i documenti contabili

I DOCUMENTI CONTABILI

TIPOLOGIE

Libro contabile

Un libro contabile, o registro contabile, è un documento nel quale (e mediante il quale) viene

mantenuta la contabilità aziendale.

I i seguenti:  il libro giornale;  l'inventario;  il piano dei conti ed il libro mastro.

In base alle scritture contabili annotate in tali documenti viene redatto, al termine di ogni

esercizio aziendale, il bilancio d'esercizio ed, in particolare, due dei documenti contabili dai

quali quest'ultimo è composto: lo stato patrimoniale ed il conto economico. Le scritture

contabili dell'imprenditore commerciale A norma dell'art. 2214 c.c., la tenuta delle scritture

contabili è obbligatoria per tutti gli imprenditori commerciali, con esclusione del piccolo

imprenditore e dell'imprenditore agricolo, e per tutte le società, esclusa la società semplice.

L'imprenditore commerciale: "[...] deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve

altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni

dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei

telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture

spedite".

Pertanto, le scritture necessarie per un'ordinata contabilità variano a seconda delle dimensioni

e del tipo di attività dell'impresa (scritture contabili relativamente obbligatorie), mentre il libro

giornale, il libro degli inventari e gli originali della corrispondenza commerciale sono obbligatori

per esplicita previsione normativa (scritture contabili assolutamente obbligatorie).

Il libro giornale (art. 2216 c.c.) contiene le operazioni relative all'attività d'impresa secondo un

ordine cronologico; non è necessario che le annotazioni avvengano ogni giorno ma anche ad

intervalli maggiori, purché sia rispettata la sequenza temporale.

Il libro degli inventari (art. 2217 c.c.) è un registro periodico-sistematico e deve redigersi

all'inizio dell'esercizio dell'impresa e successivamente ogni anno, includendo la descrizione e

la valutazione delle attività e delle passività dell'impresa e quelle personali dell'imprenditore ed

estranee alla stessa. L'inventario si chiude con il bilancio, comprensivo dello stato patrimoniale

e del conto economico ed è disciplinato dagli artt. 2423 ss. c.c. Inoltre, l'imprenditore (anche

piccolo o agricolo) deve tenere i libri e le scritture contabili previsti dalla legislazione tributaria e

lavoristica.

La tenuta della contabilità

Le scritture contabili devono essere redatte nell'osservanza di formalità estrinseche ed

intrinseche. Le prime stabiliscono che il libro giornale e il libro degli inventari devono essere

numerati progressivamente pagina per pagina prima di essere messi in uso. Le formalità

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TIPOLOGIE

Libro contabile Un libro contabile, o registro contabile, è un documento nel quale (e mediante il quale) viene mantenuta la contabilità aziendale. I i seguenti:  il libro giornale;  l'inventario;  il piano dei conti ed il libro mastro. In base alle scritture contabili annotate in tali documenti viene redatto, al termine di ogni esercizio aziendale, il bilancio d'esercizio ed, in particolare, due dei documenti contabili dai quali quest'ultimo è composto: lo stato patrimoniale ed il conto economico. Le scritture contabili dell'imprenditore commerciale A norma dell'art. 2214 c.c., la tenuta delle scritture contabili è obbligatoria per tutti gli imprenditori commerciali, con esclusione del piccolo imprenditore e dell'imprenditore agricolo, e per tutte le società, esclusa la società semplice. L'imprenditore commerciale: "[...] deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite". Pertanto, le scritture necessarie per un'ordinata contabilità variano a seconda delle dimensioni e del tipo di attività dell'impresa (scritture contabili relativamente obbligatorie), mentre il libro giornale, il libro degli inventari e gli originali della corrispondenza commerciale sono obbligatori per esplicita previsione normativa (scritture contabili assolutamente obbligatorie). Il libro giornale (art. 2216 c.c.) contiene le operazioni relative all'attività d'impresa secondo un ordine cronologico; non è necessario che le annotazioni avvengano ogni giorno ma anche ad intervalli maggiori, purché sia rispettata la sequenza temporale. Il libro degli inventari (art. 2217 c.c.) è un registro periodico-sistematico e deve redigersi all'inizio dell'esercizio dell'impresa e successivamente ogni anno, includendo la descrizione e la valutazione delle attività e delle passività dell'impresa e quelle personali dell'imprenditore ed estranee alla stessa. L'inventario si chiude con il bilancio, comprensivo dello stato patrimoniale e del conto economico ed è disciplinato dagli artt. 2423 ss. c.c. Inoltre, l'imprenditore (anche piccolo o agricolo) deve tenere i libri e le scritture contabili previsti dalla legislazione tributaria e lavoristica. La tenuta della contabilità Le scritture contabili devono essere redatte nell'osservanza di formalità estrinseche ed intrinseche. Le prime stabiliscono che il libro giornale e il libro degli inventari devono essere numerati progressivamente pagina per pagina prima di essere messi in uso. Le formalità

intrinseche, secondo le norme di ordinata contabilità, richiedono che le scritture contabili siano redatte senza spazi in bianco, interlinee e abrasioni, consentendo la leggibilità anche delle parole cancellate (art. 2219 c.c.). Inoltre, le scritture contabili devono essere conservate per la durata di 10 anni, insieme alla corrispondenza commerciale, e possono essere anche tenute su supporto informatico (art. 2220 c.c.). Efficacia probatoria delle scritture contabili Le scritture contabili possono essere utilizzate come mezzo di prova a favore e contro l'imprenditore:  possono essere utilizzate da un terzo come mezzo processuale di prova contro l'imprenditore che le tiene secondo le regole generali; tuttavia chi vuol trarne vantaggio non può scinderne il contenuto, dato che possono essere equiparate a dichiarazioni di natura confessoria (art. 2709 c.c.); il giudice può ordinarne la comunicazione e l'esibizione (art. 2711 c.c.);  in deroga alle regole generali, l'art. 2710 c.c. contiene una norma di favore per l'imprenditore, il quale può utilizzare le scritture contabili come prova contro i terzi. A tal fine, è necessario che sussistano tre condizioni: 1. le scritture devono essere regolarmente tenute; 2. l'altra parte deve essere un imprenditore; 3. la controversia deve avere ad oggetto rapporti inerenti all'esercizio dell'impresa. I libri sociali obbligatori nella società per azioni Inoltre, per quanto riguarda le società per azioni, l'art 2421 del Codice Civile, contenuto nel Libro Quinto, Titolo V, Capo V, Sezione VIII, statuisce quali sono gli ulteriori libri sociali obbligatori, in aggiunta a quelli già indicati dal citato articolo 2214. In particolare:

il libro dei soci nel quale vanno indicati distintamente per ogni categoria il numero ed il tipo delle azioni emesse dalla società, le generalità dei titolari delle azioni nominative ed i trasferimenti e vincoli a queste relativi ed i versamenti eseguiti;
il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee sul quale debbono essere registrati in originale i verbali delle assemblee ordinarie nonché trascritti i verbali redatti per atto pubblico; vanno comunque documentate in tale libro sociale anche le assemblee nelle quali non siano state adottate deliberazioni o siano andate deserte;
il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione (nel sistema di amministrazione tradizionale e nel sistema monistico) o del consiglio di gestione (nel sistema dualistico);
il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale (nel sistema tradizionale) ovvero del consiglio di sorveglianza (nel sistema dualistico) o del comitato per il controllo sulla gestione (nel sistema monistico), sul quale annotare i verbali delle riunioni di tali organi come anche gli accertamenti eseguiti dai singoli componenti e le dichiarazioni di dissenso di questi ultimi rispetto alle decisioni prese a maggioranza dall'organo di cui fanno parte;

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