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I-La disciplina archivistica
L’ archivistica si occupa della gestione della memoria scritta di soggetti pubblici e privati: ● Individuazione e definizione della natura degli archivi ● Modalità e procedure di formazione ● Principi di organizzazione ● Linee di conservazione ● Criteri e compiti per la tutela e organizzazione della documentazione ● Individuazione e realizzazione di mezzi di corredo e strumenti per la ricerca ai fini di fruizione Materiale archivistico: rappresentazioni scrittorie= memorie delle azioni e comportamenti dei soggetti. L’archivio nasce quando il soggetto produttore decide di conservare le testimonianze delle proprie operazioni.Il materiale viene conservato quando è considerato necessario e utilizzabile: conservazione della memoria può soddisfare interessi pratici, amministrativi e riferibili anche a tutti gli altri soggetti e non solo a soggetto principale.Nell’archivio gli interessi pratici e la ricerca degli studiosi sono immagini concordi. Dibattito per definire e classificare gli archivi a causa della natura stessa dell’archivio che si mostra con caratteri della specialità dettata dall’individualità propria di ogni complesso documentario.Le discussioni teoriche e metodologiche (metà del Cinquecento) per stabilire gli elementi distintivi dell’archivio: risolvere divergenze tra l’archivio in formazione e l’archivio formato e consolidato.Si diffonde la concezione di luogo di conservazione di memorie pubbliche ma anche di archivio come documentazione. L’Archivistica Generale affronta le tematiche basilari per la conoscenza dell’archivio, con riferimento ai principi teorici, aspetti giuridici ed elementi gestionali. La materia si suddivide in più sezioni: ● Storia degli archivi: archivistica pura quindi dalle linee teoriche ● Storia dell’archivistica: individuazione, definizione, classificazione dei principali elementi formativi L’Archivistica Generale comprende un quadro relativo all’organizzazione internazionale e nazionale dei settori gestionali di competenza. Ha lo scopo di porre un’introduzione alle diverse tematiche in maniera organica. In parallelo è individuabile l’Archivistica Speciale: si occupa dell’origine, sviluppo e gestione dell’archivio osservato nella sua realtà fattuale, diretta conseguenza dell’attività del soggetto produttore. Studia dunque la nascita, lo sviluppo e la gestione degli archivi nella loro appartenenza a categorie tipologiche generali e particolari: ● Pubblici/ecclesiastici/privati ● Statali/non statali ● Privati personali o di famiglie/associazioni o imprese Con Organizzazione degli Archivi si intende un livello di approfondimento di aspetti già affrontati da Archivistica Generale, attraverso specificazioni che si collegano con le attività procedurali necessarie per la gestione propria di ogni fase della vita di un archivio. In relazione all’archivio corrente sono presentati gli aspetti basilari inerenti alla nascita, dalle forme che riguardano la struttura e le competenze dell’Ufficio di Protocollo, all’articolazione dell’apposito Registro con attinenza sia a tradizioni metodologiche cartacee sia a quelle informatiche. Sono affrontate anche le tematiche riguardanti la gestione delle carte presso gli uffici del soggetto produttore. Nella seconda fase riguardante l’archivio di archivio di deposito sono esposti i problemi relativi alla conservazione transitoria, le attività di tutela, analisi, selezione e scarto, in un contesto nel quale in particolare gli archivi pubblici
assumono un ruolo altamente significativo. La terza fase coincide con l’archivio storico (o sezione separata), ci si orienta verso i criteri di riordinamento e verso quei principi che regolano la descrizione delle unità archivistiche, considerate nel concetto strettamente archivistico ma anche come strumenti per la ricerca. Questa disciplina si rivolge tanto alle procedure che sono alla base della gestione tradizionale quanto ai sistemi elettronici e digitali, distinguendo tra descrizione e informazione, rivolgendo una specifica considerazione per le metodologie organizzative. Archivistica Tecnica si incentra in particolare su momenti di gestione della terza fase della vita di un archivio. I due aspetti che la caratterizzano sono individuabili rispettivamente nell’ordinamento e nella descrizione, con l’inserimento di elementi concreti e applicativi, coincidenti con le tecniche proprie della registrazione delle unità archivistiche. L’Archivistica Tecnica si concentra sia sui mezzi di corredo, in particolare quelli primari (elenchi, guide, inventari) sia sui mezzi di ricerca, considerati in riferimento alla documentazione prodotta su supporti tradizionali sia su quelli tecnologici. La Gestione degli Archivi è una disciplina che prende in considerazione le diverse modalità di accesso, ai fini della ricerca e della fruizione del materiale documentario pressi le singole realtà istituzionali. Con un prevalente riguardo alla conoscenza degli archivi di concentrazione e alle modalità di espletamento delle loro funzioni. Informatica applicata agli Archivi: realizzazione di interventi legati alle progettualità tecnologiche e applicazioni sia alle operazioni della fase corrente, di deposito e di quella storica. Programmi diretti agli aspetti legati all’archivio di deposito: problematiche riguardanti la gestione dei massimari di conservazione, selezione e scarto. Perfezionare le proposte relative agli strumenti per la ricerca: forme di registrazione che favoriscono in particolare campi specialistici della ricerca storica.
II-Gli archivi nella storia
● Nell’antichità si usavano prevalentemente tavolette di argilla (fragile), pietra e marmo (scomodità per movimento ● Nell’età classica:
- Papiri: listelli di papiro trattati per formare tela. Leggero, maneggevole ma fragile e scarsa tenuta nel tempo
- Pelle animale: pulita e trattata. Tende a seccarsi e bisogna ingrassarle con grassi appositi. Documenti in pergamena-> fondo diplomatico
- Tavolette lignee: imbiancate e poi scritte con inchiostro (album)
- Tavolette cerate: scritte a graffio (tabulae cerussatae) che servivano per formare i codices. ● Età medievale: introduzione della carta. Uso del liber e conservazione della documentazione in amari che sostituivano le poco pratiche capse. A partire dal tredicesimo secolo la conservazione del materiale era nelle mani del massaro per poi passare nelle mani di un notaio/coppia di notai. ● Età moderna: archivistica nobilitata con dibattito teorico ● Età contemporanea: introduzione supporti tecnologici. Istituzione dell’AIPA (Autorità per l’Informazione della Pubblica Amministrazione) diventata poi CNIPA (Centro Nazionale per l’Informazione nella Pubblica Amministrazione).
III-L ’archivio e l’archivistica
Nella concezione volgare quando si parla di archivio ci si riferisce ad agglomerati di carte che talora sono conservate in vista di un’eventuale futura utilizzazione. Il concetto di archivio in realtà dipende da una molteplicità di elementi che devono realizzarsi attraverso l’attuazione di precise procedure. L’archivio è presente con proprie caratteristiche:
- Nel linguaggio strettamente archivistico
Il Codice ha precisato che “la tutela consiste nell’esercizio delle funzioni e nella disciplina delle attività dirette, sulla base di un’adeguata attività conoscitiva, ad individuare i beni costituenti il patrimonio culturale ed a garantire la protezione e la conservazione per fini di pubblica funzione” (art. 3, comma 1). Il concetto di bene culturale è stato nuovamente ripreso con una definizione nella quale si sono inserite “le cose immobili e mobili appartenenti allo Stato, alle regioni… che presentano interesse artistico, storico, archeologico o etnoantropologico” (art. 10, comma 1) per la quale un determinato bene posseduto da un privato può essere considerato culturale solo se il soggetto opera senza fini di lucro. Da considerare beni culturali anche “gli archivi e i singoli documenti dello Stato…” (art. 10, comma 2, lett. B) e “archivi e singoli documenti appartenenti a privati, che rivestono un interesse storico particolarmente importante” (art. 10, comma 3, lett. B). C’è una sostanziale distinzione tra quelli pubblici e privati: per i primi l’azione protettiva scatta in forma generalizzata in conseguenza della loro stessa natura, mentre per i secondi c'è un criterio distintivo basato su scelte soggettive. Esclusione dalla tutela di gran parte degli archivi privati (non dichiarati) di interesse storico particolarmente importante. Distinzione che si applica solamente ai criteri di individuazione dell’attività di tutela, non influenza il concetto di archivio. Le scelte di tutela sono comunque soggettive in riferimento alla necessità di essere in presenza di attestazioni di “rarità e di pregio” e alla scelta che si tratti di un materiale avente un’anzianità di almeno 25 anni.
IV- L’ archivio e la sua evoluzione
Ogni archivio si colloca idealmente sopra due coordinate che si caratterizzano per una verticalità temporale e per una orizzontalità territoriale e istituzionale. Perché un archivio nasca è necessaria la presenza di: ● Presenza di soggetto produttore: si suddividono in pubblici e privati -pubblici statali: amministrazioni centrali dello Stato e amministrazioni statali periferiche -pubblici non statali: istituzioni che hanno acquisito in seguito una natura regionale, provinciale, locale. -privati singoli: singole persone fisiche o rappresentate da un solo soggetto -privati complessi: nuclei famigliari -privati complessi: associazionismo. Associazioni di fatto devono depositare il proprio atto costitutivo e statuto da notaio e devono ottenere riconoscimento giuridico da Stato o Regione. -privati complessi dell’impresa: non devono rispettare criteri di conservazione se non per documentazione contabile e fiscale ● Attività del soggetto produttore Se svolge un’attività e se tale comportamento si rivolge all’esterno. Due momenti: quando il soggetto si crea imponendosi regole e strutture istituzionali e quanto opera attraverso le sue ramificazioni ufficiali. L’archivio però cessa di esistere qualora il soggetto assuma una posizione di inerzia totale che può essere transitoria o definitiva, nel secondo caso l’archivio viene definito “archivio morto” ● Particolare tipologia di attività del soggetto produttore il soggetto produttore si rivolge al di fuori della propria entità ma bisogna tener conto di un’altra considerazione: l’archivio non si forma mai per volontà di un solo soggetto produttore ma per un concorso incontrollato e incontrollabile di più volontà. La non volontarietà si trova quindi alla base del concetto di formazione di ogni archivio, definito in
senso tecnico. Quando però si ravvisa la presenza di una precisa volontà costitutiva si ha una diversa fattispecie. L’elemento qualificante e condizionante è rappresentato dall'instaurazione tra soggetto e mondo esterno. Esempio del poeta che spedisce poesia: documento archivistico di trasmissione e poesia è l’allegato. ● Conservazione della memoria e la qualità del supporto Fissandole sopra un supporto: lastre di pietra, papiro, pelle, pergamena, carta, microfilm, floppy disk…. ● Volontà della conservazione della memoria Il soggetto privato fisico semplice gode di una libertà estesa in relazione ai criteri di conservazione della documentazione archivistica da lui stesso posta in essere, limitazioni solo per operazioni che investono gli aspetti economici e finanziari. Il soggetto privato complesso si trova a operare scelte conservative in una più limitata area di libertà in quanto Associazione di fatto. Soggetti di un’impresa hanno ulteriore limitazione costituita da obblighi specifici previsti dalle disposizioni legislative (effetti solamente circoscritti nel tempo) Soggetti pubblici subiscono un ulteriore sbilanciamento a favore del principio della non eliminazione durante la fase costitutiva dell’archivio. Determinata non solo dalle disposizioni di legge ma anche da un principio generale di carattere comportamentale. ● Memoria sia legata a un particolare vincolo N.B concetto di ordine dell’archivio: organizzare una memoria significa ordinarla in modo che essa possa essere utilizzata. Il compito dell’archivista di ordinare consiste nel fornire una struttura logica ed utile per un rapido e sicuro reperimento della documentazione.
V-Il vincolo archivistico
il vincolo naturale o originario (necessario) è tipico ed esclusivo della figura dell’archivio e non appartiene ad altri beni culturali in quanto è volontario.
- Vincolo istituzionale esterno: individuato nel collegamento che intercorre tra l’entità produttrice dell’archivio e la realtà istituzionale esterna. La sua funzione risulta significativa nella necessità di applicazione del principio di provenienza territoriale, in contrapposizione a quello della pertinenza territoriale
- Vincolo istituzionale interno: si sviluppa in forma diretta in riferimento alla natura del produttore, si confronta quindi con la struttura costitutiva dell'entità che realizza l’archivio.
- Vincolo archivistico esterno: collegamento necessariamente esistente tra la documentazione che si trova presso il produttore e quella che si conserva presso gli altri soggetti che hanno svolto un’attività in correlazione con l’entità principale e non hanno eliminato le conseguenti testimonianze
- Vincolo archivistico interno: è individuabile nel nesso che collega in maniera logica e necessaria la documentazione che compone l’archivio prodotto da un ente. La teorizzazione del concetto di vincolo non tiene sempre presenti le situazioni concrete e specifiche che si verificano necessariamente nella generale realtà archivistica:
- Vincolo archivistico, sia interno che esterno, hanno una più diretta attinenza con le procedure di riordinato delle carte ed è ad essi che ci si deve riferire con più immediata attenzione
- Operazione può partire da un’analisi diretta alla conoscenza ed alla rilevazione del vincolo istituzionale interno ed esterno
- Momento di accertamento e parametri che consentano l’individuazione del vincolo
- Quanto possano incidere le operazioni di selezione e scarto sulla natura del vincolo perché queste potrebbero modificare la struttura di esso.
possono essere presi in considerazione uti singuli, se non quali elementi di un unico complesso organico. Giorgio Cencetti, alla fine degli anni 30 del Novecento, caratterizzò l’archivio per la presenza di un vincolo naturale, originario, necessario. Nel corso degli anni Novanta avanzò una riflessione che proponeva alcune modifiche mirate non tanto a mettere in discussione il vincolo cencettiano quanto a riconsiderare i limiti della sua estensione. Furono delineate alcune figure integrative quali il vincolo archivistico interno, il vincolo archivistico esterno, il vincolo istituzionale interno e il vincolo istituzionale esterno. Il vincolo si presenta quindi con un’immagine contrassegnata da più momenti che non devono essere considerati a sé stanti, bensì componenti di un’unica realtà organica. In ogni archivio esiste un unico vincolo che si qualifica per la sua naturalezza, per la sua originarietà e per la sua necessarietà e che parimenti si caratterizza per le sue molteplici articolazioni sia interne sia esterne sia virtuali. La rappresentazione di una realtà nella quale una pluralità di forme organizzative, materiali e virtuali, trovano la loro ragione di coesistere e arrecano al vincolo archivistico la qualificazione di unico e polimorfo.
VI-La vita Dell’archivio
Ogni archivio ha una propria vita attiva che è delimitata da una durata cronologicamente non predeterminata dipendente dal periodo di svolgimento dell’attività del soggetto produttore. L’archivio svolge le sue prerogative, che spesso vengono a modificarsi con il trascorrere del tempo, assumendo funzioni più o meno variate, che dipendono dalle caratteristiche dei diversi momenti evolutivi. La struttura fisica rischia spesso di subire pesanti cambiamenti, tra i quali ha un ruolo primario la frammentazione che tende a creare quegli spezzoni che incidono negativamente sulla vita dell’archivio intesa nel concetto più ampio. Se il soggetto produttore cessa di esistere, l’archivio si trasforma convenzionalmente in un archivio morto: condizione riconosciuta tale in quanto nella nuova situazione la documentazione entra in un contesto di staticità, poiché vengono a mancare le possibilità di accrescimento. Sebbene sia considerato morto continua a svolgere il ruolo di memoria e di testimonianza delle attività effettuate sino alla cessazione del soggetto produttore. Per tali funzioni è necessaria comunque la presenza di un riferimento esterno, ovvero un soggetto appositamente individuato, che consenta tali operazioni in un certo tempo e in un determinato luogo. Diverse fasi di sviluppo dell’archivio
- un periodo corrente: la documentazione si forma attraverso un naturale accrescimento, determinato dalla necessità del soggetto che opera di entrare in relazione con la società esterna. Si inaugura con l’inizio della pratica e si conclude con la chiusura della stessa (durata proposta dalla gestione annuale del protocollo.
- archivio di deposito: transitoria collocazione fisica della durata di un quarantennio. Si svolgono attività organizzative per ridare a materiale organicità che corrisponde alla sua naturale struttura.
- memoria storica: con il passare del tempo la documentazione assume un prevalente interesse culturale. Ci sono state differenti teorie riguardanti la vita di un archivio in tutta europa, la soluzione adottata in Francia unisce la schematizzazione tedesca e le caratteristiche fondamentali in linea con l’impostazione italiana: archivio corrente, archivio di deposito, archivio intermedio e archivio storico.
VII-L’archivio corrente
L’archivio corrente coincide con il momento della nascita e della formazione e comprende quella documentazione che entra a far parte della sua memoria. La durata delle pratiche rimane un evento assolutamente variabile e dipende dalla natura e dalla tipologia dell’attività e delle relative procedure formative. In conseguenza delle caratteristiche dei soggetti produttori si realizzeranno i fascicoli che potranno concludersi in tempi diversificati. La durata dell’archivio corrente non è dunque collegabile con un periodo cronologico prefissato. Con l’introduzione dello strumento del protocollo è stato stabilito in un anno il periodo minimo di giacenza del materiale nella fase corrente, non è stato opportunamente indicato il limite massimo. La formazione degli archivi è stata realizzata in conseguenza di quelle differenziazioni che sono state in certo modo determinate da una concomitanza di elementi.
- la natura del soggetto produttore: soggetti privati: la gestione non è di solito eccessivamente condizionata da preordinate modalità. Sono vincolati da disposizioni normative e hanno la più ampia facoltà di stabilire se e per quanto tempo conservare la propria memoria.
- la natura del soggetto produttore: i soggetti pubblici: nel rispetto del principio generale che la memoria pubblica deve essere conservata correttamente e deve essere organizzata in tal modo da consentire a tutta la Comunità di accedervi e di conoscerne le caratteristiche e i contenuti. Con le innovazioni napoleoniche si sono sviluppati presso i soggetti pubblici nuovi criteri di organizzazione, nei quali il titolario di classificazione ha assunto un ruolo di primario rilievo.
- la struttura del soggetto produttore: il soggetto singolo non avendo solitamente necessità di utilizzare altre persone per gestire la propria memoria, attua criteri molto semplici ed esegue suddivisioni che rispettano le singole materie trattate. Nei soggetti complessi i criteri organizzativi possono rispondere a esigenze molto articolate ed emerge la necessità di rispettare un ordine direttamente dipendente non solo dalle competenze ma anche dalle funzioni.
- le tipologie di attività: quando l’attività è contenuta e la consistenza della produzione documentaria è limitata, si può verificare l’applicazione del criterio cronologico, con la collocazione della documentazione prevalentemente nel rispetto dell’ordine di “arrivo” presso il soggetto produttore. (esiste anche ordine alfabetico)
- le caratteristiche dei supporti utilizzati. Il concetto di serie, che mira a individuare attraverso il criterio di raggruppamento, una delle metodologie utili per collocare in posizioni logiche le unità archivistiche che vengono prodotte nel corso delle attività dei soggetti produttori. La posizione logica può essere realizzata seguendo linee differenziate, più o meno dipendenti dalla libera volontà del soggetto produttore il quale può stabilire l'organizzazione. Gli elementi che contribuiscono a stabilire tali posizioni e che presiedono alla formazione della serie possono essere rappresentati schematicamente da:
- il rispetto delle “materie”: deciso intervento di volontà da parte di chi ha il compito dell'organizzazione. Ogni archivio si caratterizza per una molteplicità di materie, ne consegue un maggior numero di possibilità di ordini, con la creazione di serie per materia che possono essere in conseguenza delle necessità oggettive e pratiche del soggetto e che il soggetto stesso può mutare anche in corso d’opera, conduce inevitabilmente ad un affievolimento della purezza del vincolo naturale. La dottrina archivistica è orientata criticamente nei riguardi dell’adozione di serie per materia. Questo principio fu posto in parallelo con il principio di pertinenza, nell’attività di riordinamento archivistico, in quanto ritenuto addirittura non naturale.
in mancanza anche di uno solo degli elementi, la protocollazione risulta inefficace dal punto di vista pratico, amministrativo e giuridico. Dal punto di vista giuridico il protocollo è:
- atto pubblico: colui che lo redige deve essere un “pubblico ufficiale”
- atto pubblico di “fede”: può essere utilizzato per evenienze pratiche o amministrative ma anche per qualsiasi necessità probatoria
- atto pubblico di “fede privilegiata”: conferma e rafforza il concetto di fede e stabilisce la sua validità assoluta C’è un quinto elemento necessario che assume un ruolo di altissimo significato in relazione all’organizzazione della memoria. Il Titolario di classificazione consiste in un quadro schematico nel quale sono distribuite le competenze, le funzioni e le materie attinenti all’attività del soggetto produttore. Suddivisione successiva in più Titoli, Classi, Sottoclassi, Fascicoli. il Titolario di classificazione svolge più funzioni:
- individuare ogni documento, attribuendogli un preciso inquadramento nel contesto archivistico
- determinare la destinazione del documento ad una precisa unità operativa
- riorganizzare l’archivio svolge dunque la funzione diretta a creare il collegamento tra i vari elementi della memoria: rappresenta uno strumento fondamentale per la creazione del vincolo archivistico.
IX-L’archivio di deposito
Dopo la fase formativa relativa all’archivio corrente, la documentazione viene trasferita nel locale di deposito; è importante precisare che l’archivio di deposito costituisce un naturale progresso dell’età dell’archivio. Il materiale che ne entra a far parte conserva tale ubicazione per un periodo convenzionale di quarant’anni: delimitazione sufficiente affinchè il materiale possa ancora essere interpellato per esigenze pratiche, amministrative e giuridiche. Trascorsi i quarant’anni la documentazione potrà essere trasferita nella sezione separata o in un archivio storico di concentrazione. Tra le attività, ha assunto primario rilievo quella della razionalizzazione della documentazione prodotta. I soggetti produttori mostrano solitamente una ridotta attenzione nei riguardi dell’archivio di deposito che rischia di diventare un magazzino. Si adotta dunque un Titolario di classificazione:
- il carteggio sarà riorganizzato seguendo lo schema suggerito dalla struttura protocollare
- i registri troveranno una collocazione autonoma nel rispetto della serie e in linea generale avranno quale secondo criterio applicativo quello cronologico La funzione dell’archivio di deposito è individuata dall’articolo 30 del D.P.R n.1409 del 30/09/1963: tale norma prevede che il materiale ivi collocato provenendo dalla fase corrente, debba rimanere per un periodo di quarant’anni prima di transitare nella Sezione Separata. Importante realizzare strutture idonee per la conservazione e per la gestione del materiale:
- non essere umidi e non eccessive immissioni di luce
- aree distanti da fonti idriche o di calore
- impiantistica a norma di legge e dotati di mezzi di controllo e sicurezza
- attrezzature atte ad accogliere la documentazione archivistica
- attrezzature informatiche
- esclusivi
- chiusi a chiave e accessibili solo agli archivisti addetti a tali servizi
- apposito regolamento Prima di realizzare il trasferimento, si svolge l’analisi della documentazione al fine di procede ad operazioni di selezione e di scarto: operazioni di carattere irreversibile che bisogna condurre con la massima consapevolezza per non eliminare il vincolo naturale che lega il materiale archivistico. Per lo scarto di un archivio possono individuarsi più tempi di intervento e più modalità:
- prevenzione nello scarto attraverso una programmazione che consenta di intervenire con la predisposizione di uno specifico Massimario
- un primo scarto durante lo svolgimento della pratica o alla conclusione della stessa (effettuata dai gestori)
- un secondo scarto da eseguirsi nel rispetto delle procedure previste dagli articoli 25 e 35 del D.P.R n.1409 del 30/09/ Le operazioni di scarto devono tener presenti alcuni aspetti:
- la programmazione di uno scarto collegata con la predisposizione di un Massimario, realizzato preferibilmente attraverso un collegamento simbiotico con il Titolario di classificazione
- la realizzazione di un Massimario non può prescindere dalle modalità di applicazione della legge 241 del 7/08/90 modificata con la Legge dell’11/02/05, n.15 e dal Decreto Legislativo n.35 del 2005. Emergono elementi pratici, giuridici e amministrativi che caratterizzano la documentazione ma ancora di più si evincono i tempi di gestione della pratica e conseguentemente i tempi di necessaria giacenza e di conservazione
- non si può operare senza considerare la presenza delle nuove tecnologie Il soggetto deve intervenire operando con discrezionalità ma avendo riguardo alla conservazione del vincolo:
- le operazioni di scarto hanno un’incidenza economica
- considerato caso per caso
- lo scarto può essere preceduto da riproduzione del materiale Individuato il materiale da eliminare, la proposta di scarto deve contenere l’indicazione della consistenza e tale elemento risulta più facilmente applicabile se ci si riferisce a serie: oltre che al titolo si devono riportare gli estremi cronologici e la consistenza, rappresentata anche dal peso, ma soprattutto la specificazione dei motivi dello scarto. Gli interventi volontari possono essere in itinere (durante lo svolgimento della fase formativa) o non preordinate (le attività degli operatori sono libere). Differenti tipologie di scarto:
- scarto naturale e/o involontario: fattori che non dipendono dalla volontà del soggetto produttore
- scarto colposo: la documentazione subisce danni o perdita a causa di una collocazione fisica dubbiosamente idonea
- scarto preterintenzionale: condizionamento fisico prevedibilmente e comunque scarsamente idoneo per la sua integrità, lasciando poi al caso la possibilità di un esito finale più o meno negativo
- scarto volontario: intendimento volontario di eliminare dall’archivio gli elementi ritenuti inutili Lo scarto può essere totale, parziale o a campione. Con il termine selezione si intende un’operazione complessa che precede l’eliminazione e che determina effettivamente le sorti della documentazione: devono essere incluse concettualmente anche le attività
con questa prima ipotesi di intervento è possibile effettuare scarti con valore oggettivo, senza arrecare disturbo alla sussistenza del vincolo. Il problema dello scarto del materiale deve seguire diverse prospettive:
- delimitare la consistenza degli archivi in formazione
- predisposizione e utilizzo dei massimari
- creazione di strutture operative e di professionalità
- scarto dei documenti di archivi formati L’intervento non deve avere quindi carattere soggettivo. Trascorsi quarant’anni la documentazione archivistica giacente nell’archivio di deposito deve essere trasferita nell’archivio della terza fase, tali operazioni vengono eseguite ma con tempi non sempre rispettosi dei termini prefissati. Per procedere al trasferimento è necessario predisporre il materiale e tale operazione richiede l’intervento di un personale dotato di specifiche conoscenze. Tra le attività da svolgere ci sono quelle di riordinamento e di scarto. Lo spostamento deve essere effettuato predisponendo un apposito verbale, accompagnato da un elenco di consistenza. Il passaggio della documentazione archivistica da deposito alla sezione separata avviene effettuando un'operazione interna al soggetto produttore e interna alla memoria stessa. L’operazione concernente questa tipologia di trasferimento viene denominata con il termine versamento. Si configura come versamento il trasferimento del materiale da un archivio di deposito di un determinato soggetto produttore ad un archivio di concentrazione avente la medesima natura giuridica del soggetto primario. La caratteristica di archivio di concentrazione può essere estesa anche ad altre figure che non sempre sono state create con tali finalità, assieme alla documentazione “storica” del soggetto produttore possono trovarsi gli archivi aggregati, che entrano a far parte del complesso archivistico che li ospita pur mantenendo la loro autonomia. Il trasferimento può avvenire per:
- versamento: trasferimento tra soggetti appartenenti alla medesima struttura istituzionale e aventi la stessa natura giuridica
- deposito: i soggetti non possiedono la stessa natura giuridica e istituzionale
- donazione: la natura giuridica e istituzionale non coincide e il produttore intende liberarsi, a titolo definitivo e gratuito, non solo del possesso ma anche della proprietà del bene
- alienazione: il proprietario cede all’acquirente il materiale a titolo oneroso. casi particolari come disposizioni stabilite mortis causa oppure in conseguenza ad accordi inter vivos La procedura di deposito può assumere una forma di coattività quando ci si trova in situazioni che lasciano comprendere l’esistenza di immediati pericoli per la documentazione. Il Ministero per i beni e le attività culturali può imporre il restauro di alcuni documenti o prendere altri provvedimenti per la salvaguardia del materiale. Gli interventi coattivi sugli archivi privati sono realizzati quando i proprietari non garantiscono un’idonea conservazione. Il Codice dei Beni Culturali, all’art. 43 ha previsto per tutti i beni un norma per la quale “il Ministero ha facoltà di far trasportare e temporaneamente custodire in pubblici istituti i beni culturali mobili al fine di garantirne la sicurezza o assicurarne la conservazione ai sensi dell’art.29”
X-L’archivio storico
La teoria e la prassi archivistica prevedono per la gestione della terza fase le seguenti tipologie di intervento:
- riordinamento del materiale applicando le metodologie archivistiche ed in particolare il rispetto del metodo storico istituzionale
- realizzazione di mezzi di corredo e di strumenti per la ricerca
- fruizioni della documentazione archivistica in particolare da parte del pubblico esterno Il D.P.R. n.1409 del 30/09/1963 non usa mai il tramite storico. Attribuendo il valore di archivio storico solo alla documentazione con più di quarant’anni. Queste conclusioni possono risultare fondate quanto perché non crediamo che sia corretto individuare un termine cronologico per attribuire la storicità di un documento, senza invadere aree di soggettività. Crediamo che ogni documento diventa fonte storica nel momento in cui viene utilizzato per tale funzione dallo storico. Il recente Codice dei Beni Culturali ha riproposto quest’ultima soluzione intitolando l’art.42 “Conservazione degli archivi storici degli organi costituzionali” e precisando che la Presidenza della Repubblica, la Camera dei Deputati, il Senato della Repubblica e la Corte Costituzionale, non versano la documentazione prodotta all’Archivio Centrale dello Stato, bensì conservano i propri atti “presso il proprio archivio storico”. Con il termine riordinamento ci si riferisce alle operazioni che gli archivisti svolgono durante l’ultima fase, dovendo intervenire per fornire agli archivi, che si trovano frequentemente in disordine o in non corretto ordine, una sistemazione definitiva. Una causa di disordine deve essere individuata nella fruizione se eseguita senza la presenza di archivisti. Si sviluppano linee di riordinamento fondate sopra quel principio di pertinenza che consentiva di ristrutturare il materiale per materia. Il materiale fu disposto in ordine cronologico, disperdendo così qualsiasi attestazione fisica relativa alla originaria collocazione. Con l’applicazione del principio di pertinenza si distrusse una organicità archivistica per creare una raccolta, funzionale ma anti archivistica. Nel 1819 l’Accademia di Berlino suggerì di abbandonare il principio di pertinenza per assumere il principio di provenienza. Il metodo storico costituisce l’elemento base del lavoro di tutti gli archivisti. Inizialmente voleva mettere in evidenza che per poter riordinare gli archivi era necessario conoscere la storia del soggetto produttore, inquadrandola in un contesto storico istituzionale generale e locale. Fu poi portato al limite, riconoscendo che il vero lavoro dell’archivista non consisteva nell’inventariazione, bensì nello studio del soggetto produttore, della sua struttura e della sua storia. La periodizzazione, durante le attività di riordinamento archivistico, si può intervenire sulla documentazione condizionandola in conseguenza della concorrenza di alcuni aspetti storici, istituzionali e burocratici, i quali possono giustificare l’applicazione di tale principio:
- mutamento della realtà politica
- mutamento della realtà istituzionale (a livello generale)
- mutamento della realtà istituzionale (entità produttrice)
- mutamento della realtà burocratica relativa alla suddetta entità
- mutamento delle norme di gestione generali
- mutamento delle prassi di gestione dell’archivio derivate sia dei comportamenti dell’ufficio sia dalle influenze delle realtà operative esterne L’eventuale concorrenza di queste situazioni costituisce un motivo valido per l’applicazione del principio di periodizzazione in un archivio pubblico. Se analizziamo la natura dei sei momenti notiamo che la loro funzione si mostri in coincidenza con le fasi di riordinamento del materiale archivistico secondo le linee teoriche proprie del metodo storico-istituzionale: deve essere solo uno dei momenti applicativi di tale processo poichè diversamente si potrebbe incorrere nel rischio dell’interruzione del “vincolo naturale".
- mezzi di corredo complementari che attengono all’oggettiva realtà archivistica ma che sono realizzati per assolvere a funzioni scientifiche attinenti ad altre discipline. trasunti, regesti, trascrizioni
- mezzi di corredo atipici L’elenco archivistico è il mezzo di corredo primario che consiste nella descrizione del materiale archivistico comprendente l’indicazione:
- della numerazione progressiva dell’elenco
- della consistenza delle unità archivistiche
- della tipologia delle unità archivistiche
- del contenuto delle unità archivistiche
- degli estremi cronologici riferibili alla singola unità. Ci sono tre tipologie di elenchi:
- analitici: la descrizione è effettuata riportando le unità archivistiche singolarmente
- sommeri: il materiale viene descritto raggruppando le unità in più serie
- misti La Guida archivistica è un mezzo di corredo di livello intermedio con lo scopo di fornire informazioni generali nei riguardi di un archivio. Contiene questi elementi:
- denominazione dell’archivio con l’indicazione del luogo di conservazione e di tutte le notizie per accedervi
- notizie storiche riguardanti il soggetto produttore e l’ambiente di sviluppo
- cenni di illustrazione delle serie archivistiche che vengono presentate
- sezione descrittiva che comprende titolo della serie, consistenza, estremi cronologici
- apparato critico con indicazioni bibliografiche relative al fondo descritto
- indici dei fondi archivistici illustrati L’Inventario è un’entità molto complessa che si realizza quale momento conclusivo di un lungo impegno di studio e di lavoro sulle carte. Fasi operative che si svolgono preliminariamente:
- ricerca per conseguire una conoscenza dei problemi storici
- ricerca per conseguire una conoscenza dei problemi istituzionali
- ricerca per conseguire una conoscenza relativa alla storia del soggetto produttore e alla sua appartenenza a speciali categorie
- ricerca per conseguire una conoscenza della struttura istituzionale del soggetto produttore e della società ad esso attinente
- ricerca per conseguire una conoscenza delle strutture amministrative e burocratiche relative al soggetto che ha realizzato l’archivio
- ricerca per conseguire una conoscenza delle vicende dell’archivio nelle fasi formative, in quelle di crescita e in quelle successive Paasando alla struttura dell’inventario: ● note introduttive ● sezione descrittiva, ogni serie deve essere preceduta da un cappello con finalità illustrative. i cappelli hanno il compito di accogliere le notizie relative alla serie archivistica con riguardo alla normazione che la regolava ● sezione descrittiva rappresenta il risultato di quel lavoro di schedatura che possiamo definire tecnico-archivistico:
- sezione relativa alle intitolazioni
- sezione statistica, descrittiva della struttura
- sezione riguardante vecchie segnature
- sezione riguardante i contenuti
- sezione concernente gli estremi cronologici L’inventario è caratterizzato dall'attribuzione alle unità archivistiche descritte di una numerazione progressiva detta a corda che trovano riscontro nell’esigenza di procedere ad operazioni di indicizzazione dei nomi. Anche gli inventari possono essere distinti in analitici, sommari e misti. Tra gli aspetti di rilievo vi è quello della consultabilità: per la documentazione conservata nell'archivio corrente e nell’archivio di deposito, la richiesta è avanzata dai ricercatori che sono spinti da esigenze di studio. L’accesso è regolato da alcune disposizioni normative autonome quali la legge n.241 del 7/08/1990, mentre le modalità per la consultabilità per motivi culturali sono disciplinate dal Codice dei Beni Culturali nel Titolo II, in particolare al Capo III ove si tratta della “consultabilità dei documenti degli archivi” e della “tutela della riservatezza”, con riferimento alla documentazione pubblica e privata: ● per la fruizione dei documenti conservati negli Archivi di Stato e negli Archivi storici degli Enti pubblici vige la norma che sono tutti consultabili ad eccezione di quelli dichiarati di carattere riservato che diventano accessibili dopo cinquant’anni la loro data (C.B.C art.122, comma 1 lett. a); non sno inoltre immediatamente consultabili quelli “contenenti dati sensibili nonchè i dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali che diventano consultabili quarant’anni dopo la loro data”. Questo termine è portato a settanta se i dati possono rivelare “lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare” (C.B.C. art.122, comma 1, lett.b). Esiste la possibilità di consultare documenti riservati purchè si rispetti un’apposita procedura per la quale il Ministero dell’Interno “può autorizzare la consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato conservati negli Archivi di Stato anche prima della scadenza dei termini indicati” (C.B.C art 123, comma 1) I documenti per i quali è stata autorizzata la consultazione mantengono il loro carattere di riservatezza e “non possono essere diffusi” (C.B.C art 123, comma 2). Il Decreto Legislativo n.281 del 30/07/1999, contenente disposizioni in materia di consultazione di dati personali per finalità storiche in relazione alla protezione dei dati personali, la normativa attuale prevede che su richiesta del titolare “può essere disposto il blocco dei dati personali che non siano di rilevante interesse pubblico, qualora il loro trattamento comporti un concreto pericolo di lesione della dignità della riservatezza o dell’identità personale dell’interessato” (C.B.C art. 126, comma 2). Per scopi storici dei documenti contenenti dati personali “è assoggettata anche alle disposizioni del Codice di deontologia e di buona condotta previsto dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali” (C.B.C art.126, comma 3). L’attuale normativa ha regolato la consultabilità per scopi storici degli archivi correnti stabilendo che “salvo quanto disposto dalla vigente normativa in materia di accesso agli atti della pubblica amministrazione, lo Stato, le regioni e gli altri enti pubblici territoriali disciplinano la consultazione a scopi storici dei propri archivi correnti e di deposito” (C.B.C. art.124, comma 1) e precisando che la consultazione degli archivi correnti e di deposito degli altri enti ed istituti pubblici “è regolata agli enti e istituti medesimi, sulla base di indirizzi generali stabiliti dal Ministero”(C.B.C. art.124, comma 2). Per la fruizione degli archivi dei soggetti pubblici:
infatti pensare ai Titolari di classificazioni delle gestioni protocollari. La particolarità maggiore potrebbe consistere nella nuova caratteristica di non unicità del vincolo naturale e nella conseguente presenza di più vincoli naturali. Le modificazioni vanno quindi ad inficiare una delle caratteristiche fondamentali della naturalezza. Riconoscere e affermare nella gestione informatica di un archivio elettronico l’esistenza di un vincolo archivistico natural, strutturato secondo l’applicazione dei principi della dottrina tradizionale, risulterebbe pertanto non incidente sulla vera realtà. La documentazione, nella fase di conservazione, non trova riscontro in un vincolo naturale reale, bensì in più vincoli potenziali e virtuali, forse non preliminarmente costituiti in forma trasparente; nella fase di concreta applicazione si vedrebbe materializzato uno dei vincoli naturali che sono stati concettualmente preordinati in conseguenza della potenziale pluralità delle risoluzioni assunte in fase di programmazione. Vincolo naturale impuro che recepisce il carattere dalla sua struttura la quale, essendo necessariamente precostituita, aperta e permeata di una molteplicità di soluzioni, in relazione alle opzionali modalità organizzative della memoria, si troverebbe a perdere di intensità proprio in riferimento al significato della naturalezza organizzativa. Tali riflessioni trovano solo parziale applicazione per quelli che si sono formati su supporti tradizionali e che successivamente sono stati trattati con le nuove strumentazioni. Il punto di osservazione si sposta quindi verso il piano applicativo ed investe pur sempre i criteri di adozione e di scelta dei programmi preliminari, poiché è da essi che dipendono le caratteristiche del vincolo e la qualità dell’archivio. Il concetto di archivio si è evoluto in conseguenza della concorrenza di una pluralità di elementi che sono anche correlati con le diverse tipologie dei supporti. L’archivio è condizionato da quelle procedure formative che si intersecano con molteplici componenti che consentono la configurazione di un unico contesto simbolico. Le caratteristiche dei supporti incidono sulla natura dell’archivio dal momento della nascita e guidano il soggetto nella sua attività rivolta verso la società esterna, ai fini della produzione di quelle testimonianze scritte che costituiscono i mezzi e la memoria del suo operare. La molteplicità tipologica condiziona l’archivio in tutte le fasi della sua vita. Il supporto non viene considerato elemento discriminante e in genere viene trascurato. ci sono diverse accezioni che possono essere rapportate a tre categorie:
- documenti: significato giuridico o altre interpretazioni. non del tutto soddisfacente come soluzione
- atti: significato a carattere amministrativo che porta a escludere altre tipologie
- scritture: sembra soddisfacente ma limita alcuni elementi costitutivi come le fonti audiovisive Tutte le diverse tipologie di scrittura possono far parte di un archivio, non tutte contribuiscono a comporre la sua struttura costitutiva di base, poiché possono figurare in esso come allegati. Se si considera il significato della potenzialità scritturale delle registrazioni audio non si distaccano di molto da quanto avviene nella gestione informatica e di conseguenza hanno potenzialità di essere trasformabili nella scrittura tradizionale. Hanno la capacità di essere trasformate in scritture tradizionali alle quali può essere attribuito un reale significato di archivio. Le fonti audiovisive, purché siano state realizzate attraverso corrette procedure formative archivistiche nel rispetto dell’attività del soggetto produttore, possono quindi essere considerate archivio a pieno titolo. XII- Definizioni di archivio Il termine archivio viene fatto derivare dalla parola greca archeion e si trova in latino in varie forme come archivium oppure in senso traslato come archa , indicando i contenitori interni per la conservazione. L’archivio è detto tablinum=locus nel quale si conservano gli atti e i documenti, solitamente a carattere pubblico. ETÀ CLASSICA
- correlazione primaria dell’archivio con il luogo di conservazione
- “sacralità” del luogo
- natura pubblica del luogo di conservazione
- carattere giuridicamente rilevante del materiale
- proposta di un’immagine di concentrazione degli archivi da parte del “principe” ULPIANO DOMIZIO : luogo nel quale il materiale si conserva, rilevando che tale collocazione ha natura pubblica SERVIO MARIO: si distingue per il compito di conservare documentazione pubblica MEDIOEVO ISIDORO DI SIVIGLIA: si privilegia la qualificazione di contenitore generico che quella del luogo TANCREDI DI BOLOGNA: presunzione di validità della documentazione nel momento dell’esposizione di questi conetti ETÀ MODERNA
- archivio con fase corrente e netta distinzione tra registratura e archivio
- archivio con momento conservazione permanente
- concilianti AMBROSIUS CALEPINUS 1535: struttura interna nella quale si collocano i libri JAKOB VON RAMMINGEN 1571 : no definizione specifica, archivio come luogo di conservazione BALDASSARRE BONIFACIO 1632 : accostamento dell’archivio al locus ma inclusione materiale privato e pubblico VEIT VON SECKENDORF 1660 : l’archivio è il deposito nel quale i documenti originali, le pratiche di ogni genere pertinenti al Governo dello Stato, come pure le pratiche delle parti in causa passate in giudicato devono essere conservate per iscritto e tenute in ordine AHASVER FRITSCH 1664 : il materiale qua conservato riceve una particolare forma di consacrazione PHILIPP FLADT 1764 : la più distinta raccolta o deposito dei principali scritti e dei più importanti atti OTTOCENTO KARL ZINKERNAGEL 1800 : 1)una raccolta analoga di scritti trattati in un singolo collegio o corporazione, si chiama registratura, così come l’edificio in cui si custodiscono questi scritti. 2)una raccolta di scritti sui diritti e la costituzione di uno Stato, redatta sotto controllo ufficiale. 3)una raccolta delle scritture che concernono l’organizzazione e i privilegi di uno Stato fatta sotto la vigilanza dello Stato stesso HEINRICH ERHARD 1834 : un archivio in generale è una raccolta di notizie scritte, formatesi nel corso di un’attività amministrativa, intrinsecamente complete, che servono quali testimonianze di situazioni storiche. (più vicino a biblioteca e finalità esclusiva legata alla ricerca storica) CARLO LANGLOIS 1895 : l’archivio è il deposito di titoli e di documenti autentici di ogni tipo che interessano uno Stato, una provincia, una città, un istituto pubblico o privato, una società, una persona fisica MULLER, FEITH, FRUIN 1898: l’archivio è l’intero complesso degli scritti, disegni e stampe, ricevuti o redatti in qualità ufficiale da qualunque autorità o amministrazione, o da qualsiasi impiegato di queste, purchè tali documenti , conformemente alla loro funzione, debbano rimanere presso la stessa autorità o amministrazione, o presso i suoi impiegati. (archivio corrente con esclusione di archivio di interesse storico e no riferimento ad archivi privati) NOVECENTO EZIO SEBASTIANI 1904: l’archivio è una raccolta ordinata di documenti a scopo di amministrazione nel senso più lato, esistente o estinta, e che perciò possono emanare sia da magistratura, sia da un ufficio pubblico o privato PIO PECCHIAI 1911: 1)l’archivio è una raccolta di documenti e carte varie, volumi, protocolli e registri, che vengono accomulandosi per qualche causa della vita sociale e che, poi, si conservano per un’utilità loro propria. 2)una raccolta di carte, di volumi, di registri ed anche di disegni, di stampe, di fotografie, di metalli incisi, di quanto insomma può avere un valore di documentazione e che si venne accumulandolo per qualche causa della vita sociale, pubblica o
