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Excel prima parte - Bocconi, Appunti di Elementi di Informatica

Funzioni base, errori, comandi, sostituisci, ordina, filtra, formattazione, importazione, subtotali e grafici

Tipologia: Appunti

2019/2020

Caricato il 22/05/2020

carlotta-tanesini
carlotta-tanesini 🇮🇹

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COMPUTER SCIENCE
RIFERIMENTI DI CELLE
Per indicare :"
intervalli di celle: il riferimento viene indicato con la prima cella in alto a sinistra e l’ultima in
basso a destro dell’intervallo, separati dal simbolo “:”"
più celle o intervalli non contigui tra loro: i riferimenti verranno separati dal simbolo “;”"
un’intera colonna: “A : A”"
un’intera riga: “1 : 1”"
Si tratta in questo caso di RIFERIMENTI RELATIVI: quando si copia in una nuova cella una
formula o una funzione che contiene riferimenti relativi, questi si adegueranno alla posizione della
cella nel foglio. "
Se, nel copiare una formula, è necessario non aggiornare alcuni riferimenti: in questo caso
bisogna trasformarli in RIFERIMENTI ASSOLUTI. "
Per fare ciò è necessario anteporre al riferimento di riga e di colonna il simbolo “$”, attraverso il
tasto F4. "
Si parla di RIFERIMENTI MISTI quando risulta necessario rendere assoluto solo il riferimento di
colonna o di riga. "
per impedire movimento a destra o a sinistra bisogna bloccare solo le colonne "
Quando un riferimento rappresenta una cella che si trova in un altro foglio di lavoro, il
riferimento inizia con il nome del foglio di lavoro seguito da un punto esclamativo. "
Quando un riferimento rappresenta una cella che si trova in un altro foglio di lavoro, allora il
nome della cartella di lavoro tra parentesi quadre precederà il nome del golfo e il riferimento di
cella. "
FORMULE
Le formule iniziano sempre con il segno “=“, che indicano ad Excel di non considerare ciò che
viene inserito come una semplice stringa di caratteri, ma di calcolare e visualizzare il risultato della
formula. "
FUNZIONI
Le funzioni sono formule predefinite. "
La sintassi della funzione è la seguente: "
segno “=“"
nome della funzione "
argomenti della funzione tra parentesi (che in ogni caso possono essere al massimo 255),
separati da punto e virgola"
Gli argomenti della funzione sono obbligatori quando nella finestra di dialogo sono indicati in
grassetto, mentre sono facoltativi quando sono inseriti tra parentesi quadre o quando nella
finestra di dialogo sono indicati in carattere piano. "
facoltativo non significa che sia indierente compilare l’argomento o meno, significa
semplicemente che la funzione può avere senso, e fornire un risultato, anche se quel
determinato argomento non viene compilato"
nel caso degli argomenti obbligatori, la funzione non è in grado di restituire un risultato se
questi non vengono compilati e, solitamente, restituisce un errore"
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COMPUTER SCIENCE

RIFERIMENTI DI CELLE

Per indicare :

  • intervalli di celle : il riferimento viene indicato con la prima cella in alto a sinistra e l’ultima in basso a destro dell’intervallo, separati dal simbolo “:”
  • più celle o intervalli non contigui tra loro : i riferimenti verranno separati dal simbolo “;”
  • un’intera colonna : “A : A”
  • un’intera riga : “1 : 1” Si tratta in questo caso di RIFERIMENTI RELATIVI : quando si copia in una nuova cella una formula o una funzione che contiene riferimenti relativi, questi si adegueranno alla posizione della cella nel foglio. Se, nel copiare una formula, è necessario non aggiornare alcuni riferimenti: in questo caso bisogna trasformarli in RIFERIMENTI ASSOLUTI. Per fare ciò è necessario anteporre al riferimento di riga e di colonna il simbolo “$”, attraverso il tasto F4. Si parla di RIFERIMENTI MISTI quando risulta necessario rendere assoluto solo il riferimento di colonna o di riga. → per impedire movimento a destra o a sinistra bisogna bloccare solo le colonne Quando un riferimento rappresenta una cella che si trova in un altro foglio di lavoro , il riferimento inizia con il nome del foglio di lavoro seguito da un punto esclamativo. Quando un riferimento rappresenta una cella che si trova in un altro foglio di lavoro , allora il nome della cartella di lavoro tra parentesi quadre precederà il nome del golfo e il riferimento di cella.

FORMULE

Le formule iniziano sempre con il segno “=“, che indicano ad Excel di non considerare ciò che viene inserito come una semplice stringa di caratteri, ma di calcolare e visualizzare il risultato della formula.

FUNZIONI

Le funzioni sono formule predefinite. La sintassi della funzione è la seguente:

  • segno “=“
  • nome della funzione
  • argomenti della funzione tra parentesi (che in ogni caso possono essere al massimo 255), separati da punto e virgola Gli argomenti della funzione sono obbligatori quando nella finestra di dialogo sono indicati in grassetto, mentre sono facoltativi quando sono inseriti tra parentesi quadre o quando nella finestra di dialogo sono indicati in carattere piano. → facoltativo non significa che sia indifferente compilare l’argomento o meno, significa semplicemente che la funzione può avere senso, e fornire un risultato, anche se quel determinato argomento non viene compilato → nel caso degli argomenti obbligatori, la funzione non è in grado di restituire un risultato se questi non vengono compilati e, solitamente, restituisce un errore

Funzione SOMMA = SOMMA (num1;[num2];[…])

  • le eventuali celle vuote o contenenti testo non vengono considerate
  • massimo 255 argomenti
  • se nessuno degli argomenti fa riferimento a valori numerici, la funzione restituisce 0 Funzione MEDIA = MEDIA (num1;[num2];[…])
  • le eventuali celle vuote o contenenti testo non vengono considerate
  • le celle contenenti il valore “0” vengono tenute in considerazione
  • massimo 255 argomenti
  • se nessuno degli argomenti fa riferimento a valori numerici, la funzione restituisce #DIV/0! Funzione MAX = MAX (num1;[num2];[…])
  • le eventuali celle vuote o contenenti valori non numerici non vengono considerate
  • massimo 255 argomenti
  • se nessuno degli argomenti fa riferimento a valori numerici, la funzione restituisce 0 Funzione MIN = MIN (num1;[num2];[…])
  • le eventuali celle vuote o contenenti valori non numerici non vengono considerate
  • massimo 255 argomenti
  • se nessuno degli argomenti fa riferimento a valori numerici, la funzione restituisce 0 Funzione ASS = ASS (num)
  • la sintassi prevede un solo argomento Funzione E = E (logico1;[logico2];…)
  • restituisce il valore^ VERO^ quando tutte le condizioni poste negli argomenti sono vere e restituisce FALSO se una o più delle condizioni poste sono false
  • massimo 255 argomenti Funzione O = O (logico1;[logico2];…)
  • restituisce il valore^ VERO^ quando almeno una delle condizioni poste negli argomenti è vera e restituisce FALSO se tutte le condizioni poste sono false
  • massimo 255 argomenti Funzione CONTA.VALORI = CONTA.VALORI (val1;[val2];[…])
  • restituisce il numero di celle contenenti dati, cioè non vuote
  • include nel conteggio le celle che contengono qualsiasi tipo di informazione: oltre al testo e ai numeri, sono considerati ai fini del conteggio anche i valori di errore, i valori vuoti (“”) e gli operatori logici VERO e FALSO
  • le celle vuote, escluse quelle contenenti valori vuoti (“”), vengono invece ignorate e non conteggiate
  • massimo 255 argomenti

ERRORI NELLE FORMULE

Alcuni tipi di errore vengono segnalati per mezzo di un triangolo verde visualizzato nell’angolo superiore sinistro della cella. Tra i valori di errore più comuni:

  • #DIV/0!^ : un numero viene diviso per zero o per una cella che non contiene alcun valore
  • #NOME?^ : non viene riconosciuto il nome della funzione
  • #RIF!^ : uno o più riferimenti di cella all’interno della formula non sono validi
  • #N/D^ : un valore non è disponibile

COMANDI

Comando RIMUOVI DUPLICATI nella scheda Dati Comando INCOLLA

  • Incolla : se utilizzato per copiare una formula, non restituisce il risultato originale ma la sua sintassi della formula, che viene ricalcolata nella nuova posizione secondo il sistema dei riferimenti relativi
  • Incolla^ Valori : utilizzato per incollare non la formula, ma il suo risultato
  • Incolla Formattazione Valori e Origine : viene preservata la formattazione originale, ma vengono incollati solo i risultati delle formule
  • Trasponi
  • Incolla^ Collegamento : utilizzato per collegare due celle tra loro, in modo tale che la seconda cella mostri sempre lo stesso valore contenuto nella prima, in maniera dinamica. Comando TESTO IN COLONNE nella scheda Dati La suddivisione si basa sull’individuazione di un delimitatore che funge da separatore

SOSTITUISCI

Se voglio sostituire tutte le celle contenenti il valore “0” con celle vuote, senza però sostituire lo “0” anche, ad esempio, nel “70”, allora bisogna selezionare l’opzione “Solo celle intere”.

  • nell’argomento non si usano le virgolette

ORDINA

Per ordinare non è necessario selezionare tutte le celle l’intera tabella, ma è sufficiente posizionarsi in una cella qualsiasi tra quelle che contengono i valori in questione. In “Ordinamento personalizzato” è possibile aggiungere diversi criteri di ordinamento, tra loro in relazione gerarchica. Inoltre, scegliendo la voce “Elenco personalizzato” si possono trovare alcuni elenchi predefiniti come i mesi dell’anno o i giorni della settimana.

FILTRA

Per attivare lo strumento “Filtro” è necessario posizionarsi in una cella qualsiasi all’interno della tabella, quindi visualizzare la scheda “Dati” e attivare il comando “Filtro”. Per impostare il criterio da visualizzare è possibile procedere in due modi:

  • utilizzando l’elenco presente nella parte bassa del menu: per decidere quali elementi visualizzare nella tabella è sufficiente selezionare e deselezionare le diverse voci
  • sfruttando i filtri rapidi, che permettono di filtrare in base a criteri specifici La voce “Filtro personalizzato” permette di combinare fino a due criteri grazie agli operatori logici AND e OR.

FORMATTAZIONE

La formattazione riguarda svariati aspetti dei dati: tipo e dimensione del carattere, allineamenti, formattazione numerica (valuta, separatori). Esistono diversi formati numerici predefiniti, che possono essere selezionati in maniera veloce mediante i comandi del gruppo “Numeri”: una cella può essere formattata con un formato Generale (impostazione predefinita), Numero, Valuta, Data, Testo … Per accedere alle opzioni numeriche personalizzate è necessario selezionale il comando “Altri formati numeri”, che consente di definire, per esempio:

  • il numero di cifre decimali
  • la rappresentazione dei numeri negativi
  • la rappresentazione delle date Per creare un formato personalizzato è necessario conoscere la sintassi del codice: ; ; ; CIFRE DECIMALI:
  • #^ visualizza solo le cifre decimali significative: se il formato impostato è #,##, digitando 4,7 in una cella verrà visualizzato 4,7; digitando 4,700 verrà visualizzato 4,7; digitando 4,726 verrà visualizzato 4, -^0 visualizza le cifre decimali significative e quelle non significative: se il formato impostato è #,#0, digitando 4,7 in una cella verrà visualizzato 4,70; digitando 4,700 verrà visualizzato 4,70; digitando 4, verrà visualizzato 4, -?^ visualizza solo le cifre decimali significative, consentendo di allineare le cifre sulla virgola decimale: se il formato impostato è 0,0?, digitando 4,7 e 4,73 in due celle diverse, le cifre verranno visualizzate esattamente come inserite, ma verranno allineate sulla virgola
  • per visualizzare il^ punto separatore delle migliaia, è sufficiente digitarlo nel codice del formato, per esempio: #.###, SIMBOLO DI VALUTA:
  • per visualizzare un simbolo di valuta è sufficiente digitarlo nel codice del formato, nella posizione desiderato rispetto alle cifre (ad esempio, 0,00€) SIMBOLO PERCENTUALE:
  • per visualizzare i numeri con il simbolo percentuale, è sufficiente aggiungere il simbolo % dopo i segnaposti numerici, nella posizione desiderata rispetto alle cifre (ad esempio, il codice 0,00% visualizza le cifre con il simbolo percentuale e due cifre decimali, anche se non significative) DATE:
  • sono necessari tre simboli che fungono da segnaposti: “g” per il formato del giorno, “m” per il mese, “a” per l’anno ORE:
  • sono necessari tre simboli che fungono da segnaposti: “h” per il formato delle ore, “m” per i minuti, “s” per i secondi FORMATTAZIONE CONDIZIONALE La formattazione condizionale permette di applicare alle celle un formato variabile a seconda del contenuto: è possibile applicare una formattazione avanzata costituita da scale di colori, barre di dati e set di icone.
  • massimo 64 condizioni Le condizioni personalizzate possono invece essere impostate attraverso il comando “ Nuova regola ”: per una formattazione condizionale più complessa, si utilizza l’opzione “Utilizza una formula per determinare le celle da formattare ”, immettendo la formula desiderata sotto forma di equazione o disequazione, cominciando sempre con il simbolo “=”. → nonostante la regola si riferisca ad un intervallo, nella formula va indicata solo la prima cella corrispondente (cella attiva)

GRAFICI

Per creare un grafico è necessario selezionare i dati che si desidera rappresentare, scegliendo poi il tipo di grafico più adatto tra quelli presenti nella scheda “Inserisci”, nel gruppo “Grafici”. I valori rappresentati nel grafico possono essere a volte molto grandi e risulta necessario modificare l’unità di misura:

  • facendo clic sull’asse dei valori, si apre il riquadro “Formato asse”
  • la casella “Unità di visualizzazione” consente di modificare l’unità Lo stesso riquadro può servire per modificare un qualunque elemento grafico, a seconda di ciò che viene selezionato sul grafico: dal colore delle barre al formato numerico delle etichette dati.
  • la linea di tendenza può essere aggiunta solo nei grafici bidimensionali Per spostare il grafico in un altro foglio si utilizza il comando “Sposta grafico”. VISUALIZZARE UN ASSE SECONDARIO E CREARE GRAFICI COMBINATI Per rappresentare serie di dati molto diversi tra loro per ordine di grandezza è possibile visualizzare un secondo asse con unità di misura differente dal primo. Modalità 1:
  • creo un grafico combinato
  • clicco sul grafico della serie che voglio proiettare sull’asse secondario
  • in “Formato serie dati” seleziono “Opzioni serie”, poi “Asse secondario” La realizzazione di un grafico misto a due assi prevede tre passaggi: la realizzazione di un grafico contenente tutte le serie da rappresentare, lo spostamento di una delle due serie sull’asse secondario e la modifica del tipo di grafico della serie spostata sull’asse secondario. Modalità 2:
  • seleziono la serie di dati da tracciare sull’asse secondario
  • clic destro, scelgo la voce “Formato serie dati”
  • visualizzare la scheda “Opzione serie” e scegliere “Asse secondario”
  • come effetto, le colonne di entrambe le serie risulteranno sovrapposte
  • per visualizzare in maniera più efficace i dati, è possibile cambiare il tipo di grafico per una delle due serie, facendo clic su uno degli assi della serie e scegliendo il comando “Cambia tipo di grafico serie”, poi “Combinato”

PREDISPOSIZIONE DI UN DATASET

I passi da compiere per pulire un dataset riguardano:

  • l’individuazione e la valutazione di valori anomali
  • l’individuazione e la valutazione dei dati duplicati
  • l’individuazione e la valutazione dei dati mancanti
  • l’individuazione dei dati non validi
  • l’individuazione di valori inconsistenti Uniformità dei dati: la normalizzazione 5Vediamo, ad esempio, una proporzione che converta tutti i dati in valori compresi tra 0 e 1 : ( valore ) : ( valore max ) = ( valore normalizzato ) : 1