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MODULO 1 – UTILIZZO DELL’APPLICAZIONE
1. UTILIZZO APPLICAZIONE
Lavorare con le presentazioni
PowerPoint è un programma di presentazioni grafiche, è un software che permette di produrre presentazioni da utilizzare sia come diapositive proiettate, sia per creare dei documenti in PDF. Il software permette infatti di inserire, oltre il contenuto di testo, anche immagini, grafici, filmati e audio. La comodità di PowerPoint è che è possibile condividere poi la presentazione anche con chi non ha installato il software. È possibile personalizzare la presentazione con degli stili personalizzati, per il testo e per gli elementi grafici. Con la raccolta SmartArt si possono utilizzare dei layout predefiniti di determinati oggetti. Con PowerPoint è inoltre possibile creare un video della presentazione da masterizzare e da inviare. Per aprire il programma, come tutti i programmi bisogna accedere al menu Start ® Tutti i programmi oppure ai collegamenti sulla barra delle applicazioni. Una volta aperto il programma dobbiamo scegliere il documento da aprire. I documenti in PowerPoint sono definiti Presentazioni e i fogli in esso contenuti sono chiamati diapositive. Come tutti i programmi del pacchetto della suite Office, anche questo software presenta un’interfaccia con una barra multifunzione e diverse schede a seconda delle azioni da compiere. Dalla schermata Start è possibile creare una presentazione da zero oppure scegliere tra i modelli predefiniti già presenti. Scegliendo una delle 2 opzioni, si aprirà un documento chiamato Presentazione standard1. Nel pannello Recenti si possono invece ripescare i documenti già aperti in precedenza con questo programma. In alternativa, con il comando Apri è possibile sfogliare nel proprio computer o dal Cloud e scegliere una presentazione da modificare. La schermata Start può essere disabilitata accedendo alla sezione “Generale” delle opzioni di PowerPoint File ® Opzioni ® Generale e disattivando l’opzione Mostra la schermata Start all’avvio dell’applicazione. Cliccando su Apri è possibile scegliere il comando Sfoglia per accedere al computer e individuare la cartella con le presentazioni. Per aprire più di un documento tenere premuto Ctrl e selezionare gli altri; se sono adiacenti invece selezionare la prima, premere Shift e selezionare l’ultima. Se ci sono più presentazioni aperte è possibile utilizzare l’opzione Cambia Finestra dalla scheda Visualizza ® Finestra. Molto più semplicemente nella barra delle applicazioni di Windows viene visualizzata l’icona di ogni presentazione aperta. Su File ® Nuovo è possibile aprire un nuovo documento in qualsiasi momento, anche con una presentazione già aperta. Il comando per creare una presentazione vuota senza passare per la schermata di Start è Ctrl+N. C’è inoltre la possibilità di aprire una presentazione con una versione datata del prodotto, grazie alla modalità di compatibilità che garantisce che non vengano utilizzate funzionalità nuove in modo che anche gli utilizzatori della precedente versione possano visualizzarlo. Per salvare una presentazione, andare su File ® Salva con nome. scegliendo Questo PC verrà salvato nelle cartelle del computer a nostra scelta. Altrimenti l’opzione OneDrive permette il salvataggio nel Cloud. Il formato della presentazione è .pptx , ma è possibile anche salvare la presentazione in formati diversi. Nel menu a tendina della finestra di dialogo del salvataggio è possibile scegliere un formato diverso, tra cui anche i formati delle versioni precedenti. Per salvare in PDF è possibile sia scegliere da qui il formato PDF, sia andare in File ® Esporta ® PDF / XPS. Il nome del file, ovvero della presentazione, (comprensivo di estensione) può raggiungere i 255 caratteri, ma è conveniente assegnare nomi descrittivi piuttosto brevi. Per chiudere in maniera opportuna una presentazione scegliere File ® Chiudi. Se sono state effettuate modifiche dall’ultimo salvataggio, il software chiederà se si desidera salvare le variazioni. Da pulsante Chiudi in alto a destra nella barra del titolo si sceglie di chiudere l’intero programma. Il comando File ® Salva permette invece di salvare le modifiche di un progetto già esistente. In ogni nuova presentazione, PowerPoint imposta la proprietà Autore di base all’impostazione Nome utente visualizzata nella finestra di dialogo Opzioni di PowerPoint. In File ® Opzioni ® Generale è possibile modificare il nome utente.
Nella sezione Salvataggio è possibile invece modificare il percorso predefinito di salvataggio dei documenti, che di default è la cartella Documenti. Cliccare Percorso file locale predefinito e inserire il percorso desiderato.
Migliorare la produttività
La barra al di sopra di tutte è la barra del titolo, che visualizza il nome della presentazione e dell’applicazione. Sulla sinistra abbiamo la barra di accesso rapido con i comandi rapidi Salva , Annulla , Ripristina e Avvia dall’inizio. È possibile modificare i comandi da visualizzare nella barra di accesso rapido cliccando sulla freccia verso il basso. A destra abbiamo il collegamento dell’account, le Opzioni barra multifunzione e i pulsanti Riduci , Ripristina e Chiudi. Al di sotto della barra del titolo abbiamo la barra multifunzione, che contiene i gruppi di schede con i comandi del programma. La prima scheda è File , con la Visualizzazione Backstage che apre in una nuova schermata i comandi per il salvataggio, per l’apertura di un nuovo documento e per la stampa. La scheda Home contiene i comandi per la modifica del carattere e del paragrafo, i comandi Copia / Incolla / Taglia e le impostazioni di Trova e sostituisci. La scheda Inserisci permette invece di inserire gli oggetti, quali forme, grafici, tabelle, immagini, video e audio. La scheda Progettazione riguarda i temi e le varianti da applicare alle diapositive. In Transizioni si possono scegliere gli effetti che devono comparire al passaggio tra una diapositiva e l’altra. In Animazioni invece si possono scegliere gli effetti all’interno della diapositiva, quindi singolarmente su ogni elemento. In Presentazione troviamo i comandi per avviare la presentazione e scegliere i tempi di visualizzazione. Revisione si occupa del controllo ortografico. In Visualizza possiamo scegliere la modalità di visualizzazione del progetto. Inoltre, sulla sinistra, compare anche una scheda con idee per il progetto. L’ultimo elemento della scheda multifunzione è la Guida con la casella di titolo Aiutami , in cui è possibile digitare parole e frasi correlate all’attività che ricerchiamo per avere indicazioni sui comandi. All’estrema destra, il pulsante Condividi permette di condividere la presentazione corrente con altri utenti. In fondo alla pagina abbiamo la barra di stato in cui si trova il riquadro Note e Commenti. Accanto ad essi ci sono le diverse modalità di visualizzazione: Normale , Sequenza Diapositive o Lettura. Inoltre abbiamo anche il cursore di modifica dello zoom. Sulla sinistra compare il riquadro Diapositive. In questa scheda è possibile visualizzare le diapositive della presentazione come immagini di dimensioni ridotte (anteprime) durante la fase di modifica. Per disattivare le anteprime e visualizzarne solo il titolo, Visualizza ® Visualizzazione struttura. Per ridurre la barra multifunzione, cliccare sulla freccia in basso a destra della barra. In questo modo verrà temporaneamente nascosto e si attiverà solo cliccando su una delle schede. Cliccando poi sempre in basso a destra, ma sul nuovo comando a forma di puntina, si potrà nuovamente bloccare la visualizzazione della barra in fissa. Le schede della barra multifunzione sono suddivise in gruppi e alcuni strumenti hanno una dimensione maggiore rispetto agli altri perché rappresentano l’utilizzo più frequente. Per alcuni gruppi in basso a destra è possibile aprire una scheda contestuale con maggiori opzioni di personalizzazione. Inoltre, a seconda dell’azione compiuta, possono comparire nuove schede all’interno della barra multifunzione. In alcuni casi, ad esempio nella scheda Progettazione, passando il cursore senza cliccare sui diversi stili dei temi, ne compare un’anteprima direttamente sulle diapositive. La barra multifunzione può essere personalizzata modificando i comandi che compaiono. Scegliere File ® Opzioni o direttamente clic destro su un punto della barra multifunzione e scegliere Personalizza. Si aprirà una finestra di dialogo in cui è possibile scegliere i comandi che dovranno comparire. Nella barra del titolo abbiamo anche il comando Opzioni barra multifunzione che permette di scegliere la visualizzazione di questa:
La visualizzazione di lettura consente di eseguire la presentazione da computer, non per uno schermo di grandi dimensioni. In questo modo è possibile ridimensionare la presentazione mentre si controllano anche altre finestre sul desktop. In questa visualizzazione non si possono apportare modifiche perché è di sola lettura. La diapositiva contiene 2 aree delimitate da un contorno punteggiato che contengono titolo e sottotitolo della presentazione. Ogni area rappresenta un segnaposto per il testo e contiene una scritta non stampabile che scompare con la digitazione. Il testo segnaposto viene sostituito dal testo inserito e funge da anteprima per il testo che dovrà essere inserito. La disposizione di questo segnaposto indica il layout della diapositiva per organizzare il contenuto. È possibile infatti inserire dei layout già prestabiliti ad una nuova diapositiva. Home ® Nuova diapositiva permette di aggiungere una nuova diapositiva. Dalla freccia in basso si apre un menu a tendina da cui si può scegliere direttamente quale layout applicare ad essa. Tutte le nuove diapositive avranno poi lo stesso layout (tranne Diapositiva titolo , che non viene duplicata in automatico ma segue sempre Titolo e contenuto), ma è possibile andare nuovamente a modificarlo. Si può modificare il layout senza dover inserire nuovamente il contenuto. Scegliendo un layout verrà applicato in automatico adattandosi alla diapositiva.
Diapositive
Si può modificare il layout della diapositiva direttamente dal riquadro delle diapositive con clic destro sull’anteprima e attivando dal menu contestuale la voce Layout. Oltre al layout, è possibile applicare anche un tema alla presentazione, uno stile che ne determina colore e aspetto. Il tema applicherà lo stesso stile a tutte le diapositive. Esistono temi predefiniti e c’è anche la possibilità di creare un tema personalizzato e riutilizzarlo in seguito. Vediamo quindi come modificare una diapositiva. Innanzitutto i temi si trovano nella scheda Progettazione , ma per modificare le diapositive in maniera personalizzata è possibile modificare una diapositiva e poi applicare la stessa modifica alle altre. Una volta scelto lo stile basta cliccare su di esso per applicarlo, e con clic destro scegliere Applica a tutte le diapositive. Per modificare lo sfondo si può agire in Progettazione ® Varianti ® Stili sfondo e scegliere gli stili di sfondo tra quelli presenti nella raccolta. Gli stili di sfondo possono essere poi modificati scegliendo Formati sfondo e modificando dal riquadro sulla destra la tipologia di sfondo che preferiamo. A questo punto, per creare un nuovo stile, basta aprire il menu a tendina dal gruppo Temi in Progettazione e scegliere Salva tema corrente. Per formattare invece il testo di una diapositiva basta posizionarsi all’interno della casella del testo e in Home modificare lo stile del carattere e il suo colore. Selezionando il testo è possibile anche modificarlo dalla barra di formattazione rapida che compare accanto al cursore. Anche in questo caso è possibile utilizzare in Home il comando Copia formato per copiare una formattazione e inserirla direttamente in un altro testo. Inoltre, in Home abbiamo anche un’opzione di Stili veloci che permette di applicare uno stile predefinito alla casella di testo in cui stiamo agendo. Inoltre, nello stesso pannello, abbiamo anche Effetti forma che permettono di modificare lo stile della casella di testo. Contorno Forma modifica il riempimento e il contorno della casella, ma è un’azione che si può compiere anche quando inseriamo delle forme nella diapositiva. Per applicare a tutte le diapositive la stessa modifica, scegliere nel riquadro Formato sfondo ® Applica a tutte. È possibile anche inserire una diapositiva vuota su cui inserire del testo, scegliendo Inserisci ® Casella di testo , cliccando e trascinando nella posizione desiderata.
Una volta assegnato uno stile ad una presentazione, è possibile anche modificarne i colori oltre che lo stile dello sfondo. In Varianti abbiamo infatti l’opzione Colori , che in base ad una palette di colori aggiorna lo stile della presentazione. Abbiamo Tipi di carattere , con cui modificare il font di tutta la diapositiva. Effetti permette di inserire degli effetti a tutti gli oggetti che inseriamo nella nostra presentazione. Inoltre, in Dimensioni diapositiva è possibile modificarne l’orientamento.
Schemi diapositiva
Per modificare lo schema di una diapositiva si può accedere alla modalità Schema , in Visualizza. Questo schema sarà applicato a tutte le diapositive. Nello schema diapositiva abbiamo l’area titolo , l’area contenuto e l’area piè di pagina , dove in genere vanno inseriti data o numero diapositiva. Dallo schema madre sono poi disponibili diversi layout, che però assumeranno tutti gli inserimenti che vengono aggiunti nella diapositiva madre, come lo sfondo. Se vogliamo inserire infatti un elemento di sfondo come un logo, dobbiamo agire nello schema diapositive. In questo modo l’elemento risulterà come parte dello sfondo e non potrà essere spostato nella visualizzazione normale della diapositiva. Dalla scheda Inserisci è possibile aggiungere Data , Piè di pagina e Numero di pagina , che verranno inseriti nella parte inferiore della pagina. È possibile anche scegliere di non mostrare nella diapositiva titolo spuntando la casella apposita nella finestra di dialogo delle opzioni. Sempre nel pannello Inserisci si possono aggiungere oggetti, forme e grafici. È possibile inoltre anche formattare il testo in uno schema diapositiva, così come in una diapositiva normale. Formattando il testo nello schema, la modifica verrà applicata a tutte le diapositive. Per uscire dallo schema diapositive dal menu Schema diapositive cliccare su Chiudi. Si può realizzare una nuova diapositiva o un nuovo layout da personalizzare. Scegliendo Inserisci segnaposto , si può inserire una casella segnaposto in cui inserire un contenuto, che sia testo, immagini, grafici, ecc. Per eliminare una diapositiva, clic destro sull’anteprima e scegli Elimina diapositiva oppure il tasto Canc.
MODULO 2 – FORMATTAZIONE
3. GESTIONE TESTO
Gestione del testo
Il testo nelle diapositive di PowerPoint deve essere il più sintetico e conciso possibile. Infatti, non è possibile continuare il testo in un’altra diapositiva in maniera automatica. Per rendere efficace una presentazione, gli argomenti da esporre devono essere semplici e chiari. È per questo che vengono molto utilizzati gli elenchi puntati e numerati. Nella modalità di visualizzazione Struttura ci si può focalizzare solo sull’inserimento del testo. Per digitare un testo nella diapositiva, basta cliccare sul segnaposto e digitare il testo che comparirà anche nell’anteprima. Qualora si voglia modificare completamente un determinato testo, è possibile selezionarlo e digitare il testo che lo sostituirà, senza la necessità di doverlo prima eliminare. Per spostare un testo tra una diapositiva e l’altra è necessario utilizzare il comando Copia / Taglia / Incolla. Se si incolla del testo in una diapositiva, senza selezionare il segnaposto di destinazione, PowerPoint produce automaticamente un segnaposto per contenere il testo. È possibile anche copiare un testo ed inserirlo in un’altra presentazione: il testo infatti assumerà la formattazione della diapositiva ricevente. Con lo Smart tag Incolla , che compare una volta incollato il testo, si può anche scegliere di mantenere la formattazione originale dal menu a tendina. Così come la diapositiva, per cancellare qualsiasi elemento basta selezionarlo all’interno della diapositiva e premere Canc. La funzionalità Annulla consente di invalidare l’ultimo comando eseguito, con Ripristina si annulla l’effetto del comando Annulla. I segnaposto possono essere aggiunti solo ai layout diapositiva, non alle singole diapositive della presentazione.
Modificare il collegamento si ottiene con clic destro ® Modifica collegamento per apportare le modifiche, oppure cliccando nuovamente sul pulsante Collegamento. Allo stesso modo è possibile collegare un file invece che un sito web.
Tabelle
Creare una tabella è molto semplice. Basta accedere alla scheda Inserisci ® Tabella. Con l’anteprima dinamica si può creare una tabella scegliendo le caselle da una griglia. La tabella viene realizzata con tutte le celle della stessa dimensione. Con questo metodo la tabella realizzata può essere di massimo 10 colonne per 8 righe. Per modificare il numero di colonne o righe in Inserisci ® Inserisci tabella , si possono direttamente inserire il numero di righe e colonne. Per creare tabelle complesse con celle di diversa altezza o con un numero variabile di colonne per riga è disponibile la funzionalità Disegna tabella. Per inserire del testo nella tabella occorre posizionare il cursore nella cella e digitare il testo. Per spostarsi tra le celle utilizzare le frecce direzionali, il mouse o la tastiera: con il tasto TAB si può passare alla cella successiva o, se ci troviamo nell’ultima cella, crearne una nuova. Per tornare alla cella precedente, Shift+Tab. A celle occupate le frecce non attuano selezione, ma semplicemente spostano il punto d’inserimento. In Layout ® Seleziona sono disponibili i comandi Seleziona tabella , Seleziona colonna , Seleziona riga. In alternativa, si può anche utilizzare il cursore del mouse sopra la colonna o a sinistra della riga. Per trascinamento si possono selezionare più righe o più colonne. Le nuove righe si possono inserire sopra o sotto la riga corrente e le nuove colonne a destra o a sinistra della colonna corrente. Selezionare una cella e scegliere il pulsante Inserisci a destra o a sinistra / sopra o sotto dalla scheda Layout per aggiungere colonne o righe. Per eliminare una colonna oppure una riga, sempre dalla scheda Layout scegliere Elimina. Oppure selezionarla e premere Backspace. Il modo più rapido per modificare la larghezza di una colonna è quello di trascinarne il bordo. L’altezza delle righe si adatta automaticamente alla dimensione del carattere e al numero di righe di testo. Unisci celle ® il comando è attivo se sono selezionate più celle. Le celle selezionate vengono “fuse” in una unica. Dividi celle ® con questo comando si può dividere la cella/le celle selezionata/e in più celle. Con i pulsanti distribuisci righe e Distribuisci colonne le righe e le colonne selezionate avranno la stessa dimensione. Nella scheda Progettazione ci sono i pulsanti per modificare il bordo (spessore, stile e tipo di linea, colore) e lo sfondo. Nel gruppo Stili tabella sono proposte alcune formattazioni predefinite. Con l’opzione Sfondo si può scegliere uno sfondo per la tabella. Con l’opzione Bordi si sceglie invece un contorno. Per impostazione predefinita, il testo della tabella viene allineato all’angolo superiore sinistro di una cella. È possibile modificare l’allineamento del testo in una cella, i margini e l’orientamento nella scheda Layout. Nel pannello Dimensioni celle si può scegliere una dimensione precisa delle celle.
4. I GRAFICI
Usare i grafici
In PowerPoint è possibile inserire dei grafici per rappresentare al meglio i dati numerici. In generale predilige però l’utilizzo di Excel per formattare i grafici da inserire. Per creare un grafico partendo da zero, Inserisci ® Grafico e dalla finestra di dialogo possiamo scegliere la tipologia (istogramma, a colonne, a torta) e il sottotipo. Sono gli stessi strumenti utilizzati anche in Excel. Assieme alla diapositiva con il grafico appare il foglio Excel con i dati relativi al grafico. Al suo interno possiamo digitare i dati che ci interessano e chiudere la finestra di Excel, che resterà comunque incorporata.
Per formattare un grafico in maniera corretta dobbiamo selezionare l’elemento preciso che vogliamo modificare. Sulla sinistra abbiamo l’asse dei valori, in basso l’asse delle categorie. In alto il titolo del grafico e al centro l’area del tracciato che contiene gli elementi che compongono il grafico. L’area del grafico è, però, la zona che costituisce il vero grafico, perché racchiude anche i dati. Per selezionare gli elementi di un grafico basta cliccare su di essi o selezionare prima l’area più grande e poi l’elemento al suo interno, per far comprendere al software dove vogliamo agire. Quando un grafico è selezionato, nella barra multifunzione appaiono 2 nuove schede, Progettazione e Formato , che fanno parte degli Strumenti grafico. Nella scheda Progettazione possiamo modificare i colori del grafico oppure possiamo, con il pulsante Cambia grafico , modificarne la tipologia. Sono anche presenti una serie di stili grafici predefiniti da poter applicare. Si deve fare attenzione quando si trasforma un grafico in un altro, in quanto ci possono essere delle perdite di dati, dovute al fatto che ogni grafico richiede dati diversi. Selezionando il grafico compaiono sulla destra 3 pulsanti che permettono la modifica veloce. Il pulsante + permette infatti di aggiungere nuovi elementi al grafico, che altrimenti si può ottenere in Progettazione ® Aggiungi elemento. Dalla scheda contestuale è possibile selezionare quale elemento aggiungere. Per eliminare un elemento è invece sufficiente selezionarlo e premere Canc. Per aggiungere o eliminare un titolo si può anche accedere direttamente dalla scheda Progettazione ® Aggiungi elemento grafico e per titolo grafico scegliere la voce Nessuno per rimuoverlo, o in Altre opzioni titolo si apre un riquadro attività dove formattare in maniera personalizzata il titolo. Ma la stessa operazione si può compiere anche con gli altri elementi. Gli altri elementi da aggiungere sono etichette, valori e percentuali. Per aggiungere rapidamente valori agli elementi del grafico, scegliere l’opzione Etichette dati ed eventualmente Altre opzioni per formattare le etichette. In questo modo i valori compariranno all’interno del grafico. Un altro metodo per aggiungere valori al grafico è quello fornito dallo strumento Aggiungi elemento grafico della scheda contestuale Progettazione. Selezionando Etichette dati il suo sottomenu offre ben 5 opzioni di posizionamento, più la voce Nessuna per rimuovere le etichette quando non sono più necessarie. Per formattare un grafico è possibile scegliere di modificare il tema in uso, inserire un’immagine o modificarne lo sfondo. Per applicare uno sfondo, scegliere solo l’area desiderata in cui inserirlo scegliendo dal menu a tendina della scheda Formato. Cliccando su Formato selezione , apriamo il riquadro attività riguardante la modifica di quell’area selezionata. In Riempimento possiamo scegliere di applicare una tinta unita, una sfumatura, un’immagine o un motivo e da qui modificare il colore e la trasparenza. Per modificare il colore degli elementi all’interno del grafico, selezionare sempre Formato selezione. Scegliamo l’elemento che vogliamo modificare e sempre in Riempimento modifichiamo il colore. Per ridimensionare un grafico si può agire in Formato ® Dimensioni. Da qui è possibile modificare Larghezza e Altezza forma e cliccando sul pulsante in basso a destra si può aprire il riquadro attività in cui modificare eventualmente scala e proporzioni. Per eliminare un grafico, selezionare il bordo e premere Canc. Con il gruppo Layout rapido in Progettazione, puoi scegliere dei layout predefiniti per il grafico, che permettono di mostrare i titoli, la legenda, la tabella dei dati in diverse combinazioni.
Organigrammi
Un organigramma è uno schema che mostra le relazioni gerarchiche, generalmente utilizzato per rappresentare i membri di una società. Generalmente, le caselle nella parte superiore dell’organigramma rappresentano una posizione gerarchica più elevata come un manager o un supervisore. Per creare un organigramma occorre utilizzare gli strumenti di SmartArt. Con SmartArt si può creare un organigramma con 30 forme, includere immagini, effetti, temi, animazioni. Inserisci ® SmartArt e troviamo una galleria con una serie di categorie sulla sinistra che vanno poi a mostrare diversi schemi. L’organigramma si trova nella categoria Gerarchie.
Per modificare il riempimento di un oggetto, scegliere Formato ® Stili forma ® Riempimento. Lo strumento Contorno forma permette invece di modificare il bordo dell’oggetto, in termini di colore, spessore e tratteggio. Nel gruppo degli stili è possibile scegliere Effetti forme per applicare ombreggiature, riflessi o rilievi. È possibile anche modificare nuovamente la forma dalla scheda Formato.
Disegnare
È possibile disegnare una forma a mano libera scegliendo Inserisci ® Disegno a mano libera. Se scegli Inserisci Figura a mano libera è possibile anche disegnare direttamente una figura. Fai clic e sposta il mouse per disegnare linee rette. Clicca e tieni premuto per creare una forma a mano libera. Possiamo anche utilizzare lo strumento forme per disegnare linee e frecce. Ad esempio, una volta disegnata una freccia se ne può modificare lo stile e lo spessore. In Formato Forma si accede al riquadro attività e in Linea è possibile modificare il tipo di freccia. Si può infatti modificare la dimensione e il tipo di freccia all’inizio e alla fine. Per posizionare gli oggetti in piani diversi si può accedere a Formato ® Disponi. Il comando Porta in primo piano sposta l’oggetto in una posizione superiore agli altri oggetti; Porta avanti sposta l’oggetto solamente di un piano più avanti rispetto a quello in cui si trova. Porta in secondo piano sposta l’oggetto di un piano inferiore rispetto a quello in cui si trova; Porta indietro sposta l’oggetto in fondo a tutti gli altri elementi. Se gli oggetti sono in pila e non è possibile selezionarli con il mouse si può accedere a Home ® Seleziona e scegliere dal Riquadro di selezione l’elemento desiderato. Per raggruppare più elementi in modo da spostarli in maniera unitaria come un’unica entità è possibile selezionarli e con clic destro scegliere Raggruppa. In questo modo ogni azione, come rotazione o ridimensionamento, avviene sull’unica entità. È possibile copiare e incollare oggetti grafici nella stessa diapositiva, fra diapositive diverse e fra diverse presentazioni e per farlo è necessario che tutte le presentazioni coinvolte siano aperte. Per farlo occorre accedere al pannello Home ® Appunti ® Taglia / Incolla. Per inserire un testo in una forma chiusa basta cliccare 2 volte al suo interno o scegliere Inserisci ® Casella di testo e posizionarsi nella forma. Spostando l’oggetto, anche il testo seguirà lo stesso movimento. In Formato Forma , selezionando Opzioni testo e quindi Casella di testo , sarà possibile scegliere sia il tipo di allineamento verticale del testo che il suo orientamento. Il testo contenuto nella casella di testo può essere modificato e trattato come un qualunque testo della presentazione. Facendo clic col pulsante destro sulla casella di testo e selezionando il comando Formato Forma , si attiva il riquadro attività omonimo: qui, cliccando sul pulsante Dimensioni e proprietà , è possibile definire in dettaglio margini e adattamenti del testo contenuto. In Formato ® Modifica punti è possibile modificare singolarmente i punti di una forma andando a spostarli semplicemente con il cursore. Per ogni forma, in Formato Forma è possibile scegliere di modificarne riempimento e contorni, ma anche direttamente effetti come ombreggiatura ed effetto 3D; con Opzioni testo si può personalizzare anche il testo al suo interno.
6. PREPARAZIONE ALLA PRESENTAZIONE
Preparazione
Per realizzare un effetto di movimento tra una diapositiva e l’altra occorre inserire una Transizione , applicabile dall’omonima scheda della barra multifunzione. Gli effetti sono catalogabili in Delicate , Divertenti e Contenuto dinamico e sono selezionabili dalla galleria “Transizione alla diapositiva” sulla scheda Transizioni. L’effetto di transizione può essere visualizzato nel momento in cui viene attivata l’anteprima della presentazione. Per rimuovere una transizione applicare come transizione Nessuna. In visualizzazione Sequenza diapositive , sotto ogni diapositiva che possiede una transizione, viene visualizzata una minuscola icona a forma di stella. Facendo clic su tale icona è possibile visualizzare sulla miniatura l’effetto della transizione che possiede.
Ogni transizione ha delle impostazioni predefinite che possono però essere modificate facilmente nelle Opzioni effetto , che variano a seconda della transizione applicata. Nella casella Durata si può scegliere l’intervallo di tempo desiderato. Le animazioni, invece, vengono applicate agli oggetti interni alla diapositiva, quindi immagini, testi, grafici, ecc. Un’animazione può essere applicata per sottolineare l’ingresso dell’oggetto nella diapositiva, per enfatizzarne la presenza, per evidenziarne l’uscita o per tutti e 3 gli scopi. Allo stesso oggetto, infatti, è possibile attribuire più animazioni. Nella scheda Animazioni possiamo scegliere i diversi effetti proprio in base a questa divisione. La sezione Percorsi animazione della galleria delle animazioni contiene dei percorsi predefiniti per far spostare l’oggetto in varie direzioni con movimenti più o meno complessi. Per personalizzare l’animazione si può aprire il Riquadro animazione proprio della scheda Animazione. In questo riquadro è possibile selezionare l’animazione di un oggetto, visualizzarne l’anteprima e modificarne le caratteristiche. Possiamo infatti scegliere di modificare il momento di partenza di un’animazione, ma anche scegliere l’ordine di riproduzione dell’animazione dei vari elementi. È altresì possibile applicare una delle opzioni disponibili nell’elenco dello strumento Opzioni effetto situato alla destra della galleria Animazione. Oppure accedere direttamente dal riquadro di animazione dal menu contestuale del singolo elemento e selezionare Opzioni effetto. Da qui si possono modificare intervallo di tempo, effetti del testo e la direzione dell’effetto. Le Animazioni si occupano anche del testo e quindi le Opzioni effetto disponibili per un testo consentono di trattarlo come singolo oggetto, tutto insieme o per paragrafi. In maniera predefinita è impostato l’inizio dell’animazione su Al clic del mouse , ma scegliendo Come precedente o Dopo precedente , l’animazione comparirà subito dopo quella precedente. Ad ogni diapositiva si possono aggiungere informazioni e dettagli solitamente ad uso e consumo del relatore, ma talvolta anche come ausilio didattico. A tale scopo, in visualizzazione Normale si può utilizzare il riquadro note, aumentandone le dimensioni se lo spazio standard non fosse sufficiente, oppure passare in visualizzazione Pagina Note. Per nascondere una diapositiva basta estrarre il menu contestuale della sua miniatura e selezionare il comando Nascondi diapositiva. Ripetendo l’operazione la si rende nuovamente visibile. In questo modo queste diapositive non verranno mostrate nella presentazione standard, ma solo se vengono richiamate. Durante la presentazione, per visualizzare una diapositiva nascosta, occorre fare clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi dello schermo e selezionare dal menu contestuale il comando Visualizza tutte le diapositive. Per applicare il piè di pagina in tutte le diapositive scegliere Inserisci ® Intestazione a piè di pagina. Da qui è possibile anche inserire la numerazione delle diapositive oppure una data. Con Applica a tutte si imposta la modifica a tutte le diapositive.
Controllo e revisione
La funzionalità Controllo ortografia e Revisione permette di controllare in tempo reale le parole digitate con i termini presenti dei dizionari disponibili. È possibile correggere un errore scegliendo i suggerimenti oppure digitare la parola corretta. Per controllare l’ortografia di tutta la presentazione, Revisione ® Controllo ortografia. È possibile ignorare l’errore, cambiare la parola errata con uno dei suggerimenti proposti dall’applicazione, o aggiungere la parola non riconosciuta al dizionario. Per modificare l’orientamento di una presentazione, Progettazione ® Dimensioni diapositiva. Qui è possibile anche scegliere Dimensioni personalizzate per modificare non solo le dimensioni, ma anche l’orientamento delle diapositive e delle note. Per avviare una presentazione accedere alla scheda Presentazione ® Avvia dall’inizio o dallo strumento nella barra di accesso rapido. Dalla Diapositiva corrente si può visualizzare la presentazione partendo direttamente dalla diapositiva visualizzata. Per spostarsi nella presentazione occorre utilizzare i comandi del menu oppure la barra degli strumenti in basso a sinistra. È possibile anche utilizzare la freccia in basso o a destra, barra spaziatrice o Invio per andare avanti oppure freccia in su, a sinistra o backspace per andare indietro. Per terminare una presentazione è sufficiente premere Esc oppure cliccare sulla schermata nera che presenta la dicitura Fine presentazione. Fare clic per uscire.
Per un pubblico più tecnico, invece, la soglia di attenzione è alta e l’esposizione è più dettagliata perché il pubblico richiede informazioni più specifiche. Anche in questo caso è bene corredare le diapositive di grafici ed elementi sintetici per non stancare il lettore. Il relatore deve poi assicurarsi che la sala sia adatta a contenere il pubblico, che sia possibile vedere il relatore e lo schermo e che l’illuminazione della sala sia controllabile e non ci siano aree d’ombra. Inoltre, è importante che il videoproiettore sia funzionante e che ci sia disponibilità di un impianto di amplificazione, microfoni, wireless e connessione Wi-Fi funzionante se la presentazione necessita di collegarsi ad internet.
Progettazione, contenuto e disposizione
Una presentazione va progettata tenendo conto innanzitutto delle esigenze del pubblico al quale essa è rivolta. I tempi devono essere adeguati all’esposizione, bilanciare esposizione verbale con le diapositive e che i colori e le immagini siano d’impatto. È importante adattare il tempo alle esigenze del pubblico e al numero di diapositive utilizzate. Il pubblico necessita infatti un intervallo di tempo per esaminare ogni diapositiva. Inoltre, una diapositiva con immagini, piuttosto che con testi, rimane impressa più facilmente nella mente degli spettatori. Infatti, un testo troppo lungo tende a stancare il lettore e, allo stesso tempo, non gli permette di seguire l’esposizione.
8. SCHEMA DIAPOSITIVA
Schema diapositiva
Lo schema diapositiva è un elemento che serve come base di layout per creare la presentazione. In una presentazione possono essere presenti più schemi diapositiva. Qualsiasi modifica apportata agli elementi agli elementi di uno schema diapositiva si trasmette solo a tutte le diapositive della presentazione, create con quello schema. In Visualizza ® Schema diapositiva , si attivano le strutture dello schema. Nel riquadro sulla sinistra la prima immagine rappresenta lo Schema diapositiva , che è l’elemento madre da cui poi dipendono i differenti layout sottostanti. Le modifiche sul layout appariranno solo su quel layout e su tutte le diapositive su cui esso è applicato, invece le modifiche apportate allo schema diapositive valgono per tutti i layout sottostanti. Tuttavia, se il layout viene modificato, allora le modifiche successive dello schema diapositiva non verranno applicate. È possibile inserire nuovi layout in Schema diapositiva ® Modifica master ® Inserisci layout oppure Inserisci schema diapositiva. Con clic destro e Rinomina layout oppure Rinomina layout è possibile modificarne il nome. Per layout si intende la disposizione dei segnaposto nello schema della diapositiva. I segnaposto possono contenere testo, tabelle, immagini, grafici, forme, diagrammi, SmartArt, elementi multimediali. Sia i layout degli schemi predefiniti che quelli degli schemi creati per la presentazione possono essere modificati aggiungendo, togliendo, spostando, modificando i segnaposto. Basta cliccare sulla diapositiva da modificare in Schema diapositiva e spostare gli elementi contenuti in esso. È possibile quindi sia spostare elementi, sia eliminarli, ma anche aggiungere segnaposto da Layout schema diapositiva ® Inserisci segnaposto. I segnaposto quindi lasceranno posto al contenuto che andiamo ad inserire al loro interno. È possibile applicare Schemi diapositiva particolari a una diapositiva o a gruppi di diapositive per far risaltare una situazione particolare. Selezionare le diapositive a cui applicare una struttura diversa e scegliere Home ® Diapositive ® Layout. Applicare un layout ad una diapositiva è molto semplice, basta semplicemente cliccare sulla sua anteprima. I contenuti si adatteranno alla modifica del layout.
Modelli
Esistono dei modelli predefiniti da applicare come struttura alle nostre presentazioni. Ad esempio, può essere utile utilizzare dei modelli se è necessario uno schema personalizzato per presentazioni aziendali che utilizzano uno stile preciso. È importante quindi sfruttare gli schemi diapositiva per creare dei modelli personalizzati e registrarli per essere utilizzati in altre presentazioni. I modelli hanno estensione .potx. I temi della presentazione sono costituiti da colori, caratteri ed effetti del tema che riguardano riempimenti, linee, effetti speciali. È possibile ottenere un tema personalizzato partendo da un tema esistente applicandolo e modificandone colore, carattere ed effetti.
Occorrerà quindi salvarlo non come presentazione, ma come modello. Se si parte da un modello esistente, quindi, sarà necessario scegliere un nome diverso per evitare di sovrascriverlo. Attraverso il pulsante Effetti del tema , è possibile visualizzare gli effetti standard. Gli effetti si applicano agli elementi grafici e quindi sono rilevabili solo se la diapositiva include almeno un elemento grafico. Quindi, per modificare un modello occorrerà creare un tema, ad esempio partendo da un tema già preimpostato. In Schema diapositiva si potranno poi modificare le caratteristiche della struttura, la posizione dei segnaposto, nonché la formattazione degli elementi. Infine, sarà sufficiente salvare il file in File ® Salva con nome e dal menu a tendina scegliere Modelli di PowerPoint.
MODULO 4 – OGGETTI GRAFICI
9. OGGETTI GRAFICI
Oggetti grafici
Gli oggetti grafici sono quindi tutti gli elementi multimediali, figure, immagini, forme, ma anche diagrammi, grafici ed organigrammi. Quando gli oggetti grafici sono vettoriali non perdono di qualità. È possibile variare lo sfondo, può essere applicato un effetto di trasparenza o di tridimensionalità all’oggetto. Cliccando con il tasto destro e scegliendo Formato Forma è infatti possibile aprire il riquadro attività dove scegliere le opzioni di modifica della forma. Gli oggetti disegnati si presentano con un colore di sfondo e immagini predefiniti. È possibile modificare il riempimento delle forme e applicare anche delle sfumature in Riempimento. Per applicare un effetto trasparenza, sempre nella scheda Formato forma / immagine , in Riempimento scegliere nella casella Trasparenza la percentuale di trasparenza. Può essere utile per ridurre l’impatto di sovrapposizione tra più forme o più immagini. Tra gli effetti a disposizione abbiamo anche quelli tridimensionali, che mettono in risalto un oggetto. Una figura piena può diventare tridimensionale e viceversa. Sempre in Formato forma, in Effetti, nella sezione Formato 3D , si può applicare Rilievo , Profondità , Aspetto e Illuminazione. L’illuminazione inoltre può essere scelta tra Neutra , Calda , Fredda e Speciale che, a loro volta, possono essere di tipo: Dura , Morbida , A giorno. In Rotazione 3D è possibile applicare una prospettiva basata su una rotazione. È possibile anche inserire del testo nella forma e scegliere che sia mantenuto piatto e non segua la rotazione 3D. Per garantire l’omogeneità della formattazione, è possibile utilizzare il comando di Copia formato per prelevare lo stile di un oggetto disegnato e applicarlo agli altri oggetti che si trovano nella stessa o in altre diapositive della presentazione. Il comando si trova in Home ® Appunti ® Copia formato. Basterà selezionare l’elemento di cui copiare la formattazione, scegliere Copia formato e poi scaricare il cursore sull’elemento a cui applicare la formattazione. È possibile inoltre anche stabilire una formattazione predefinita in modo che ogni volta che venga creato un oggetto assuma di default quelle caratteristiche. Scegliere una forma, assegnargli delle caratteristiche e poi, clic destro, Imposta come forma predefinita. La regolazione della luminosità e del contrasto consente di armonizzare l’aspetto dell’immagine inserita con il resto della diapositiva. Per modificarlo, accedere a Formato immagine dal menu contestuale con clic destro, in Immagine scegliere Correzione immagine. Nelle caselle Luminosità e Contrasto è possibile stabilire il valore percentuale che vogliamo assegnare all’immagine. Inoltre, un’immagine a colori può anche essere modificata direttamente in PowerPoint. Selezionare l’immagine, in Formato ® Regola ® Colore scegliere Ricolora. Qui è possibile scegliere diverse opzioni, tra cui Gradazioni di grigio , Bianco e nero , Colori attenuati. Si può agire solo sui colori complessivi e non sui singoli elementi dell’immagine. In Ricolora si può anche scegliere di non ricolorare e i colori tornano allo stato originale.
10. GRAFICI E DIAGRAMMI
Usare i grafici
Una volta creato un grafico in una diapositiva, è possibile modificarne le impostazioni di formattazione. Selezionare un elemento del grafico, ad esempio la legenda, e clic destro; scegliere Formato legenda. Si aprirà un riquadro sulla destra con le diverse opzioni di personalizzazione. Oltre alle modifiche di riempimento e di forma, ci sono le opzioni di modifica del testo, ma anche le opzioni di modifica specifiche per l’elemento selezionato. Nel caso della legenda, ci sono infatti le Opzioni Legenda , in cui possiamo modificare la posizione della legenda nel grafico. La stessa operazione può essere compiuta per ogni elemento del grafico. È possibile anche modificare il riempimento degli elementi del grafico o dell’intero grafico. Cliccando con il tasto destro sull’area del grafico, scegliere Formato Area grafico. In Riempimento a immagine o trama è possibile andare a modificare il riempimento dell’area del grafico. Come uno sfondo per la diapositiva, è infatti possibile scegliere di assegnare un colore oppure una trama come sfondo per il grafico e stabilirne anche la trasparenza. Si possono anche affiancare immagini come sfondo e deciderne la posizione. Per modificare la scala sull’asse dei valori, il programma imposta automaticamente sull’asse Y i valori di scala minimo e massimo, prelevandoli dalla sorgente dati. Per rendere più leggibile il grafico, è possibile modificare l’origine degli assi cartesiano o utilizzare una scala di valori logaritmica per l’asse Y, se l’intervallo dei valori riportati è troppo ampio. Selezionare l’asse Y, clic destro ® Formato asse. Selezionare la sezione Opzioni assi e nella sezione Limiti è possibile inserire Minimo e Massimo. In Unità , invece, si possono modificare quali sono considerati i valori come Principali e quali Secondari.
Diagrammi
PowerPoint permette la creazione di diagrammi, in Inserisci ® Illustrazioni ® SmartArt. Ci sono una serie di diagrammi da poter inserire: elenchi, processi, cicli, gerarchie, relazioni, matrici, piramidi, immagini. Ma è possibile anche creare un diagramma inserendo le forme una ad una. In Inserisci ® Forme ci sono le forme tipiche dei diagrammi e i connettori necessari per unire gli oggetti fra loro. I connettori consentono il collegamento, operando sia nei lati che negli angoli delle forme. La loro specificità è quella di seguire gli oggetti quando questi vengono spostati, rimanendovi ancorati. Per collegare 2 forme occorre selezionare un connettore fra quelli disponibili, selezionare il 1° oggetto da collegare, poi trascinare il connettore sul 2° oggetto. Se invece scegliamo un modello, abbiamo sempre la possibilità di aggiungere delle forme. Selezionare l’elemento di partenza da cui aggiungere forme e scegliamo dal clic destro Aggiungi forma. Per cambiare forma, selezionarla e in Formato scegliere Cambia forma. Per eliminare un elemento del diagramma, occorre semplicemente selezionarlo e premere Canc. Stesso discorso per i connettori, è possibile modificarli o aggiungerne di nuovi. I connettori si trovano in Inserisci ® Illustrazioni ® Forme. Per sostituire un connettore è necessario selezionarlo e in Formato scegliere Cambia forma. È possibile anche personalizzarlo con gli Stili forma.
11. MULTIMEDIALITÀ
Audio e video Le presentazioni possono fare ricorso a brevi filmati inseriti nelle diapositive per catturare l’attenzione del pubblico. i filmati possono trovarsi su YouTube oppure su un sito Web, se si dispone del codice di incorporamento. In Inserisci ® Elementi multimediali ® Video. Se il video è nel proprio PC personale, selezionare questa opzione e caricare il file dal percorso specifico. Altrimenti, scegliere Video online ed immettere l’URL del video. Per scegliere la partenza del filmato nella scheda Strumenti video Riproduzione e nella casella Inizio selezionare Automaticamente o Al clic del mouse. Anche per gli audio vale lo stesso criterio. Inserisci ® Elementi multimediali ® Audio ® Audio in PC personale. In Strumenti audio Riproduzione scegliere in Opzioni Audio ® Inizio ® l’opzione Automaticamente o Al clic del mouse. Sempre in Audio, è anche possibile scegliere Registra Audio invece di caricarlo da computer. Cliccare sul pulsante Registra per avviare la registrazione e sul pulsante Stop per fermarla.
È possibile registrare, come oggetto su una diapositiva, una registrazione dello schermo, in cui si realizzano una sequenza di operazioni mostrate sullo schermo. L’oggetto creato può essere salvato come file multimediale. Inserisci ® Elementi multimediali ® Registrazione schermo. Nel Control Dock fare clic su Seleziona area e disegnare sulla diapositiva selezionata l’area dove verrà posizionata la registrazione. Fare clic sul pulsante Registra per iniziare la registrazione. Per terminarla, fare clic sul pulsante Stop. È possibile utilizzare un file audio presente nel computer per dotare la presentazione di un sottofondo. Inserisci ® Elementi multimediali ® Audio ® Audio in PC. Attivare Riproduci in background dalla scheda Riproduzione. L’opzione Nascondi durante riproduzione permette di nascondere l’icona dell’audio durante la presentazione. Con Riavvolgi , invece, possiamo far ripartire nuovamente la riproduzione dopo che è terminata. Possiamo anche scegliere di riprodurre l’audio tra le diapositive o di eseguire la clip finché non viene interrotta.
Animazione
Una volta inseriti gli elementi in una diapositiva, è possibile modificarne gli effetti animati dalla scheda Animazioni. Le animazioni si trovano nella scheda Animazioni. Per modificare il tempo di esecuzione, selezionare l’oggetto nella diapositiva e nel Riquadro Animazione , effettuare un doppio clic sul nome dell’oggetto, oppure selezionare Opzioni effetto dal menu contestuale. In Intervallo scegliere l’ordine di animazione dalla casella Inizia. In Ritardo si può anche scegliere la partenza in ritardo di qualche secondo. Per modificare la sequenza delle animazioni, selezionare un oggetto nella diapositiva. Nel Riquadro Animazione vengono visualizzati gli oggetti della diapositiva ai quali è stato applicato un effetto. Selezionare i pulsanti con le frecce per modificare l’ordine di comparizione o cliccare e trascinare. Dalla finestra di Opzioni effetto si può anche stabilire la fine della comparsa e l’inizio dell’animazione applicata a quell’elemento, nonché alcuni miglioramenti come il colore dopo l’animazione oppure una sfumatura. Le animazioni possono essere applicate anche a ciascun elemento del grafico. Selezionare il grafico e scegliere in Animazione ® Riquadro animazione. Nella finestra di dialogo Opzioni effetto, selezionare la scheda Animazione grafico e scegliere dal menu a discesa della casella Raggruppa grafico , il tipo di animazione. All’avvio dell’animazione disegna lo sfondo del grafico se vogliamo che anche lo sfondo compaia in animazione. In Intervallo scegliere l’inizio e la fine dell’animazione e in Effetti si possono applicare dei miglioramenti, come un segnale acustico oppure il colore dopo la riproduzione dell’elemento. Cliccare su Riproduci per vederne un’anteprima.
MODULO 5 – IMPOSTAZIONI AVANZATE
12. AUMENTARE LA PRODUTTIVITÀ
Collegare, incorporare
Inserire degli elementi in una presentazione che provengono da altri programmi prevede l’incorporamento oppure il collegamento. Incorporare un oggetto vuol dire utilizzarlo in maniera separata e indipendente, quindi le variazioni nel file originale non avranno conseguenze sul file incorporato. Il collegamento invece rimane influenzato da qualsiasi cambiamento avvenga nel file originale, si aggiornerà quindi con le nuove modifiche apportate. Nelle diapositive è possibile inserire dei pulsanti di azione che possono collegare non solo con la pagina successiva o precedente, ma anche rimandare ad un file, un oggetto oppure una pagina web. Selezionare un oggetto a cui applicare l’interazione e in Inserisci ® Collegamenti scegliere Azione. Nel menu a discesa Effettua collegamento a è possibile scegliere tra:
- Diapositiva successiva / precedente;
- Prima diapositiva / Ultima diapositiva;
- Ultima diapositiva visualizzata / Fine presentazione;
- Presentazione personalizzata;
- Collegamento a una presentazione personalizzata, attivare l’opzione Mostra e ritorna per ritornare alla presentazione principale a fine ciclo della presentazione personalizzata;
- Diapositiva, quindi collegandosi ad una diapositiva specifica;
Per esportare l’intera presentazione in formato diverso, scegliere File ® Esporta e in Cambia tipo di file scegliere Salva come altro tipo di file. In Salva con nome selezionare il formato e il nome. Ad esempio, per esportarlo come video, scegliere File ® Esporta ® Crea video. Impostare le caratteristiche e Salva con nome per inserire il nome del file. Il file può essere dotato di password per apertura e modifica. In File ® Salva ® Strumenti scegliere Opzioni generali ed inserire una password per l’apertura del file o una password per la modifica del file. Per eliminare la password occorre eseguire la stessa operazione per inserirla, ma eliminandola.
13. ORGANIZZAZIONE DELLA PRESENTAZIONE
Presentazioni personalizzate
Le presentazioni personalizzate sono costituite da insiemi di diapositive estratte dalla presentazione originale. Dalla stessa presentazione si possono infatti generare più presentazioni personalizzate. Lo scopo potrebbe essere riservare la visione della presentazione personalizzata solo a determinati spettatori o in determinati casi; le diapositive che fanno parte della presentazione personalizzata possono essere tenute nascoste nella presentazione originale. Presentazioni di questo tipo possono essere lanciate anche durante la presentazione originale, alla quale, in genere, è previsto il ritorno automatico, una volta conclusa la presentazione personalizzata. È possibile estrarre dalla presentazione solamente alcune diapositive per creare una presentazione più breve. In Presentazione ® Avvia presentazione scegliere Presentazione personalizzata. Attivare il comando Nuova ed inserire il nome della presentazione. A questo punto occorre inserire le diapositive che vogliamo facciano parte della presentazione personalizzata. Le presentazioni personalizzate possono essere copiate e una copia può essere modificata, includendo nuove diapositive o escludendo alcune delle diapositive presenti. Le presentazioni personalizzate possono essere eliminate, senza danno per la presentazione originale. In Presentazione ® Avvia presentazione ® Presentazione personalizzata selezionare la presentazione da copiare e scegliere il comando Copia. Per modificare una presentazione invece attivare il pulsante Modifica. È possibile cambiare il nome e ordinare le diapositive. Per eliminarla scegliere Rimuovi. La presentazione personalizzata può essere avviata in Presentazione ® Presentazione personalizzata scegliendo dall’elenco la presentazione personalizzata che vogliamo proiettare.
Impostazioni della proiezione
Nelle impostazioni della presentazione possiamo scegliere i tempi di transizione delle diapositive. In Transizioni ® Intervallo è possibile stabilire il tempo della transizione, attivare l’opzione Dopo e stabilire il tempo (valore 00.02 = 2 secondi, 02.00 = 2 minuti). Con Applica a tutte si può impostare lo stesso tempo a tutte le transizioni. In Presentazione ® Imposta scegliere Usa intervalli per attivare gli intervalli di tempo tra le diapositive. Una presentazione può essere visualizzata anche senza la presenza di un relatore che decide quando passare alla diapositiva successiva. Per cui è possibile anche applicare la ripartenza automatica dopo la conclusione, in modo che
venga ripetuta a ciclo continuo. Presentazione ® Imposta ® Imposta presentazione e cliccare Effettua ciclo continuo fino a Esc. È possibile inoltre intervenire per controllare manualmente l’avanzamento delle diapositive o tramite intervalli preimpostati. In Presentazione ® Imposta ® Imposta presentazione , nella sezione Avanzamento diapositive , scegliere l’opzione Manuale oppure Usa intervalli salvati , se disponibili. È possibile quindi scegliere di far avanzare la presentazione con il clic del mouse, oppure in maniera automatica con gli intervalli stabiliti. Nella sezione Opzioni presentazione è possibile scegliere di disattivare le animazioni in Senza animazioni oppure disattivare il commento audio con Senza commento audio. Da qui è anche possibile scegliere quali diapositive mostrare nella presentazione.
Proiezione della presentazione
Il relatore può intervenire dal menu contestuale durante la presentazione per utilizzare una penna virtuale con cui aggiungere delle annotazioni e che è possibile eliminare al termine della presentazione. È sufficiente cliccare con il tasto destro sulla diapositiva proiettata e scegliere penna a sfera, pennarello o evidenziatore. Inoltre, può anche momentaneamente interrompere la presentazione scegliendo dal menu contestuale Schermo ® Schermo nero / bianco. Per terminare la visualizzazione dello schermo bianco o nero cliccare nuovamente con il tasto destro e scegliere Schermo ® Annulla schermo bianco / nero. Nel caso di presentazioni di argomenti complessi, è possibile mettere a disposizione un secondo monitor. Per realizzare questa funzione occorre assicurarsi che in Presentazione ® Monitor sia attivo Visualizzazione relatore. Iniziare la presentazione. Usando 2 monitor, la vista relatore appare automaticamente su un monitor e la vista presentazione appare sull’altro. Utilizzando un monitor, selezionare Altre opzioni e fare clic su Mostra visualizzazione relatore. Visualizzare un’anteprima della prossima diapositiva in alto a destra nella schermata di visualizzazione del relatore o selezionare Visualizza tutte le diapositive per visualizzare le anteprime di tutte le diapositive. Per impostare manualmente lo schermo in cui verranno visualizzate le note in visualizzazione Relatore e lo schermo usato solo per mostrare le diapositive, sulla barra attività nella parte superiore della visualizzazione Relatore selezionare Impostazioni di Visualizzazione e quindi Inverti visualizzazione Relatore e presentazione. Con le frecce Indietro o Avanti è possibile passare da una diapositiva all’altra. Visualizzare le note per la diapositiva corrente nella parte inferiore destra della schermata di visualizzazione del relatore. In questo modo è possibile tenere su un monitor la presentazione e sull’altro monitor la visualizzazione che il relatore sta utilizzando, ad esempio con la pagina note. Usare la visualizzazione Presentazione è un ottimo modo per visualizzare la presentazione con le note del relatore su un computer (ad esempio, il proprio laptop), ma far comparire solo le diapositive sullo schermo visualizzato dal pubblico (ad esempio, uno schermo più grande su cui si proietta la presentazione). Infine, tenete conto di fare pratica con il materiale di presentazione ed utilizzare un tono di voce che possa coinvolgere il pubblico. Anche la postura è importante e l’utilizzo di aneddoti o fatti realmente avvenuto può aiutare il pubblico a ricordare i punti chiave.
