Excel corso avanzato | Dispense di Sistemi Informativi

EXCEL (AVANZATO)

È uno strumento potente e utile per effettuare calcoli anche complessi, comprendenti

formule e funzioni con cui ottenere velocemente risultati anche a seguito di modifiche

dei dati iniziali: tipico esempio di tale utilizzo è la creazione e l’elaborazione di un

bilancio. Excel risulta adatto anche alla creazione e lavorazione di gruppi omogenei di

dati rispondenti a caratteristiche definite: trattasi dei database, di cui un es. semplice

può essere una rubrica telefonica.!

DATABASE: Contenitore di dati omogenei strutturati in campi e record.!

CAMPO: elemento minimo che contiene il singolo dato sempre dello stesso tipo

(cognome, città, data, numero telefonico…).!

RECORD: insieme di campi tutti afferenti ad uno specifico elemento. In pratica sono le

singole righe della tabella.!

TABELLA: insieme di record, ovvero il contenitore ove vengono memorizzati i dati.

Occorre tenere presente che un data base può essere composto da 1 o + tabelle.!

=> x costruire correttamente un database con Excel bisogna rispettare alcune regole:!

1. Ogni campo deve essere contraddistinto da una etichetta o nome, quindi la prima

riga della tabella deve contenere tutti i nomi dei campi.!

2. I nomi dei campi differenti.!

3. Nell’inserimento dei dati in ciascun campo di un singolo record occorre inserire un

dato univoco.!

4. Bisognerebbe identificare un campo che distingua univocamente ciascun record

della tabella.!

(!) in caso di grandi quantità di dati occorre utilizzare strumenti più adatti. ES: Access.!

ORDINAMENTO DEI DATI:!

Per ordinare i dati in funzione di 1 dei campi della tabella: dati => ordina e filtra => AZ

(ordine crescente) o ZA (ordine decrescente).!

La finestra ordina consente di impostare diversi parametri in modo da rendere possibile

l’attuazione del tipo di ordinamento che soddisfi le nostre esigenze.!

Gli elementi di un elenco personalizzato possono essere inseriti in un foglio Excel

utilizzando la funzione di riempimento automatico.!

FILTRI SEMPLICI:!

Per visualizzare solo una parte dei record della tabella Excel mette a disposizione la

funzione denominata filtri automatici. Dati => filtro. Attivando la funzione filtro viene

inserito, sulle celle in questione, un piccolo tasto che consente di visualizzare un menu

pop up per la definizione dei criteri associati al campo stesso. !

Operazioni che si possono fare con questo menu:!

-ordinare i dati della tabella in funzione del campo sul quale si sta operando.!

Chiara Sanvito

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EXCEL (AVANZATO)

È uno strumento potente e utile per effettuare calcoli anche complessi, comprendenti formule e funzioni con cui ottenere velocemente risultati anche a seguito di modifiche dei dati iniziali: tipico esempio di tale utilizzo è la creazione e l’elaborazione di un bilancio. Excel risulta adatto anche alla creazione e lavorazione di gruppi omogenei di dati rispondenti a caratteristiche definite: trattasi dei database, di cui un es. semplice può essere una rubrica telefonica. DATABASE: Contenitore di dati omogenei strutturati in campi e record. CAMPO: elemento minimo che contiene il singolo dato sempre dello stesso tipo (cognome, città, data, numero telefonico…). RECORD: insieme di campi tutti afferenti ad uno specifico elemento. In pratica sono le singole righe della tabella. TABELLA: insieme di record, ovvero il contenitore ove vengono memorizzati i dati. Occorre tenere presente che un data base può essere composto da 1 o + tabelle. => x costruire correttamente un database con Excel bisogna rispettare alcune regole:

Ogni campo deve essere contraddistinto da una etichetta o nome, quindi la prima riga della tabella deve contenere tutti i nomi dei campi.
I nomi dei campi differenti.
Nell’inserimento dei dati in ciascun campo di un singolo record occorre inserire un dato univoco.
Bisognerebbe identificare un campo che distingua univocamente ciascun record della tabella. (!) in caso di grandi quantità di dati occorre utilizzare strumenti più adatti. ES: Access. ORDINAMENTO DEI DATI: Per ordinare i dati in funzione di 1 dei campi della tabella: dati => ordina e filtra => AZ (ordine crescente) o ZA (ordine decrescente). La finestra ordina consente di impostare diversi parametri in modo da rendere possibile l’attuazione del tipo di ordinamento che soddisfi le nostre esigenze. Gli elementi di un elenco personalizzato possono essere inseriti in un foglio Excel utilizzando la funzione di riempimento automatico. FILTRI SEMPLICI: Per visualizzare solo una parte dei record della tabella Excel mette a disposizione la funzione denominata filtri automatici. Dati => filtro. Attivando la funzione filtro viene inserito, sulle celle in questione, un piccolo tasto che consente di visualizzare un menu pop up per la definizione dei criteri associati al campo stesso. Operazioni che si possono fare con questo menu:

ordinare i dati della tabella in funzione del campo sul quale si sta operando. Chiara Sanvito

applicare uno specifico filtro in funzione del tipo di campo sul quale si opera (filtri per testo, per numeri, per data…).
(^) effettuare una ricerca all’interno dei dati contenuti nel campo.
(^) selezionare un elemento specifico inerente al campo su quale si sta operando. => indipendentemente dalla tipologia del campo, tutte le opzioni di filtro contengono la possibilità di impostare un filtro personalizzato, ultima voce dell’elenco relativo alle funzioni filtri. Questa finestra consente di definire 2 diversi criteri, collegandoli tra di loro con uno degli operatori logici (AND & OR). I filtri possono essere eliminati utilizzando la funzione di cancellazione presente nel menu pop up relativo a ciascun campo. Quando sono presenti più filtri su campi diversi è possibile eliminarli tutti contemporaneamente tramite l’apposita funzione: dati => ordina e filtra. FILTRI AVANZATI: I filtri avanzati di Excel sono la funzione che consente di elaborare i dati della tabella in base ai vari criteri che abbiamo definito. Per utilizzarli bisogna creare una piccola tabella dove riportare i criteri in base ai quali dovrà essere effettuato il filtro e quindi selezionare i record della tabella. È importante sottolineare che le intestazioni delle colonne della tabella dei criteri devono essere identiche alle intestazioni delle colonne della tabella che contiene i dati da filtrare. Bisogna sempre considerare i seguenti aspetti fondamentali:

i criteri inseriti nella stessa riga sono correlati con l’operatore logico AND, quindi si devono selezionare solo i record che soddisfano tutti i criteri contemporaneamente.
i criteri inseriti su righe diverse vengono correlati con l’operatore logico OR, quindi verranno restituiti tutti i record che soddisfano almeno 1 dei criteri impostati. Dati => ordina e filtra => avanzate. Nella finestra filtro avanzato occorre indicare l’intervallo delle celle che contengono i dati da filtrare ed anche l’intervallo delle celle che contengono i criteri, comprese le intestazioni di colonne. SUBTOTALI AUTOMATICI : Lavorando con tabelle che contengono molti dati, può essere utile eseguire specifici calcoli raggruppando appropriatamente i record della tabella. Con la funzione subtotale Excel consente di effettuare i calcoli specifici sulle tabelle strutturate. Dati => struttura => subtotale. Se si vuole aggiungere un secondo subtotale bisogna eliminare la spunta sul parametro sostituisci i subtotali correnti. Nella parte sinistra della finestra, di fianco al numero che identifica ciascuna riga, sono visualizzati i simboli di struttura, con i quali è possibile identificare immediatamente come sono stati raggruppati i dati e operare sui singoli livelli di strutturazione. Per visualizzare i diversi livelli della struttura si può operare tramite 2 modalità:
con i tasti + e -
utilizzando i numeri posti nella zona alta del riquadro di struttura. Chiara Sanvito

eliminare uno degli scenari precedentemente creato selezionandolo dall’elenco e facendo clic sul tasto elimina.
(^) modificare uno degli scenari creati, avendo la possibilità di cambiare il nome dello scenario o di aggiungere o variare i valori di riferimento.
unire altri scenari presenti in altri fogli di lavoro o in altre cartelle, così da copiare altri scenari nell’elenco degli scenari esistenti. REGISTRAZIONE ED ESECUZIONE DI UNA MACRO: Excel, come tutti gli altri applicativi Office Automation, consente di creare delle funzionalità aggiuntive attraverso le macro, che possono essere definite come una serie di comandi che il programma esegue in rapida successione uno dopo l’altro. Visualizza => macro => registra macro. Attraverso la finestra macro è possibile compiere altre operazioni:
(^) eseguire la macro una istruzione alla volta. In questo caso viene aperta la finestra dell’editor VBA e si ha la possibilità di eseguire le singole istruzioni memorizzate e verificarne gli effetti.
modificare la macro. Anche in questo caso viene aperta la finestra dell’editor VBA, avendo la possibilità di modificare le istruzioni registrate ed associate alla specifica macro.
(^) eliminare la macro.
modificare le opzioni associate alla macro, ovvero cambiare o assegnare una combinazione veloce di tasti per l’esecuzione della stessa e modificare o aggiungere una descrizione alla macro. Una macro può essere eseguita anche tramite la creazione di un oggetto grafico (ES: un pulsante) o inserendo un’apposita icona nella barra di accesso rapido (altri comandi). Chiara Sanvito

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