PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO- Funzioni budget, Appunti di Programmazione e controllo

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Caratteristiche, scopi e redazione

del budget aziendale

di Massimo Ciambotti

Agenda

 Introduzione

 Ruolo, funzioni e vantaggi del budget

 L’iter di redazione del budget

 I budget settoriali

 Consolidamento dei budget settoriali e

budget globale d’azienda

Adattarsi al cambiamento

 (^) Modificare i modelli organizzativi interni

 (^) Modificare i processi decisionali interni

 (^) Individuare nuove forme di collaborazione esterna

 (^) Ampliare la strumentazione informativa a supporto

del processo decisionale

Pianificazione, Programmazione e

Controllo

I controlli dei risultati

 (^) Intendono influenzare i comportamenti individuali

utilizzando meccanismi di collegamento tra remunerazioni e prestazioni raggiunte

 (^) Responsabilizzazione degli individui sugli esiti delle

loro attività

 (^) Tale forma di controllo contribuisce a creare un

ambiente meritocratico

 (^) Si tratta indifferentemente di controllo dei risultati o

di controllo di gestione

 (^) Si basano su una strumentazione tecnico-contabile

di supporto, denominata contabilità direzionale

Programmazione e controllo

 (^) Pianificazione strategica : decisioni di carattere

strategico

 (^) Pianificazione : identificazione degli obiettivi di fondo

da raggiungere in un arco di medio-lungo periodo, correlandovi strategie e mezzi

 (^) Programmazione : traduzione degli obiettivi stabiliti

dalla pianificazione in programmi di azione aventi breve termine redazione del budget

 (^) Confronto tra obiettivi perseguiti e risultati

conseguiti: Analisi delle varianze

Una definizione (formale) di budget

Documento contabile amministrativo che, con

riferimento ad un orizzonte temporale di breve periodo, traduce in termini quantitativo – monetari i dati contenuti nel piano aziendale di medio-lungo andare

Si compone di vari documenti (budget settoriali) relativi

alle singole aree funzionali dell’azienda

A livello globale d’azienda, si sintetizza in un bilancio

preventivo

Le caratteristiche del budget

 (^) Deriva dal piano strategico aziendale, costituendone

il primo anno

 (^) Esprime in termini economico-finanziari gli obiettivi

che l’azienda intende raggiungere nel prossimo periodo (obiettivi – decisioni – risorse)

 (^) È relativo all’azienda nel suo complesso (globalità)

 (^) È articolato per centri di responsabilità

 (^) È riferito ad intervalli di tempo infrannuali

Articolazione in centri di

responsabilità

Budget per programmi , suddivisi in  (^) Centri di costo  (^) Centri di ricavo e di profitto (o di risultato)

Siamo in presenza di un c. di costo, di ricavo o di profitto quando è possibile con chiarezza:  (^) definire gli obiettivi da raggiungere;  (^) individuare i costi dei fattori dipendenti dagli obiettivi programmati (“controllabili”);  (^) individuare i costi…indipendenti (“incontrollabili”);  (^) accertare un’unica ed univoca responsabilità nell’uso delle risorse disponibili.

Intervalli di tempo infrannuali

 (^) L’infrannualità è una specificità essenziale del

budget e ne caratterizza l’utilizzo nel quadro del processo di pianificazione

 (^) Consente una migliore individuazione di

scostamenti e disfunzioni (es. fluttuazioni nella domanda)  (^) Maggiore possibilità di influenzare i comportamenti

e di incrementare l’efficacia e la tempestività del processo di programmazione e controllo

 (^) Non costituisce una regola fissa: ci possono anche

essere budget pluriennali!

Le funzioni del budget

 (^) Guidare ed orientare le azioni dei manager e dei responsabili aziendali, assegnando idonee risorse e consentendo anche il coordinamento ex-ante delle loro azioni  (^) Verificare la fattibilità del piano, alla luce dei vincoli di breve periodo  (^) Fornire i parametri economico-finanziari necessari al confronto obiettivi-risultati (vd. meccanismo di feedback): il budget è strumento di attuazione del piano e di relativo controllo (anche operativo)  (^) Motivare i dipendenti ed i responsabili al raggiungimento degli obiettivi (ma: top-down o bottom-up ?)  (^) Consentire la valutazione delle prestazioni e dei comportamenti

L’iter di redazione di un budget

Nella sua forma definitiva un budget rappresenta un Bilancio d’esercizio preventivo , ovvero risulta composto dai seguenti documenti:

a) budget economico (o conto economico preventivo);

b) budget patrimoniale (o stato patrimoniale preventivo);

c) budget finanziario (o prospetto di flussi finanziari preventivi).

Considerazione dei budget settoriali e di iteratività

Presupposti di formulazione del

budget

 (^) Prendere avvio dagli obiettivi generali stabiliti nel

piano aziendale;

 (^) il budget deve essere predisposto prima dell’inizio

dell’anno cui si riferisce;

 (^) sarebbe preferibile un coinvolgimento dei vari attori

nel processo di redazione;

 (^) rispetto della sequenzialità delle fasi di redazione

del budget.