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Lección 1.
Tipos de datos
Introducir datos en la hoja de cálculo es muy sencillo:
- Damos clic con el apuntador del Mouse sobre la celda donde deseamos escribir el dato.
- Tecleamos el dato deseado.
- Damos clic al botón u oprimimos Enter o TAB.
Una celda puede contener un solo elemento de información o dato, existen tres tipos de datos que admite la hoja de cálculo.
Textos
Son datos alfanuméricos constituidos por combinaciones de letras, números y caracteres especiales (. , : “, ¡, $, %, &, /, <, >, etc.). La única limitante es que en una celda el texto no deberá exceder a 32 mil caracteres.
Los textos pueden comenzar con un número, por ejemplo “1 de agosto”, pero jamás pueden empezar por un signo de igual (=), ya que Excel confundiría el texto con una fórmula. Tampoco pueden empezar con operadores matemáticos como (+) o (-).
Si por algún motivo es necesario que un texto comience con los operadores (=), (+) o (-), el texto deberá iniciar con una comilla simple ( ´ ).
Por ejemplo, ´= 2 de noviembre
Es importante saber que: los textos se alinean por defecto al margen izquierdo de la celda.
Números
Simplemente son números, para introducir valores numéricos en Excel, éstos deben comenzar por algún número del 0 al 9, por un punto decimal (.), un signo (+), o bien por un signo (-).
Cabe señalar que al introducir datos numéricos, éstos no deben contener espacios en blanco para separar grupos de números.
Por ejemplo: si escribimos el número 18 425 Excel lo entendería como un texto, lo correcto es 18425.
En Excel podemos introducir números en forma de fracción de la siguiente manera:
- Damos clic en la celda donde deseamos escribir la fracción.
- Escribimos la parte entera, si no tiene parte entera colocamos un cero “0”, y con la barra espaciadora del teclado damos un espacio en blanco.
- Escribimos el quebrado, por ejemplo 2/3, 5/8, 2/5, etc.
Diversos textos en la hoja de cálculo.
Es importante saber que: los números se alinean, por defecto, al margen derecho de la celda.
Fórmulas
Son expresiones que nos ayudan a realizar operaciones matemáticas o lógicas. Las fórmulas pueden contener números, variables, referencias de celdas, operadores matemáticos y nombres clave que representan Funciones predefinidas en Excel.
Es importante saber que: toda fórmula debe comenzar con el signo de igual (=).
Como existen espacios en blanco entre los^ Diversos^ números^ en la hoja de cálculo. números, Excel los entiende como un texto.
En la celda activa aparece el resultado de la fórmula, y en el cuadro de contenido la fórmula que se aplicó.
Autollenado
En muchas ocasiones es necesario realizar una lista de un mismo valor, para realizar dicha operación se procede de la siguiente manera:
- Escribimos el dato en la celda inicial, puede ser un número o una palabra y damos Enter.
- Seleccionamos la celda.
- Colocamos el apuntador del Mouse en la esquina inferior derecha de la celda hasta que el apuntador del Mouse cambie a una cruz.
- En la parte inferior derecha aparece un pequeño botón llamado Opciones de autollenado , hacemos clic sobre éste para elegir alguna de estas opciones:
Copiar celdas. Copia el contenido de la celda activa al rango seleccionado, como en el ejemplo anterior.
Serie de relleno. Realiza una numeración a partir del número de la celda activa en el rango seleccionado.
Rellenar formatos sólo. Aplica únicamente el formato de la celda activa al rango seleccionado, como sombreados, bordes, alineación, etc.
Rellenar sin formato. Copia el contenido de la celda activa al rango seleccionado, pero sin formato, es decir sin color de relleno, bordes, alineación, etc.
Relleno rápido. Reconoce un patrón de datos y a partir de este, rellena una columna de datos. También permite dividir una columna de datos.
Otra forma de construir un autollenado es mediante el botón Rellenar del grupo Modificar de la ficha Inicio.
- Escribimos el dato en la celda inicial, también puede ser un número o una palabra, y damos Enter.
- Elegimos la celda.
- Seleccionamos el rango hacia donde queremos el llenado, puede ser hacia abajo, hacia arriba, hacia la derecha, o bien a la izquierda, en nuestro ejemplo será hacia abajo.
En Excel 2019 aparece en la parte inferior derecha del rango, un nuevo botón llamado Análisis rápido , que nos ayuda a
Aplica formato al texto, identifica valores duplicados, identifica valores únicos, identifica valores iguales a un dato específico o bien borra el formato.
Con los datos del rango seleccionado, construye un minigráfico incrustado en una celda individual.
Construye una tabla o una tabla dinámica con los datos del rango seleccionado.
Inserta un gráfico con los datos seleccionados.
Cuenta los datos del rango seleccionado en forma horizontal o vertical.
Series de valores
Otra aplicación muy común consiste en generar series de valores, como las series del 1 al 50, los días de la semana, los meses del año, o simplemente los números de los últimos 30 años.
Vamos a realizar la serie de los meses del año:
- Escribimos el nombre del primer mes del año en la celda inicial y damos Enter.
- Seleccionamos la celda.
- Colocamos el apuntador del Mouse en la esquina inferior derecha de la celda, hasta que el apuntador del Mouse cambie a una cruz.
- Damos clic y sin soltar el botón desplazamos el Mouse hacia donde queremos el llenado.
Para generar series de valores en orden Ascendente arrastramos el Mouse hacia abajo o hacia la derecha.
Para generar una serie Descendente arrastramos el Mouse hacia arriba o hacia la izquierda.
