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A R C H I V I S T I C A
Posta elettronica -) è un servizio internet grazie al quale ogni utente può inviare o ricevere dei messaggi. È la controparte digitale ed elettronica della posta ordinaria o cartacea.
Posta elettronica certificata -) è uno strumento che permette di dare,ad un messaggio di posta elettronica , lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno tradizionale. La PEC può aggiungere inoltre la certificazione del contenuto del messaggio solo se in combinazione con un certificato digitale.
L’archivio -) è un complesso di documenti prodotti o ricevuti da una persona fisica o giuridica nell’esercizio delle sue funzioni. Tali documenti sono legati insieme da un vincolo originario e spontaneo di contenuto e di competenza.
L’archivio storico -) raccoglie, descrive, ordina ,conserva e rende consultabile , nel rispetto delle leggi vigenti, tutta la documentazione di valore storico prodotta e/o acquisita dal comune.”ogni comune e ogni capoluogo di provincia con popolazione superiore a 50.000 abitanti deve possedere due sezioni distinti di archivio 1antecednte e l’altra posteriore”.
L’archivio di deposito -) è il servizio che gestisce e conserva la documentazione prodotta e /o acquisita dal comune con meno di 40anni.
L’archivio corrente -) è il complesso della documentazione relativa ad affari ancora in corso.
Titolario di classificazione -) è uno strumento dell’archivio corrente, che serve per dividere la documentazione prodotta o ricevuta da un soggetto in settori e categorie.
Il vincolo archivistico -) è un nesso che lega tra loro i documenti dell’archivio. Il vincolo archivistico deve essere naturale e non volontario.
Firma digitale-) Si tratta di uno strumento,basato nella crittografia moderna.
Protocollo informatico -) Si intende l’insieme delle risorse di calcoli, degli apparati, dalle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti. La gestione del registro di protocollo permette la valutazione dei documenti, le registrazioni giornaliere e la consultazione dell’archivio.
Deontologia -) sviluppato nel 1996, è stato presentato e approvato il codice internazionale di deontologia per far comprendere a chi si affaccia alla professione che non è sufficiente imparare tecniche e metodi ma occorre mettere in pratica quanto si è appreso con coscienza e responsabilità civile.
Il fascicolo -) Insieme organico e ordinato di documenti che si forma nel corso dell’attività amministrativa dell’ente allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi tutti i documenti utili allo svolgimento di tale attività. La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l’operazione di apertura .I fascicoli sono numerati con una numerazione riferita a : anno solare di apertura del fascicolo,indice di classificazione composto da titolo e classe.
Il documento -) con il termine documento si indica qualsiasi cosa sia portatrice di significati. Un materiale diventa documento nel momento in cui è in grado di suscitare interesse agli occhi di chi lo osserva. Il documento registrato su un supporto viene detto:
Documento digitale -) contiene informazione codificata con un linguaggio convenzionale in bit, memorizzata su un supporto materiale mobile ( floppy,cd hard disk) e destinata a durare nel tempo. Le caratteristiche del documento digitale sono : flessibilità : consente di integrare in unico documento qualsiasi tipo di materiale. Simulazione : consente di instaurare un’esatta corrispondenza tra originale e copia.
Riproducibilità: consente ad un documento elettronico di sopravvivere nel tempo e di essere conservato. Trasmissibilità: consiste nel trasmettere i bit che compongono il messaggio dell’emittente al ricevente in modo che la sequenza di arrivo sia simile a quella originaria.
Documento archivistico- ) si dispone nell’archivio corrente insieme alla documentazione relativa agli affari e ai procedimenti in corso di istruttoria e di trattazione. Per riordinare un archivio bisogna applicare il principio di provenienza o metodo storico che consiste nel ricostruire l’ordine originale.
Documento informatico -) è la rappresentazione di atti o fatti rilevati, redatti e registrati e trasmessi utilizzando strumenti informatici o telematici.
Documento amministrativo -) è considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica,foto cinematografica ,elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti anche interni formati dalla pubblica amministrazione o comunque utilizzati ai fini amministrativi.
Le caratteristiche del documento sono:
-Autenticità: il documento deve essere autentico, deve contenere cose vere
-Affidabilità: ogni documento proprio perché contiene cose vere può essere affidabile
-integrità: il documento deve essere presentato intero in tutte le sue forme non deve avere delle cancellature o aggiunte non autorizzate da chi di dovere.
-Possibilità di utilizzo: ogni documento può essere consultabile ogni quel volta che un soggetto privato o pubblico ne abbia bisogno sempre sotto visione della norma vigente.
Registro di protocollo -) la registrazione è in sostanza la memorizzazione dei dati di un singolo documento. L registrazione di protocollo può essere fatta in maniera analitica (per un singolo documento) o in maniera sintetica ( per fascicoli e unità archivistica). Inoltre la registrazione di protocollo fissa il momento dell’ingresso di un documento nella memoria dell’ente per registrazione c’è bisogno di specificare il numero di protocollo , la data di registrazione di protocollo, i dati identificati del mittente o del destinatario, l’oggetto del documento.
L’unità dell’archivio -) per l’archivistica il documento non è l’unità , l’unità più piccola è il fascicolo perché in esso che si presenta il vincolo archistico.
Legge 241/ 90 (legge 15/2005) -) al fine di assicurare la trasparenza dell’attività amministrativa e di favorire lo svolgimento imparziale è riconosciuto a chiunque abbia il diritto di accesso ai documenti amministrativi , secondo le modalità stabilite.
Memoria ottica -) sono dischi (cd e dvd ) in cui la memorizzazione avviene alternando o meno la superficie tramite la luce prodotta da un raggio laser.
Firma elettronica -) l’insieme dei dati in forma elettronica.
Firma elettronica qualificata -) la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica. Essa è basata su un certificato qualificato ed è realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma.
Firma digitale -) un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sitema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlata tra loro che consente al titolario, tramite la chiave privata , e al destinatario tramite la chiave pubblica , di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.
-messaggio di posta elettronica: definito come un documento informativo composto dal testo del messaggio , dai dati di certificazione e dagli eventuali documenti informatici allegati.
L a norma sul documento informatico -) poggia sull’articolo 15, comma 2, della legge 15marzo 1997n.59.
L’articolo 14 del dpr 445 /2000 -) si occupa della trasmissione dei documenti informatici.
Codice di deontologia -) gli archivisti in particolare sono tenuti a favorire la tutela dell’integrità degli archivi e l’autenticità dei documenti anche elettronici e multimediali , di cui promuovono la conservazione permanente , specie di quelli esposti a rischio di cancellazione , dispersione ed alterazione dei dati , salvaguardando , altresì, la conformità delle riproduzioni dei documenti originali ed evitando ogni azione diretta a manipolare o deformare fatti , testimonianze, documenti e dati; assicurando il rispetto delle norme di sicurezza volte ad evitare la distruzione , la dispersione o l’accesso non autorizzato ai documenti , ed infine promuovendo la più larga fruizione dei documenti favorendo l’attività di ricerca e l’acquisizione di nuove fonti.
Il codice in materia di protezione dei dati personali e il codice dei beni culturali -) approvato il 22gennaio 2004n.41.
Legge 675 del 31/12/ 1996 -) nella quale è definita la tutela dei dati personali.
Collocazione istituzionali degli archivi -) il 15 marzo 1870 il nuovo stato unitario costituì una commissione incaricata di studiare il problema che riguarda la dispensa degli archivi al ministro degli interni. Il 14dicembre 1974 il D.L. istituì il ministero per i beni culturali e ambientali , nei quali confluirono gli archivi e gli altri beni culturali.
Fasi di vita dell’archivio -) ogni ufficio comunale deve tenere due distinti archivi : uno corrente per gli atti iniziati e mai terminati e uno di deposito per quelli sui quali si sia definitivamente provveduto .Si parla anche di archivio storico nell’art.20 della L.2006 e prescrive che i comuni capoluoghi di provincia con una popolazione superiore a 50.000 abitanti debbono istituire separate sezioni di archivio per gli atti anteriore al
- Ognuna delle tre fasi è caratterizzata da un attività archivistica: nella prima si verifica la formazione dell’archivio , durante la seconda si attua la sedimentazione permanente dei documenti giudicati degni talee trattamento.
Regesto -) si intende la descrizione critica dell’azione giuridica.
Documento amministrativo l’art 22comma2 del 1900.
Documento informatico DPR del 10novembre del 1997.
Documento cartaceo -) il tipo di carta o di inchiostro utilizzato costituiscono proprietà distintive di un documento.
Documento elettronico -) Viene quindi a cadere il legame diretto tra informazione e relativo supporto , legame che , come è stato detto, caratterizza in qualche modo il documento cartaceo. Qui abbiamo una firma digitale.
Registro di protocollo -) è un atto pubblico ed ha una doppia funzione : attestare la presenza di un particolare documento nell’archivio del titolario del protocollo. Documentare la data archivistica di quel documento.
Gli archivi di stato -) conservano i documenti storici.
Gli archivi di deposito -) conservano i documenti non più utili dal punto di vista amministrativo ma non sono ancora diventati storici.
Titolario -) è un sistema precostituito di partizione astratta gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle competenze dell’ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentire la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell’attività svolta. IL titolario è il sistema di classificazione usato negli archivi.
Il documento -) è una testimonianza di un fatto, di un azione, di un evento.Quindi il documento è ogni mezzo che consente di tramandare la memoria di un fatto provandone l’esattezza e la modalità.
