Guida Microsoft Word 2007, Guide, Progetti e Ricerche di Elementi di Informatica

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GUIDA ALL’USO CORRETTO DI

MICROSOFT OFFICE WORD

2007 PER LA REALIZZAZIONE

E LA FORMATTAZIONE DI

DOCUMENTI PROFESSIONALI

Francesca Plebani

Settembre 2009

Sommario

• 1. INTRODUZIONE..................................................................................................................................
• 2. WORD E L’ASPETTO DEL TESTO
  • 2.1 WORD NON È UNA MACCHINA DA SCRIVERE
  • 2.2 GLI ELEMENTI DEL DOCUMENTO
  • 2.3 COME VISUALIZZARE UN DOCUMENTO E ORGANIZZARNE LA STRUTTURA
  • 2.4 CARATTERI NON STAMPABILI
• 3. COME IMPOSTARE LA PAGINA, I PARAGRAFI E IL CORPO DEL TESTO
  • 3.1 MARGINI E BORDI DI PAGINA
  • 3.2 INTERRUZIONI DI PAGINA..............................................................................................................
  • 3.3 TABULAZIONI
  • 3.4 RIENTRO DEI PARAGRAFI
  • 3.5 CORPO DEL TESTO
• 4. COME FORMATTARE IL TESTO..........................................................................................................
  • 4.1 GLI STILI DI WORD
  • 4.2 GLI STILI DI TITOLO E LA STRUTTURA
  • 4.3 LIMITARE IL NUMERO DI STILI
• 5. COME GESTIRE DOCUMENTI LUNGHI
  • 5.1 FUNZIONALITÀ SOMMARIO...........................................................................................................
  • 5.2 NOTE A PIÈ DI PAGINA O DI CHIUSURA
  • 5.3 COLLEGAMENTI IPERTESTUALI
• 6. COME COLLABORARE CON ALTRI UTENTI E CONDIVIDERE DOCUMENTI
  • 6.1 LA NUOVA CARATTERISTICA REVISIONI
  • 6.2 RILEVARE E GESTIRE LE REVISIONI AI DOCUMENTI
• 7. CONCLUSIONI
• BIBLIOGRAFIA E SITOGRAFIA

Dal primo testo ho tratto principalmente i paragrafi che contengono una spiegazione discorsiva dei comandi e delle funzioni. Dal secondo sono riprese le istruzioni che illustrano passo per passo le procedure da seguire; questi paragrafi, oltre a contenere una spiegazione esaustiva dei principali comandi, hanno l’obiettivo di avvicinare il lettore all’uso della Guida di Microsoft Office Word , strumento utile ed immediato che permette di conoscere in ogni momento tutte le funzioni, le opzioni o le modalità di svolgimento delle operazioni. Per facilitare il lettore nella comprensione, nella ricerca e nel riconoscimento delle tipologie di informazioni, sono state sfruttate diverse opzioni di formattazione ben riconoscibili. Tutti i paragrafi formattati secondo lo stile mostrato in Figura 1.2 sono stati tratti direttamente da Microsoft Office Word 2007 Passo per Passo : si tratta principalmente di paragrafi di carattere teorico‐ generale. Figura 1.2 Formattazione dei paragrafi tratti dalla guida Microsoft Office Word 2007 Passo per Passo Le parti di documento che contengono i dettagli sulle procedure sono invece tratti da Guida di Microsoft Office Word e proposti principalmente in forma di elenco puntato con una formattazione come quella mostrata in Figura 1.3. Figura 1.3 Formattazione dei paragrafi tratti dalla Guida di Word Poiché questo documento è il risultato di un lavoro di sintesi, alcuni paragrafi sono tratti da più fonti.

La guida si articola in 5 capitoli centrali, a cui si aggiungono il primo e l’ultimo capitolo dedicati rispettivamente all’introduzione e alle conclusioni. Il secondo capitolo introduce i concetti base relativi alla realizzazione di un documento tramite editor di testo. Il terzo illustra come impostare correttamente la struttura della pagina, dei paragrafi e del corpo del testo. Il capitolo 4 si concentra sul vero cuore della guida: la formattazione del testo. Nel quinto capitolo sono sintetizzate funzioni utili per gestire documenti lunghi, come ad esempio la creazione di un sommario. Nel capitolo 6 è lasciato spazio invece ad un aspetto di grande attualità: la revisione di documenti da più persone. Per facilitare l’utilizzo da parte del lettore è stato realizzato un sommario che permette di individuare rapidamente la collocazione di capitoli e paragrafi. Trattandosi di una guida è fondamentale che il lettore possa in qualunque momento, anche a distanza di molto tempo dalla lettura completa del documento, reperire facilmente nel testo le informazioni desiderate.

2.2 GLI ELEMENTI DEL DOCUMENTO

1 Per comprendere meglio come realizzare una corretta formattazione del documento, è necessario conoscere gli elementi che costituiscono un documento in Word, a partire dagli atomi che si aggregano per formare elementi di ordine superiore. ¾ Caratteri: lettere, numeri, segni di punteggiatura, simboli. ¾ Parole: blocchi di caratteri, separati fra loro da spazi o tabulatori. ¾ Paragrafi: blocchi di parole (ossia frasi, o meglio periodi), separati fra loro da comandi di “a capo”; dal punto di vista tecnico, sarebbe più corretto chiamarli capoversi (il termine “paragrafo” è un residuo della traduzione dall’inglese, lingua originale di tutti i programmi Microsoft). ¾ Sezioni: parti di un documento (composte da più paragrafi e pagine) che possono essere isolate e trattate autonomamente, con differenti impostazioni di formattazione, impaginazione, numerazione delle pagine eccetera; in realtà, la gestione di diverse sezioni all’interno di un documento non rientra nell’utilizzo più elementare e comune di Word. Al di sopra di questo livello, si trova solo il documento in sé, nella sua totalità, che può essere aperto, modificato, salvato, eliminato, importato all’interno di un altro documento eccetera. Ciascun tipo (o livello) di componenti può essere sottoposto a operazioni specifiche, diverse dagli altri, quali ad esempio diversi tipi di formattazione. Contrariamente a quanto ci si potrebbe aspettare, la pagina non rappresenta un componente predefinito del documento. Quando si maneggia un documento scritto, ogni foglio di carta può essere trattato come elemento a sé. In Word, invece, la pagina è una sorta di cornice generica che vale come sfondo per l’intero documento: se ne possono soltanto impostare dimensioni, margini e orientamento; il testo digitato scorre automaticamente da una pagina all’altra.

2.3 COME VISUALIZZARE UN DOCUMENTO E ORGANIZZARNE LA

STRUTTURA

In Word, è possibile visualizzare un documento in più modi. Visualizzazione Layout di stampa. Questa visualizzazione mostra un documento sullo schermo così come apparirà una volta stampato. Permette di vedere elementi quali margini, interruzioni di pagina, intestazione e piè di pagina e filigrane. Visualizzazione Lettura a schermo intero. Questa visualizzazione mostra la parte di documento visibile sullo schermo a una dimensione accettabile. In questa visualizzazione, la barra multifunzione è sostituita da un’unica barra degli strumenti in cima allo schermo dotata di pulsanti utilizzabili per salvare e stampare il documento, accedere ai riferimenti e ad altri strumenti, evidenziare il testo e creare commenti. È possibile anche spostarsi da una pagina all’altra nonché regolare la visualizzazione. (^1) Paragrafo tratto dalla dispensa VIDEOSCRITTURA E WORD: NOZIONI DI BASE disponibile sul sito del corso di Fondamenti di Comunicazione Tecnica [3]

Visualizzazione Layout Web. Questa visualizzazione mostra un documento sullo schermo così come apparirà se visualizzato in un browser Web. Permette di vedere sfondi, forme, effetti e il modo in cui il testo va a capo per adattarsi alla finestra ed agli elementi grafici. Visualizzazione Struttura. Questa visualizzazione mostra la struttura di un documento come livelli nidificati di titoli e corpo del testo, e fornisce strumenti per visualizzare e modificare la sua gerarchia. Visualizzazione Bozza. Questa visualizzazione mostra il contenuto di un documento con un layout semplificato in modo da poter digitare e apportare modifiche velocemente. Non è possibile però vedere elementi del layout quali intestazioni a piè di pagina. È possibile passare da una visualizzazione all’altra utilizzando i pulsanti del gruppo Visualizzazioni documento sulla scheda Visualizza, come illustrato in Figura 2.1, oppure utilizzando i pulsanti sulla barra degli strumenti Visualizzazioni nell’angolo inferiore destro della finestra. Figura 2.1 Panoramica della scheda Visualizza

2.4 CARATTERI NON STAMPABILI

Quando si creano documenti complessi, è più facile posizionare gli elementi con precisione se si attiva la visualizzazione dei caratteri non stampabili. Si possono mostrare o nascondere i caratteri non stampabili facendo clic sul pulsante ¶ nel gruppo Paragrafo della scheda Home. Attivando la visualizzazione vengono mostrati i segni di paragrafo e altri simboli di formattazione nascosti. Come mostrato nella Figura 2.2, nel documento vengono visualizzati puntini al posto degli spazi, frecce al posto delle tabulazioni e altri caratteri imprevisti. Figura 2.2 Stralcio di testo visualizzato con la funzionalità Mostra tutto attiva

3. COME IMPOSTARE LA PAGINA, I PARAGRAFI E IL

CORPO DEL TESTO

Prima di apprestarsi alla stesura del documento è opportuno definire alcune impostazioni riguardanti la struttura della pagina, dei paragrafi e del corpo del testo. Queste impostazioni possono essere riviste e modificate in qualunque momento, ma la definizione già in fase preliminare può comportare un risparmio di tempo.

3.1 MARGINI E BORDI DI PAGINA

In Word, la larghezza dei paragrafi e la lunghezza delle pagine non si definiscono definendo l’area occupata dal testo, bensì definendo le dimensioni dello spazio vuoto, cioè i margini sinistro, destro, superiore ed inferiore intorno al testo. Per definire questi margini, si utilizza il pulsante Margini nel gruppo Imposta pagina sulla scheda Layout di pagina, sia per l’intero documento sia per sezioni del documento. 3.1.1 Visualizzazione dei margini di pagina

1. Fare clic sul pulsante con il logo di Microsoft Office , quindi su Opzioni di Word.
2. Fare clic su Avanzate e quindi selezionare la casella di controllo Mostra limiti del testo in Visualizzazione del contenuto del documento. I margini di pagina sono visualizzati nel documento come linee punteggiate. NOTA È possibile visualizzare i margini di pagina nella visualizzazione Layout di stampa o nella visualizzazione Layout Web. I limiti del testo non sono riportati sulla pagina stampata. 3.1.2 Modifica o impostazione dei margini di pagina
3. Nel gruppo Imposta pagina della scheda Layout di pagina fare clic su Margini.
4. Fare clic sul tipo di margine desiderato. Per la larghezza di margine più comune, fare clic su Normale. Quando si seleziona il tipo di margine desiderato, questo viene impostato automaticamente per l'intero documento.
5. È inoltre possibile specificare impostazioni personalizzate per i margini. Fare clic su Margini e su Margini personalizzati e quindi nelle caselle Superiore , Inferiore , Sinistro e Destro immettere i valori desiderati per i margini.

3.1.3 Opzioni relative ai margini di pagina Microsoft Office Word 2007 mette a disposizione opzioni relative all’impostazione dei margini di pagina, che consentono di adattare i margini all’utilizzo del documento una volta stampato. Aggiunta di margini per la rilegatura. Questa opzione permette di utilizzare un margine di rilegatura per inserire spazio aggiuntivo nel margine interno o superiore di un documento che si desidera rilegare, in modo da assicurarsi che tutto il testo resti visibile. Impostazione dei margini per pagine affiancate. Questa opzione permette di utilizzare margini simmetrici per pagine affiancate di documenti stampati su entrambi i lati del foglio, quali libri o riviste. I margini delle pagine di sinistra saranno speculari ai margini delle pagine di destra, ovvero i margini interni di tutte le pagine avranno la stessa dimensione, così come i margini esterni. NOTA Se in un documento con margini simmetrici è necessario uno spazio aggiuntivo per la rilegatura, è possibile impostare margini di rilegatura, come illustrato nella figura seguente. Applicazione del formato libro. Questa opzione permette di creare un menù, un invito, un programma o qualsiasi altro tipo di documento che utilizza una singola piega centrale. Dopo aver configurato un documento come opuscolo, è possibile utilizzarlo come qualsiasi altro documento, inserendovi testo, grafica o altri elementi. NOTA Per la maggior parte delle stampanti è prevista una larghezza minima per le impostazioni dei margini, in quanto non è possibile stampare fino ai bordi delle pagine. Se si impostano margini troppo stretti, verrà visualizzato il messaggio “Uno o più margini sono impostati esternamente all'area di stampa della pagina”. Per evitare che il testo venga tagliato fare clic su Correggi per aumentare automaticamente la larghezza del margine. Se si ignora il messaggio e si prova a stampare ugualmente il documento, verrà visualizzato un altro messaggio in cui verrà chiesto se si desidera continuare. Le dimensioni minime dei margini dipendono dalla stampante, dal driver della stampante e dalle dimensioni del foglio. Per informazioni sulle dimensioni minime consentite per i margini, consultare il manuale della stampante. 3.1.4 Impostazione di margini per pagine affiancate

1. Nel gruppo Imposta pagina della scheda Layout di pagina fare clic su Margini.
2. Fare clic su Speculare.
3. Per modificare le larghezze dei margini, fare clic su Margini e su Margini personalizzati e quindi immettere le larghezze desiderate nelle caselle Interno ed Esterno.

3.2 INTERRUZIONI DI PAGINA

Quando il corpo del testo è più lungo di quello che può essere contenuto tra il margine superiore e quello inferiore, Word crea una nuova pagina inserendo un’interruzione di pagina automatica. Un’interruzione di pagina genera pagine separate in visualizzazione Layout di stampa e viene visualizzata come linea punteggiata in visualizzazione Bozza. Per controllare come le pagine si interrompono è possibile inserire un’interruzione di pagina manuale. È possibile controllare se le interruzioni di pagina lasciano vedove o orfani, cioè singole righe che appaiono su una pagina diversa da quella dei paragrafi a cui appartengono. Una vedova è l’ultima riga di un paragrafo in cima ad una pagina, mentre un’orfana è la prima riga di un paragrafo alla fine di una pagina. Queste righe isolate possono rendere un documento di difficile lettura, quindi, per impostazione predefinita, Word 2007 specifica sempre un minimo di due righe. Le opzioni possono essere modificate sulla scheda Distribuzione testo della finestra di dialogo Paragrafo, secondo le seguenti modalità. Controlla righe isolate. Questa opzione controlla se Word interromperà una pagina lasciando l’ultima riga di un paragrafo da sola in cima ad una pagina, oppure la prima in fondo alla pagina. Come detto sopra, questa impostazione è attivata in modo predefinito in tutti i nuovi documenti. Mantieni con il successivo. Questa opzione controlla se Word interromperà una pagina tra il paragrafo selezionato e quello seguente. Mantieni assieme le righe. Questa opzione controlla se Word interromperà una pagina all’interno di un paragrafo. Anteponi interruzione. Questa opzione controlla se Word interromperà una pagina prima del paragrafo selezionato. 3.2.1 Inserimento di un'interruzione di pagina manuale

1. Fare clic nel punto in cui si desidera iniziare una nuova pagina.
2. Nel gruppo Pagine della scheda Inserisci fare clic su Interruzione di pagina. 3.2.2 Inserimento di un minimo di due righe di paragrafo all'inizio o alla fine di una pagina Nei documenti dall'aspetto professionale non vi sono le pagine che terminano con una sola riga di un nuovo paragrafo o che iniziano con l'ultima riga di un paragrafo precedente. L'ultima riga di un paragrafo inserita da sola all'inizio di una pagina e la prima riga di un paragrafo inserita da sola alla fine di una pagina vengono definite righe isolate.
3. Selezionare i paragrafi in cui si desidera evitare la presenza di righe isolate.
4. Nella scheda Layout di pagina fare clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo Paragrafo , quindi selezionare la scheda Distribuzione testo.
5. Selezionare la casella di controllo Controlla righe isolate. NOTA Questa opzione è attivata per impostazione predefinita.

3.2.3 Impedire l'inserimento di interruzioni di pagina in una riga di tabella

1. Fare clic sulla riga della tabella che non si desidera venga interrotta. Se si desidera mantenere la tabella su una sola pagina, selezionare l'intera tabella. NOTA Se la tabella è di dimensioni maggiori di una pagina, verrà inserita su più pagine.
2. Nella scheda Strumenti tabella fare clic su Layout.
3. Nel gruppo Tabella fare clic su Proprietà.
4. Fare clic sulla scheda Riga e deselezionare la casella di controllo Permetti la divisione della riga tra le pagine.

3.3 TABULAZIONI

È possibile allineare righe di testo in posizioni diverse della pagina utilizzando le tabulazioni. Per impostazione predefinita, Word imposta le tabulazioni allineate a sinistra ogni 1, centimetri, come indicato dalle tacche grigie sotto il righello. NOTA Se il righello orizzontale non è visualizzato nella parte superiore del documento, fare clic sul pulsante Mostra righello nella parte superiore della barra di scorrimento verticale. La Tabella 3.1 riassume le opzioni di tabulazione disponibili in Word 2007. La Tabulazione sinistra imposta la posizione iniziale del testo, che scorrerà verso destra durante la digitazione. La Tabulazione centrata imposta la posizione del centro del testo, che verrà centrato in questa posizione durante la digitazione. La Tabulazione destra imposta l'estremità destra del testo, che scorrerà verso sinistra durante la tabulazione. La Tabulazione decimale allinea i numeri in corrispondenza di una virgola decimale. Indipendentemente dal numero di cifre, la posizione della virgola decimale non verrà modificata. È possibile allineare i numeri solo rispetto a un carattere decimale, non è possibile utilizzare questa opzione per allineare i numeri rispetto a un altro carattere, ad esempio un segno meno o una e commerciale. La Tabulazione a barre non posiziona il testo ma inserisce una barra verticale in corrispondenza della posizione della tabulazione. Tabella 3.1 Tipologie di tabulazione 3.3.1 Informazioni sull'utilizzo del righello orizzontale per impostare tabulazioni

1. Per impostazione predefinita, quando si apre un nuovo documento vuoto sul righello non sono visualizzate tabulazioni.
2. Le due opzioni finali del selettore di tabulazioni consentono di utilizzare i rientri. È possibile fare clic su di esse e quindi sul righello per posizionare i rientri, invece di far scorrere gli indicatori di rientro lungo il righello. Fare clic su Rientro prima riga e quindi sulla metà superiore del righello orizzontale in corrispondenza del punto in cui si desidera far iniziare la prima riga del paragrafo. Fare clic su Rientro sporgente e quindi sulla metà inferiore del righello orizzontale in corrispondenza del punto in cui si desidera far iniziare la seconda riga e le righe successive del paragrafo.
3. Quando si selezionano più paragrafi, sul righello vengono visualizzate solo le tabulazioni del primo paragrafo.

L’impostazione di un rientro destro indica il punto in cui tutte le righe di un paragrafo devono terminare. Qualche volta può essere necessario specificare il punto in cui deve terminare un’unica riga: per esempio interrompere un titolo dopo una determinata parola per posizionarlo meglio sulla pagina. È possibile far terminare una sola riga inserendo un ritorno a capo del testo o interruzione di riga. Dopo aver posizionato il punto di inserimento dove si desidera l’interruzione, fare clic sul pulsante Interruzioni nel gruppo Imposta pagina sulla scheda Layout di pagina e poi su Disposizione testo. Word segnala l’interruzione di riga con una freccia ricurva. Inserendo un’interruzione di riga non si inizia un nuovo paragrafo. 3.4.1 Rientro della sola prima riga di un paragrafo Nella scrittura a capoversi è necessario applicare un rientro della prima riga del capoverso per distinguerlo dagli altri, come mostrato nella seguente figura.

1. Fare clic davanti alla riga per cui si desidera impostare il rientro.
2. Nella scheda Layout di pagina fare clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo Paragrafo , quindi selezionare la scheda Rientri e spaziatura.
3. In Rientri fare clic su Prima riga nell'elenco Speciale e quindi nella casella Rientra di impostare il valore desiderato per definire la quantità di spazio del rientro della prima riga. NOTA La prima riga del paragrafo e di tutti i successivi paragrafi digitati saranno rientrate. Per tutti i paragrafi precedenti però il rientro dovrà essere impostato manualmente utilizzando la stessa procedura. 3.4.2 Aumento o riduzione del rientro sinistro/destro di un intero paragrafo
4. Selezionare il paragrafo che si desidera modificare.
5. Nel gruppo Paragrafo della scheda Layout di pagina fare clic sulle frecce accanto a Rientro a sinistra/ Rientro a destra per aumentare o ridurre il rientro a sinistra/destra del paragrafo. 3.4.3 Impostazione di un rientro con il tasto TAB
6. Fare clic sul pulsante con il logo di Microsoft Office , quindi su Opzioni di Word.
7. Fare clic su Strumenti di correzione.
8. In Impostazioni di correzione automatica fare clic su Opzioni correzione automatica e quindi sulla scheda Formattaz. autom. durante la digitazione.
9. Selezionare la casella di controllo Imposta il primo rientro e quello sinistro con i tasti TAB e BACKSPACE.
10. Per impostare un rientro per la prima riga del paragrafo, fare clic all'inizio della riga. Per impostare un rientro per l'intero paragrafo, fare clic all'inizio di una riga qualsiasi, ad eccezione della prima.
11. Premere TAB.

3.5 CORPO DEL TESTO

È possibile determinare il posizionamento di un paragrafo tra i margini sinistro e destro modificando il suo allineamento, con i pulsanti nel gruppo Paragrafo sulla scheda Home. L'allineamento orizzontale determina l'aspetto e l'orientamento dei bordi del paragrafo: testo allineato a sinistra, allineato a destra, centrato o giustificato, ovvero allineato in modo uniforme lungo i margini sinistro e destro. Per rendere evidente dove finisce un paragrafo e dove comincia un altro, si aggiunge spazio tra essi regolando le impostazioni Spaziatura dopo e Spaziatura prima nel gruppo Paragrafo sulla scheda Layout di pagina. 3.5.1 Modifica della spaziatura prima o dopo i paragrafi Per impostazione predefinita, la spaziatura viene aumentata leggermente dopo i paragrafi.

1. Selezionare i paragrafi prima o dopo i quali si desidera modificare la spaziatura.
2. Nel gruppo Paragrafo della scheda Layout di pagina fare clic su una freccia accanto a Spaziatura Prima o Spaziatura Dopo , quindi immettere il valore corrispondente alla quantità di spazio desiderato. 3.5.2 Opzioni di interlinea L'interlinea determina la quantità di spazio verticale tra le righe di testo di un paragrafo. Per impostazione predefinita, alle righe viene applicata un'interlinea singola, con uno spazio leggermente maggiore dopo ogni paragrafo. Di seguito sono elencate le opzioni di interlinea disponibili in Word 2007. Singola. Questa opzione consente di impostare l'interlinea in modo che si adegui al tipo di carattere tipo di dimensioni maggiori in una riga, più un piccolo spazio aggiuntivo che varia a seconda del tipo di carattere utilizzato. 1,5 righe. Questa opzione consente di impostare l'interlinea su un valore pari a una volta e mezza l'interlinea singola. Doppia. Questa opzione consente di impostare un'interlinea doppia rispetto a quella singola. 1,15 righe. Questa opzione consente di impostare l'interlinea più ampia solo del 15 per cento rispetto a quella singola, pertanto non è né una spaziatura doppia né un'interlinea 1,5. Questa opzione è stata introdotta in Word 2007 per aggiungere spazio vuoto nei blocchi di testo, rendendo così il testo più leggibile. Minima. Questa opzione consente di impostare l'interlinea minima in modo che si adegui al tipo di carattere o all'elemento grafico di dimensioni maggiori in una riga. Esatta. Questa opzione consente di impostare un'interlinea fissa che non viene modificata automaticamente. Multipla. Questa opzione consente di aumentare o diminuire l'interlinea rispetto alla spaziatura singola in base al valore percentuale specificato. Ad esempio, se si imposta il valore 1,2, l'interlinea aumenterà del 20%. Se una riga contiene caratteri, elementi grafici o formule di dimensioni maggiori rispetto al testo normale, verrà aumentata automaticamente l'interlinea per tale riga. Per impostare un'interlinea uniforme per tutte le righe di un paragrafo, utilizzare l'opzione di spaziatura Esatta e specificare un valore adatto al carattere o all'elemento grafico più grande. Se gli elementi risultano troncati, selezionare un valore maggiore.

4. COME FORMATTARE IL TESTO

Quando ci si appresta a realizzare un documento, è fondamentale curare, oltre al contenuto, tutti gli aspetti legati alla sua impaginazione e formattazione, per adeguare la forma al messaggio e rendere più facile al destinatario la lettura e la comprensione. Per far questo Word 2007 include caratteristiche nuove, oltre a miglioramenti di caratteristiche esistenti, che semplificano il processo di formattazione del contenuto. Per esempio, i pulsanti per cambiare la dimensione, il colore e gli attributi del carattere sono stati riuniti nel gruppo Carattere sulla scheda Home, come illustrato in Figura 4.1, in modo da essere tutti ben identificabili e facilmente accessibili. Analogamente nella scheda Paragrafo sono raggruppati i pulsanti che consentono di modificare le caratteristiche di formattazione del paragrafo. Figura 4.1 Panoramica della scheda Home, con in i gruppi Carattere e Paragrafo Inoltre molti comuni pulsanti per la formattazione sono disponibili sulla mini barra degli strumenti che viene visualizzata puntando al testo selezionato, come illustrato in Figura 4.2. Figura 4.2 Mini barra degli strumenti visualizzata puntando al testo selezionato

4.1 GLI STILI DI WORD

In Word è possibile formattare il testo secondo due modalità principali: l’applicazione diretta delle singole caratteristiche di formattazione oppure l’utilizzo degli stili. Se si sceglie di applicare i tipi di formattazione direttamente, per formattare un titolo o un paragrafo è possibile utilizzare i pulsanti Grassetto, Corsivo o Sottolineato e le caselle Carattere e Dimensione carattere. Tramite le finestre di dialogo Carattere e Paragrafo, è possibile scegliere tra un numero maggiore di opzioni che consentono di strutturare il testo, impostare l'allineamento, la spaziatura e altro. Questa modalità di esecuzione delle operazione è certamente la più diffusa, soprattutto per documenti brevi, ma non consente di utilizzare la stessa formattazione per altri titoli, paragrafi, blocchi di testo o documenti.

Per una formattazione uniforme, in Word, vengono utilizzati gli stili. Uno stile rappresenta un insieme di opzioni di formattazione, a cui viene assegnato un nome; in questo modo le caratteristiche dello stile possono essere applicate tutte insieme al testo in modo veloce garantendo una formattazione omogenea. MS Office Word 2007 contiene un ricco set di stili predefiniti semplici da utilizzare. Alternativamente è possibile definire un nuovo stile "MioStile" che contiene caratteristiche personalizzate. “E se cambio idea e invece dell'Arial 12 voglio il Times 11?”. Ecco che comincia a vedersi la grande utilità degli stili, senza i quali, sarebbe necessario selezionare tutti i testi Arial 12 (che magari sono intervallati da tabelle, titoli o altro) e modificare le caratteristiche. Ma se l'informazione del carattere è salvata in “MioStile”, è sufficiente ridefinire lo stile e tutto il testo si aggiorna con il nuovo carattere. Usare gli stili di Word, quindi, supera la necessità di applicare gli attributi uno alla volta. È comodo ed efficiente in particolare per l’elaborazione di documenti lunghi che potrebbe essere necessario modificare. È facile cambiare più attributi contemporaneamente con un paio di clic del mouse utilizzando Stili veloci, potente strumento disponibile nel gruppo Stili sulla scheda Home. Lo strumento Stili veloci consiste di raccolte di due tipi di elementi. Stili di paragrafo. Stili utilizzati per applicare un aspetto coerente a tipi diversi di paragrafi come titoli, corpo del testo, didascalie, citazioni e paragrafi di elenchi. Stili di carattere. Stili utilizzati per cambiare l’aspetto delle parole selezionate. In Office Word 2007 è possibile scegliere un set di stili veloci predefiniti, come illustrato in Figura 4.3, progettati per essere utilizzati insieme allo scopo di creare documenti dall'aspetto professionale. In questo modo è possibile applicare uno stile specifico rapidamente e semplicemente nella scheda Home del gruppo Stili, nonché scegliere un insieme di stili che consentono di creare un documento coeso e interessante progettato per uno scopo specifico. Figura 4.3 Set di stili in Word 2007 Come illustrato in Figura 4.4 un set di stili veloci di Office Word 2007 può includere stili per diversi livelli di titolo, nonché per il corpo del testo, per una citazione e per un titolo. Tutti i colori e i formati degli stili in un singolo set di stili sono progettati per essere utilizzati insieme allo scopo di creare un documento accattivante e di grande impatto visivo.