Archivistica
23 ottobre
Le fasi dell’archivio
Archivio corrente
FASCICOLO: i documenti che costituiscono una pratica formano un fascicolo.
Il fascicolo è l’unità organica, l’unità di base indivisibile di un archivio: unità archivistica (non il
documento!).
Più fascicoli con caratteristiche omogenee (natura e oggetto dei documenti) formano una SERIE.
COPERTINA: i documenti sono collocati all’interno di una copertina, detta anche camicia, secondo
l’ordine di archiviazione: in questo modo il documento più recente è il primo aprendo la camicia,
mentre il più vecchio è l’ultimo. Sulla camicia sono riportate alcune indicazioni: data, oggetto,
numero.
Più fascicoli sono riuniti in un contenitore di cartone, chiamato BUSTA (faldone) chiuso da tre lacci
sui lati. La busta è l’unità di conservazione e permette di indicare la consistenza quantitativa
dell’archivio.
Il TITOLARIO è un quadro di classificazione costituito da un determinato numero di categorie
contrassegnate da un numero romano o una lettera, e articolato in sottopartizioni che si chiamano
classi.
Per titolario si intende un quadro alfanumerico di riferimento per l’archiviazione, la conservazione
e l’individuazione dei documenti. Svolge diverse funzioni:
Individuare ogni documento, attribuendogli un preciso inquadramento nel contesto
archivistico;
Riorganizzare l’archivio, già dalla fase di deposito;
Creare il collegamento tra i vari elementi della memoria
Il titolario è deciso con decreto dal direttore amministrativo.
Il repertorio è lo strumento per facilitare il reperimento dei fascicoli e orientarci nell’archivio. È un
registro in cui vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico
in cui si costituiscono all’interno del titolario (permette di riprodurre le suddivisioni del titolario). È
una sorta di indice. Diventa funzionale anche nella fase successiva, nel passaggio alla fase di
deposito al termine dell’anno solare.
Protocollo: la registrazione dei documenti prevede l’inserimento di dati identificativi in appositi
spazi (colonne di un registro). Il fine della registrazione non è la compilazione di uno strumento di
ricerca, ma di testimonianza dell’esistenza del documento, quindi è un fine rigorosamente
giuridico-amministrativo. Avviene attraverso il registro di protocollo:
- Attesta l’esistenza dell’atto
- Certifica le date di acquisizione e produzione dei documenti
- Offre elementi di veridicità dell’esistenza, della data, del contenuto di un documento
andato smarrito
- È elemento probante (oltre all’esistenza, ne sancisce anche l’autenticità).
Un ente può dar vita al protocollo analitico, in cui si registra ogni documento in arrivo e in
partenza, o ad un protocollo sintetico, in cui il numero assegnato al primo documento di una
pratica contrassegnerà tutti i documenti relativi a quella pratica.
Il registro di protocollo è annuale. Si compone di due parti: quella a sinistra è destinata ai
documenti in arrivo, quella a destra invece ai documenti di partenza. La registrazione conta degli
elementi obbligatori:
