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MODULO 6 - STRUMENTI DI PRESENTAZIONE
Primi passi con gli strumenti di presentazione.
Introduzione
L'esigenza di presentare agli altri i propri dati o le proprie informazioni, di qualunque genere esse siano, sia a livello aziendale, che didattico o per altri scopi, è stata sempre sentita. Le applicazioni capaci di creare presentazioni efficaci e di grande impatto, sono divenute sempre più sofisticate e con l'avvento dei computer multimediali, sono divenite capaci di produrre con facilità documenti di presentazione di livello professionale. Un documento di presentazione è un documento che integra diversi elementi di comunicazione, testo, immagini, suoni, filmati, che rendono efficace la comunicazione del messaggio. Esso è formato da diapositive (slide), che possono essere proiettate, viste sul monitor o stampate, in sequenza oppure in forma reticolare con salti ipertestuali e contengono tutti gli elementi multimediali, attivabili automaticamente o manualmente con un click del mouse. Di applicazioni per produrre presentazioni ne esistono molte, e alcune anche molto professionali. Noi ci occuperemo di Microsoft Power Point, che fa parte, insieme alle altre applicazioni studiate in questi moduli, di Microsoft Office. Aprire un programma di Presentazione. Appena aperto, Power Point presenta una finestra di dialogo con la quale si può aprire una presentazione esistente oppure seguire un percorso guidato per creare una presentazione personalizzata. Una diapositiva deve contenere gli elementi della comunicazione distribuiti opportunamente per avere un impatto efficace; perciò in questo caso è di particolare importanza sfruttare dei modelli preconfezionati, che possono comunque essere personalizzati. Mediante i pulsanti di scelta a esclusione si può aprire, innanzi tutto, una presentazione esistente. Le ultime presentazioni aperte compaiono nell'elenco. Se si vuole aprire un'altra presentazione, facciamo click su Altri file.. e si aprirà la solita finestra di dialogo, nella quale possiamo cercare il file e aprirlo. La finestra di dialogo iniziale si apre all'apertura di Power Point automaticamente, se la casella di scelta della scheda Visualizzazione del menu Strumenti/Opzioni è spuntata. Durante il lavoro tale finestra non è accessibile, ma si può aprire l'equivalente cliccando su File/Nuovo. Aperta la presentazione si entra nell'ambiente di lavoro per modificarla o presentarla.
L'ambiente di lavoro, come si vede, mostra, oltre alle solite barre di strumenti e del menu, una zona a sinistra con l'indice delle diapositive con gli elenchi in esse contenuti in modo che sia facile la selezione per la modifica. Infatti cliccando sull'icona della diapositiva o sull'elenco viene visualizzata nella finestra a lato la diapositiva. In basso vi è una casella per le note o gli appunti relativi a quella diapositiva. Vedremo in seguito quali sono le altre modalità di visualizzazione. Aprire diversi documenti. Naturalmente Power Point permette di aprire più presentazioni contemporaneamente in modo da copiare o trasportare elementi dall'una all'altra. In questo modo è possibile sfruttare diapositive già confezionate e snellire così il lavoro. Per aprire un'altra presentazione fare click sul pulsante Apri ( ) oppure su File/Apri, cercare il file e aprirlo. Salvare una presentazione su Hard disk o su dischetto. Ciascuna presentazione aperta può essere salvata su disco fisso o su dischetto cliccando sul pulsante Salva ( ) della barra degli strumenti standard. In questo caso, se la presentazione viene salvata per la prima volta si apre la finestra di dialogo solita in cui inserire il nome e scegliere la cartella, altrimenti il file viene salvato direttamente senza ulteriori richieste. Questo pulsante equivale al comando File/Salva. Se si vuol dare un altro nome alla presentazione, oppure se si vuole salvarla in un'altra cartella, allora occorre cliccare sul menu File/Salva con nome. In questo caso si apre sempre la finestra di dialogo in cui si può scegliere un altro nome o un'altra cartella. Ricordarsi, comunque, che il file col nome precedente non viene cancellato, ma viene chiuso automaticamente e lasciato nella sua cartella; nell'applicazione rimane aperto e attivo il nome dell'ultimo salvataggio. Per trasferire una presentazione su dischetto è preferibile copiarlo con le solite modalità. Ciò permette di controllare la grandezza del file e prendere le precauzioni necessarie. Bisogna ricordare che nelle presentazioni spesso sono presenti diverse immagini o suoni o altri elementi che occupano molto spazio, per cui il file .ppt potrebbe non entrare in un solo dischetto. Occorre ricorrere, in questi casi, alla copia su CD, se si ha il masterizzatore, oppure al Backup o al Winzip, che permettono di spezzare il file su più dischetti. Chiudere il documento di presentazione. Quando sono stati aperti più file, è possibile chiuderli uno alla volta cliccando sul pulsante di chiusura della relativa finestra ( ) oppure sul menu File/Chiudi. In questo modo rimane aperta l'applicazione. Chiudendo l'applicazione dal pulsante di chiusura della finestra oppure dal menu File/Esci , viene chiesto se salvare le ultime modifiche apportate ai vari file e poi vengono chiuse tutte le presentazioni e l'applicazione. Usare le funzioni di Help. Spesso la guida in linea viene sottovalutata. Al contrario essa è di primaria importanza per imparare a sfruttare al meglio l'applicazione e per superare eventuali problemi che si presentano. Tutto ciò che si può fare con l'applicazione, certamente è presente nella guida. Trovare l'argomento relativo è semplice.
Modificare le impostazioni di base.
All'apertura di una presentazione di Power Point, l'interfaccia che si presenta è quella vista in un paragrafo precedente, cioè, oltre tutte le barre di strumenti e di stao caratteristiche di tutte le applicazioni windows, lo schermo risulta diviso in tre riquadri. Il riquadro struttura , nella quale compare l'elenco delle diapositive con i relativi contenuti, i quali possono essere compressi o espansi con un doppio click col pulsante sinistro del mouse oppure scegliendo Comprimi o Espandi dal menu di scelta rapida che si apre cliccando col pulsante destro del mouse sull'icona della diapositiva. Nel riquadro diapositiva appare la diapositiva, che può essere modificata in tutte le sue parti. Cliccando col pulsante sinistro del mouse vengono selezionate le varie parti di cui essa è composta in modo da poter apportare le modifiche. Cliccando col pulsante destro del mouse si apre un menu di scelta rapida che consente di effettuare diverse operazioni. In basso compare il riquadro note, in cui è possibile inserire osservazioni e note, le quali possono, in seguito, essere stampate o visualizzate insieme alla diapositiva. Si può cambiare modo di visualizzare la diapositiva sullo schermo cliccando sulla voce di menu Visualizza. Quella descritta è la modalità Visualizzazione normale ed è quella in cui si effettua la creazione e la modifica delle diapositive. La visualizzazione Sequenza diapositive presenta tutte le diapositive in formato ridotto in modo da poter controllare la sequenza ed eventualmente cambiarne l'ordine. Una diapositiva può essere spostata semplicemente trascinandola, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, nel punto desiderato.
La modalità Pagina note visualizza la casella di testo note, in modo da poterla modificare a piacimento. Infine, l'ultima modalità di visualizzazione è Presentazione che equivale alla pressione del tasto funzione F5. Con essa viene avviata la presentazione a partire dalla diapositiva selezionata. La voce Schema permette di accedere agli schemi della diapositiva, delle note etc. in modo da poterli modificare più agevolmente. Le diverse modalità di visualizzazione sono accessibili, in modo più rapido, mediante i pulsanti relativi presenti in basso a sinistra nel riquadro struttura. Da sinistra a destra si hanno le visualizzazioni Normale, Struttura, Diapositiva, Sequenza, Presentazione. Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom della pagina. I vari riquadri dello schermo sono ingrandibili a piacimento per poter visualizzare i dettagli. Sulla barra degli strumenti standard è presente il pulsante Zoom, e nella voce di menu Visualizza è presente la voce Zoom, che permette di impostare il fattore di ingrandimento. Il fattore di ingrandimento impostato si riferisce la riquadro selezionato. In altri termini, ogni riquadro (struttura, diapositiva e note) può essere ingrandito o rimpicciolito semplicemente cliccandoci sopra per selezionarlo e poi impostando lo zoom. Così, uno alla volta, possono essere ingranditi tutti e tre i riquadri. Al solito, occorre ricordare che la visualizzazione sullo schermo non ha niente a che fare con ciò che verrà stampato. Modificare la barra degli strumenti.
su Nuova. Viene richiesto il nome da dare alla barra. Dopo aver cliccato su OK, appare la barra ancora vuota di pulsanti. Selezionare la scheda Comandi e prelevare i pulsanti desiderati trascinandoli sulla barra creata. Salvare una presentazione con un altro formato. Quando si salva un documento Power Point, il suo formato standard è quello Presentazione (estensione. ppt ). Ma le informazioni contenute in una diapositiva possono essere salvate in diversi altri modi, data la peculiare sua struttura (molto usato il formato pps ). Per esempio si possono salvare le informazioni testuali di tutte le diapositive in un formato riconoscibile da Word, oppure si può salvare la diapositiva come se fosse un'immagine (sia essa bmp oppure gif o Jpg o wmf). La presentazione può essere salvata in formato Power Point di una precedente edizione. Si può infine salvare in un formato da mandare in rete come pagina web. Se si fa click su File/Salva con nome si apre la finestra di dialogo del salvataggio in cui si può scegliere il Tipo di file. Scegliendo, per esempio, il formato immagine File Jpeg viene chiesto se salvare tutte le diapositive oppure solo quella corrente. Tale immagine potrà essere usata come tutte le altre immagini. Se si sceglie, invece, Struttura/RTF vengono salvate tutte le parti testuali in un documento apribile con un editor di testo. Per avere un'idea precisa dei diversi formati è consigliabile provarli. Salvare una presentazione in formato WEB. Un formato particolare e particolarmente utile data la diffusione delle reti, è il formato WEB. Per salvare in formato web fare click sul menu File/Salva come pagina web... Nella solita finestra di dialogo compare un pulsante Pubblica, cliccando sul quale si apre una serie di finestre di dialogo in cui si possono impostare diversi parametri per la pubblicazione del file Html prodotto. Cliccando su Salva la presentazione viene salvata in formato html visionabile con Microsoft Explorer 5 o seguenti. Se si apre questo file con Explorer si può godere della presentazione come se si fosse nell'ambiente Power Point. Internet è divenuto un palcoscenico mondiale in cui tutti possiamo diventare visibili a tutti. Con i siti gratuitamente offerti da molte società possiamo davvero, se abbiamo qualcosa da dire, farci sentire in tutto il mondo. Una presentazione messa in rete può essere goduta da un numero teoricamente molto elevato di persone di tutti i livelli sociali, di tutti i livelli culturali. E questa è una conquista di libertà unica nella storia e ormai irrinunciabile. Creare una presentazione.
Creare una nuova presentazione.
Quando si avvia Power Point, all'interno della finestra principale appare, come detto nella prima sezione, una finestra di dialogo che presenta tre opzioni: Creazione guidata Contenuto, Modello struttura e Presentazione vuota , oltre all'opzione di apertura di una
presentazione esistente. PowerPoint si presenta mostrando i diversi metodi disponibili per creare presentazioni. Vediamoli un po' più da vicino. La Creazione guidata Contenuto è lo strumento più veloce per creare una presentazione. Facendo clic su questa voce si avvia una procedura guidata che, attraverso semplici passaggi, permette di scegliere, tra i modelli in memoria, il tipo di presentazione che più corrisponde alle proprie esigenze. Cliccando su Avanti, oppure sui quadrati colorati si procede nella creazione guidata. Nella prima fase, Tipo di presentazione, PowerPoint presenta una serie di pulsanti ( Tutte, Generale, Società, Progetti, Vendite e marketing , Corso Carnegie... ), a ognuno dei quali corrisponde una lista di modelli tra cui si può scegliere il tipo più vicino alla presentazione che si intende creare. Se si seleziona il pulsante Società, per esempio, appaiono i modelli Piano commerciale, Riunione della società, Risultati finanziari, Incontro con i nuovi dipendenti, etc. Per scegliere un modello selezionatelo con il mouse e quindi fate clic su Avanti. Il programma avvia la seconda fase, Stile presentazione, in cui potete scegliere il tipo di output, cioè di utilizzo, previsto per la presentazione. le opzioni sono varie: presentazione su schermo, presentazione sul Web, lucidi, diapositive 35mm. L'ultima fase, Opzioni presentazione , richiede di inserire il titolo e gli altri elementi quali il piè di pagina, la data dell'ultimo aggiornamento e il numero di diapositiva. Dopo aver impostato tutti i dati fate clic su Fine, in modo che Power Point cerchi il modello di presentazione più vicino alle vostre esigenze: il programma visualizza la prima diapositiva, con una struttura per l'intera presentazione, e con i riquadri di testo da riempire con i propri dati.
Se invece fate clic sulla scheda Presentazioni avrete a disposizione una lista di presentazioni: selezionatene una e il programma ne mostrerà l'intera struttura, molto simile a quella della creazione guidata, che potete modificare e personalizzare in base alle vostre esigenze. Se all'avvio del programma fate clic su Presentazione vuota, infine, PowerPoint apre la finestra Nuova diapositiva, che permette di scegliere un layout automatico per la diapositiva, nel quale però dovrete impostare lo sfondo e i colori. Modificare il layout di una diapositiva. Scegliendo un modello di diapositiva non vuol dire che il suo layout non possa essere modificato. Ogni elemento della diapositiva, testo, immagini e altro, può essere modificato, eliminato, inserito, spostato, copiato; il testo può essere riformattato. Per far ciò occorre selezionare l'elemento cliccandoci sopra e dopo procedere alle operazioni di modifica.Gli elementi più impostanti di una diapositiva sono senz'altro il testo e le immagini. Il testo viene inserito sempre in una casella di testo e le immagini occupano la loro cornice. In questo modo testo e immagini possono essere distribuiti sulla diapositiva in posizioni libere. Aggiungere testo. Il testo è un elemento molto importante delle diapositive, perché permette di evidenziare gli elementi più importanti della presentazioni e i contenuti su cui si vuole attirare l'attenzione dei destinatari. È bene utilizzarlo in modo moderato, privilegiando frasi chiare ed essenziali, poiché una presentazione con molto testo comporta uno sforzo maggiore da parte di chi deve recepirla. Se non si può fare a meno di utilizzare testi lunghi è sempre consigliabile suddividerli all'interno di più diapositive. Nelle prossime pagine vedremo come inserire il testo nelle diapositive, lavorando con il riquadro diapositiva. Come detto prima, il testo delle diapositive è contenuto nelle caselle di testo. Se avete creato una nuova presentazione con la Creazione guidata o attraverso un Modello struttura, le caselle di testo sono già state inserite dal programma, vuote ma posizionate e formattate secondo lo stile di layout prescelto. Per inserire il testo posizionatevi nel riquadro diapositiva, fate clic nella casella di testo, in modo che il bordo appaia evidenziato, e digitate. Le lettere appaiono con la formattazione di
default del box di testo, che può essere successivamente modificata con gli strumenti della barra di Formattazione. Per modificare velocemente la formattazione di un testo, selezionatelo e scegliete la voce Carattere dal menu di scelta rapida che si apre facendo clic con il pulsante destro del mouse. Se volete spostare la casella di testo posizionate il cursore del mouse sul bordo della casella, in modo che si trasformi in una freccia quadrupla e, tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinatela nel punto desiderato. Per ridimensionare la forma della casella fate clic, posizionatevi con il mouse su una delle maniglie bianche e, sempre tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinate fino a raggiungere la dimensione voluta. È importante accertarsi sempre che il testo non ecceda rispetto alle dimensioni del box. A differenza di altri programmi di videoscrittura, infatti, PowerPoint non consente di far scorrere il testo all'interno di più campi (o tra diapositive diverse): se il testo è troppo lungo è necessario tagliano oppure ridimensionare la casella che lo contiene. Per modificare il testo fate clic nella casella e digitate le correzioni come fareste con qualsiasi editor di testo. È anche possibile creare nuove caselle di testo: selezionate il comando del menu Inserisci/Casella di testo, oppure l'icona Casella di testo ( ) sulla barra degli strumenti Disegno, spostate il cursore nel punto in cui volete inserire la casella, fate clic sulla diapositiva e trascinate il mouse in modo da dimensionarla.Se vi capita di compiere un errore, si può rimediare utilizzando il comando Annulla. Finito di digitare i testi, ricordarsi di verificare l'ortografia con il controllo automatico, che si attiva premendo il tasto F7 o selezionando il comando Controllo ortografia sulla barra degli strumenti. È possibile modificare il titolo o il testo della diapositiva anche lavorando nel Riquadro struttura. In questo caso è sufficiente posizionarsi con il mouse nel punto in cui si vuole inserire il testo, fare clic in modo che appaia un cursore a barra e digitare. Mentre si digita il testo PowerPoint visualizza la dia positiva su cui si sta lavorando nel Riquadro diapositiva e mostra le modifiche che si stanno compiendo passo dopo passo. Per quanto riguarda la struttura e i contenuti della presentazione. di solito si segue uno schema molto semplice: introduzione, trattazione degli argomenti, conclusioni. Le prime slide, infatti, dovrebbero rappresentare una sorta di indice, che informa sui contenuti trattati, quelle successive dovrebbero essere dedicate alla presentazione dei vari argomenti e quelle finali "tirare le somme". La regola base, comunque, vuole che a ogni dia positiva corrisponda l'illustrazione di un concetto. Il rapporto tra diapositive grafiche e diapositive testuali dipende dagli scopi della presentazione: di solito quelle testuali prevalgono nelle presentazioni didattiche, quelle grafiche nelle presentazioni commerciali. È importante, però, che nelle diapositive testuali non si vada oltre le cinque, sei righe e si utilizzino frasi brevi o elenchi. Questi ultimi, infatti, oltre a permettere di presentare un concetto articolato in più punti, hanno maggiore immediatezza. Aggiungere un'immagine da una raccolta. Le diapositive di PowerPoint possono contenere due tipi principali di oggetti grafici: gli oggetti disegno e le immagini. Gli oggetti disegno includono le forme, le curve, le linee, le figure a mano libera e le Wordart e possono essere modificati e decorati con colori, motivi, bordi e altri effetti utilizzando la barra degli strumenti Disegno, del tutto simile a quella di Word. Di ciò ci occuperemo in altra sezione. A differenza degli oggetti disegno le immagini sono oggetti grafici che vengono copiati da un altro file e includono bitmap, ClipArt, immagini catturate con uno scanner o una fotocamera digitale oppure fotografie digitali scaricate da Internet. le immagini possono essere ridimensionate, ricolorate e decorate con gli strumenti posti sulla barra degli strumenti Immagine.
Cambiare l'ordine delle diapositive. Talvolta risulta necessario cambiare l'ordine delle diapositive. Questa operazione può essere eseguita sia in visualizzazione normale all'interno del riquadro struttura, che in visualizzazione Sequenza diapositive. In entrambi i casi occorre spostare le diapositive cliccandoci sopra col mouse e trascinandole nel punto di inserimento, rilasciando alla fine il pulsante. Si può ricorrere anche al Taglia la diapositiva e Incolla nel punto desiderato. Ciò è utile quando si devono spostare più diapositive contemporaneamente. Cancellare una diapositiva. Al solito, una diapositiva selezionata si può eliminare semplicemente premendo il tasto CANC. Molte delle operazioni descritte in questi paragrafi possono essere fatte anche cliccando col pulsante destro del mouse e scegliendo il comando opportuno dal menu di scelta rapida che si apre.
Formattazione
La formattazione in Power Point non presenta particolari difficoltà essendo del tutto simile a quella di Word. Anche in Power Point si può formattare la pagina, i paragrafi e i caratteri. Trattandosi di diapositive da proiettare, oltre che di pagine da stampare, vi sono alcune particolarità che metteremo in evidenza. L'impostazione della pagina permette di impostare l'orientamento e la grandezza della diapositiva. Per impostare la pagina fare click sulla voce di menu File/Imposta pagina... Si apre la finestra di dialogo un pò diversa da quella che si apre in Word. Nella casella Formato diapositive si può scegliere fra diverse possibilità, come formato schermo e formato lucidi. Naturalmente la scelta dipende dalla destinazione della presentazione. Se si intende stampare la presentazione su carta, conviene scegliere il formato A4, mentre se si intende proiettare la presentazione con proiettore diapositive 35 mm, conviene scegliere il formato adatto da stampare su lucido. Normalmente la presentazione dovrà essere proiettata col computer tramite un videoproiettore, per cui il formato impostato per default è il formato schermo di 24x18 cm. Nella casella Orientamento si può scegliere l'orientamento del foglio, orizzontale o verticale, ed anche l'orientamento del foglio note e struttura. Per vedere il risultato delle scelte si può far click su Visualizza/Pagina note. In fase di stampa possono essere impostati molti parametri per avere su carta il risultato del lavoro (vedere la sezione Stampa). Nella casella Numero di diapositive da: si può impostare l'inizio della numerazione delle diapositive.
In figura non sono visibili le caselle delle dimensioni orizzontale e verticale della diapositiva, coperte dalla casella combinata, che possono essere impostati se si sceglie il formato Personalizzato. Abbiamo già detto che il testo di una diapositiva è contenuto sempre in una casella di testo, e questo per poterlo distribuire a piacimento. La formattazione del carattere in una casella di testo si può fare in due modi: cliccando sulla casella di testo si entra in modalità modifica (appare il cursore a I sul testo). Se si seleziona il testo desiderato la formattazione sarà applicata solo su di esso. cliccando ancora sul bordo della casella, si esce dalla modalità modifica e viene selezionata la casella. In questo caso la formattazione verrà applicata a tutto il testo della casella. Per cambiare il tipo o le dimensioni dei caratteri fare click su Formato/Carattere oppure su Carattere del menu di scelta rapida che si apre cliccando col destro del mouse sul testo. Si apre la solita finestra di dialogo in cui si può scegliere il font, le dimensioni e altro. Per quanto riguarda il font, ricordare che la chiarezza e la leggibilità sono fondamentali se si vuol fare arrivare a destinazione il messaggio. Non scegliere, quindi, font poco leggibili. Le dimensioni del carattere sono da rapportare all'importanza del testo; i dettagli esplicativi di un titolo o un sottotitolo vanno scritti con caratteri più piccoli perchè sono meno importanti rispetto al concetto fondamentale. Modificare l'interlinea. Dall'elenco del menu Formato si può scegliere anche Interlinea per stabilire la distanza fra una riga e l'altra. Cliccando su interlinea appare la finestra di dialogo Interlinea... Si può scegliere l'interlinea fra le righe del paragrafo e la distanza prima e dopo del paragrafo. La misura dell'interlinea può essere scelta nella casella accanto ai valori e può essere in righe o in punti carattere. Per esempio 12 punti significa una distanza pari a un carattere 12, 24 punti sarà il doppio. In genere in una diapositiva la grandezza dei caratteri è maggiore che non in word, perchè le diapositive vanno proiettate e quindi i caratteri devono essere grandi per attirare l'attenzione. Per questo motivo l'interlinea può essere anche minore di una riga per non disperdere il testo. Impostata l'interlinea, l'effetto può essere controllato mediante il pulsante Anteprima. Usare gli elenchi puntati e numerati. Un formato paragrafo particolarmente importante in Power Point è l'elenco puntato o numerato, in quanto molto spesso si ha necessità di presentare serie di alternative o liste, anzi in una buona presentazione non dovrebbero esserci testi lunghi, ma solo spot che fissino le idee portanti. Dall'elenco menu Formato si fa click su Elenchi puntati e numerati.. e si apre la finestra di dialogo
Definire spessore, stile e colore di un riquadro. Una volta posizionata la casella si può farne risaltare l'importanza aggiungendo bordi e sfondi, ombre etc.. Il miglior modo per impostare le caratteristiche della casella è quello di cliccare sulla voce di menu Formato/Casella di testo.. oppure cliccando col destro del mouse sulla casella e scegliere Formato Casella di testo.. dal menu di scelta rapida. In ogni caso si apre la finestra di dialogo Formato casella di testo, la quale è costituita da diverse schede. Innanzi tutto la scheda Colori e linee permette di scegliere un colore di sfondo e un tipo di linea e il suo colore per il contorno. Cliccando su Colore della zona Riempimento si accede a diverse finestre di dialogo in cui si può scegliere un colore, una trama e degli effetti di sfumatura per lo sfondo. Nella zona Linea si può scegliere il tipo di linea, lo spessore e il tratteggio. Nella scheda Casella di testo è possibile impostare la posizione del testo all'interno della casella, p.e. al centro, in alto o in basso, i margini, cioè la distanza del testo dai margini della casella, e con le caselle di selezione se adattare la casella al testo o lasciarla grande a piacere, se il testo deve andare a capo automaticamente o no, e infine se il testo deve essere ruotato di 90° o meno. E' presente il pulsante Anteprima che permette di vedere l'effetto delle scelte senza uscire dalla finestra di dialogo. Nella scheda Dimensioni interessante, oltre alle possibilità di dimensionamento della casella, è la possibilità di ruotare la casella di un angolo a piacere, per dare un certo movimento alla diapositiva. La scheda Posizione , infine, permette di posizionare esattamente la casella all'interno della diapositiva. La maggior parte degli effetti visti possono essere applicati anche mediante la barra degli strumenti Disegno, che esamineremo in dettaglio nella sezione seguente e nella quale sono presenti pulsanti che permettono di dare ombre o effetti tridimensionali alla casella.
Disegnare oggetti. Le diapositive di PowerPoint possono contenere due tipi principali di oggetti grafici: gli oggetti disegno e le immagini. Gli oggetti disegno includono le forme, le curve, le linee, le figure a mano libera e le Wordart e possono essere modificati e decorati con colori, motivi, bordi e altri effetti utilizzando la barra degli strumenti Disegno, del tutto simile a quella di Word. Con l'aiuto di tale barra si possono realizzare disegni anche molto complessi. Dal menu Inserisci si possono inserire in una diapositiva sia le immagini che altri oggetti, come si vedrà in seguito. Parliamo innanzi tutto del disegno. Se la barra degli strumenti non fosse visibile, si può visualizzarla cliccando su Visualizza/Barre degli strumenti/Disegno. Sostando col mouse per qualche istante sui pulsanti appare il fumetto che ne spiega la funzione. Ricordiamo ancora che la barra può essere personalizzata, aggiungendo o eliminando pulsanti, cliccando su Visualizza/Barre degli strumenti/Personalizza.. e scegliendo dalla finestra di dialogo la categoria e, infine, trascinando i pulsanti dentro o fuori dalla barra del disegno. Usare differenti stili di linee. Il pulsante Linea ( ) permette di disegnare sulla diapositiva linee rette. Cliccare sul pulsante per attivarlo, puntare nel punto desiderato sulla diapositiva e trascinare fino a ottenere la linea desiderata. Rilasciare il pulsante e la linea verrà disegnata. Oltre alle linee rette è possibile disegnare linee spezzate e a mano libera. Per far ciò fare click sul pulsante Forme e quindi scegliere Linee dal menu. Per disegnare linee spezzate selezionare il pulsante Figura a mano libera ( ) e poi fare click consecutivamente nei vari punti; per terminare la spezzata fare doppio click nell'ultimo pinto oppure premere ESC. Se la spezzata viene chiusa, può essere riempita con trame, colori ed effetti. Disegnata la linea, si possono cambiare gli attributi, come spessore, colore etc., cliccando sui pulsanti di stile ( ) con cui si può scegliere lo spessore, il tratteggio e il tipo di freccia Spostare le linea di una diapositiva. In base all'impostazione predefinita, ogni volta che si disegna, ridimensiona o sposta una forma o un altro oggetto, questo viene bloccato alle linee di una griglia invisibile. La griglia , definita da linee a spaziatura regolare, consente di allineare gli oggetti in modo più accurato. È anche possibile allineare o bloccare gli oggetti alle forme esistenti selezionando l'opzione Disegno/Blocca/Sulle forme. Utilizzare ad esempio questa opzione quando si desidera disporre in pila delle forme sovrapponendole esattamente l'una sull'altra oppure quando si desidera fare in modo che alcune linee tocchino il bordo di un'altra forma. Per ignorare temporaneamente le impostazioni della griglia e quindi trascinare con continuità punto punto , premere ALT mentre si trascina o si disegna l'oggetto. Per fare in modo che la linea venga tracciata seguendo angoli di 15 gradi dal punto d'inizio, trascinare tenendo premuto MAIUSC.
Il terzo pulsante è stato già esaminato qiando abbiamo parlato delle caselle di testo. Esso serve a dare un colore al testo. Usare varie forme geometriche. Cliccando sulla voce di menu Forme si apre un sottomenu in cui, oltre alle linee, si possono scegliere molti tipi di forme, cioè oggetti disegno già impostati. Aprendo il menu Connettori si può scegliere fra una vasta tipologia di connettori. Un connettore è una linea retta o spezzata che collega due o più riquadri o oggetti in modo che, se viene spostato uno degli oggetti, la linea rimane ancorata ad essi. Quando si è scelta la forma del connettore, il cursore del mouse diventa croce e quando si passa su un oggetto della diapositiva, esso viene contornato con una cornice e i punti di ancoraggio ai lati e ai vertici. Fare click sul primo oggetto, poi sul secondo nei punti che si desidera collegare. I connettori risultano utili per costruire diagrammi di flusso e organigrammi. La voce Forme permette di scegliere fra diverse forme, alle quali è possibile applicare colori ed effetti come per tutti gli altri oggetti. Poichè per tutti gli oggetti si può applicare un collegamento ipertestuale con un click del mouse, tali forme possono essere utili per navigare fra le diapositive o collegarsi alla rete internet. La voce Frecce contiene diverse forme di frecce a una o più punte e di diversa forma. La voce Diagrammi di flusso contiene diverse forme simboliche che si usano nel disegno dei diagrammi di flusso. Unendo queste forme con i connettori è possibile costruire diagrammi anche complessi e modificarli con facilità. La voce Stelle e decorazioni contiene diverse forme di stella a più punte. La voce Callout contiene diverse forme di fumetti nei quali è possibile inserire un testo da collegare a un oggetto o per creare delle vere strisce. Il testo all'interno del callout può essere formattato a piacimento. Se si è sbagliata forma del callout, o dell'oggetto che si è disegnato, si può sempre cambiare dal menu Disegno/Trasforma Oggetto Selezionato.
La voce Pulsanti di azione contiene diverse forme di pulsante relative ad azioni che si possono compiere cliccando col mouse o passandoci sopra. Per disegnare un pulsante, sceglierlo dall'elenco cliccandoci sopra e poi disegnarlo sulla diapositiva trascinando fino alla grandezza desiderata. Quando si rilascia il pulsante del mouse si apre una finestra di dialogo in cui è possibile configurare l'azione al click del mouse o al passaggio, come passare ad un'altra diapositiva, eseguire una macro o un programma etc., contemporaneamente si può attivare un suono. Con la voce Altre Forme è possibile caricare da file una clipart o un'immagine .wmf creata precedentemente o presente in archivio. Ruotare o traslare un oggetto. L'oggetto disegnato può, naturalmente, essere spostato a piacimento semplicemente agganciandolo e trascinandolo in una nuova posizione. Alla fine dello spostamento, rilasciare il pulsante del mouse. L'oggetto può essere anche ruotato. Sulla barra del Disegno è presente il pulsante Rotazione ( ); cliccando su di esso il cursore si trasforma nell'immagine del pulsante e intorno all'oggetto selezionato compaiono i punti di aggancio per la rotazione. Per ruotare l'oggetto, basta agganciare un punto e trascinare il mouse fino alla rotazione desiderata. Per terminare cliccare in punto qualunque della diapositiva oppure premere ESC. Oltre che ruotare, un oggetto si può anche ribaltare. Cliccando su Disegno/Ruota e capovolgi, si apre un sottomenu con le voci necessarie per compiere capovolgimento orizzontale o verticale, rotazione di 90° a destra o a sinistra oltre alla rotazione generica vista prima. Modificare gli attributi di un disegno. Terminato il disegno si potrebbe non essere soddisfatti del lavoro. E' sempre possibile modificare gli attributi del disegno. Ciò può essere fatto direttamente coi pulsanti colori e linee della barra del disegno dopo aver selezionato l'oggetto cliccandoci sopra. Cliccando su Disegno/Trasforma oggetto selezionato si può modificare la forma dell'oggetto. Altri attributi si possono modificare cliccando su Formato/Forme.. oppure cliccando col destro del mouse e scegliendo Formato Forme.. dal menu di scelta rapida. In entrambi i casi si apre la finestra di dialogo Formato Forme:
