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MODULO 1 – UTILIZZO DELL’APPLICAZIONE
1. UTILIZZO APPLICAZIONE
Lavorare con i documenti
Office è un word processor che permette di creare diversi tipi di documenti come lettere, documenti, volantini e fax. In questa lezione verrò introdotta la barra multifunzione e si vedrà come creare nuovi documenti e aprire quelli esistenti. Office Word p un programma di videoscrittura che consente di creare e modificare documenti. Word può essere attivato da Start, ma si può anche collegare alla barra delle applicazioni. Aprendo Word, alla schermata principale è possibile scegliere di creare un documento nuovo oppure basarsi su un modello preimpostato. È possibile velocizzare l’operazione digitando W nella ricerca. Selezionandola di frequente si troverà nelle applicazioni più usate. La barra di accesso rapido si trova in alto vicino la barra del titolo con gli strumenti Salva , Annulla e Ripristina e c’è la possibilità di personalizzare la barra di accesso rapido con la freccia accanto a queste icone. In questo modo possiamo aggiungere le icone dei comandi che riteniamo siano più utili e che utilizziamo più spesso. La barra Titolo visualizza il nome del documento e dell’applicazione. La barra multifunzione si trova proprio sotto la barra del titolo. La barra multifunzione contiene tutti i comandi di cui si ha bisogno per eseguire le operazioni più comuni. Essa è formata da più schede, ognuna con diversi gruppi di comandi, ed è possibile aggiungere proprie schede che contengono i comandi preferiti. La prima scheda è la scheda File , che contiene la Visualizzazione di backstage e i comandi di Apri , Salva con nome o Stampa. Cliccando sulle schede si aprono più visualizzazioni e vari comandi. Alcuni gruppi presentano una linguetta per scegliere più visualizzazioni. La seconda scheda è la scheda Home , con un set di strumenti riguardanti l’attività di elaborazione dei testi. La scheda Inserisci riguarda i contenuti multimediali. La scheda Progettazione riguarda la formattazione della pagina. La scheda Layout , invece, si occupa dello stile della pagina, come margini, dimensioni e colonne. La scheda Riferimenti si occupa di inserire note e citazioni. La scheda Lettere permette di creare buste ed etichette. La scheda Revisione riguarda la correzione ortografica. La scheda Visualizza si occupa della modalità di visualizzazione. La scheda Guida permette di visualizzare la guida di Word. Infine, all’estrema destra abbiamo lo strumento Cosa vuoi fare , in cui è possibile digitare la frase dell’attività che si sta ricercando. L’ultimo pulsante è Condividi , che ci permette di condividere il documento tramite il nostro account Office. La barra multifunzione è stata progettata per essere facile da usare e reattiva; tuttavia, è possibile scegliere di ridurre al minimo, per esempio nel caso in cui ci sia bisogno di più spazio sullo schermo. Per minimizzare la barra multifunzione bisogna fare clic sulla freccia nell’angolo superiore destro. Per massimizzare la barra multifunzione, fare di nuovo clic sulla freccia. È possibile personalizzare la barra multifunzione con la creazione di schede personalizzate nelle quali è possibile inserire qualsiasi comando si desidera. I comandi sono sempre alloggiati all’interno di un gruppo, ed è possibile creare quanti gruppi si vuole, al fine di mantenere ordine nelle schede. Se si desidera, si può anche aggiungere dei comandi da qualsiasi delle schede predefinite. Per personalizzare la barra multifunzione bisogna fare clic sol tasto destro sulla barra multifunzione stessa e scegliere “Personalizza barra multifunzione”. Quando comprimi la barra multifunzione scompare dalla visualizzazione. Per farla comparire basta cliccare su una delle voci per aprire le schede. Per tornare ad espandere la barra, cliccare nuovamente sul pulsante sulla destra. In alternativa, si possono combinare i tasti Ctrl+F1 sia per nascondere che visualizzare la barra.
Nell’area inferiore della finestra abbiamo, invece, la barra di stato che fornisce le informazioni sul documento, pulsanti di Visualizzazione con lo strumento Zoom e i diversi layout di visualizzazione della pagina. La visualizzazione “Backstage” offre varie opzioni per il risparmio di tempo, come l’apertura di un file, la stampa o la condivisione di un documento. Fare clic sulla scheda File. Si aprirà a schermi intero una finestra con un riquadro sulla sinistra con le opzioni di salvataggio, stampa e condivisione. Per tornare al documento, basta fare clic sul tasto indietro. I righelli si trovano in alto e sulla sinistra e si attivano nella scheda Visualizza, scegliendo Righelli. I file di Word sono chiamati documenti. Ogni volta che si avvia un nuovo progetto in Word è necessario creare un nuovo documento, che può essere creato sia vuoto che da un modello. C’è anche la possibilità di avviare il lavoro aprendo un documento. Per aprire un documento esistente, fare clic sulla scheda “File”. Questo porta alla visualizzazione Backstage; selezionare “Apri”. Se cominciamo a digitare un testo nel documento si attiva una barra di formattazione rapida che consente di applicare formattazioni veloci al testo. Questo strumento non scompare finché non clicchiamo sul documento. I riquadri Attività vengono attivati quando clicchiamo sulla freccina obliqua in basso a destra di un gruppo di funzioni. Alcuni riquadri, come quello dello stile, possono essere spostati e posizionati in zone diverse, altri invece si aprono solo sul lato sinistro della pagina. Per chiuderli basta cliccare X. Per creare un nuovo documento bisogna andare in File e scegliere Nuovo. Per creare un documento basato su un modello già esistente dobbiamo cliccare sull’opzione Altri modelli. Cliccando su uno di essi è possibile visualizzarne un’anteprima. Nella barra di ricerca si può ricercare un modello online. Nella schermata centrale abbiamo anche la possibilità di scegliere tra i file recenti. Cliccando su Altri documenti abbiamo, invece, accesso ai documenti sul nostro computer o nell’archivio OneDrive tra quelli utilizzati di recente. Su Sfoglia si può, invece, caricare un documento direttamente dai file del computer. In basso abbiamo anche la funzione Recupera documenti non salvati , che può recuperare documenti recenti, ma chiusi senza salvare. Per salvare un documento, cliccare su File ® Salva. In questo modo si salvano le modifiche ad un documento già esistente, lasciando invariate la posizione e il formato. Nella schermata si può scegliere dove salvare il documento, se sul proprio computer o se su One Drive. Il file verrà salvato in formato .docx. Con l’opzione Salva con nome si può scegliere un nome diverso per il file e un percorso diverso. Nel menu a tendina si può anche scegliere un formato in cui salvare il file, ad esempio in PDF. In alternativa anche l’opzione Esporta permette di convertire il file in PDF/XPS. Per chiudere il documento, File ® Chiudi. Se il file non è stato salvato verrà richiesto il salvataggio. Per chiudere Word, invece, cliccare sul pulsante Chiudi in alto a destra. Per spostarsi tra più di un documento aperto è possibile utilizzare lo strumento Cambia Finestra in Visualizza ® Finestra. Nella barra delle applicazioni, tuttavia, ogni documento viene aperto in maniera separata in una scheda indipendente.
Migliorare le produttività
In File troviamo anche Opzioni , in cui possiamo modificare le impostazioni del documento. Nella sezione Generale si può modificare il nome utente in modo da attribuire un autore ai documenti. Qui è possibile modificare le opzioni dell’interfaccia e modificare delle opzioni per migliorare l’utilizzo dell’applicazione, ad esempio l’attivazione della formattazione rapida. In Visualizzazione si scelgono le opzioni di visualizzazione dei segni di formattazione come tabulazioni, segni di paragrafo, segni nascosti, nonché la visualizzazione dei contenuti per la stampa. In Strumenti di correzione ci sono delle impostazioni di correzione automatica che si possono disattivare o attivare. In Salvataggio si può modificare il percorso predefinito del salvataggio dei file. La posizione di default è Documenti. In Salva del computer per impostazione predefinita si può fare in modo che il file venga salvato in maniera automatica in quella cartella. In Percorso file locale predefinito si può scegliere quindi la cartella di destinazione. In Lingua si può modificare la lingua di Word e della correzione, per fare in modo che riconosca le parole nella lingua in cui scriviamo. In Accessibilità si modificano le impostazioni per facilitare la visualizzazione del documento per persone con disabilità.
Per eliminare il testo:
- Posizionare il punto di inserimento accanto al testo che si desidera eliminare;
- Premere il tasto “Back” sulla tastiera per eliminare il testo a sinistra del punto di inserimento;
- Premere “Canc” sulla tastiera per eliminare il testo a destra del punto di inserimento. Il testo può essere modificato aggiungendo testo aggiuntivo o sostituire quello esistente. Posizionatevi con il cursore sul punto in cui volete digitare. Il testo si sposta per fare posto a quello nuovo. Con la voce Sovrascrivi dal menu della barra di stato si può sovrascrivere il testo che si trova alla destra del punto di inserimento. Per selezionare il testo:
- Posizionare il punto di inserimento accanto al testo che si desidera selezionare;
- Fare clic con il mouse e, tenendolo premuto, trascinarlo sul testo per selezionarlo;
- Rilasciare il pulsante del mouse; è stato selezionato il testo. Cliccando con il tasto destro sul testo selezionato appariranno le azioni che possiamo eseguire dalla formattazione rapida. Quando si seleziona il testo o le immagini in Word, una barra degli strumenti “sospesa” appare con opzioni di formattazione. Se la barra degli strumenti non appare in un primo momento, provare a spostare il mouse sopra la selezione. Per copiare e incollare testo:
- Selezionare il testo che si desidera copiare;
- Fare clic sul comando “Copia”;
- Per incollare scegliere il comando “Incolla” (si trovano entrambi in Home sul riquadro sulla sinistra). La scorciatoia da tastiera per il copia è Ctrl+C , quindi tenere premuto Ctrl e poi C; per incolla invece Ctrl+V. È possibile anche fare clic col tasto destro sul documento e selezionare Taglia. Posizionare il punto di inserimento dove si desidera che il testo appaia e fare clic sul comando “Incolla”. È anche possibile tagliare, copiare e incollare cliccando col tasto destro sul documento e scegliere l’azione desiderata dal menu a discesa. Quando si utilizza questo metodo per incollare, è possibile scegliere tra 3 opzioni che determinano come verrà formattato il testo:
- Mantieni formattazione originale;
- Unisci formattazione;
- Mantieni solo il testo. Per trascinare e rilasciare il testo:
- Selezionare il testo che si desidera copiare;
- Fare clic e trascinare il testo nella posizione in cui si desidera che appaia; il cursore avrà un rettangolo sotto di essa per indicare che si sta spostando testo;
- Trovare e sostituire il testo. Quando si lavora con i documenti più lunghi, può essere difficile e richiedere tempo trovare una parola o una frase specifica. Word può ricercare autonomamente il documento utilizzando il comando “Trova” e permettere anche di modificare parole o frasi utilizzando “Sostituisci”. Per trovare testo:
- Dalla casa scheda, fare clic sul comando “Trova”;
- Il riquadro Spostamento” apparirà sul lato sinistro dello schermo;
- Se il testo viene trovato nel documento, verrà evidenziato in giallo e verrà visualizzata un’anteprima nel riquadro di spostamento;
- Se il testo appare più di una volta, è possibile fare clic sulle frecce nel riquadro di spostamento per scorrere i risultati. Per sostituire il testo:
- Dalla scheda “Home” fare clic sul comando “Sostituisci”;
- Il “Trova e sostituisci” apparirà nella finestra di dialogo:
- Selezionare la scheda “Sostituisci”;
- Digitare il testo che si desidera trovare nel campo “Trova”;
- Digitare il testo che si desidera sostituire nel campo “Sostituisci con:”;
- Fare clic su “Trova successivo” e quindi “Sostituisci” per sostituire il testo; è anche possibile fare clic su “Sostituisci tutto” per sostituire tutte le istanze all’interno del documento. Per inserire simboli o caratteri speciali, nella scheda Inserisci scegliere lo strumento Simboli. Nella finestra di dialogo appaiono i simboli più frequenti, in Altri simboli compare la finestra di dialogo con l’elenco di tutti i simboli presenti. Symbol consente di selezionare simboli, quali il copyright (©) o operatori matematici come l’infinito. Wingdings dispone di piccoli disegni decorativi come frecce e segnali utilizzabili negli elenchi puntati, al posto dei tradizionali punti elenco. Il testo normale include caratteri come l’apice singolo ‘ e il fine paragrafo, oltre a lettere utilizzate in lingue straniere. I caratteri speciali sono caratteri come il marchio registrato e il marchio depositato. Molti possono essere richiamati con combinazioni di tasti, ad esempio Alt+Ctrl+T per il marchio registrato.
Selezionare e modificare
Una volta selezionato il testo, ad esempio, si può procedere con la digitazione di quello nuovo. La sostituzione interverrà solo sulla parte selezionata, a prescindere dal numero di nuovi caratteri digitati. In base al numero di clic compiuto sull’area vuota del margine sinistro si possono effettuare selezioni diverse:
- Un clic seleziona la riga;
- Doppio clic seleziona l’intero paragrafo;
- Triplo clic seleziona il documento intero. Per selezionare tutto il testo scegliere Home ® Modifica ® Seleziona ® Seleziona tutto. Per deselezionare cliccare qualsiasi altro punto del testo. Per selezionare parti di testo non adiacenti fra loro, selezionare un primo blocco di testo, quindi tenendo premuto il tasto Ctrl selezionare i successivi. Per estendere una selezione già esistente, tenere premuto il tasto Shift mentre si usa il tasto freccia a destra o freccia verso il basso. Per visualizzare caratteri non stampabili in Home ® Paragrafo il simbolo di Mostra tutti i caratteri di formattazione. Per personalizzare in maniera specifica quali segni non stampabili visualizzare, andare in File ® Opzioni e scegliere dalla scheda Visualizzazione le varie opzioni nella sezione Mostra sempre questi segni di formattazione. Caratteri di tabulazione ® selezionare questa opzione per visualizzare i caratteri di tabulazione come frecce. Spazi ® selezionare questa opzione per visualizzare gli spazi tra le parole come puntini. Segni di paragrafo ® selezionare questa opzione per visualizzare le estremità dei paragrafi con il simbolo del paragrafo. Modificare un testo può avvenire sia con le funzionalità Taglia e Incolla nella scheda Appunti in Home. Nel momento di realizzazione dello strumento Taglia, il testo copiato viene inserito negli appunti di sistema. Per inserire il testo in un nuovo documento basta aprirne uno nuovo e incollare il testo appena copiato. Una volta incollato, il testo copiato non viene cancellato dagli Appunti. Lo strumento Incolla della barra multifunzione è diviso in 2 parti. Quella superiore incolla l’elemento copiato preservandone la formattazione originale; quella inferiore apre un menu di Opzioni Incolla: incolla speciale e imposta opzione predefinita per incolla. Gli strumenti di Taglia, Copia e Incolla vengono utilizzati anche per gli altri contenuti multimediali, non solo i contenuti testuali. Cliccando sull’icona in basso a destra della scheda Appunti si aprirà un riquadro di attività in cui sono raccolti gli ultimi elementi tagliati da varie applicazioni. Cliccando sull’elemento verrà incollato nel documento. In Opzioni si può scegliere di Mostrare automaticamente gli Appunti di Office, Mostrare gli appunti quando si preme Ctrl+C 2 volte, Raccogli senza mostrare Appunti di Office (in questo modo gli Appunti archiviano il contenuto copiato da un file qualsiasi), Mostra icona Appunti di Office sulla barra delle applicazioni, Mostra stato accanto alla barra delle applicazioni durante la copia (per mostrare il numero di elementi copiati). Si può duplicare un testo anche solo selezionandolo e trascinando tenendo premuto Ctrl. Anche incollando un testo si possono scegliere impostazioni di Incolla: Mantieni formattazione originale, Unisci formattazione, immagine, Mantieni solo il testo.
Per modificare il maiuscolo/minuscolo del testo:
- Selezionare il testo che si desidera modificare;
- Fare clic sul tasto Maiuscole/Minuscole;
- Selezionare l’opzione Maiuscolo/Minuscolo desiderata dall’elenco. Per applicare il corsivo, il grassetto o il sottolineato prima di digitare una parola, basta premere il pulsante per attivare la formattazione e, una volta completata la digitazione, premere nuovamente il pulsante. Per modificare l’allineamento del testo:
- Selezionare il testo che si desidera modificare;
- Selezionare una delle 4 scelte di allineamento del paragrafo gruppo nella casa scheda. Allinea testo a sinistra ® allinea tutto il testo selezionato al margine sinistro. Centro ® allinea il testo equidistante dai margini sinistro e destro. Allinea testo a destra ® allinea tutto il testo selezionato al margine destro. Giustifica ® testo giustificato è uguale su entrambi i lati e allinea anche per i margini destro e sinistro. A volte si presenta la necessità di ottenere del testo che appaia come esponente o deponente di una parola. Applicando la caratteristica di apice o pendice ai caratteri che si vogliono ottenere in alto o in basso rispetto alla parola di cui fanno parte, è possibile soddisfare questa esigenza. Nel pannello Home ® Carattere ci sono i pulsanti corrispondenti per entrambe le azioni. In genere, si modifica un documento utilizzando la “Modalità di inserimento”. Ciò significa che il testo a destra del punto d’inserimento si sposta verso destra durante la digitazione del nuovo testo. La modalità di inserimento aggiunge il testo, ma non cancella nulla. Premendo il tasto “Ins” , situato alla destra del tasto “Backspace”, una volta è possibile cambiare la modalità da inserimento a sovrascrittura. Quando il computer è in modalità di sovrascrittura, il testo digitato sostituisce qualsiasi testo esistente alla destra del punto di inserimento e, quindi, cancella. Si può stabilire in quale modalità ci si trova guardando la barra di stato nella parte inferiore dello schermo. Nel caso in cui la pressione del tasto “Ins” non abbia effetto, bisognerà utilizzare l’icona di “modalità” specificata precedentemente, cliccandoci sopra si cambia il tipo di modalità che stiamo usando, se non fosse presente nella barra la possiamo visualizzare cliccando col tasto destro e selezionando “Sovrascrivi Inserisci”. Volendo applicare più formattazioni, si può cliccare sul pulsante in basso a destra della scheda Carattere. Si apre una finestra di dialogo con diverse formattazioni di cui se ne visualizza l’anteprima nella scheda in basso. È possibile anche copiare la formattazione del testo tramite lo strumento Copia formato nella scheda Appunti. Selezionare il testo di cui si vuole copiare il formato, scegliere Copia formato e selezionare il testo di destinazione. Con il doppio clic su Copia formato si applica la formattazione a più testi in successione. Questa funzionalità resta attiva finché non si preme nuovamente sul pulsante. Per quanto riguarda la sillabazione, cioè l’impostazione di andare a capo con un trattino, può essere disattivata in Layout ® Imposta pagina. Si può altrimenti modificare l’impostazione di sillabazione in maniera manuale, selezionare la prima parola della riga e richiamare il comando. Word propone in una finestra il punto ideale di sillabazione e visualizza tutti i punti possibili. In Sillabazione ci sono le Opzioni di sillabazione , in cui si può scegliere la sillabazione automatica, sillaba solo le parole maiuscole, righe consecutive sillabate dove si incrementano il numero massimo di righe che ci concludono con parole sillabate. Per aggiungere i collegamenti ipertestuali basta copiare un indirizzo e incollarlo nel testo. Se invece l’indirizzo è digitato, allora basta premere invio per renderlo un collegamento. Altrimenti è possibile cliccare sul comando Inserisci ® Collegamento. Assicurarsi che sia selezionato il pulsante File o pagina web esistente, quindi digitare o incollare il collegamento nella casella Indirizzo. Attraverso il pulsante Descrizione , invece, è possibile personalizzare il suggerimento a schermo che appare quando si passa il puntatore sul collegamento. Per modificare un collegamento ipertestuale, clic destro e dal menu a tendina Modifica collegamento ipertestuale ® Rimuovi collegamento. In maniera più rapida, clic destro e Rimuovi collegamento ipertestuale permette di eliminare il collegamento in modo da non dover aprire la finestra di dialogo di modifica.
Paragrafo
Come creare un paragrafo? Molto semplicemente una volta digitato un testo basta cliccare Invio per creare un paragrafo. Un paragrafo è quell’area separata con il simbolo definito piede di mosca da un’altra area. Posizionando il cursore immediatamente prima di un simbolo di paragrafo, ed eliminandolo con il tasto Canc, il paragrafo successivo si fonde nel precedente. La spaziatura di un paragrafo è lo spazio lasciato prima di quello che lo precede e dopo quello che lo segue. La spaziatura viene impostata in Layout ® Paragrafo. Spaziatura prima indica lo spazio sopra i paragrafi selezionati, Spaziatura dopo indica lo spazio sotto i paragrafi selezionati. Per modificare le dimensioni basta usare le frecce nella casella o digitare un numero. Anche in Home ® Paragrafo è possibile aggiungere la spaziatura utilizzando i comandi di Aggiungi spazio prima del paragrafo o Aggiungi spazio dopo il paragrafo dal menu Interlinea e Spaziatura. Gli incrementi Prima o Dopo vanno di 6 punti alla volta. Inoltre, in Progettazione si può scegliere in Spaziatura paragrafo per scegliere una spaziatura per tutto il documento. È bene utilizzare la spaziatura in quanto con il tasto Invio non sempre si crea uno spazio accettabile: infatti, lo spazio generato dall’invio dipende dalla dimensione del carattere. L’interlinea è lo spazio verticale fra le righe dello stesso paragrafo. Per modificarla Home ® Paragrafo ® Interlinea e spaziatura. Offre come opzioni: 1; 1,15; 1,5; 2; 2,5; 3 e Opzioni interlinea per personalizzare le dimensioni. Da qui si può scegliere Singola, 1,5 righe, Doppia, Minima, Esatta e Multipla. Tutte le impostazioni di paragrafo vengono modificate nella finestra di dialogo del Paragrafo che si attiva aprendo il riquadro di attività della scheda Generale ® Paragrafo.
Stili
Uno stile è un insieme di istruzioni di formattazione che si possono applicare a più testi. In Home ® Stili ci sono una serie di stili predefiniti che è possibile applicare cliccando sul tasto in basso a destra per aprire il riquadro attività. Gli stili di carattere vengono applicati a porzioni di testo del paragrafo, mentre gli stili di paragrafo si applicano all’intero paragrafo. Ogni stile appartiene ad un set di stili che si trovano in Progettazione ® Formattazione documento ® Altro. A questo punto, spostare il puntatore sul set per visualizzarne l’effetto. Cambiando set si modificano tutti gli stili del documento. Gli elenchi numerati vengono utilizzati per numerare progressivamente un elenco di voci. Il modo più semplice per crearne uno è quello di utilizzare la funzionalità Elenchi numerati automatici. In questo modo, inserendo un numero e andando a capo, Word assume che si voglia ottenere un elenco numerato e genera automaticamente l’elemento successivo quando si conclude il paragrafo con il tasto Invio. Se invece abbiamo già inserito un elenco e vogliamo numerarlo, Home ® Elenchi numerati. Da qui si apre un elenco di possibili formati da adattare al nostro elenco. Si può creare un elenco puntato e non numerato, semplicemente assegnare al primo componente * seguito da uno spazio e dal testo che vogliamo inserire. Premendo Invio, automaticamente si genera un elenco. Allo stesso modo se abbiamo già inserito un elenco e vogliamo stabilire un elenco puntato in Home ® Elenchi puntati. Per personalizzare un elenco, scegli il comando Definisci nuovo punto elenco e in Simbolo accedi all’elenco dei simboli che si possono applicare. Si può anche utilizzare un’immagine come punto elenco. L’elenco si può anche modificare nella scheda Home ® Carattere in cui è possibile formattare lo stile, la dimensione e il colore dell’elenco. Per andare a capo in un elenco evitando di creare un nuovo elemento dell’elenco, bisogna tenere premuto Shift+Invio. In questo modo si avrà una continuazione della riga. Rimuovendo la riga, il paragrafo viene ricompattato seguendo la numerazione. Per rimuovere un elenco senza dover eliminare il testo basta selezionarlo e scegliere nuovamente il pulsante Elenchi numerati ed Elenchi puntati. Un bordo è un elemento decorativo che viene visualizzato attorno ad un oggetto, che può essere un paragrafo, una pagina o un’immagine. Per applicare un bordo Home ® Paragrafo ® Bordi. I bordi di un paragrafo possono essere personalizzati in termini di stile della linea, spessore e colore tramite la finestra di dialogo Bordi e sfondo , attivabile dall’elenco associato allo strumento Bordi. Per rimuoverlo basta scegliere Nessun bordo tra le opzioni. Uno sfondo è una percentuale di colore che può essere aggiunta allo sfondo di un oggetto, come può essere un testo, un paragrafo o una tabella. Per applicare lo sfondo Home ® Paragrafo ® Sfondo.
Nello stesso pannello, nella finestra di dialogo si può scegliere Inserisci tabella , che consente di digitare direttamente il numero di colonne e righe. Una volta creata la tabella, la barra multifunzione si arricchisce di 2 schede: Progettazione e Layout. In Progettazione si può modificare la tabella modificando colori e bordi, Layout invece modifica la struttura, quindi righe e colonne. Se il testo è già separato da tabulazioni, è possibile convertirlo rapidamente in una tabella. Selezionare Inserisci ® Tabella e quindi Converti il testo in tabella. Per disegnare una tabella personalizzata, selezionare Inserisci ® Tabella ® Disegna tabella. Per modificare i dati nelle celle (intersezione tra righe e colonne) della tabella basta digitare al suo interno. È possibile spostarsi all’interno delle celle della tabella utilizzando le frecce direzionali. Per spostarlo in una cella a destra si preme il tasto Tab o la freccia direzionale destra; per spostarlo in una cella a sinistra si preme il tasto Shift+Tab o la freccia direzionale sinistra; per spostarlo in una cella verso il basso si preme la freccia direzionale verso il basso; per spostarlo in una cella verso l’alto si preme la freccia direzionale verso l’alto. Utilizzare solo le frecce direzionali in una cella con del testo porta ad uno spostamento tra i caratteri della parola. Le frecce su e giù, invece, si spostano nelle colonne a prescindere dal teso. Il primo punto di inserimento nella tabella è nella prima cella sulla sinistra. Quando si supera l’ampiezza della cella, Word lo suddivide in più righe. Per modificare i dati di una tabella, procedere come nel testo normale del documento. Per selezionare una tabella bisogna cliccare sull’angolo in alto a sinistra di tutta la tabella. Per selezionare, invece, una singola cella cliccare sull’angolo inferiore sinistro. Per selezionare una colonna intera cliccare sul bordo superiore. Per selezionare una riga cliccare sul margine sinistro.
Formattazione tabella
In basso a destra, sul quadrato nell’angolo della tabella, è possibile andare ad ingrandire o ridurre la tabella in modo proporzionale. Passando il cursore sul confine delle colonne e delle tabelle è anche possibile modificare l’ampiezza di queste. Per inserire una riga oppure una colonna in una tabella già esistente è possibile utilizzare la barra di formattazione rapida. Cliccando sulla tabella in alto a sinistra compare la formattazione rapida in cui abbiamo l’opzione Inserisci e scegliere se aggiungere colonne o righe. Lo stesso comando è disponibile anche nella scheda Layout degli Strumenti tabella. In alternativa, passando il cursore sull’intestazione tra le colonne o righe appare un pulsante + che permette in maniera rapida di aggiungere celle. Questo però porta all’inserimento di una riga o colonna alla volta. Si può attivare lo strumento di Inserisci controlli in File ® Opzioni ® Impostazioni avanzate nella scheda di Visualizzazione. Con Inserisci controlli è possibile aggiungere più di una riga o una colonna contemporaneamente. Per eliminare l’intera tabella, cliccare su Elimina nella barra di formattazione rapida oppure in Layout ® Strumenti tabella. Selezionare la tabella e premere solo Canc rischia di cancellare il contenuto, ma non la tabella.
L’altezza di una riga si adatta automaticamente alla dimensione del carattere, ma volendo aggiungere più spazio sopra o sotto il testo si può modificare l’altezza della riga trascinando il bordo inferiore. Nel righello orizzontale è presente il marcatore di Sposta colonna di tabella che modifica la dimensione della colonna. Trascinando il quadratino di ridimensionamento accanto alla tabella si variano le dimensioni della tabella. Se invece vogliamo modificare la tabella in maniera precisa, selezionare Layout ® Strumenti Tabella e scegliere gli strumenti Altezza e Larghezza. Anche la tabella può essere formattata. In Progettazione ® Strumenti tabella si possono modificare i bordi della tabella, impostando uno stile, uno spessore ed un colore. Per applicare uno sfondo, sempre nella scheda Progettazione, con l’icona Sfondo si può scegliere il colore per mettere in risalto una riga o colonna. Nella scheda Progettazione ci sono comunque degli stili già preimpostati che è possibile applicare direttamente alla tabella creata cliccando sullo stile scelto.
Oggetti grafici
In Word è possibile anche inserire grafici, immagini e contenuti multimediali. È possibile fare in modo che si dispongano nel testo adattando quest’ultimo ad essi. Nella scheda Inserisci possiamo scegliere Illustrazioni e con lo strumento Immagini Online possiamo inserire immagini dal web. Il motore di ricerca utilizzato è Bing, ma si può anche sfogliare su OneDrive, Facebook e Flickr. Con Bing è possibile ricercare nel motore di ricerca una parola o una frase. Con One Drive invece basta cliccare su Sfoglia per scegliere l’immagine dal nostro Cloud, mentre in basso a sinistra si possono attivare i collegamenti ad altre piattaforme se sono collegate con quell’account. Le nuove edizioni di Word non supportano più l’utilizzo diretto delle ClipArt, per cui gli utenti possono scaricare le immagini tramite Bing, che permette di filtrare le immagini con licenza Creative Commons. Nel Pannello Illustrazioni è possibile anche inserire delle forme, scegliendo tra l’elenco di forme che si presentano nel menu a tendina. La funzionalità Schermata permette anche di catturare l’immagine dello schermo direttamente da Word. Per selezionare gli elementi grafici inseriti in Word bisogna cliccare sulle maniglie di ridimensionamento. Anche in questo caso, come per le tabelle, cliccando su una forma compare una nuova scheda nella barra multifunzione che è quella di Strumenti di disegno. In questo pannello in Formato possiamo modificare le dimensioni della forma, ma anche applicare degli stili, come ombreggiature e filtri 3D. Se invece vogliamo caricare un’immagine da un file, Inserisci ® Illustrazioni ® Immagini e scegliere Inserisci Immagine da Questo dispositivo , in modo da aprire la finestra di dialogo con il percorso dei file. Per inserire un grafico sempre in Inserisci ® Illustrazioni , ma stavolta scegliamo Grafico. Si apre una finestra di dialogo in cui poter scegliere la tipologia di grafico che ci interessa e permette di selezionare direttamente un suo sottotipo. Dopo l’inserimento del grafico, sul documento viene sovrapposta una finestra di Excel con un foglio di calcolo, in cui è possibile sostituire i dati campione presenti con quelli desiderati. Ad ogni correzione, il grafico si aggiorna automaticamente. Terminata la digitazione dei dati, chiudere la finestra del foglio di calcolo. Per selezionare il grafico compare la scheda nella barra multifunzione chiamata Strumenti grafico , formata da Progettazione e Formato. In Progettazione si può modificare la tipologia di grafico, i dati di origine, personalizzare i suoi elementi. In Formato invece si possono applicare degli stili di forma e disporre gli oggetti. In realtà è possibile anche modificare il grafico utilizzando le maniglie che compaiono ai 4 angoli di esso una volta selezionato:
- Opzioni layout ® per disporre il grafico in relazione al testo;
- Elemento grafico ® per visualizzare e formattare gli elementi;
- Stili grafici ® per modificare il colore e lo stile;
- Filtro grafico ® per visualizzare o nascondere i dati.
Per usare come origine dati un file esistente, occorre selezionare l’opzione Usa elenco esistente e fare clic sul collegamento Sfoglia per aprire la finestra di ricerca. I campi di unione sono inseriti nella posizione indicata dal punto d’inserimento e il loro nome appare racchiuso tra doppio segno minore e doppio segno maggiore. Ad esempio, in Mittente si inseriscono campi Nominativo, Indirizzo, Città, ecc., separati dalla barra spaziatrice e da Invio per andare a capo e creare una struttura. È possibile visualizzare l’anteprima del documento principale unito alle informazioni dei campi dati selezionati, prima di confermare la fusione. Mediante il comando Modifica elenco destinatari è possibile personalizzare l’elenco dei destinatari ordinando, filtrando o escludendo i destinatari presenti nell’origine dati. Per completare l’unione scegliere come destinazione stampa o nel caso del messaggio di posta, scegliere posta elettronica. Salvataggio automatico Word salva automaticamente i documenti in una cartella temporanea, mentre si sta lavorando su di loro. Se si dimentica di salvare le modifiche o se Word si blocca, è possibile recuperare il file salvato automaticamente.
- Aprire un documento che è stato chiuso senza salvare;
- Cliccare su File e selezionare Informazioni. Se ci sono le versioni del file salvati automaticamente, esse appaiono sotto Versioni nella scheda Informazioni. Per importazione predefinita, Word crea salvataggi automatici ogni 10 minuti. Se si sta modificando un documento per meno di 10 minuti, Word non può creare una versione salvata automaticamente.
6. PREPARAZIONE STAMPA
Impostazione
È possibile con Word realizzare un salto di pagina definita Interruzione di pagina. In questo modo è possibile andare direttamente nella pagina successiva, ad esempio quando si vuole creare una pagina bianca tra un capitolo ed un altro. Quando realizziamo un’interruzione e visualizziamo i caratteri nascosti, compare una linea punteggiata con la dicitura Interruzione pagina al centro. Questa dicitura ovviamente non compare in fase di stampa, ma serve per essere più precisi nell’organizzazione delle pagine. Infatti, creare un’interruzione di pagina premendo il tasto Invio rischia di modificare tutta la struttura del testo: basta cancellare una riga per andare nella pagina precedente. Con l’interruzione di pagina, invece, cancellando una riga, la struttura non viene modificata. Per cancellare un’interruzione di pagina basta cancellare il carattere come un qualsiasi testo. Ovviamente bisogna visualizzare i caratteri nascosti per poter vedere la dicitura Interruzione di pagina. Selezionare la dicitura e premere il tasto Canc. Sempre riguardo le modifiche per la stampa, è possibile anche modificare l’orientamento della pagina, in orizzontale o in verticale. Di norma l’orientamento è verticale, dove i lati corti del foglio si trovano in basso e in alto. In orizzontale, invece, i lati corti corrispondono a sinistra e destra. La modifica viene effettuata in Layout ® Orientamenti. Sempre in Layout, ma stavolta in Dimensioni è possibile anche modificare le dimensioni della pagina. Il formato A4, che corrisponde a 21 x 29,7, è il formato di default utilizzato per i documenti più comuni. Nel menu a tendina ci sono le diverse dimensioni più utilizzate, ma in alternativa si può accedere ad Altre dimensioni foglio e nella finestra Imposta pagina nella scheda Carta si possono modificare Altezza e Larghezza in maniera personalizzata.
Modificando dimensione e orientamento, i salti di pagina vengono aggiornati automaticamente. Anche per questo motivo è più professionale utilizzare i salti di pagina invece che Invio ripetuti. Nella scheda Layout, la prima impostazione di modifica è Margini. Qui è possibile modificare la distanza tra il testo e il bordo della pagina su tutti i lati del foglio. Anche in questo caso la scheda presenta dei margini di default, ma in Margini personalizzati si possono modificare manualmente per i 4 lati. In molte stampanti c’è una dimensione per i margini in quanto non è possibile stampare fino ai bordi, quindi margini troppo stretti non verranno visualizzati in fase di stampa. Word riconosce il problema e invia un messaggio di errore con la possibilità di Correggere per aumentare la larghezza del margine ed adattarlo alla stampante. Le intestazioni sono la parte superiore del testo che generalmente corrisponde al titolo del capitolo o al logo aziendale o ai dati della carta intestata. Al contrario, i piè di pagina sono intestazioni collocate nella parte inferiore della pagina, ad esempio come la numerazione. Inserisci ® Intestazioni. Generalmente vengono collocate in aree esterne rispetto al corpo del testo, in modo da non interferire. Inserisci ® Piè di pagina. Una volta creati questi 2 strumenti, si apre la scheda di Progettazione con le opzioni per la gestione delle funzioni. Le tabulazioni in questo caso sono centrata, a destra della riga in cui si scrive o a sinistra della riga. È indispensabile lavorare in Layout di stampa per visualizzare queste modalità in quanto agiscono al di sopra dei margini. In Progettazione ® Vai a piè di pagina / Vai a intestazione , ci si può spostare tra le diverse intestazioni o piè di pagina senza dover scorrere l’intero documento. Per modificarle basta quindi cliccare su di esse come un qualsiasi testo. Completate le operazioni, cliccate sul pulsante Chiudi intestazione e piè di pagina o cliccate 2 volte sul corpo del documento. Per inserire campi in intestazioni e piè di pagina di un documento occorre utilizzare i pulsanti presenti nella scheda contestuale Progettazione. Ad esempio, possiamo inserire il campo Data e ora che consente di scegliere il formato e l’aggiornamento automatico di data e ora correnti. In alcuni documenti potrebbe essere richiesta nel piè di pagina la presenza del nome del documento e dell’autore. Sempre nella scheda Progettazione ® Informazioni sul documento. Per inserire la numerazione automatica delle pagine abbiamo il pulsante Numero di pagina nella scheda Progettazione. In alternativa, direttamente in Inserisci abbiamo l’opzione Numero di pagina. Dal menu contestuale è possibile scegliere Formato numeri di pagina per stabilire lo stile della numerazione.
Controllo e stampa
Prima di stampare occorre controllare che sia corretto. Con Word è possibile utilizzare una funzionalità di Controllo ortografia e grammatica. Il controllo si può effettuare anche mentre si scrive il documento con segnalazione immediata degli errori. La funzione “Correzione automatica” di Word è in grado di automatizzare alcune delle operazioni ripetitive coinvolte nella creazione di documenti. Si possono anche sostituire gli errori di ortografia e di battitura più comuni durante la digitazione. Se si utilizzano parecchi nomi propri o termini specifici, è possibile memorizzare i riferimenti alla correzione. Ad esempio, invece di digitare google.it, è possibile memorizzare le lettere “goo” in “Correzione automatica”. File ® Opzioni ® Strumenti di correzione in Opzioni di correzione automatica dove è possibile stabilire delle regole standard per la correzione. Per aggiungere quindi una “Correzione automatica” dobbiamo cliccare sulla casella di testo sotto “Sostituisci” ed inserire quello che vogliamo venga sostituito, nel nostro caso la stringa “goo”; cliccando poi nella casella di testo sotto “Con:” dovremmo inserire la stringa che vogliamo sia sostituita, nel nostro caso “google.it”.
- Incorniciato , ovvero con il testo attorno;
- Ravvicinato , quindi accanto al testo;
- All’interno , quindi con il testo che si dispone attorno al bordo, con il testo disposto sia sopra che sotto;
- Dietro al testo ;
- Davanti al testo. In alternativa, si può cliccare sull’icona che compare sulla destra dell’oggetto per disporre il suo allineamento con il testo. Se si sceglie uno degli stili Incorniciato, Ravvicinato, All’interno è possibile attivare l’area Disposizione del testo in cui possiamo scegliere se posizionare il testo su entrambi i lati, oppure solo alla sinistra dell’oggetto, solo a destra, oppure solo sul lato più largo. È possibile scegliere anche la disposizione del testo rispetto le tabelle. Selezionare la tabella e scegliere Proprietà tabella in Layout. Anche in questo caso si aprirà una finestra di dialogo con a disposizione l’allineamento al testo Ravvicinato. Cliccando su queste opzioni si ottengono ulteriori personalizzazioni in Posizionamento. Dal menu a tendina a destra dell’oggetto grafico si può scegliere se spostare l’immagine con il testo o se lasciarlo fisso nella pagina. Tra le funzionalità avanzate rientrano anche quelle di ricerca. In Home ® Trova ® Ricerca avanzata. Nella finestra di dialogo bisogna compilare le caselle di Trova e per averne più opzioni scegliere Altro. È possibile scegliere di ricercare Maiuscole/Minuscole, solo parole intere, usare caratteri jolly, prefisso, suffisso, ignorare i segni di punteggiatura e ignorare gli spazi. In Formato si può anche scegliere la formattazione opportuna in cui ricercare. Per copiare ed incollare il testo con una formattazione specifica, è possibile scegliere da Home ® Appunti il comando Incolla ® Incolla speciale. Dalla finestra di dialogo ci sono le opzioni di incollare il testo formattato oppure senza la formattazione di origine.
Paragrafi
Applicare l’interlinea ad un paragrafo è molto semplice, ma è possibile anche scegliere alcune personalizzazioni avanzate. In Paragrafo ® Rientri e spaziatura si può scegliere dal meni a discesa le interlinee preimpostate, oppure in Opzioni interlinea si apre la finestra di dialogo con le opzioni di Rientri e spaziatura. Da qui è possibile scegliere in Spaziatura ® Interlinea e possiamo scegliere nella casella Valore un valore specifico per l’interlinea del paragrafo. Oltre le opzioni Singola, Multipla e Doppia ci sono anche Minima / Esatta. Per rimuovere o applicare opzioni di impaginazione del paragrafo, agire sempre in Paragrafo e dal riquadro d’attività nella scheda Distribuzione testo è possibile modificare le impostazioni per l’impaginazione.
- Controlla righe isolate impedisce che l’ultima riga di un paragrafo venga posizionata da sola all’inizio di una pagina o che la prima riga di un paragrafo venga posizionata da sola alla fine di una pagina.
- Mantieni come successivo fa sì che il paragrafo selezionato stia sempre sulla stessa pagina del paragrafo successivo.
- Mantieni assieme le righe fa sì che tutte le righe di un paragrafo stiano sempre sulla stessa pagina.
- Anteponi interruzione inserisce un’interruzione di pagina, prima del paragrafo selezionato.
- In Eccezioni formattazione possiamo scegliere di eliminare la sillabazione e omettere i numeri di riga. Altre impostazioni avanzate riguardano la formattazione degli elenchi numerati. È possibile selezionare un elenco a più livelli, in Home ® Paragrafo dal pulsante apposito. Una volta inserito un elenco, per creare una sotto categoria è quindi sufficiente selezionare la riga che vogliamo diventi una sottocategoria e in Elenchi a più livelli scegliere Cambia livello elenco. In questo modo possiamo creare più di una sottocategoria. In Definisci nuovo elenco a più livelli possiamo personalizzare la formattazione di ognuno dei livelli, nonché allineamento e stile. Per applicare questi valori all’intero elenco, scegliere Imposta per tutti i livelli. In Definisci nuovo stile è possibile creare una nuova tipologia di elenco a più livelli.
Stili
Gli stili consentono di ottenere documenti con aspetto professionale, oltre che permettere rapide operazioni di impaginazione. L’uso degli stili è molto utilizzato nelle pubblicazioni editoriali, in particolare nella realizzazione dei documenti di decine o centinaia di pagine. In questi casi, è possibile aggiungere del testo in qualsiasi parte del documento, mantenendo lo stile del testo aggiunto con il testo già esistente. Cambiando uno stile, tutti i testi che hanno applicato quello stile subiranno la modifica. È importante inoltre che gli oggetti siano dotati di testo alternativo rendendoli fruibili ai non vedenti. Vediamo come creare uno stile di carattere, uno stile di paragrafo e come aggiungere un testo alternativo.
Il testo alternativo si può facilmente aggiungere, ad esempio, ad un’immagine o ad una forma e viene utilizzato per i non vedenti: con il testo alternativo infatti i programmi di lettura descriveranno l’immagine attraverso il testo che abbiamo inserito. Selezionate l’immagine e con clic destro scegliere dal menu contestuale Modifica testo alternativo. Per quanto riguarda lo stile di carattere , riguarda la formattazione che si trova nella scheda Home ® Carattere. Per creare uno stile con una formattazione particolare, dopo aver formattato il testo, scegliamo Home ® Stili ® Crea stile e poi Modifica. Selezionare Carattere come Tipo. Su Stile basato su possiamo impostare una base di partenza oppure possiamo realizzare una formattazione da zero. Se invece abbiamo selezionato un testo già formattato, allora le impostazioni saranno già attivate. Con clic destro sullo stile da modificare nel pannello Stili, dal menu contestuale si può scegliere Modifica e personalizzare lo stile che abbiamo creato. In questo modo l’aggiornamento si applicherà a tutti i testi che hanno adottato lo stile. Se invece modifichiamo quello stile direttamente da un testo, allora scegliamo Aggiorna in base alla selezione. Per applicare uno stile è sufficiente selezionare il testo e cliccare poi sullo stile desiderato dal pannello Stili in Home. La formattazione dello stile paragrafo funziona in maniera analoga. Lo stile di paragrafo si applica automaticamente al paragrafo all’interno del quale si trova il cursore. Per applicarlo contemporaneamente a più paragrafi, è possibile attuare la selezione multipla. In Home ® Stili ® Crea stile scegliere Modifica e assegnare alla casella tipo la voce Paragrafo. Formattare dalla finestra di dialogo lo stile del paragrafo che vogliamo creare. Per modificare lo stile, clic destro sullo stile nel pannello Stili e scegliere Modifica dal menu contestuale. Se invece selezioniamo un testo con quella formattazione, ma vogliamo apportare delle modifiche che saranno applicate a tutto lo stile, scegliere Aggiorna in base a selezione. L’aggiornamento dello stile paragrafo si riflette sui paragrafi che utilizzano lo stesso stile paragrafo.
Colonne
Il testo di un documento può essere disposto su più colonne. Le colonne possono avere tutte la stessa larghezza o possono avere larghezza differente. Una volta creato un testo su più colonne è possibile modificare in qualsiasi momento il numero delle colonne che lo compongono. Per disporre un testo in colonne, selezionare il testo e in Layout scegliere Colonne. Dal meno contestuale scegliere il numero di colonne da applicare al testo. È possibile modificare l’ampiezza e la spaziatura alle colonne che andiamo a creare. In Colonne ® Altre colonne nella finestra di dialogo si aprono una serie di impostazioni. Da qui possiamo modificare l’ampiezza delle colonne e anche la distanza tra una colonna e l’altra, nonché l’inserimento di una linea di separazione tra le colonne. Si possono inserire anche delle interruzioni di colonna, ovvero interrompere una colonna in un determinato punto e ricominciare alla colonna successiva, proprio come un’interruzione di pagina. In Layout ® Imposta pagina ® Interruzioni ® Colonna è possibile inserire l’interruzione di colonna, utilizzando la combinazione di tasti Ctrl+Maiusc+Invio. Per eliminare un’interruzione di colonna, occorre posizionare il cursore prima dell’interruzione di colonna e premere Canc. Se non dovesse essere visibile la posizione dell’interruzione di colonna, occorre cliccare sul pulsante Mostra tutto della scheda Home nel gruppo Paragrafo.
Se invece vogliamo trasformare un testo in tabella, occorre selezionarlo e attivare in Inserisci il comando Tabella ® Converti il testo in tabella. Selezionare il numero di colonne che si vuole creare. In Opzioni adattamento automatico impostare la larghezza. In Separa il testo in corrispondenza di si può scegliere il carattere da usare come delimitazione per inserire il testo nelle diverse colonne. Al contrario, per trasformare una tabella in un testo occorre accedere a Layout ® Dati ® Converti in testo e scegliere la modalità di separazione del testo per le voci delle celle.
9 - 10. RIFERIMENTI
Didascalie, note a piè di pagina, note di chiusura
In questa lezione vedremo le funzionalità avanzate per la modifica dei riferimenti, quindi intestazioni e didascalie. È possibile aggiungere delle didascalie a oggetti, ad esempio una numerazione automatica o un testo esplicativo. Le didascalie possono essere aggiunte automaticamente all’inserimento di un determinato oggetto. Le note invece servono per aggiungere informazioni ad un testo, al di fuori di esso. Se le didascalie sono descrizioni di oggetti, le note possono invece essere a piè di pagina, quindi in fondo al testo, oppure in chiusura del documento o della sezione. Per aggiungere una didascalia ad un oggetto, selezionarlo e in Riferimenti ® Inserisci didascalia possiamo aggiungere il testo desiderato. Nella finestra di dialogo scegliere l’etichetta tra Figura, Equazione e Tabella oppure un’etichetta personalizzata; selezionare la posizione di visualizzazione ed eventualmente una numerazione se nel documento abbiamo intenzione di inserire più di una didascalia. In numerazione è possibile scegliere il formato in numero arabi, romani, lettere minuscole o maiuscole come numerazione per le diverse didascalie nel documento. La didascalia può essere formattata come un normale testo, ma vengono aggiornate anche automaticamente. Cliccando con il tasto destro del mouse è possibile aggiornarla manualmente con Aggiorna campo. Per quanto riguarda, invece, le note a piè di pagina o di chiusura, come abbiamo detto, sono informazioni aggiuntive che accompagnano il testo e possono essere inserite in Riferimenti ® Note a piè di pagina / Note di chiusura. Dobbiamo quindi posizionarci dopo le parole nel testo in cui vogliamo inserire il legame alla nota. Andando ad inserire la nota, comparirà quindi un numero di collegamento con la nota che si trova in chiusura del documento o in chiusura della pagina, a seconda della nostra scelta. Possiamo modificare il riferimento della nota cliccando sul riquadro attività di Note di chiusura e scegliere in Formato la tipologia di formato da utilizzare come riferimento per la nota. Nel caso della numerazione, scegliere se cominciare da un numero diverso da 1, se continuare la numerazione dalle note precedenti o se ricominciare a ogni pagina o ad ogni sezione. La nota va digitata nell’area corrispondente a piè di pagina o in chiusura del documento. Scegliendo l’opzione in chiusura, tutte le note verranno inserite nell’ultima pagina del documento. Per modificare il testo delle note, occorre selezionare il testo della nota e formattarla come un normale testo. Partendo da una nota di piè di pagina o di fine documento, è possibile raggiungere facilmente l’indicatore relativo, utilizzano il comando Vai a nota… del meni contestuale ottenuto con il clic destro. Eliminare direttamente il riferimento della nota nel testo per andare ad eliminare completamente la nota anche a piè di pagina o in chiusura. La numerazione si aggiorna automaticamente. È possibile spostare una nota a piè di pagina a chiusura cliccando nell’area della nota e con il tasto destro scegliere Converti in nota di chiusura. Stessa operazione per l’azione inversa. È possibile aggiungere al documento che si sta creando delle citazioni. Posizionare il cursore immediatamente dopo la parola o dopo il testo al quale si desidera riferire la citazione. In Riferimenti ® Citazione e bibliografia ® Inserisci citazione ® Aggiungi nuova fonte , completare la compilazione dei campi riportati nella finestra di dialogo Crea fonte.
Come tipo di fonte è possibile scegliere libro, articolo, atti di convegno, sito web, relazione. Per modificare la citazione è sufficiente selezionare lo stile dal menu a tendina in Riferimenti ® Citazioni e scegliere la tipologia di stile. È possibile andare a modificare la citazione selezionandola e scegliendo da Riferimenti ® Citazioni ® Gestisci fonti. Scegliamo la fonte da modificare e clicchiamo su Modifica per aggiungere le modifiche. Una volta create tutte le fonti, possiamo creare una bibliografia che andrà a racchiudere tutte le fonti inserite nel testo. Attivare il comando Bibliografia ® Inserisci bibliografia , nel gruppo Citazioni e bibliografia, della scheda Riferimenti.
Tabelle di riferimento e indici
L’indice può essere di diversi tipi:
- Indice degli argomenti o Sommario ® è generalmente posto all’inizio del manuale, contiene in ordine sequenziale gli argomenti che sono riportati nel manuale stesso, caratterizzati dallo stile titolo;
- Indice analitico o Indice ® è generalmente posto alla fine del manuale, contiene in ordine alfabetico i termini che sono stati contrassegnati durante la stesura del manuale;
- Tabelle di riferimento o Indice delle figure ® è l’elenco di tutti gli oggetti dotati di didascalia (figure, tabelle, equazioni o altro definito dall’utente) presenti nel documento. Per poter generare un sommario è necessario innanzitutto formattare tutti i titoli del documento che si vuole includere nel sommario, con gli stili titolo di Word. In Riferimenti ® Inserisci sommario ® Sommario , per creare il sommario. Quindi, assegnare la tipologia di Stile Titolo del nostro documento, ovviamente possiamo anche modificarne la formattazione. Dopodiché possiamo creare il sommario. In Sommario personalizzato possiamo scegliere il formato di visualizzazione del sommario e fino a quanti livelli mostrare dopo il titolo. In Carattere di riempimento possiamo scegliere la separazione tra il titolo e la numerazione della pagina. Le voci di sommario che vengono generate sono collegamenti ipertestuali. Premendo il tasto Ctrl e cliccando contemporaneamente su una voce di sommario, è possibile raggiungere direttamente il punto del documento collegato. Se si desidera utilizzare stili diversi dagli stili titolo predefiniti, occorre fare clic sul pulsante Opzioni e associare i numeri da 1 a n agli stili personalizzarti, parallelamente occorre togliere il numero che era associato agli Stili Titolo predefiniti. Dal riquadro attività Home ® Stili è possibile scegliere il sommario e dal menu a tendina scegliere Modifica per modificare la formattazione del sommario. Per aggiornare il sommario, cliccare su un qualsiasi punto e in Riferimenti scegliere Aggiorna sommario. Possiamo selezionare se aggiornare l’intero sommario se sono stati eliminati dei titoli o solo i numeri della pagina se dobbiamo modificare la numerazione delle pagine. Oppure clic destro ® Aggiorna campo. Per quanto riguarda la creazione dell’indice delle figure, posizionare il cursore nel punto del documento dove si desidera generare l’indice, poi Riferimenti ® Didascalie ® Inserisci indice delle figure. Da questa scheda si può modificare il Formato dell’indice e il carattere di riempimento per collegare l’intestazione con la numerazione della pagina. In Etichetta bisogna scegliere la tipologia di etichetta da assegnare all’indice e in Opzioni si può invece modificare il tipo di stile. Per modificare lo stile, occorre cliccare su una delle voci e aprire nuovamente la finestra di dialogo da inserisci indice delle figure. L’indice analitico è una sezione che riporta in ordine alfabetico le voci che sono state contrassegnate. Bisogna quindi contrassegnare una voce, selezionando il testo e scegliendo in Riferimenti ® Indice ® Segna voce. Dalla finestra di dialogo scegliere il nome della voce principale ed eventualmente della voce secondaria. Per includere una voce di livello
