America c’era un’idea diversa di archivio, molto legata alla praticità). Duranti incontra prima dell’Europa il documento elettronico, e nella definizione, include anche questa tipologia di documento. In sintesi, un’archivio è un complesso di documenti, senza riguardo a forma o supporto, ordinati e legati da un vincolo naturale, prodotti o comunque acquisiti durante lo svolgimento della propria attività da soggetti pubblici o privati, da enti, famiglie o persone, per il raggiungimento di finalità contingenti o di lungo respiro e per la conservazione della propria memoria, quindi con un contestuale valore amministrativo e culturale. L’archivio è il complesso di documenti prodotti da un soggetto nel corso della sua attività. Caratteristiche proprie dell’archivio sono la naturalezza, l’involontarietà, il vincolo fra i documenti e il legame con il produttore. L’archivio ha una funzione amministrativa e culturale. L’archivio non è “morto”, ma continua la sua attività sempre. L’archivio è uno strumento di democrazia, perché permette a chiunque di accedervi, per comprendere le decisioni dei governanti (dove ci sono governi non liberi, gli archivi sono segreti). Gli archivi sono necessari per conservare la memoria locale, che serve per ricordarci la nostra identità. Le descrizioni ci permettono di accedere alle informazioni. Gli archivi sono un mondo plurale e sono strumenti di conoscenza. I documenti testimoniano le decisioni, e pertanto gli archivi si formano in ogni società, anche senza democrazia. Gli archivi però non dicono solo verità, ma possono anche mentire. Ciò dipende dalle intenzioni di chi li crea. Esempi più evidenti si trovano nei fondi personali. Il compito dell'archivista è quello di mediare tra l’archivio e la consultazione. L’archivio è affidabile, si forma seguendo delle regole rigide e da questo dipende la democrazia (perché i cittadini possono controllare le decisioni dei governanti, e questi ultimi possono rivedere le loro decisioni). L’accesso agli archivi è gratuito, come quello per le biblioteche. L’archivio si forma, viene gestito, protetto (prestando attenzione ai locali, ai modi di conservazione dei documenti, agli arredi, alle condizioni ambientali…) e promosso. La conservazione dei documenti digitali non è affatto più semplice della conservazione dei documenti fisici, perché bisogna badare ai server e ai programmi dove il documento viene caricato. Anche digitalizzare i documenti permette di proteggerli perché permette la creazione di copie e perché i beni documentari vengono manipolati (e quindi potrebbero rovinarsi). La digitalizzazione riguarda anche la promozione, perché sia aumentano le possibilità per i documenti di essere conservati. La sede più antica di un’archivio in Italia è quella dell’archivio di Torino, costruita nel Settecento con lo scopo di essere un’archivio. Questo archivio era
loro, gli archivi non possono essere smembrati. Le biblioteche invece possono essere divise, tranne se sono biblioteche di proprietà di personaggi notabili (come quella di casa Leopardi, ad esempio). La biblioteca è costituita da una raccolta di volumi a stampa e manoscritti, acquisiti attraverso acquisti e donazioni, e conservano una loro reciproca autonomia e appaiono riuniti in modo artificiale a scopo culturale. L’archivio si forma attraverso l’attività degli enti in modo naturale e involontario. La biblioteca ha valore culturale; è riunita in modo involontario e i documenti sono autonomi, mentre l’archivio ha valore amministrativo; è riunito in modo volontario e i documenti sono dipendenti l’uno dall’altro. Nonostante siano simili, gli archivi sono più diffusi rispetto alle biblioteche, perché non tutti i comuni possiedono una biblioteca, ma tutti i comuni hanno un’archivio. Raramente però l’archivio ha un personale dedicato, mentre la biblioteca ha sempre un bibliotecario. L’unicità dell’archivio : l’archivio è una struttura unitaria, e ciò si applica ad ogni archivio, perché i documenti dialogano tra loro. Nonostante ciò, l’archivio si può suddividere in tre parti, sulla base dell’età e dell’utilità dei documenti. La parte più recente è chiamata archivio corrente, poi c’è l’archivio di deposito e l’archivio storico. L’archivio corrente è costituito dai documenti relativi all’attività corrente, che hanno valore prevalentemente giuridico-amministrativo. Questo archivio non ha una durata prefissata. L’archivio di deposito riguarda pratiche finite ma che possono essere prese di nuovo in esame. Questi documenti hanno sia scopi giuridico-amministrativi che storico-culturali. Questo archivio dura fino a 30 anni. L’archivio storico è formato dalle pratiche definite destinate alla conservazione permanente. Il valore di questi documenti è prevalentemente storico-culturale. Questo archivio dura più di 30 anni. Il documento elettronico ha bisogno di una manutenzione continua. Queste divisioni sono però solo di carattere gestionali, e ci si occupa dell’archivio qualsiasi forma e qualsiasi età abbia. L’accesso all’informazione nei documenti analogici è immediato, mentre negli archivi digitali è necessario l’ausilio di un supporto. Anche le norme sugli archivi elettronici riconoscono la tripartizione degli archivi. Le prime istruzioni per la transizione dall’analogico al digitale compaiono nel dpr 445/2000, entrato in vigore il 1° gennaio 2004. In questa norma, e nelle successive, la tripartizione compare. L’archivio storico ha caratteristiche e obiettivi diversi. Questo archivio raccoglie la documentazione che è necessario conservare in maniera permanente e documenti con finalità culturali. A volte, riordinando gli archivi storici, si trovano documenti antichi di cui non si sapeva l’esistenza. In un’archivio storico si compiono operazioni di riordino, di elaborazione degli strumenti di corredo, di ricerca dei documenti, attività di consultazione storica, interventi e iniziative di valorizzazione, presentazione sul web, salvaguardia dei materiali e restauro dei materiali in cattive condizioni. Oltre a tutto questo bisogna conoscere il materiale che si ha davanti, per facilitarne il rinvenimento, creando degli “strumenti per trovare”. Nell’archivio corrente si registrano i documenti in un registro (che ora è digitale), si organizzano, si fascicolano, si definiscono i procedimenti e i flussi documentali, si stende il manuale di gestione, si producono a norma i documenti digitali, si digitalizzano gli atti e si conservano i documenti analogici e digitali. La gestione documentale è tanto più efficace quanto è invisibile. La conservazione si fa sempre, anche nell’archivio
corrente. Dall’archivio corrente, il documento viene trasferito all’archivio di deposito. In questo archivio si conservano i documenti non più in corso, ma che non sono ancora destinati alla conservazione permanente. I documenti qui conservati hanno valore sia storico che amministrativo. Questo archivio riceve meno attenzioni degli altri archivi, ma se le attenzioni sono insufficienti, non può esistere l’archivio storico. I documenti vanno riordinati, per sapere cosa questo archivio contiene. Questo procedimento serve anche per la selezione dei documenti, alcuni dei quali verranno gettati. Esiste anche una descrizione, sintetica, di ogni documento, che include la sua collocazione. Di norma, negli archivi, i documenti vengono organizzati a partire da destra verso sinistra, con le nomenclature che vanno dall’alto verso il basso. Nell’archivio di deposito si cerca di conservare il materiale, lo si descrive e si comincia un’operazione di scelta. Nel contesto digitale, un documento passa direttamente dall’archivio corrente a quello storico. Lo scarto e la conservazione : lo scarto è un’operazione lunga e complessa, e non è una scelta personale, ma deve essere condivisa da tutti. I documenti scartati vengono mandati o nelle vasche di macerazione (per ricostruire la pasta di cellulosa) o alla triturazione (perché i dati vanno resi subito illeggibili). Lo scarto è una procedura irreversibile, ed è l’unica operazione in archivio che lo è, perché i documenti sono unici e originali. Questa operazione è irreversibile anche nel contesto digitale. Esistono anche dei servizi specifici per gestire lo scarto, rivolti al settore privato. L’operazione dello scarto è molto difficile, perchè bisogna conoscere i materiali e le dinamiche dietro alla loro produzione. Lo scarto ha anche delle conseguenze. La selezione è finalizzata alla conservazione. Per scartare si usavano dei massimari di scarto, che elencavano i criteri da seguire per lo scarto. Ora si usano dei piani di conservazione. Lo scarto è necessario alla sopravvivenza stessa dell’archivio, anche se si perde l’unitarietà d'archivio, perché l’obiettivo è qualificare il materiale da conservare, e non tutti i documenti di una pratica servono. Tra i documenti che si conservano sempre ci sono gli atti degli organi dirigenziali. La scelta di scartare non è semplice, ma serve. La percentuale a cui si punta alla conservazione documentaria in ambito nord-americano è il 3%. In Italia la percentuale è troppo bassa, e si punta ad almeno il 50%. Lo scarto è utile anche economicamente, perché si riduce il materiale da conservare e si riducono le spese di mantenimento. I supporti digitali costano poco, ma sono comunque fisici, e consumano molta energia elettrica per rimanere in funzione. Conservare, a prescindere dal supporto, costa tanto, sia a livello economico che ecologico. Scartare quindi è un’operazione ecologica ed economica. La selezione serve per favorire l’accesso dei documenti, ed è un’operazione intellettuale, perché bisogna ragionare sull’importanza di ciascun documento per fini sia amministrativi che storici. Ragionare sul valore amministrativo è difficile, ma non quanto ragionare sul valore storico, perché la storiografia è una disciplina dinamica. Sapere quali documenti sono utili per la Storia è difficile, e questa scelta cambia con lo scorrere del tempo, perché cambia la sensibilità dell’individuo. Lo scarto è sempre stato centrale nella riflessione archivistica, perché è centrale nel flusso dei documenti. In caso di dubbi o dissensi, è sempre meglio conservare anziché distruggere, perché mentre il valore
conservare alcuni documenti. Ne esistono di vari tipi, tra cui la campionatura sistematica. La campionatura sistematica è un modello per cui si definisce una regola e la si segue (ad esempio, si sceglie un fascicolo ogni determinato numero di fascicoli). La campionatura sistematica si può praticare solo su serie numerose e omogenee tra loro. La scelta deve essere ragionata e deve rispondere a dei criteri precisi: deve essere completa (il fascicolo scelto deve essere completo); deve essere significativo nella forma (rappresenta la forma ideale dei fascicoli) e deve essere rappresentativa dell’obiettivo della linea documentaria. La scelta viene compiuta dal soggetto che ha curato la pratica, perchè è l’unico che ne conosce il contenuto, e la scelta viene compiuta prima del passaggio dall’archivio corrente a quello di deposito. I documenti possono anche contenere dati sensibili, dati sanitari, dati giudiziari e dati segreti, che non possono essere divulgati all’esterno. L’Unione Europea ha legiferato in materia nel 2016, decidendo che le informazioni vanno conservate fino a che il documento è in utilizzo, poi va distrutto. Praticamente tutti i documenti hanno almeno un dato personale (una coppia di dati che identifica un soggetto). La regolamentazione però concede che i documenti che hanno un particolare valore a fini culturali o statistici vanno conservati, anche se contengono un dato personale. Ciò però non significa che i documenti possono essere resi pubblici subito, ma appena il valore culturale diventa prevalente. I documenti hanno una data precisa dopo il quale diventano pubblici (i documenti con dati sensibili o giudiziari diventano pubblici dopo 40 anni; i documenti che rivelano politiche interne ed estere di uno Stato dopo 50 anni; i documenti con dati sensibilissimi dopo 70 anni; i documenti che recano il nome di una madre che ha scelto il parto in anonimato dopo 100 anni). Il Codice dei beni culturali dice che alcune operazioni sugli archivi devono essere autorizzate dal Ministero, tramite la Soprintendenza (per gli enti non statali), o l’archivio di Stato (per gli enti statali), come l’operazione di scarto. La Soprintendenza si occupa spessissimo di scarti, mentre l’archivio di Stato se ne occupa raramente. La norma aiuta nel processo di scarto, perchè l’esperienza in questa materia della Soprintendenza è impareggiabile. Lo scarto, nel contesto analogico, si faceva raramente, mentre nel contesto digitale si potrebbe praticare ogni giorno. La carta dei documenti, dal 1916, va alla Croce Rossa, che la vende e ne utilizza il ricavato. Dal 2001, la carta può essere destinata anche ad altre onlus, se la Croce Rossa la rifiuta. In alternativa, ci si può rivolgere ad una cartiera. Dopo che i documenti vengono digitalizzati, si può scegliere se gettarli via o conservarli (se il documento è importante per fini storici, si conserva). Il documento originale ha valore giuridico, e la riproduzione è una copia semplice. Le copie dovevano essere controllate da un’ufficiale giudiziario, che giudicava la veridicità della copia, che diventava conforme. Se esiste una copia conforme di un documento, allora l’originale si può scartare. Invece di controllare un’archivio dopo le copie, si può certificare il processo di copia, per evitare di dover controllare ogni singolo documento (si controllano però dei documenti a campione, per certificare comunque la conformità dell’operazione). I documenti ormai digitali vanno comunque conservati.
La storia degli archivi : fin dall’antichità l’uomo ha sentito la necessità di affidare alla memoria collettiva il ricordo di fatti, avvenimenti significativi, guerre, vittorie e tutto ciò che era collegato alla quotidianità. La testimonianza non deve essere necessariamente scritta, e la sua produzione è naturale. La testimonianza più antica è l’insieme di 200.000 raffigurazioni della val Camonica (in Lombardia), che dall’ a.C. narrano la vita di una civiltà primitiva per alcuni millenni. Le raffigurazioni sono all’interno delle grotte, ma probabilmente ce n’erano anche su foglie e sassi, che non si sono conservati. La scrittura propriamente detta si fa nascere con i Sumeri, che 5000 anni fa circa inventarono la scrittura cuneiforme. Di norma il supporto consisteva in delle tavolette d’argilla cotte, di varie dimensioni. Questo supporto scomparve solo nel 50 d.C. La scrittura cuneiforme era l’unica scelta possibile perché sull’argilla è molto difficile fare delle linee ricurve. Questa Invenzione diventa straordinariamente utile nella vita quotidiana, perché è molto facile procurarsi l’argilla e preparare il supporto. Moltissime tavolette sono sopravvissute, perché sono molto resistenti. Si sono trovati numerosi giacimenti di tavolette, come quello della città di Ebla, in Siria (scoperto negli anni Settanta), che risale al 2300 a.C circa e che conteneva 16.500 tavolette in scrittura cuneiforme di misura variabile (tra 1 x 1 cm e 30 x 40 cm). Questo archivio conteneva documenti di carattere amministrativo e costituisce il più grande complesso archivistico conosciuto dell’antichità. I documenti sono stati rinvenuti nella posizione in cui erano stati riposti, ed erano disposte in base al contenuto. L’archivio comprendeva lettere, trattati internazionali (con anche un corredo di dizionari), registrazioni di riscossione di imposte, liste di funzionari, spese per il mantenimento della corte, l’apparato burocratico e altri documenti amministrativi. Anche nell’antichità gli archivi nascevano con l’esigenza di amministrare la comunità. Questi documenti hanno la stessa finalità dei documenti negli archivi odierni. Le tavolette, grazie all’incendio che ha bruciato i ripiani lignei, sono state rinvenute nell’ordine in cui erano state collocate. Non è stato però ritrovato uno strumento di ricerca. Le tavolette erano collocate nel metodo più efficace per poter essere utilizzate dagli uomini dell’epoca. Questa è la testimonianza certa più antica di un’archivio organizzato in funzione di un suo utilizzo. Probabilmente questo era l’archivio corrente del re della città. Esistono tantissime raccolte simili, sia in Oriente che in Egitto che in Grecia, ma il caso di Ebla è il caso più specifico. In Egitto la tenuta degli archivi era molto importante, e uno dei cinque settori in cui era organizzata la gestione dell’Impero era proprio il deputato all’archivio. In Egitto sono attestati molti depositi di documenti, anche presso i templi. Pare che l’archivio nell’antico Egitto fosse ben differenziato dalla biblioteca, inventariato e gestito da persone appositamente formate. Una volta che i documenti esaurivano la loro utilità, i rotoli di papiro erano usati nella mummificazione, oltre che nella creazione di altri oggetti utili nella quotidianità. Nella Grecia arcaica la cultura era essenzialmente orale, e si usavano delle persone che memorizzavano i vari documenti, chiamati Mnèmon. Queste figure, con l’introduzione della scrittura, si trasformano negli archivisti. I documenti venivano prodotti su argilla, papiro, foglie, pergamena, pannelli di legno e pietre per pubblicare decisioni importanti. In quest'epoca si consolida l’idea dell’archivio come locale dedicato alla conservazione
popoli con una tradizione documentaria non organizzata, ma comunque presente. I documenti conservati nei luoghi adatti alla loro conservazione acquisiscono veridicità e importanza, in virtù del fatto che sono conservati in luoghi ritenuti “importanti”. I documenti dell’antichità sono singoli documenti, ma ciò non significa che ce ne fossero pochi, perché la produzione documentaria era vasta, ma si decideva di conservare poco. Nei grandi archivi si trovano documenti che richiedono categorie professionali specializzate nella conservazione e nella gestione dei documenti. Tutta la grande produzione documentaria romana è andata perduta, e ciò che rimane oggi è fatto o di altri supporti (papiri, lapidi, lastre di bronzo…) o è costituito da copie successive. L’importanza del tabularium romano era stabilita in molte leggi romane, che sancivano la precedenza del documento sul testimone, perchè si sceglie di dare “sacralità” alla scrittura, non nel senso di “legato alla religione”, ma nel senso di “potente”. Verso la caduta dell’impero romano, la sacralità viene declinata nel senso religioso in maniera graduale, con questo passaggio che si compie pienamente con la caduta dell’impero. I regni romano-barbarici sono fondati sull’oralità, ma quando si consolidano nel V secolo, si viene a creare una tradizione scritta più diffusa, con una scrittura che si “mescola” con il preesistente strato di tradizione romana. I popoli barbarici avevano anche una diversa concezione del diritto, in cui si rispettava la parola del capoclan. La diversa concezione della produzione documentaria era probabilmente data dal fatto che questi popoli erano nomadi, cosa che rendeva difficile la conservazione dei documenti. Esiste però qualcosa che porta avanti la tradizione romana: la Chiesa, che è erede della Roma antica e ne protegge tradizioni e luoghi. La Chiesa mantiene e forma un proprio archivio. Il potere su cui si forma la Chiesa è però frutto del più clamoroso falso della Storia: la donazione di Costantino, basata sul dono del re longobardo Liutprando al papa dei territori bizantini conquistati. Questo documento venne riconosciuto come un falso nel Rinascimento, perché questo documento era scritto in maniera incoerente con i modi di produrre documenti dell’epoca a cui risaliva la donazione. Si sovrappongono ai grandi archivi dell’antichità la formazione degli archivi della Chiesa. I documenti mantengono la cronologia degli eventi, per permettere alla Chiesa di costruirsi una propria storia. Gli archivi trascrivono eventi e nomi reali, ma sono facilmente manipolabili. Nonostante ciò, gli archivi sono molto resistenti, e non vengono distrutti facilmente. La Chiesa pone molta cura nel suo archivio, ora come allora. Gli archivi vengono collocati nei luoghi più sacri e presidiati, ma vengono spostati continuamente. Si crea continuità con la tradizione passata, e anche la Chiesa crea una “casta” di persone che sanno curare e conservare gli archivi. Nel Medioevo gli archivi pubblici perdono importanza, e la acquistano gli archivi ecclesiastici. Nei monasteri, nelle chiese cattedrali e nei capitoli delle chiese cattedrali si conservano e si producono documenti. I monaci si occupano di ricopiare tutto ciò che era ritenuto importante e utile. La Chiesa diventa il soggetto verso cui fluisce la cultura e la memoria passata, e la Chiesa diventa loro depositaria. I documenti venivano copiati o per intero o solo in parte, e i documenti originali poi venivano distrutti. La copiatura era casuale a volte, ed era frutto di una selezione. Traccia di questo si trova nelle pergamene riciclate. Una figura importante nella produzione documentale medievale è la figura del notaio. Intorno all’anno Mille
ricomincia a rifiorire la civiltà, insieme ai commerci. Ciò porta ad una fase di inurbamento, perché c’è un’aumento demografico. Questo processo porta all’esigenza di organizzare queste comunità, con la creazione di figure che possono gestire il territorio. Si delineano nel territorio, soprattutto quello dell’Italia del Nord, comunità che hanno molto potere sul territorio. Ciò porta alla nascita di figure e nuclei familiari che acquisiscono rilevanza particolare, e nascono i Comuni. Dopo il loro riconoscimento da parte dell’Imperatore nel 1183, i Comuni possono podere dello ius archivi , cioè della facoltà di produrre documenti pubblici e di formare un’archivio pubblico. Ciò porta alla necessità di notai che lavorino in maniera stabile. I Comuni così si dotano di cancellerie. Dal Duecento gli archivi cominciano a riempirsi, e si provvede a separare i documenti meno importanti dalla documentazione diplomatica riguardante privilegi, diritti e proprietà. Il notaio serviva perché era la persona incaricata di produrre documenti. Il notaio doveva essere in grado di leggere e scrivere, oltre a dover conoscere il diritto della città, figura che deriva dall’antichità (probabilmente era un copista) e che proviene dal mondo del commercio. I documenti avevano delle formule precise che si trovano sempre, come nei moduli odierni. La figura del notaio cresce nel tempo, ed è quella che sostiene i primi Comuni. Il notaio non ha capacità di attribuire valore al documento, perché ciò spetta al giudice. Con il tempo però, i notai acquisiscono importanza, perché sono gli unici soggetti in grado di produrre documenti, e con il passare del tempo acquisiscono anche la capacità di dare valore giuridico ai documenti. Gli archivi prodotti dai notai passano ai figli, e ciò ha permesso la conservazione di documenti risalenti fino al XII secolo. In questo momento nascono anche gli archivi parrocchiali, che registravano eventuali lasciti e donazioni. L’anagrafe parrocchiale nasce dopo il concilio di Trento, per l’esigenza di sapere quante anime erano cristiane. L’anagrafe parrocchiale si registravano matrimoni, funerali e matrimoni. I Comuni normalizzano la gestione della vita quotidiana, e negli Statuti Comunali si stabiliscono anche le regole per la conservazione dei documenti, per la loro redazione, per la nomina dei responsabili della redazione ed eventuali misure contro i falsari. Anche qui i documenti vengono conservati in luoghi sacri, e poi si comincia a destinare determinati luoghi alla conservazione. In quest’epoca gli archivi cominciano a chiudersi, e l’accesso è permesso solo su richiesta. I documenti venivano conservati o in ordine cronologico, o in ordine alfabetico o suddivisi in gruppi di varie dimensioni per argomento. In epoca moderna solo l’archivio pubblico viene considerato un’archivio vero e pubblico. In quest’epoca si assiste ad un’accentramento di potere sempre più vasto, e si assiste alla nascita degli Stati nazionali. In questa fase si assiste ad un riassestamento territoriale e ad un rafforzamento di alcune casate. I nuovi poteri avevano bisogno di legittimazione e di una nuova burocrazia, che doveva conoscere bene anche il territorio. L’amministrazione efficiente era raggiunta attraverso la fitta rete burocratica, efficace ed efficiente. La burocrazia produce documenti, e bisogna conservarli bene. Questa è l’epoca della rinascita delle cancellerie. La burocrazia vive certificando e dando effetto alle sue decisioni, che sono tutte scritte. In quest’epoca si ha un momento di stabilità, che permette la rinascita e la consolidazione degli archivi e delle cancellerie. L’archivio è uno degli
documenti manoscritti. Non si stampavano solo i documenti, ma anche carte da gioco, santini… I documenti stampati erano soprattutto leggi, tariffari, prezzari e i documenti che recavano i dazi doganali, perché c’era necessità che il testo fosse sempre corretto. Si stampava anche il modulo, un documento in cui c’erano degli spazi lasciati vuoti, da compilare a mano. Nel Seicento, con la nascita degli Stati nazionali, nascono anche grandi concentrazioni di archivi. Data la grande mole di documenti, non basta più la memoria, ma servono degli strumenti per la consultazione. Nasce così la disciplina archivistica (o probabilmente si ricostruisce, visto che il manuale di formazione degli archivisti romani non si è conservato), grazie al testo di Baldassarre Bonifacio, erudito veneto, scritto nel 1630. Il testo è il primo vero e proprio manualetto di archivistica. Tra Sei e Settecento si sviluppa un modello di ordinamento dei documenti: i documenti andavano organizzati per materia (tutti i documenti su un determinato tema vanno collocati assieme. Questo è il modo migliore perchè è comodo e perché è facile. Il metodo non è il migliore perchè l’archivio non è fatto di “pezzi sciolti”, perché i documenti dialogano tra loro, e perché l’elenco stilato non è sempre lo stesso, visto che si possono porre diverse ”domande” all’archivio) o secondo il metodo storico. Ad affermarsi è il metodo per materia, e viene usato in molte parti del mondo, perché è un metodo coerente con la mentalità dell’epoca. L’impresa dell’epoca è la realizzazione dell’ Enciclopedia , che raccoglie il sapere umano diviso per materia. L’idea del vincolo archivistico non esisteva ancora, e ciò portò ad enormi scarti e selezioni. La Rivoluzione Francese, a fine Settecento, porta alla caduta dell’Antico Regime. Gli archivi vengono dichiarati liberi, anche se gli archivi non vengono resi aperti in maniera vera e propria, ma l’accesso viene concesso a chiunque. Ciò accade il 25 giugno 1794. L’attenzione verso gli archivi ha dei risvolti: Napoleone smembrò gli archivi dei Paesi che conquistava e concentrò i documenti in un grande archivio a Parigi (accadde la stessa cosa anche per le biblioteche e i musei). Lo smembramento degli archivi aveva anche altre motivazioni, oltre alla creazione di un’archivio in cui contenere la storia del mondo: conoscere il luogo che si sta governando e far “perdere la memoria” ai territori conquistati, per rendere più tollerabile la vita sotto un’Impero. La Convenzione Nazionale si interessa agli archivi, ma un’archivio sopravvive di più se viene dimenticato, e l’Archivio Nazionale viene diviso in 4 parti: la parte dei documenti utili; la parte dei “monumenti” (i documenti più importanti, belli e antichi); la parte di documenti relativi a nobiltà e genealogie (dichiarati inutili e poi distrutti); la parte di documenti inutili (anche questi verranno distrutti). L’interesse verso gli archivi portò a molte dispersioni, ma non tutti i documenti dichiarati inutili vennero distrutti, perché è difficile distruggere interi pacchi di documenti rapidamente. A Napoleone si attribuisce una frase che stabilisce che un buon archivista è più importante per lo Stato rispetto ad un generale d’artiglieria. L’archivista rende possibile il lavoro del generale, e quindi questa frase è verosimile, visto che Napoleone creò uno Stato basato sull’espansione militare. Nell’Ottocento, con la Restaurazione, si consolida lo studio della storia, perché ciò che era accaduto con l’esperienza napoleonica era percepito come un cambio rispetto al passato. Nasce a Parigi la Scuola delle carte , in cui si studia come gestire libri e documenti. La ricerca
fiorisce, e ci si concentra soprattutto sul Medioevo. In quest’epoca nascono anche gli istituti culturali, tra cui la Deputazione subalpina di storia patria (ha sede a Torino) o l’Istituto italiano per il Medioevo (ha sede a Roma). Qui si comincia anche un processo di apertura degli archivi. Nella prima parte dell’Ottocento si continua ad usare il metodo per materia per organizzare gli archivi, e alcuni archivi sono riorganizzati con questo metodo. In quest’epoca cambia l’idea di archivio, e tutti gli archivi centrali dei vari Stati preunitari si concentrano in un’unico Stato. Prima, si usava il metodo “peroniano”, che prende il nome da Luca Peroni, che si era occupato del riordino dell’Archivio di Milano usando un particolare metodo per materia. Questa operazione portò a ingenti scarti. Si rafforza quindi la necessità di trovare un’altro sistema di riordino, e questo sistema verrà codificato da Francesco Bonaini nel 1867, che darà vita ad un nuovo modo di gestire gli archivi: il “metodo storico”, chiamato così perché rispettoso della storia dell’archivio. Questo modello si consolida in brevissimo tempo, e viene usato ancora oggi. La questione archivistica diventa rilevante, perché le norme dello Stato sabaudo erano state applicate anche alle altre parti del Regno, e queste norme erano desuete. Pertanto venne istituita una commissione ministeriale, chiamata commissione Cibrario. Questa commissione era solida, e ne fecero parte i direttori dei grandi archivi nazionali. La commissione doveva dare risposte ad alcuni interrogativi, tra cui la riorganizzazione del personale; la scelta di quale ministero dovesse occuparsi degli archivi (talvolta se ne occupava il Ministero dell’Interno, altre volte il Ministero dell’Istruzione); il modello di riorganizzazione degli archivi; e infine di quali archivi ci si dovesse occupare. Il modello scelto fù quello storico, sia perché più recente e sia perché frutto di una riflessione molto lunga. Dopo alcuni dibattiti, la commissione scelse di concedere la sovranità sugli archivi al Ministero dell’Interno, che si occupa del mantenimento dell’ordine pubblico nel territorio dello Stato. La scelta ricadde su questo Ministero perché si scelse di far prevalere l’aspetto amministrativo su quello storico, e di vedere gli archivi come “strumenti di potere”. In quest’epoca non c’era ancora l’idea di attribuire il nome di “archivio” a qualsiasi massa documentaria, ma solo all’archivio pubblico. La commissione scelse di occuparsi degli archivi dell’amministrazione centrale (cioè gli archivi dei Ministeri, sia nella capitale che nelle periferie, come gli archivi delle prefetture) , lasciando perdere tutti gli altri. La rete degli Archivi di Stato venne fortificata, e ne esiste uno per provincia, che raccolgono i documenti dell’amministrazione centrale. Da questa operazione rimasero fuori gli archivi dei comuni (che sono enti locali), delle scuole e altri soggetti che non potevano versare i loro documenti nell’Archivio di Stato. Questi soggetti dovevano occuparsi dei loro archivi. Il modello permette la cura della memoria dello Stato, ma la memoria del territorio viene lasciata andare. Nei decenni successivi ci saranno moltissime dispersioni. La commissione terminò rapiamente i lavori, e consegnò una relazione di 7-8 pagine, in cui si rispondeva ad alcuni quesiti, e si stabiliva l’importanza di altri archivi, come quelli di personaggi importanti. Le indicazioni contenute nella relazione verranno seguite, e gli archivi verranno consegnati alle dipendenze del Ministero dell’Interno, al tempo diviso in tre dipartimenti: quello della sicurezza, quello del sistema penitenziario e quello per la direzione dell’amministrazione civile.
un pennino. Sulla tavoletta di legno si creano dei bordi, così da rendere la tavoletta di cera più bassa, per impedire che venga danneggiata la scrittura. Era un supporto funzionale, perché bastava riscaldare poco la cera per cancellare ciò che c’era scritto sopra. Questo supporto veniva usato soprattutto per gli esercizi a scuola e per fare i conti. Questi supporti sono stati rinvenuti, seppur senza cera. Un’altro supporto è la pergamena, supporto resistente e molto diffuso. Ha però una realizzazione complessa e un costo elevato. La pergamena è pelle di ovino (ma può anche essere pelle di bovino). Per produrre una pergamena, serve prima conciare la pelle. Il prodotto poi viene immerso in delle vasche con calce e urina. Infine la pelle viene stesa e tirata. Le pergamene non erano tutte perfette, e avevano forme irregolari, buchi e macchie. Pertanto, i fogli venivano sagomati. Il foglio aveva due lati: il lato del pelo e il lato della carne, con il secondo che rappresenta la scelta migliore. Il supporto poteva anche essere impreziosito e colorato. Esistevano rotoli di pergamena, anche molto lunghi (perchè si poteva cucire assieme molti fogli, perchè la pelle così non si rovina). La pergamena non smette di essere prodotta con l’arrivo della carta, e difatti i primi libri a stampa sono fatti sia in carta che in pergamena. La carta era più economica e facile da produrre. La pergamena migliore era prodotta con la pelle dei vitelli non ancora nati. Esistevano sia rotoli che quaderni in pergamena, ma è meglio non tenerla arrotolata, perché la pergamena potrebbe rovinarsi. Il supporto poteva anche essere riutilizzato, e l’inchiostro poteva venire raschiato o ricoperto di pittura bianca. La pergamena che aveva finito la sua utilità poteva anche essere usata per fare la copertina o la rilegatura di altri libri. Successiva alla pergamena è la carta, ancora diffusa e usata. La carta era meno costosa e più facile da produrre della pergamena. La prima carta si produceva con stracci bianchi, che venivano immersi in vasche di macerazione affinché si creasse una pasta, che poi veniva filtrata e schiacciata. La pasta così ottenuta veniva messa su un supporto perché venisse appiattita. Le carte antiche avevano una filigrana, che recava un simbolo che identifica il produttore o il committente. La carta si evolve però, ma la carta di stracci rimane ancora oggi, perché molto resistente. La carta poi si produce con la pasta di cellulosa. Grazie all’evoluzione della carta, nasce anche il libro. Intorno all’Ottocento, la carta diventa totalmente industriale. La carta di giornale è fatta ad esempio per durare un giorno solo. Dei documenti fanno parte anche i sigilli, che in una certa misura esistono ancora oggi (si parla oggi di “sigillo digitale”). I sigilli esistono in due tipi: aderenti (una forma di cera viene impressa con un simbolo sulla carta) e pendenti (la forma in cera è attaccata ad un cordino di vari materiali cucito sul foglio). Erano fatti di solito in cera (ma poteva essere fatto anche di vari metalli) e costituivano una sorta di firma. Il sigillo è fragile, e tende a rompersi. Pertanto, il sigillo viene incastonato in altra cera o viene inserito in una scatolina in legno o metallo. Sui sigilli venivano impressi i simboli delle autorità che rogavano il documento. Il sigillo però serviva a rafforzare l’autorità del documento su cui viene posto e a verificarne il contenuto. La descrizione e l’inventario dell’archivio : la descrizione dei documenti che compongono un’archivio è un passaggio necessario di ogni riordinamento, e si realizza con la descrizione in base ad uno schema formale delle singole unità
archivistiche: fascicoli, registri, volumi e singoli documenti. La descrizione non è facile, perché ognuna è simile, ma non identica l’una all’altra. Gli elementi necessari di una descrizione sono: la denominazione normalizzata del fondo; i dati intrinseci dell’unità archivistica descritta (titolo originale o attribuito, data o estremi cronologici, contenuto e la collocazione originale se disponibile); le caratteristiche estrinseche (consistenza e supporto); il codice identificativo; la responsabilità (cioè chi compila la scheda, che non è mai uguale a quella di un’altro soggetto) e la data di schedatura. Non si scheda il singolo documento, ma il fascicolo, detto anche “unità archivistica” (o scheda madre), mentre il singolo documento viene chiamato “unità documentaria” (o scheda figlia). A volte si descrive anche l’unità documentaria, se è un documento particolarmente importante. Le descrizioni possono variare, perché non tutti descrivono allo stesso modo. Il tracciato descrittivo va normalizzato, e si cerca di arrivare a degli standard. Gli archivi però sono complessi, perché prodotti a diversi soggetti e formati da documenti legati a territori e a situazioni particolari. Il processo verso la normalizzazione ha avuto diverse tappe. La prima ci fu negli anni ‘60, quando si formò la Guida generale degli archivi di Stato italiani. Il progetto porta alla pubblicazione di 4 volumi dal 1981 al 1994. Nell’ambito di questo progetto vennero definite delle regole per la descrizione dei fondi. Un’altro passaggio importante sarà il progetto, nato tra la fine degli anni ‘80 e gli anni ‘90, chiamato Anagrafe informatizzata degli archivi italiani , che puntava a governare il processo di automatizzazione degli archivi, a studiare nuove forme di descrizione informatizzata e gli aspetti giuridici e amministrativi dell’archivio informatico. Il progetto descriveva tutti gli archivi del territorio oltre a quelli di Stato. Si ragiona perciò su dei tracciati: uno per costruire la Scheda archivio e uno per la Scheda ente (cioè il soggetto produttore). Il progetto era stato avviato dal Ministero e si applicava in tutto il territorio nazionale. Questo progetto crea una nuova generazione di archivisti, coinvolgendo studenti, neolaureati e diplomati della Scuola di archivistica. Questi due progetti portano l’Italia ad essere un soggetto sensibile agli archivi. La comunità internazionale, nel 1988, avvia un gruppo di lavoro per creare degli standard internazionali per la descrizione archivistica. In questi anni c’è attenzione sugli archivi, a causa dell’intervento statale e regionale nella creazione di progetti riguardanti l’archivistica. Pertanto, si forma anche una comunità professionale dedicata, che necessita di istruzioni di lavoro. In questi anni si comincia anche ad utilizzare l’informatica, che risulta più comoda del supporto cartaceo nonostante le limitazioni della tecnologia dell’epoca. A causa delle limitazioni, si sentiva la necessità di istruzioni precise nel lavoro dell’archivista. Pertanto, il gruppo di lavoro internazionale dovette assicurare l’elaborazione di descrizioni coerenti, appropriate e autoesplicative; facilitare la ricerca e lo scambio di informazioni sullo scambio archivistico; rendere possibile la condivisione di dati d’autorità (un’elemento descrittivo importante, come il nome del soggetto produttore o una questione particolare) e rendere possibile l’integrazione di descrizioni provenienti da diverse istituzioni archivistiche in un sistema informativo unificato (che permette una ricerca trasversale). Tuttavia, il documento che viene prodotto non consiste ancora negli standard di descrizione archivistica, ma costituisce la loro base. Nella Dichiarazione
liste di autorità degli istituti conservatori e stabilire collegamenti con liste di autorità di biblioteche e musei. Le descrizioni prodotte da ISDIAH possono essere utilizzate per descrivere gli istituti conservatori come elementi di un sistema descrittivo di archivi; per fungere da chiavi di accesso standardizzate agli istituti conservatori di archivi e per documentare le relazioni tra gli istituti conservatori e tra questi e gli archivi da loro conservati. ISDIAH fornisce indicazioni per collegare le informazioni relative agli istituti conservatori con le descrizioni degli archivi conservati e dei loro soggetti produttori. ISDIAH si occupa di 7 aree (quella dell’identificazione; quella delle informazioni relative ai contatti; quella della descrizione; quella delle informazioni relative all’accesso; quella delle informazioni relative ai servizi e quella di controllo). Per la descrizione delle funzioni sono indispensabili solo tre elementi: il codice informativo; le forme autorizzate del nome e l’ubicazione e gli indirizzi. ISDF è stato pubblicato nel 2007, e serve per integrare le norme contenute in ISAD e ISAAR, fornendo linee guida per l’elaborazione di descrizioni di funzioni degli enti associati con la creazione e la conservazione degli archivi. Questa descrizione aiuta a spiegare la provenienza dei documenti e aiuta ad inquadrare i documenti nel loro contesto di produzione e uso. ISDF si occupa di 4 aree (quella dell’identificazione; quella delle informazioni sul contesto; quella delle relazioni e quella di controllo), e solo 3 elementi di queste aree sono indispensabili: la tipologia; le forme autorizzate del nome e il codice identificativo della descrizione della funzione. NIERA è uno standard nazionale, a differenza dei precedenti, e si occupa della descrizione delle entità nel record di autorità archivistico e in qualsiasi altro ambito e indipendentemente dalla natura della relazione che intercorra fra le entità e la documentazione; della composizione delle intestazioni di autorità normalizzate delle entità e la visualizzazione delle liste di autorità nei sistemi informativi archivistici e della descrizione di collegamenti e relazioni tra entità e documentazione. NIERA fornisce regole e vocabolari controllati per la standardizzazione degli elementi strutturati del record di autorità, in modo che essi costituiscano chiavi di accesso normalizzate, e norme redazionali per la compilazione del record di autorità. NIERA si occupa sia di enti, che di persone che di famiglie. NIERA serve per fornire una gabbia in senso generale entro i quali sistematizzare informazioni generalmente discorsive anche sulla storia istituzionale e archivistica; a condividere informazioni sui record di autorità; a favorire la ricerca e il controllo intellettuale sugli strumenti e a dare contezza del contesto archivistico e istituzionale. I metodi di organizzazione dei documenti e degli archivi : il riordino è un’operazione delicata e difficile che, attraverso la schedatura delle singole unità archivistiche e la successiva inventariazione e organizzazione delle descrizioni sulla base di una struttura gerarchica definita da precise norme, o elaborata sulla base della struttura dell’ente e dei legami fra i documenti, porta alla stesura dell’inventario. I documenti possono essere organizzati in molti modi: ● In modo cronologico (è un metodo automatico che assume come elemento guida la data degli atti e secondo questa li dispone in sequenze uniformi);
● In modo alfabetico-onomastico (è un metodo automatico che utilizza per l’ordinamento degli atti le iniziali di taluni nomi-indice che si riferiscono a persone o località); ● In modo numerico (è un metodo automatico nel quale occorre prendere in considerazione il numero attribuito al fascicolo in sede di registrazione. I vari fascicoli vanno poi sistemati in ordine numerico progressivo in serie unica o ripartiti in sequenze annuali). Esiste poi il metodo per materia, che si basa sull’individuazione di alcune materie scelte dall’archivista. Sulla base delle materie scelte si provvederà a riordinare i documenti. Questo metodo nasce a fine Settecento e verrà poi sostituito dal metodo storico. Il metodo storico e la classificazione dei documenti : il metodo per materia e il metodo storico sono sistemi più complessi per classificare i documenti rispetto a sistemi automatici (ad esempio il sistema per data). La modalità in cui si forma un’archivio è un tipo di organizzazione funzionale allo svolgimento dell’attività, e se ripercorso all’indietro permette di ripercorrere le vicende. Il metodo storico guarda alla storia del soggetto produttore dell’archivio, e cerca di concentrarsi, studiandone le vicende. Con questo metodo si riporta l’archivio allo stato originale. Il metodo storico si consolidò rapidamente, ed è il sistema riconosciuto dalle norme e dai vari standard archivistici. Nessun ente produttore si affida al caso per l’organizzazione degli archivi. Ogni ente ha una serie di funzioni, e le suddivide, organizzando un titolario. Sulla base del titolario, si classificano i documenti. Il titolario serve anche per ricostruire l’archivio secondo il metodo storico. Gli strumenti di descrizione e di ricerca (censimenti, elenchi e guide) : un’intervento sull’archivio dovrebbe generare uno strumento di consultazione. Questi strumenti non ci sono da sempre, ma esistono da molto tempo. Esistono diversi tipi di strumenti di accesso ai materiali, che servono ad assistere nella ricerca. Gli strumenti possono essere relativi a singoli documenti, a singoli archivi (elenchi e inventari) o a più archivi (censimenti e guide). I censimenti servono per descrivere più archivi, perché questo strumento serve per descrivere più cose nella stessa maniera. Il censimento è una rilevazione sommaria effettuata in un momento specifico (di fatto le rilevazioni durano mesi, ma formalmente vengono fatte tutte nello stesso momento) con regole comuni. Il censimento è generale, sommario (cioè non è troppo approfondito), provvisorio e periodico (quelli sulla popolazione si sono effettuati ogni 10 anni, dall’Unità d’Italia). Il censimento è complesso, perché richiede di esaminare una realtà che non si conosce. Il censimento serve per avere conoscenza della situazione e programmare interventi più raffinati. Le guide elencano gli archivi che si sceglie di indagare. I censimenti e le guide incidono sulle stesse cose, ma la differenza non sta nel soggetto d’indagine, bensì nello strumento finito. In nessuno dei due casi si descrivono documenti, ma le descrizioni sono approfondite diversamente. Le guide non sono sommarie come i censimenti, e sono più ricche. Una guida agli archivi richiede tantissimo lavoro, e hanno obiettivi diversi. Esistono anche strumenti di descrizione sul singolo documento, e sono la trascrizione, il regesto, il sunto, la scheda e l’indice. Sul singolo archivio ci sono due
