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Brazilian Journals of Business 3697 ISSN: 2596 - 1934
Análisis de la administración de las políticas de crédito y Cobranzas en las mipymes
familiares
Analysis of the administration of credit and co-brances policies in family mipymes
DOI: 10.34140/bjbv3n5- 014 Recebimento dos originais: 04/03/ Aceitação para publicação: 30/06/ María Fernanda Robles Montaño Doctora en Administración Educativa, por el Instituto Pedagógico de Posgrado en Sonora (IPPSON) Institución: Universidad de Sonora, Unidad Centro, con domicilio en Blvd. Encinas y Rosales s/n, Colonia Centro, Código Postal 83000, en Hermosillo, Sonora, México. Maestra de Tiempo Completo de la Facultad de Contabilidad, perteneciente a la Academia de Educación Correo electrónico: [email protected] Josefina Andrade Paco Doctora en Ciencias Administrativas, por el Instituto Politécnico Nacional (IPN) Institución: Universidad de Sonora, Unidad Centro, con domicilio en Blvd. Encinas y Rosales s/n, Colonia Centro, Código Postal 83000, en Hermosillo, Sonora, México. Maestra de Tiempo Completo de la Facultad de Administración, perteneciente a la Academia de Administración Aplicada. Correo electrónico: [email protected] María Fernanda Rivera Robles Egresada de la Licenciatura en Contaduría Pública, Institución: Universidad de Sonora, Unidad Centro, con domicilio en Blvd. Encinas y Rosales s/n, Colonia Centro, Código Postal 83000, en Hermosillo, Sonora, México. Correo electrónico: [email protected] RESUMEN Este trabajo propone hacer un análisis de la administración de las políticas de crédito y cobranzas en las Mipymes familiares, que permita establecer indicadores para medir el desempeño de las ventas a crédito y no afectar su salud financiera. Metodología estudio a 30 empresas de manufactura de muebles, los resultados señalan que el 85% de las ventas de estas empresas son a crédito a un plazo de 30 días, otro de los análisis es financiamiento a través del factoraje financiero, como una manera inmediata de liquidez y reducir ciclos de cobro, un 80% de estas empresas desconocen esta herramienta, el 50% de sus clientes poseen capacidad de pago, un 20% exige una garantía al cliente que por lo general es el enganche. Se concluye diseñar procesos de créditos y cobranzas, revisar diferentes alternativas económicas, financieras, lograr mayor liquidez a través de su flujo de efectivo y de su ciclo productivo. Palabras claves: Visión, Riesgo, financiero ABSTRACT This work proposes to make an analysis of the administration of credit and collection policies in family MSMEs, which allows establishing indicators to measure the performance of credit sales and not affect their financial health. Methodology study 30 furniture manufacturing companies, the results indicate that 85% of the sales of these companies are on credit for a term of 30 days, another of the analysis is financing through financial factoring, as an immediate way of liquidity and reduce collection cycles, 80% of these companies are unaware of this tool, 50% of their clients have the ability to pay, 20% require a guarantee
Brazilian Journals of Business 3698 ISSN: 2596 - 1934 from the client, which is generally the en-hook. It concludes designing credit and collection processes, reviewing different economic and financial alternatives, achieving greater liquidity through its cash flow and its productive cycle. Keywords: Vision, Risk, Financial 1 INTRODUCCIÓN Las condiciones de pago que ofrecen las organizaciones con fines lucrativos, como parte de una política de crédito, les permite tener una visión sobre el manejo de la cartera de crédito, lograr una efectividad en los cobros, procurando reducir al mínimo, el tiempo de recuperación de las cuentas por cobrar a clientes. Estas políticas se implementan con el propósito de lograr producir un flujo normal del efectivo a través del crédito, donde los accionistas deberán estar enterados, en el momento de tomar decisiones relacionados con inversión, comercialización, financiamientos, factores económicos, entre otros. La administración del crédito es básica por que define la visión que la empresa tendrá sobre el manejo de esas cuentas, una visión tradicional se orienta al enfoque de riesgo como premisa básica y la otra como generación de valor a través del incremento de las ventas y servicio a clientes. Sin embargo, las áreas de crédito y cobranza, no tienen un perfil de servicio para poder solventar estos escenarios y la forma en que se mide su desempeño no ayuda para nada en el manejo adecuado de las relaciones con los clientes internos y externos, ya son evaluados por los días en promedio que tardan en cobrar. Las empresas venden para obtener utilidades, por lo tanto, el crédito no es solo el intercambio de un valor por la promesa de un pago futuro, es también la herramienta para incrementar las ventas y hacer más eficiente su relación con los clientes. En este trabajo de investigación, se propone hacer un análisis de las políticas y procedimientos del departamento de crédito y cobranzas de las micro y pequeñas empresas familiares, dedicadas a la fabricación de muebles de madera, que permita conocer la situación actual de estas empresas, ya que se trata de un departamento relacionado con los ingresos y que en lo futuro puede afectar su salud financiera. ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO Y COBRANZA Dentro de las actividades de las empresas es la comercialización de sus productos a través de las ventas, que forman partes de sus ingresos, las cuales para lograr un incremento en sus utilidades establecen políticas de crédito a sus clientes y de acuerdo al campo en el cual operan, mediante la toma de decisiones realizan ventas a crédito, concediendo a sus clientes un plazo razonable para su pago, de acuerdo a términos convenidos donde la empresa asegura el margen de beneficio previsto en la operación. Cuando se realiza una venta a crédito, concediendo un plazo razonable para su pago, es con la esperanza de que el
Brazilian Journals of Business 3700 ISSN: 2596 - 1934 f) Tener una adecuada comunicación con las áreas de ventas, finanzas, contabilidad, entre otras. POLÍTICAS DE CRÉDITO Se consideran lineamientos técnicos de los que dispone el gerente financiero de una empresa, con la finalidad de otorgar facilidades de pago a un determinado cliente, nos indica la pauta para determinar si debe concederse crédito a un cliente y el monto de éste, es un instrumento de mercadotecnia y sirve específicamente para fomentar las ventas, el cual representa el crédito que concede la empresa a sus clientes con una cuenta abierta, sin más garantías que la promesa de pago en un plazo determinado, así mismo, harán una conciliación de las cuentas por cobrar en físico cotejando dicha información con los registros contables, como parte de los objetivos y políticas establecidas por la empresa. POLÍTICAS DE COBRANZAS Conjunto de procedimientos que una empresa utiliza para asegurar la recuperación de sus cuentas vencidas. Normalmente sistematiza los pasos requeridos para recuperar la cuenta antes de litigio por la vía judicial Como parte de la política de cobranzas las organizaciones deberán depositarse diariamente a la institución bancaria, lo que corresponda, elaborar reportes semanales indicando en caso de mora, los motivos que expone el cliente. Al cierre de mes se hará la estimación de cuentas incobrables, considerando la metodología de pérdida crediticia estimada, así como, otros análisis financieros. OBJETIVOS DE CRÉDITO Y COBRANZAS Dentro de los objetivos en los procedimientos de otorgamiento de crédito y cobranzas, son:
- Se consideran como una base sólida derivada del análisis de la información cuantitativa y cualitativa de los futuros clientes.
- Que la recuperación óptima de la cartera de crédito, la cual deberá ser completa y oportuna. FACTORAJE FINANCIERO COMO FUENTE DE FINANCIAMIENTO Las diferentes circunstancias de la situación financiera y el historial de utilidades en las entidades, representan, en algunas ocasiones, retos para tener acceso al crédito bancario o a cualquier otra fuente de financiamiento. Por lo tanto, algunas empresas han recurrido como alternativa a la venta de sus activos; es decir, enajenan sus cuentas por cobrar mediante el descuento de documentos, eliminando con ello, por lo menos de manera inmediata, los problemas de liquidez. El factoraje financiero, tiene como finalidad reducir los ciclos de cobro y con ello otorgar liquidez a la empresa, siendo el beneficio fundamental contar con el dinero más rápido, lo que representa una
Brazilian Journals of Business 3701 ISSN: 2596 - 1934 oportunidad a la empresa, en los que se requiere agilizar el ciclo financiero. Asimismo, es un mecanismo de financiamiento a corto plazo mediante el cual una empresa promueve su crecimiento a partir de la venta de sus cuentas por cobrar vigentes a otra empresa, es decir, la empresa dueña de los derechos de crédito los cede a otra entidad contra el pago de recursos menos un descuento; es decir, se adelanta la cobranza de la cuenta por cobrar sin aún haber vencido. Se considera como: a) Una fuente segura, confiable y continua de recursos. b) Un nivelador de flujos cuando existen ventas estacionales, egresos extraordinarios o de ocasión. c) Un mejor uso de los activos monetarios, sin generar pasivos o endeudamiento, pudiendo existir algún beneficio fiscal. d) Está orientado a satisfacer las necesidades de capital de trabajo de las empresas, proporcionándoles mayor liquidez y apoyándolas en su flujo de efectivo y su ciclo productivo, al ceder sus derechos de crédito vigentes, por lo general a una institución bancaria. 2 LAS 5C´S DEL CRÉDITO Beaufond, (2015) Señala que una vez que la empresa, efectué la información obtenida en la investigación de crédito al futuro cliente, se debe estimar la probabilidad, de que el cliente pague sus cuentas, así como determinar si está o no dentro de los límites de su crédito, en donde la empresa deberá evaluar el riesgo, con la probabilidad de que no pague o no pueda pagar en algún momento el crédito concedido. Una de las formas para evaluar probabilidad, se plantean las 5C´s del crédito, conocidos como criterios, que son: Capacidad de pago, capital invertido, colateral, condiciones y carácter.
- Capital invertido: El deudor antes de solicitar un crédito, deberá hacer un cálculo de su capital actual. Considerando su estado de situación financiera, detallando todo lo que tiene invertido y, por otro lado, lo que debe. Es decir, hacer un análisis de sus activos y pasivos a corto plazo.
- Capacidad de pago: Habilidad para pagar el préstamo. Esto es de suma importancia para las instituciones financieras que están considerando prestar el dinero, estableciendo lo acordado en el convenio y el pago se hará de acuerdo a los límites de tiempo establecidos. En este aspecto se toma en toma en cuenta la honradez y la sinceridad de los propietarios y la forma de dirección de la empresa solicitante de crédito.
- Colateral (garantías) El colateral es también conocido como garantía, que es un aval que respalda tu compromiso de pago y en caso de no poder cumplir, la misma es ejecutada como pago de lo adeudado. Hay ocasiones en que la garantía necesita reforzarse para reducir el riesgo asumido por la institución y mejorar así la probabilidad de aprobación. Por esta razón, a veces pueden solicitar garantía, así mismo, todos tus activos permanecen así seguros y no corres el riesgo de perder tus propiedades.
Brazilian Journals of Business 3703 ISSN: 2596 - 1934 ofreciendo soluciones integrales que fortalezcan su competitividad y fomenten la inversión, a través del acceso al financiamiento y a servicios promociónales. Éste organismo facilita a estas empresas, al acceso a financiamientos para el comercio exterior, por medio de diversos esquemas con lo cual éstas pueden obtener recursos para capital de trabajo, financiamiento a las ventas, adquisición de maquinaria, equipo, herramientas, etc. A pesar de que el gobierno federal cuenta con una gran diversidad de apoyos para las Mipymes, la mayoría de los empresarios desconoce su existencia y que el monto de los recursos destinados para este fin, es muy pequeño en comparación con la magnitud de los retos que implica la modernización e incremento de la competitividad de este sector de empresas. CARACTERÍSTICAS DE LAS MIPYMES QUE LAS HACEN COMPETITIVAS EN EL CORTO PLAZO Dentro de las principales características de las Mipymes y que las hacen competitivas a corto plazo y permiten su crecimiento, se enlistan las siguientes:
- Flexibilidad para enfrentar las distintas necesidades del mercado y la adaptación a estas variaciones según los gustos y preferencias del consumidor.
- Requieren de menos capital para iniciar las actividades, generando en proporción al capital invertido.
- Tienen menos dependencia tecnológica y de infraestructura, lo cual les facilita ubicarse en cualquier espacio.
- Mayor fluidez en las comunicaciones internas, adaptación de resultados y a la existencia de mayores exigencias de efectividad ante la escasez de los recursos, lo que origina una mayor capacidad de innovación.
- Mantienen una relación más estrecha con los clientes, lo que les produce mayores oportunidades de retroalimentación y de financiamiento en ventas.
- Las estructuras flexibles y pequeñas, facilitan el desarrollo de cadenas productivas eficientes entre empresas de similar tamaño.
- Contribuyen a mantener la competencia en el mercado y a conservar el espíritu empresarial. Actualmente las Mipymes, deben cuidar su nivel de ingresos y ventas, llevar un control de los costos, reducir gastos, enfocarse en su rentabilidad y adaptarse a los cambios de administración automatizada a través del uso de tecnología, que les permita identificar sus oportunidades. PROBLEMAS QUE PUEDEN OBSTACULIZAR EL CRECIMIENTO A LAS MIPYMES INDUSTRIALES Entre los problemas que obstaculizan el crecimiento de estas empresas y generan su estancamiento:
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- Desconocimiento de conocimientos administrativos para dirigir la empresa.
- No establecer la visión y misión de la misma.
- Carecer de tecnología, ya que se cree que es sólo para empresas grandes
- No preocuparse por la calidad en el producto
- No atender las quejas de clientes, proveedores, empleados, etc.
- Descapitalizar la empresa, utilizando recursos externos en exceso o en gastos personales.
- Reaccionar con lentitud o debilidades ante situaciones que presenta el entorno.
- No contar con información clara y oportuna que ayude al análisis del negocio y mejore la toma de decisiones. Todo lo anterior, hace necesario y fundamental que las Mipymes implementen estrategias eficaces, que les permitan determinar la intensidad de competencia y rivalidad en la industria, con el fin de definir qué tan atractiva es la empresa en relación a oportunidades de inversión y rentabilidad. (Rodríguez, 2012) 4 METODOLOGÍA El objetivo general de este trabajo, es analizar la administración de las políticas de crédito y cobranzas en las Mipymes familiares. Caso: Empresas que fabrican y comercializan la venta de muebles. Se llevó a cabo una encuesta a 30 directivos de estas empresas, ubicadas en la ciudad de Hermosillo, Sonora, con el objetivo de que se implementen indicadores que faciliten la toma de decisiones financieras, los resultados son de carácter cualitativo y cuantitativo. 5 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS De acuerdo con el objetivo planteado en la metodología, se señala que la actividad crediticia involucra un alto riesgo para la organización, ya que representa una baja rotación de activos por ventas de bienes y/o servicios no realizadas. Uno de los resultados de la encuesta realizada a los 30 directivos, nos refleja que el 85%, siempre conceden crédito a sus clientes con un plazo de 30 días una vez entregado el producto. Ver gráfica 1.
Brazilian Journals of Business 3706 ISSN: 2596 - 1934 otorgar el crédito al futuro cliente, estimando la probabilidad, de que el cliente pague sus cuentas y permite a la empresa evaluar el riesgo de no pago por parte del cliente. Ver gráfica 3. Gráfica 3: Los criterios para evaluar el crédito las 5C´s Fuente: Elaboración propia 6 CONCLUSIONES De acuerdo al objetivo general planteado en este trabajo, se concluye lo siguiente:
- Diseñar procesos de créditos y cobranzas, que permita a las Mipymes familiares, tener una mejor salud financiera, dado que, a partir de ellos, sus miembros o propietarios, puedan comprender de una forma más clara a través de un manual de procedimiento, cómo es que se deben gestionar estos procesos.
- Deberán revisar y planificar las diferentes alternativas económicas y financieras, que le permitan seleccionar los métodos de control factibles, lograr mayor liquidez a través de su flujo de efectivo y del ciclo productivo.
- A raíz de la rivalidad competitiva, en las Mipymes, hace necesario ofrecer productos en variedad, calidad, precio y financiamiento al cliente, como parte de su crecimiento, sin identificar los riesgos financieros.
- Revisar de manera periódica las decisiones y políticas establecidas a través de indicadores de gestión que les permitan controlar la eficacia y/o eficiencia de las medidas ya implementadas.
- Deberán tener presente, la realización de auditorías financieras, en las cuentas por cobrar que permita reflejar en los informes financieros de la empresa el impacto que tienen estas cuentas, en la rentabilidad de la empresa. RECOMENDACIONES La buena o mala administración de las cuentas por cobrar afecta directamente la liquidez de la empresa, se requiere darle seguimiento a este estudio y asesorar a esto tipo de empresas en cuánto a la administración de los procesos que conlleva el crédito y la cobranza elaborar, ya sea a través de la 50% 15% 20%^ 10% (^) 5% c r i t e r i o s p a r a e v a l u a r e l c r é d i t o
Brazilian Journals of Business 3707 ISSN: 2596 - 1934 elaboración de un manual de procedimiento para el otorgamiento de crédito y de cobranza u otras estrategias financieras.
