¡Descarga Edición de datos en Access: Vista Hoja de datos, añadir registros, ordenar campos y más Apuntes en PDF de Informática Jurídica solo en Docsity!
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1. VISTA HOJA DE DATOS
ara introducir registros en una tabla, puedes utilizar el modo de Vista Hoja de datos , al que se accede haciendo doble clic en dicha tabla, en el Panel de navegación (o desde la opción equivalente de su menú contextual).
Recuerda que, una vez abierto un objeto, puedes cambiar la vista del mismo desde los botones de vista de la parte inferior
derecha de la ventana o desde el botón de la Cinta de opciones.
La ventana de (^) Hoja de datos de una tabla muestra los registros de la tabla seleccionada y un nuevo registro vacío en el que incluir los nuevos datos.
Al crear una tabla, todos los campos tienen un ancho por defecto. Puedes cambiar manualmente el ancho de una columna arrastrando la línea de separación de la derecha del nombre de la columna (el cursor del ratón te indicará cuando puedes cambiar el tamaño cambiando de aspecto ).
Si quieres ajustar automáticamente el ancho de una columna a su contenido, haz doble clic en el borde derecho del encabezado de dicha columna.
Otra posibilidad es cambiar el alto de una fila, arrastrando la línea que separa los marcadores de los registros (cuando el cursor te lo indique cambiando su forma ). En este caso, cambiará la altura de todas las filas de la tabla.
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Podemos situar el cursor en cualquier registro o campo simplemente haciendo clic sobre él. No obstante, cuando la hoja de datos no puede mostrar en pantalla todos los registros o todos los campos de una tabla, puedes utilizar otros métodos para situar el cursor.
Por ejemplo, si una tabla tiene muchos campos, para poder ver los que no caben en pantalla, utiliza la barra de desplazamiento horizontal. Para ir al primer campo de un registro, pulsa y para ir al último campo, pulsa la tecla.
En la esquina inferior izquierda de la ventana de la hoja de datos hay unos botones que permiten desplazarnos por los registros.
Podemos ir al primer registro , al anterior , al siguiente o al último. También puedes añadir un nuevo registro utilizando esta barra de navegación ; el registro se colocará al final de la tabla.
También puedes ver el campo Registro actual , que indica cuál es el registro activo en cada momento, además de mostrar también el número total de registros que hay en la tabla.
El campo Registro actual también se utiliza para desplazarse rápidamente a un determinado registro indicando su posición.
Cuando tenemos muchos registros en la tabla, utilizar el campo Registro actual suele ser la forma más rápida de acceder a un determinado registro. Eso sí, siempre que conozcamos su posición.
También puedes utilizar las opciones del menú del botón (que está en el grupo de comandos Buscar de la pestaña Inicio de la Cinta de opciones ) para moverte por los registros de la tabla.
Otra posibi- lidad para establecer la anchura de una columna o la altura de las filas es uti- lizar la opción Ancho del cam- po y Alto de fila del menú contextual del encabezado de la columna o del marcador del registro, res- pectivamente.
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3. ORDENAR POR CAMPOS
or defecto, al abrir una tabla, Access muestra los registros ordenados ascendentemente respecto del campo correspondiente a la clave principal de la tabla.
Sin embargo, puedes aplicar cualquier otra ordenación que quieras en la Vista Hoja de datos , por uno o por varios campos.
Los tipos de ordenación son:
Orden ascendente : ordenar de forma ascendente (de la A a la Z y del 0 al 9).
Orden descendente : ordenar de forma descendente (de la Z a la A y del 9 al 0).
Para ordenar por cualquiera de los campos, sitúate en él y pulsa en cualquiera de estos botones. Ten en cuenta que no es necesario seleccionar la correspondiente columna del campo, sino simplemente situar el cursor en dicho campo en cualquiera de los registros visibles.
Desde el menú de los distintos campos, que aparece al pulsar la flecha que está en la parte derecha del encabezado de los mismos , también puedes ordenar la tabla, además de poder filtrar los datos de la misma (más adelante nos centraremos en los filtros ).
Si quieres quitar los criterios de ordenación que hayas establecido, utiliza el botón del grupo de comandos Ordenar y filtrar de la Cinta de opciones.
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Access indica las columnas en las que has aplicado algu- na ordenación colocando una pequeña flecha al lado del botón que despliega el menú de dicha columna: o , según la ordenación sea ascendente o descendente.
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Ten en cuenta que no puedes quitar un criterio de ordenación de un solo campo. Si quieres ordenar los campos de una manera diferente, borra todos los criterios de ordenación y, a continuación, aplica la ordenación como quieras.
Para cambiar el tipo de orden alfabético que se utiliza por defecto, selecciona en la lista (^) Criterio de ordenación de una nueva base de datos el idioma que quieres utilizar. Esta lista se encuentra en la categoría General del cuadro de las Opciones de Access, accesible desde la pestaña Archivo.
Este cambio afectará a las nuevas bases de datos, por lo que si quieres cambiarlo en una existente, deberás compactarla tras establecer el nuevo idioma.
4. MODIFICAR Y ELIMINAR REGISTROS
ara modificar cualquier campo de un registro, sitúa el cursor en dicho campo y hazlo libremente. El cambio no se efectuará hasta que te muevas a un campo distinto.
Sin embargo, hay una excepción. Los campos cuyo tipo de datos es Autonumeración no se pueden modificar, ya que es Access el que " lleva la cuenta " y, por lo tanto, nosotros no podemos establecer un valor directamente.
Por ello no es conveniente utilizar este tipo de datos si queremos poder modificar su valor. Access aumenta el valor del campo cada vez que se crea un nuevo registro, asegurando, de esta forma, que nunca habrá valores repetidos.
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Tanto al eliminar una columna como al eliminar un registro, Access nos muestra un mensaje avisándonos de que, si seguimos con este proceso de eliminación, se borrarán los datos definitivamente, no pudiéndose recuperarlos con (^) Deshacer.
5. BÚSQUEDA DE REGISTROS
uando tengas muchos registros en una tabla, puede ser laborioso encontrar uno determinado. Veamos cómo localizar registros rápidamente.
Supón que queremos localizar la editorial Libertas en la tabla Proveedores. Lo primero que haremos será situar el cursor en la columna donde debe estar el dato a encontrar, que en este caso es NombreEditorial.
Seguidamente pulsaremos el botón del grupo de comandos
Buscar de la Cinta de opciones.
Access muestra la ventana (^) Buscar y reemplazar , donde podremos indicar el texto que permitirá localizar el registro deseado.
Veamos las distintas opciones de esta ventana: primero debemos indicar en el campo Buscar el dato a localizar.
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La lista (^) Buscar en se utiliza para indicar si buscaremos en la columna seleccionada o en toda la tabla, mientras que en la lista Coincidir podemos indicar la forma en que la información será buscada dentro del campo.
En la lista (^) Coincidir podemos elegir una de las siguientes opciones:
Hacer coincidir todo el campo : debe coincidir el dato indicado en el campo Buscar con el contenido del campo de la tabla.
Cualquier parte del campo : el dato de Buscar debe estar contenido en el campo de la tabla.
Comienzo del campo : el dato indicado debe coincidir con el principio del campo.
En la lista Buscar de la parte inferior del cuadro podemos elegir la dirección de la búsqueda entre tres valores: Arriba (hacia el primer registro), Abajo (hacia el último) o Todos (en toda la tabla).
Para buscar un valor, también puedes utilizar los caracteres comodín :
El carácter? indica cualquier carácter válido en la posición donde esté situado el símbolo. El asterisco ( ***** ) indica cualquier cadena de caracteres en la posición del símbolo.
# : indica cualquier dígito en la posición donde esté situado el símbolo. [ ] : hace coincidir cualquier carácter individual situado entre los corchetes. Por ejemplo, la cadena Plat[oa] encontrará las cadenas Plato y Plata. Guion ( - ): hace coincidir cualquier carácter de un intervalo dado. Debe especificarse el intervalo en orden ascendente. Por ejemplo, la cadena A[A-Z]B encontrará las cadenas de texto AAB , ABB , ACB ... AZB. ! : hace coincidir cualquier carácter que no se encuentre entre los corchetes. Por ejemplo, la cadena m[!ei]sa encontrará masa y musa , pero no mesa y misa.
Si activas Coincidir mayúsculas y minúsculas , solo se localizarán aquellos datos que coincidan exactamente, diferenciando las mayúsculas de las minúsculas, con el criterio de la búsqueda que hemos escrito.
Finalmente, la opción (^) Buscar los campos con formato debe seleccionarse cuando se buscan datos que tienen asignado cierto formato.
Si quieres buscar en otra columna de la tabla, puedes hacer clic en dicha columna, en la Hoja de datos. No es preciso cerrar el cuadro de diálogo.
