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LA DOCUMENTAZIONE
La documentazione è una metodologia che consiste nella raccolta, ordinamento, classificazione, selezione, diffusione, utilizzazione di ogni tipo di informazione indice indipendentemente dal supporto su cui è registrata. (FID) L'indicizzazione è quell'attività che ci aiuta ad analizzare documenti e traduce in delle voci indice o parole chiave. La documentazione è un'attività ad elevato contenuto specialistico che ha come oggetto la riduzione del documento ad unità informative, la creazione di linguaggi documentari, l'archiviazione, il reperimento e la circolazione delle informazioni ( AIDA -Associazione italiana documentazione avanzata) GESTIONE DOCUMENTALE Settore dell'attività gestionale responsabile dell'efficiente e sistematico controllo della produzione, ricezione, mantenimento, uso e destinazione finale dei documenti incluso elaborazioni per rappresentare e mantenere il valore probatorio e le informazioni circa le attività e le azioni in forma di documenti (ISO/UNI- informazione documentazione-gestione dei documenti di archivio (record)-principi generali. Probatorio: elemento portato come prova per dimostrare qualcosa COS'È LO STANDARD? Esso cerca di eliminare la soggettività nell'applicazione di un processo e serve a favorire lo scambio dei documenti tra un'organizzazione e un'altra. In Biblioteconomia la documentazione si pone come obiettivo il far conoscere ciò che è stato fatto per poter fare e pertanto le sue differenziate attività si presentano al mondo esterno come comunicazione di conoscenza offerti sottoforma di dati elaborati con rigorosi criteri di omogenee procedure. La documentazione è quella disciplina che si occupa di indicizzare, classificare i documenti da essi estraendo, mediante opportuni procedimenti, informazioni necessarie ad orientare la decisione. DOCUMENTO È la rappresentazione analogico digitale di atti, fatti e dati Intelligibili direttamente attraverso un processo di elaborazione elettronica che ne consenta la presa di coscienza a distanza di tempo. Esso può essere: Analogico : è la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti Informatico : è la rappresentazione informatica di atti fatti o dati giuridicamente rilevanti. RELAZIONI CON ALTRE DISCIPLINE archivistica : Fonti scritte intenzionali necessarie SAN (sistema archivistico nazionale) biblioteconomia (fonti scritte intenzionali volontari tipo i libri) SBN (sistema bibliotecario nazionale)
LA NASCITA DELLA DOCUMENTAZIONE
Nel 1895 P. Otlet e H. Lafontaine fondano l’istituto Internazionale per la Bibliografia. Nel 1931 diventa istituto internazionale per la documentazione e nel 1938 diventa federazione internazionale per la documentazione. (FID) PRODOTTO DI UNA RAPPRESENTAZIONE È il risultato di un procedimento mentale di astrazione con il quale si sostituiscono ad un oggetto-concetto, evento, persone ecc. uno o più segni linguistici e/o grafici che rappresentino dell'oggetto solo le caratteristiche utili allo scopo per il quale la rappresentazione viene fatta. Il documento deve essere un’unità dotata di autonomia. Non si deve pensare a documento come foglio, perché documento potrebbero essere Articoli, Riviste, Fotografie, Disegni, Filmato, CV, Prescrizioni mediche… I documenti contengono dei dati, che sono simboli con i quali rappresentiamo la realtà ed elemento di base della conoscenza suscettibile di elaborazione. DATO + descritto/valore= informazione L’informazione è l’elemento che riduce l’incertezza. INFORMAZIONE + esperienza= conoscenza La conoscenza è la dinamica, orientata alle decisioni, alla risoluzione dei problemi all’esecuzione dell’attività, connessa all’individualità. DATO + INFORMAZIONE Per rappresentare la conoscenza si usa: Indicizzazione Classificazione Costruzione di risorse terminologiche e vocabolari controllati Descrizione/aggiunta di metadati (dati su dati)
INDICIZZAZIONE
È regolata da una norma ISO (5963) L’indicizzazione è l'azione di descrivere o identificare un documento nei termini del suo contenuto concettuale. L’indicizzazione deve rispettare delle regole in base alla sintassi e in base alla semantica, in base alla struttura e al significato che quei termini assumono in un determinato momento. Essa può essere: Manuale; Automatica; Di supporto nella definizione di metadati (dato su dato)
Termine preferenziale (preferito) o descrittore : un termine usato coerentemente nell'indicizzazione per rappresentare un dato concetto, viene utilizzato maggiormente rispetto agli altri termini sinonimi nel processo di indicizzazione. Termine non preferenziale (non preferito) o non descrittore : sinonimo o quasi-sinonimo di un termine preferenziale, che non viene assegnato ai documenti ma costituisce un punto di accesso da cui l'utente viene indirizzato al termine preferenziale; Voci indice : Termini che messi in relazione tra di loro permettono di individuare il contenuto del documento; Indice : lista alfabetica o sistematica di soggetti che localizza ciascun soggetto all'interno di un documento o di una raccolta di documenti. INDICIZZAZIONE: IL SOGGETTO Il soggetto è ciò che gli indicizzatori devono ricercare nei documenti e rappresentare poi nel linguaggio di indicizzazione. Rappresenta il tema di base del documento. Non è: il riassunto del contenuto del documento la parafrasi di ciò che l'autore ha voluto comunicare su un determinato tema L'elenco dei concetti importanti presenti nel documento la disciplina cui la trattazione è riferibile il punto di vista o lo scopo ideologico dell'autore Nell’ambito dell’indicizzazione l'identificazione dei concetti dovrebbe avvenire seguendo un approccio sistematico, con l'ausilio di liste di controllo dei fattori riconosciuti come importanti nel campo disciplinare coperto dall’indice. ABSTRACT= sintesi molto piccola di un documento. IL LINGUAGGIO D’INDICIZZAZIONE La sintassi: Gestisce le relazioni a posteriori, determinando l'ordine dei concetti e dei termini che li esprimono, le combinazioni dei termini, in particolare nei soggetti complessi Il linguaggio naturale rispetto a quello documentale è ricco di connettivi logici, articoli, complementi e si tengono solo elementi che riescono a dare singolarmente il senso del testo. Il linguaggio documentale può essere uguale al linguaggio naturale, anche se nel linguaggio documentale si tende sempre a ridurre i termini nel minor numero possibile. Un termine estratto dal testo può figurare tale e quale o essere sottoposto ad un processo terminologico. ISO 25964 -> l'utilizzo dal singolare al plurale fa differenza solo per quanto riguarda i termini numerabili (es. PENNA > PENNE) Nell'indicizzazione ci sono 2 tecniche:
- ASSEGNATA o PER CONCETTI -> descrizione indipendente da quella fornita dall'autore (anche se l’autore ha usato altri termini per spiegare 'archivistica, indipendentemente da questi termini verrà utilizzato il termine standardizzato "Archivistica"), è impegnativa in input ed economica in output; In questo caso si raggiunge una maggiore coerenza in senso di concetti che si vuole indicare ma si rischia di avere una minore precisione.
- DERIVATA O PER TERMINI -> utilizzo delle descrizioni fornite dall'autore, è economica in input ed impegnativa in output. In questo caso si ha una precisione maggiore ma si rischiare di essere poco coerenti. Nel linguaggio d’indicizzazione il lessico rappresenta la fonte primaria di informazioni controllate per garantire uniformità (un concetto deve sempre essere rappresentato dallo stesso termine) e univocità (ogni termine deve sempre indicare un solo concetto). Ciò significa che non tutti i termini che possono indicare un certo concetto possono essere accettati. (perché il termine è non preferito) Nell’ordine stabilito tra i termini si stabiliscono delle relazioni a priori fra i termini scelti per indicare i concetti in modo da costruire una rete di relazioni per favorire l’indicizzazione. Principio della costruzione passiva: La stringa di soggetto deve essere: Al primo posto l’ oggetto Poi l’enunciazione dell’azione Chi compie l’azione STRINGA DI SOGGETTO= È il prodotto finale dell’indicizzazione ed è rappresentata come una sequenza di singoli termini legati tra di loro sia dal punto di vista semantico sia dal punto di vista sintattico. Al fine di ottenere: Massimo grado di specificità Un basso richiamo (Numero di documenti indicizzati sotto il termine usato come chiave di ricerca) → numero di risorse pertinenti e rilevanti recuperate sul totale delle risorse pertinenti e rilevanti disponibili; Un’alta precisione dei risultati (basso numero di documenti trovati) → numero di risorse pertinenti e rilevanti sul totale delle risorse recuperate. Si considera anche il “rumore”, ossia i documenti non pertinenti recuperati. L’INDICIZZAZIONE SEMANTICA: Analizza il contenuto dei documenti, offre gli strumenti per recuperare quei documenti che parl000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000an o di un determinato argomento e di cui non conosciamo l’esistenza. Ci consente: Trovare documenti relativi ad un dato soggetto Trovare documenti in cui è significativamente trattato un concetto
I principali parametri di valutazione dei risultati di una ricerca in cataloghi e altri strumenti di recupero dell’informazione sono: Richiamo : indica la percentuale di documenti rilevanti effettivamente ottenuti, rispetto al totale (di quelli rilevanti presenti nel catalogo), in base a una richiesta su un determinato soggetto o classe. Precisione : indica la percentuale di documenti effettivamente rilevanti, rispetto al totale dei documenti ottenuti, in base a una richiesta su un determinato soggetto o classe.
I THESAURI
I Thesauri sono sistemi che organizzano termini e hanno una funzione di supporto alla ricerca. Essi strutturano i termini dal punto di vista della relazione e supportano i processi d’indicizzazione, ma principalmente sono ideati per la creazione di un dominio. THESAURUS= vocabolario di controllo terminologico per la rappresentazione di un dominio di studio, che designando un concetto crea una forma di relazione che consente l’esplicitazione di un termine. Svolge diverse funzioni nei diversi contesti: INDICIZZAZIONE : È lo strumento che viene in supporto per l’indicizzazione assegnata per ricercare i termini non utilizzati prettamente dall’autore e per la definizione di metadati (Dati su dati utilizzati per individuare il soggetto); CONTROLLO TERMINOLOGICO : per ricercare il termine preferito e strutturare i concetti; ORGANIZZAZIONE DELLA CONOSCENZA : rispetto ad un ambito fissano determinati concetti secondo una determinata struttura; RECUPERO DELL’INFORMAZIONE : l’estensione della ricerca a termini più specifici rispetto al termine generico, rappresenta quindi un supporto all’utente che deve effettuare la ricerca e non sa come muoversi; NAVIGAZIONE : ci consente di identificare i descrittori. I thesauri sono regolati dalla norma ISO 25964 – 2011/2013: controlled and structured vocabulary in which concepts are represented by terms organised so that relationship between concepts are made explicit and preferred terms are accompanied by lead-in-entries for synonyms or quasi-synonyms. Ciascun termine ha subito un controllo morfologico e semantico, quindi i concetti rappresentano i termini. GARANZIA DI COERENZA Soggettività della pratica d’indicizzazione; Incoerenza nell’attribuzione dei termini da parte di più indicizzatori Scarsa coincidenza tra i termini utilizzati dagli indicizzatori e quelli utilizzati dagli utenti. La differenza tra l’indicizzazione assegnata e derivata ci consente di avere una garanzia di coerenza.
I termini presenti in un thesaurus derivano da documenti che hanno costruzioni proprie e differenti e contengono informazioni che devono essere estratte tramite estrattori terminologici. I documenti che costituiscono il corpus documentale sono la base informativa dalla quale prendere i termini per i thesauri. Per costruire un thesaurus è necessario un corpus, un insieme di termini che derivano da documenti già indicizzati. Il thesaurus viene sempre costruito, ideato e progettato sulla base di esigenze specifiche di utenti specifici a cui si rivolge. Il thesaurus serve per: Gestire l’ambiguità del linguaggio naturale; Limitare il significato di un concetto. Tramite la struttura e le scope notes (SN→ NOTA D’AMBITO). SCOPE NOTES= Detta anche NOTA D’AMBITO, restringe o espande il significato di un termine, distingue tra due termini che hanno significati sovrapposti nel linguaggio naturale, oppure fornisce indicazioni sull'impiego semantico di un termine all'interno del Thesaurus. Il thesaurus offre supporto all’utente nella scelta delle parole chiavi da impiegare in una query: Sinonimi : estendere la ricerca tramite altri termini utilizzati per identificare un dato concetto; Narrower Term : specificare meglio la ricerca e ridurre gli item che potrebbero essere recuperati (VEDI ANCHE) Broader Term e Related Term : ampliare la ricerca nel caso vengano restituiti pochi documenti. I thesauri sono l’evoluzione dei soggettari, ossia un testo che conteneva una lista di termini che rappresentavano i soggetti delle risorse a cui si riferiva. I termini sono legati tra di loro tramite relazioni semantiche che sono generalmente espresse mediante un simbolo che specifica il tipo di relazione. Nota d’ambito SN Termine preferito USE RELAZIONE DI EQUIVALENZA Termine non preferito UF RELAZIONE DI EQUIVALENZA Top term TT Termine generico BT RELAZIONE GERARCHICA Termine generico (generico) BTG // Termine generico (partitivo) BTP // Termine specifico NT RELAZIONE GERARCHICA Termine specifico (generico) NTG // Termine specifico (partitivo) NTP // Termine associato RT RELAZIONE ASSOCIATIVA
ESTRAZIONE DI TERMINI
Generalmente, per l’estrazione dei termini si preferisce: Utilizzo di termini precisi e non puntati; (Denominazione SI / Denominaz. NO) Con termini numerabili la norma dice che è preferibile utilizzarli al plurale; Termini di massa sono preferibili al singolare DEFINIZIONE DEL TERMINE PREFERITO È possibile definire il termine preferito in base: Frequenza d’uso; In presenza di acronimi, l’acronimo può essere scelto come preferito laddove sia più riconosciuto (UNESCO > Organizzazione delle Nazioni Unite per l’Educazione, la Scienza e la Cultura).
I THESAURI MULTILINGUE
I thesauri multilingue servono per riuscire a mettere nelle condizioni di poter trasmettere il significato terminologico a più parlanti. Ci consentono di poter recuperare le informazioni indipendentemente dalla lingua della collezione e dalla lingua utilizzata per indicizzare e contengono al loro interno termini e relazioni disponibili in due o più lingue e tutte le lingue devono avere lo stesso status. La lingua d’origine rappresenta il punto di partenza da cui si avvia la traduzione o la ricerca di lingue equivalenti nelle altre lingue, mentre la lingua di destinazione è l’attività verso la quale si indirizza l’attività di traduzione o ricerca. Non si tratta di una traduzione semplice, ma di una traduzione analitica che tiene conto dei contesti di arrivo. I codici inseriti in un thesaurus possono avere 13 equivalenti linguistici. Quando si ricerca l’equivalente di un termine da una lingua 1 alla lingua 2, si ricerca un termine che possa essere semanticamente più vicino. Quando si parla di thesauri multilingue di hanno diverse relazioni di equivalenza: Equivalenza interlinguistica (Equivalenza esatta) → Sun/Sole → identificazione dei termini preferiti in ciascuna delle lingue di compilazione senza differenze semantiche e culturali Equivalenza non assoluta o quasi equivalenza → Educazione/Education → tra i termini delle diverse lingue esistono differenze di significato Equivalenza parziale o broader/narrower equivalence (Compund equivalence) → Sicurezza/Safety + Security → una delle lingue possiede un termine che rappresenta un concetto sovraordinato rispetto a quello rappresentato a termini delle altre Non equivalenza → Grandes-écoles (istituti di istruzione superiore di livello universitario) → non esistono in una o più lingue termini rappresentativi di un concetto espresso in un’altra lingua L’equivalenza non è soltanto relativa al termine in se ma deve comprendere una serie di relazioni tra i termini.
Nella trasposizione interlinguistiche le trasformazioni del thesaurus possono avere due strutture: Struttura Simmetrica → corrispondenza tra tutti i concetti nel thesaurus in tutte le lingue di compilazione; Struttura Asimmetrica → non è possibile la corrispondenza esatta perché le relazioni in una lingua non potrebbero essere valide in una lingua: operazioni di mappatura (riuscire a dare un’impostazione equivalente alle disposizioni dei vari termini dei thasauri); COME SI CREANO I THESAURI MULTILNGUE? Traduzione di un thesaurs monolingue esistente Se si traduce un thesaurus monolingue esistente c’è il rischio di non dare lo stesso stato alla lingua, quindi che la lingua d’origine sia dominante rispetto a quella di destinazione. Merging di thesauri monolingue esistenti Si crea una specificità maggiore e ogni thesaurus ha in sé una serie di scelte terminologiche compiute a monte Costruzione ex novo del thesaurus multilingue Consente che ogni lingua sia a turno d’origine e di destinazione
LA TERMINOLOGIA
Un termine , o unità terminologica, è un’unità del sapere che designa un oggetto che ha una valenza a seconda del dominio di studio in cui si inserisce. Per dominio di studio intendiamo un campo settoriale specialistico caratterizzato da un gruppo terminologico che fa riferimento ad un linguaggio. Non è possibile utilizzare termini generali per la rappresentazione generale di un determinato settore, ma è necessario un linguaggio specialistico che consenta agli utenti di utilizzare una terminologia corretta che possa indicare determinati aspetti di quei settori. La relazione che esiste tra termini è concetti è di due tipi: Monosemiche → un termine veicola un solo significato. Per poter essere in grado di utilizzare un termine all’interno delle risorse è necessaria una sorta di validazione dagli esperti del settore. Es. cagliatura → indica in maniera univoca un dominio che riguarda il settore agroalimentare. Polisemiche → un termine assume più significati Es. piano → è un termine che indica più settori come la geometria o la musica. La selezione dei termini deve funzionare anche in contesti differenti da quello scelto in partenza. Per inserire un termine in uno strumento che serve per l’indicizzazione assegnata è necessaria avere una conoscenza del termine di tipo settoriale. Quando più termini rappresentano un concetto si ha un rapporto di sinonimia, in questi casi si ha meno univocità dal punto di vista terminologico perché si preferisce sempre un termine più monosemico possibile.
EMITTENTE → CANALE → RICEVENTE
È importante che all’interno del testo vengano usate unità terminologiche interrelate tra loro. COS’È UN DOCUMENTO? Un documento è un qualsiasi mezzo che provi l’esistenza di un fatto, l’esattezza o la verità di un’asserzione. È formato da: un contenuto (dati e descrittori) da un supporto (papiro, carta, pergamena, digitale). Es. se scrivo su pietra, scrivo un testo su un supporto grafico che prova l’esistenza di un fatto I testi, i termini e i documenti formano la base di partenza per i processi terminologico-traduttivi. Solo dopo aver analizzato i documenti e i testi si possono estrapolare i termini rappresentativi, una volta individuate le unità terminologiche che possono veicolare univocamente il significato di determinati concetti all’interno di un determinato dominio, devono essere riportati nella lingua di partenza. Cioè c’è un termine che viene estrapolato dalle fonti documentarie, questo termine appartiene a una lingua che rappresenta la cultura di partenza. L’abilità del terminologo sta nel riuscire a capire determinati momenti di scambio terminologico fra culture completamente diverse. Per riuscire a tradurre questi termini è necessario in una prima fase consultare una serie di risorse che contengono i termini (Dizionari, Glossari, Banche dati, Ontologia), per capire se esista una traduzione. La terminologia è una disciplina che si inserisce in contesti specialistici determinati termini specialistici che diventano rappresentativi. Un utente non esperto nel settore oggetto di studio non ha la stessa abilità di usabilità di un determinato termine rispetto a quella che ha un utente specializzato. La terminologia è una disciplina che considera il terminologo come un profilo competente non solo dal punto di vista linguistico ma anche culturale. Il terminologo, o traduttore, che si serve della disciplina della terminologia per restituire l’equivalente del termine di partenza in una lingua di arrivo si serve di Dizionari, glossari specialistici (elenco di termini utilizzati in un determinato manuale), banche dati e ontologie (strumenti avanzati di struttura terminologica in cui ogni termine viene considerato una classe, suddiviso in sottoclassi e appartiene ad una categoria). Nella traduzione esistono particolari tipologie di fonti dette primarie all’interno delle quali il terminologo può trovare in maniera precisa e coerente il termine appartenente alla cultura di derivazione, queste fonti sono: Manualistica scientifica; Manualistica accademica; Pubblicazioni scientifiche; Documenti istituzionali e legislativi;
Documentazione tecnica; Queste fonti consentono di avere una rilevanza scientifica, legale e di documentazione, quindi un modo che ha il terminologo per difendersi da eventuali accuse di traduzione errata. Potrebbero esistere casi eccezionali in cui non si trovano i termini all’interno delle fonti primarie ed è necessario fare riferimenti alle fonti secondarie: Lavori amatoriali; Portali aziendali; Siti generici: Pubblicazioni non dirette; Non hanno garanzie sociali e non sono quindi fonti affidabili. Le Fonti primarie, che sono quelle dalle quali estrapoliamo il contesto di riferimento, provengono da documenti caratterizzati da linguaggi specialistici, come Enciclopedie, Manuali Tecnici, Trattati atti di convegni, Periodici specializzati o di alto profilo divulgativi, Guide… Dalle fonti primarie abbiamo la garanzia ufficiale che un determinato termine possa avere una valenza nella lingua di arrivo. Scheda Terminologica La scheda terminologica è una struttura a campi, dove ogni campo ha una funzione e l’inserimento di questi campi è dato dal termine di partenza che si estrapola dai documenti di partenza. La scheda terminologica è data dall’elenco di termini specialistici che derivano da un insieme di documenti di un ambito specialistico. I termini sono rappresentativi e specialistici di un dominio. Per la scelta di questi termini ci si affida ad una serie di tecniche, perché la scelta dei termini non può ricadere su termini comuni ma su termini specialistici, tecnici, che rappresentano la specializzazione e la settorialità di un determinato campo di studi. Servono infatti termini specialistici, precisi ed esaustivi, monosemici e sottoforma di sostantivo (la forma sostantivata è preferita dal punto di vista terminologico). L’obiettivo finale della scheda è quella di creare una risorsa pertinente I campi da inserire nella scheda sono: Termine di partenza (Source Term) es. arma nucleare (i termini sono nella lingua di partenza) È un termine unico o complesso che può rappresentare un concetto di un determinato dominio di studio, ma deve rispettare determinati criteri: -iniziale minuscola -singolare -verbo infinito (sono pochi i casi) -maschile singolare per l’aggettivo È un termine identificato all’interno di domini specialistici inserito in maniera sparsa. Termine di equivalenza (Target Term) È un’unità terminologica equivalente nella/e lingua/e straniera/e stabilita/e.
-termine e il suo nome scientifico -termine e il simbolo che lo rappresenta Note enciclopediche
