Aprende a manejar Excel, Apuntes de Informática

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ÍNDICE

Página

Tema 1: Crear libros con Excel.

1.- La pantalla de Excel

• Para abrir Excel seleccionar Inicio/Programas/Microsoft Office/Excel , o Inicio/Nuevo documento de Office / Libro en blanco , o picar sobre el acceso directo del programa. Aparece una ventana con los sigueintes elementos.

Cuadro de nombres Botones de Columnas Barra de fórmulas

Celda activa

Botones de filas

Botones de desplazamiento por hojas

Etiquetas de hojas Barra de estado

Figura 1. Aspecto de Microsoft Excel.

• El cuadro de nombre permite identificar la celda activa, el nuestro caso, la A1.
• La barra de fórmula mostrará el contenido de la celda activa.
• Los documentos de Excel se denominan Libros de trabajo , que son un conjunto de hojas en las que se realiza el trabajo. El programa asigna a cada documento el nombre genérico Libro hasta que se guarda con un nombre
• A cada hoja del libro de trabajo se le denomina hoja de cálculo. Por defecto, aparecerán 3, pero podemos modificarlo en Herramientas/Opciones/General. En principio se identifican automáticamente: Hoja 1, Hoja 2... La hoja activa en cada momento aparece con el fondo de la pestaña en blanco, mientras las otras lo tienen gris.

• Para seleccionar una celda hay que hacer doble clic sobre ella. Pasa a ser la celda activa , con un borde más grueso y su referencia se indica en la barra de fórmulas en el cuadro de nombres.
• Para seleccionar un rango de celdas hay que activar la primera celda y sin soltar, arrastrar hasta la última. Si son varios los rangos a seleccionar, utilizar la tecla CTRL.
• Para seleccionar una fila o una columna entera, hacer clic sobre su botón identificador, número o letra respectivamente. Si queremos seleccionar varias y no son adyacentes, usar CTRL.
• Para seleccionar todas las celdas de una hoja, hacer clic sobre el botón de la esquina superior izquierda.
• (^) Para seleccionar rangos muy grandes, podemos emplear el sistema de selección extendida que se activa con la tecla F8. Una vez pulsada, extender la selección inicial con las flechas de dirección. Pulsar ESC para terminar.

3.-Introducción de datos.

• Para introducir datos en una celda hay que activarla, escribir el dato y pulsar INTRO. Al escribir se activan los botones de la barra de fórmulas: cancelar (=ESC), validar (=INTRO), y igua l para introducir fórmulas (Fig. 3).

Validar datos Cuadro de nombres Cancelar datos Asistente de funciones Celda activa Figura. 3. Aspecto de la barra de fórmulas al introducir datos.

3.1. Introducción de texto o rótulos.

• Se considera texto o rótulo a cualquier conjunto de caracteres alfanuméricos (letras, números y símbolos), y se utilizan para introducir nombres, direcciones, etc. o explicar el significado de otros datos. El nº máximo de caracteres admitidos por celda es de 32.000. Los datos, por defecto, quedan alineados a la izquierda de cada celda
• En caso de error, puede pulsarse ESC, o hacer clic sobre el botón Cancelar y comenzar de nuevo, o pulsar Retroceso para borrar los datos erróneos, o Aceptar igualmente y corregir luego.

3.2. Introducción de números.

• Número es cualquier combinación de dígitos. Pueden introducirse tal cual o precedidos de los caracteres: (+) para nº positivo, (-) para nº negativo, (, ) separador decimal. También admiten detrás los símbolos monetarios (Ptas.) o de tanto por cien (%). Cualquier otro elemento diferente de éstos, hará que Excel lo interprete como texto, y no se podrá realizar ninguna operación con él. Los numéros quedan por defecto alineados a la derecha.
• Cuando en la hoja de cálculo se vayan a introducir muchos números decimales se puede ahorrar la introducción de la coma activando la opción Número fijo de decimales en Herramientas/Opciones/Modificar. Así, si tecleamos 1234, automáticamente Excel pondrá 12,56, si hemos elegido 2 decimales.

3.3. Introducción de Fechas y horas.

• Deben escribirse en uno de los formatos que Excel reconoce, ya que de lo contrario lo interpretará como texto.
• Las fechas se introducen como día mes año , con un separador entre ellos, barra (/) o un guión(-). Ej: 23/12/90.
• Las horas como hora minuto segundo , con separador dos puntos (:). Ej. 20:15. Puede ir seguido de PM o AM.
• Podemos incluir en una misma celda la fecha y la hora si las separamos por un espacio. Ej.: 23-Feb-99 13:

3.4. Introducción de Fórmulas.

• La utilización de fórmulas permite realizar cálculos con valores numéricos introducidos en celdas.
• Toda fórmula debe comenzar por el signo igual (=) seguido de los operadores y operandos. Los operandos pueden ser valores constantes, por ejemplo =9+7, o bien referencias a celdas, por ejemplo =A2. Modificando cualquiera de las celdas a las que se hace referencia en una fórmula, automáticamente, se recalcula. Los operadores que se pueden utilizar son los siguientes: Operador Operación fórmula Resultado + SUMA =15+5 20 *** MULTIPLICACIÓN =25 10* / DIVISIÓN =15/3 5 ^ POTENCIA =2^3 8 - RESTA =20-8 12
• Para introducir una fórmula en una celda, ahorrando tiempo y evitando errores, es preferible utilizar el ratón para la selección de las celdas, y no teclear su referencia.
• (^) Para cálculos complejos, Excel incluye fórmulas que se denominan funciones, que necesitan valores (argumentos) para realizar los cálculos. Pueden requerir un solo argumento o más. Por ejemplo, la función RAÍZ solo necesita uno =RAIZ(64); mientras que la función SUMA requiere más =SUMA(A1:B14).

• El botón Pegar vínculos se utiliza para realizar una copia vinculada de un rango de celdas en otro lugar de tal forma que, modificando el rango origen, cambie automáticamente el rango destino.

7.- Referencias relativas, absolutas y mixtas.

• Por defecto, las referencias a celdas cambian cuando se llevan a otras localizaciones, porque Excel ajusta automáticamente la referencia a la nueva localización de la celda. Por ejemplo, si la celda C1 contiene la fórmula =A1+B1, y copiamos esta fórmula en las sucesivas C2, C3..., su contenido cambiará a =A2+B2, =A3+B3...
• Esto es porque los datos se han introducido como referencias relativas. Y en determinadas ocasiones nos puede estropear los cálculos.
• Si nos interesa mantener fijo un dato, de modo que cuando llenemos otras celdas haciendo referencia a ella, no se modifique, debemos introducirlo como una referencia absoluta. Esto se consigue escribiendo el símbolo del dólar $ a la izquierda de la referencia a la fila y a la columna: $A$1. El símbolo puede introducirse rápidamente con la tecla F4. Si ahora copiásemos o hiciésemos referencia a la celda A1, como tiene valor absoluto, no se modificaría su contenido.
• Las referencias mixtas son aquellas en las que se deja fija la fila y relativa la columna, o viceversa. La parte de la referencia que es absoluta va precedida del símbolo $ y la relativa no. Por ejemplo, $B2, mantiene la columna fija y modificará la fila, mientras que B$2 modifica la columna y mantiene fija la fila.

Tema 2: Presentación de datos.

1.- Formato de texto.

• Podemos aplicar formato al contenido de las celdas; ya sea antes o después de introducir la información.
• Siempre hay que seleccionar previamente el rango. Como regla general se utilizarán los comandos del menú Formato , los del menú contextual o bien los botones de las barras de herramientas para formato.
• Para eliminar el formato dado a unas celdas, las seleccionamos y Edición/Borra/Formato. Se mantendrá el contenido

2.- Formato de números.

• Excel permite visualizar un mismo dato, número, fecha u hora, con distintos formatos que mejoran la presentación de la hoja sin que el valor del dato varíe. Estos formatos pueden activarse en Formato de celda , en la ficha Número.
• En la ficha Número aparecen las diferentes categorías de formatos de número con una muestra de cómo quedará el número al aplicarlo, y nos ofrece una serie de opciones adicionales según la categoría seleccionadas.
• Un caso especial es el de los códigos postales. Si introducimos 08080 Excel ignorará el cero de la izquierda y presentará 8080. Para evitarlo cambiar el formato a texto, o elegir de Formato/ Número/ Especial / Código postal.
• En la barra de herramientas hay unos botones que permiten activar ciertos formatos (Fig.6).

Monetario Tanto por cien Millares Aumenta un decimal Reduce un decimal Figura. 6 .- Botones de la barra de herramientas para dar formato a números.

3.- Formato de fecha y hora.

• Los formatos de fecha y hora se pueden cambiar en Formato/Celdas / Número , eligiendo la categoría Fecha u Hora.
• Muchos cálculos implican la suma de horas cuyo resultado sobrepasa las 24 horas. El formato que aparece incorporado en la categoría Hora que nos sirve para tal fin es [hh]:mm:ss.

4- Formato de bordes.

• Las cuadrículas de la hoja de cálculo no se ven la impresión. Si queremos que aparezcan debemos dibujarlas.
• Con las celdas seleccionadas, usar el botón Bordes de la barra de herramientas, o Formato/Celdas/ Bordes (Fig.8).
• En la sección Preestablecidos puede elegirse entre Ninguno, Contorno e Interior. Vemos los cambios en la muestra. Pero también podemos ir haciendo clic sobre los botones de Borde para aplicarlos individualmente; o incluso picar directamente con el ratón en las áreas de muestra para aplicar el borde directamente.
• En cualquier momento puede cambiarse el estilo de la línea en Estilo.

5.- Tramas.

• Por defecto, los datos introducidos en Excel se muestran en color negro sobre un fondo blanco, pero ambos colores pueden modificarse. El color de los datos en el botón correspondiente o en Formato/Celdas/Fuente.
• Para cambiar el color de fondo de una celda, la seleccionamos y elegimos un color en el icono Rellenar celda, o bien vamos a Formato/Celda y la ficha Trama , en donde podemos elegir un color, y una trama también con color.

6.- Alineación de celdas.

• Los datos introducidos en una celda se alinean por defecto de la siguiente forma: números y fechas a la derecha y texto a la izquierda. Esto se conoce como alineación General. Además, también alinea siempre en la posición Inferior respecto a la vertical. Estos formatos pueden cambiarse en Formato/Celda en la ficha Alineación (Fig. 9). Figura 9.- Cuadro de diálogo Formato/Celda con la ficha Alineación activada.

11.-Estilos

• Existen una serie de estilos predefinidos que podemos aplicar a las celdas, o bien modificar, o crear otros..
• Accedemos a ellos por el menú Formato/Estilos. Aparece un cuadro de texto con el nombre del estilo que define características para 6 elementos diferentes de la celda. Para cambiar cualquiera de ellas, picar en el botón Modificar , y aparecerá un cuadro con seis fichas, cada una de ellas referida a las características anteriores (Fig.11).

Figura 11.- Cuadro de diálogo Estilo.

• Si cambiamos la definición de un estilo creado por nosotros, todos los cambios quedarán automáticamente reflejados en aquellas celdas que tuvieran aplicado ese formato. Si realizamos estos cambios sobre el estilo Normal , que es el que se aplica a todas las celdas al empezar a trabajar en el libro de trabajo, los cambios afectarán sólo al libro de trabajo activo.

12.- Copiar y eliminar formatos.

• El botón Copiar Formato , nos permite copiar los formatos unas celdas a otras. Para formato a más de un elemento, picamos dos veces sobre el icono, y aplicar sobre los destinos. Para terminar pulsar ESC y se desactivará.
• Para eliminar un formato elegir Edición/Borrar/Formatos. También puede borrarse sustituyéndolo por otro.

13.- Insertar u eliminar filas y columnas, o rangos de las mismas.

• Para insertar una fila o columna, selecciona una celda de la fila o columna delante de la cual deseas insertarla, y selecciona Insertar/Filas o columnas.
• Para eliminar una fila o columna, seleccionarla y después Edición/Eliminar.
• Si queremos eliminar o insertar un rango de filas y/o columnas, tras seleccionarlas, elegirmos Insertar/Celdas o Edición/Eliminar. En ambos casos aparecerá un cuadro de diálogo preguntando si sólo queremos actuar sobre el rango o sobre la fila o columna completa. Si es solo sobre el rango, nos pedirá hacia donde desplazar las celdas (Fig. 12). Figura 12.- Cuadro de diálogo Insertar celdas.

Tema 3: Nombres, fórmulas y funciones.

1.- Nombrar Rangos.

• Los rangos se nombran especificando la celda situada en la superior izquierda e inferior derecha separadas por dos puntos (A1:D4). Si hay más de un rango se separan sus referencias por punto y coma (A1:D4 ; D7 ; D3:E6)
• Pero también se puede utilizar un nombre concreto, que nos facilite la comprensión de las fórmulas.
• Para dar un nombre a una celda o rango, seleccionamos, y vamos a Insertar/Nombres. Aparecen varias opciones:
  • Definir , introducimos el nombre que queremos asignar. En Se refiere a , aparece el nombre de la hoja y celda en la que nos encontremos. Aceptar. Otra forma más rápida es, seleccionar la celda o celdas, hacer clic sobre el cuadro de nombres y escribir uno. Pulsamos Intro. Los nombres asignados a los rangos estarán disponibles en la lista desplegable del cuadro de nombres, en cualquier hoja de cálculo de ese libro. Si seleccionamos cualquiera de ellos desde otra hoja de cálculo se activará la celda que contiene el valor correspondiente al nombre seleccionado. Para eliminar nombres de un libro de trabajo, vamos a Insertar/Nombre/Definir. Elegimos los nombres a eliminar, uno a uno, y pulsamos sobre el botón eliminar. Esta operación no se puede deshacer, y en todas las celdas en las que se utilizasen los nombres borrados aparecerá un error del tipo #NOMBRE.
  • Crear se utiliza para dar nombre a las celdas utilizando los rótulos existentes de fila y de columna. En el cuadro Crear nombres en , designe la ubicación que contiene los rótulos, activando la casilla de verificación Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o Columna derecha. Un nombre creado mediante este procedimiento únicamente hará referencia a las celdas que contengan valores y no incluirá los rótulos de columna o fila existentes.
• Aplicar nombre si ya habíamos trabajado en la hoja, y por tanto, algunas celdas harán referencia a la que ahora queremos nombrar, utilizamos la opción Insertar/Nombre/Aplicar , que reemplaza todas las posibles referencias a celdas por los nombres que le vayamos a dar. Para ello previamente seleccionamos todo donde estuvimos trabajando.
• Para Pegar un nombre que ya hemos utilizado, en otros lugares, seleccionamos la opción Insertar/Nombre/Pegar , aparecerá un cuadro con todos los nombres definidos. Seleccionamos el que necesitamos, y Aceptar.

2.- Rótulos.

• Normalmente las hojas de cálculo contienen rótulos encima de cada columna y a la izquierda de cada fila que describen los datos de la hoja. Se pueden utilizar estos rótulos dentro de fórmulas para hacer referencia a los datos. En Insertar/Nombre/Rótulos elegir las celdas que constituirán los rótulos, indicando si son de filas o columnas.
• Por ejemplo, una tabla contiene una columna denominada Ventas y una fila para una división denominada Deporte, podrá localizarse el importe de las ventas en la división Deporte, introduciendo la fórmula =Ventas Deporte. El espacio entre los rótulos es el operador de intersección, que designa que la fórmula deberá devolver el valor en la celda ubicada en la intersección de la fila rotulada Deporte y la columna rotulada Ventas.
• Si hay varios rótulos iguales, Excel siempre buscará primero encima o a la izquierda de la celda activa.
• Utilizaremos rótulos para designar filas o columnas enteras de datos, y nombres para celdas individuales.

3.- Análisis de datos.

• Para identificar mejor los datos, si hacemos doble clic sobre una celda que contenga una fórmula, aparecerán los argumentos con diferentes colores, hasta un máximo de 7, incluyendo los paréntesis.
• Si hay rangos de valores, aparecerán delimitados por líneas de diferentes colores, y podremos modificarlos, haciendo clic en una de las esquinas del recuadro que rodea al rango y arrastrando en la dirección deseada..

Función Cálculo ALEATORIO() Permite obtener un nº aleatorio comprendido entre 0 y 1 ENTERO(Argumento) Devuelve el número entero menor más próximo al indicado en el argumento. LN(argumento) Permite calcular el logaritmo neperiano del número indicado LOG10(argumento) Calcula el valor del logaritmo decimal del número especificado NUMERO.ROMANO(argumento) Transforma un número arábigo en romano POTENCIA(argumento1;argumento2) Calcula el valor resultante de elevar el argumento 1, al nº del argumento 2. PRODUCTO(argumento1;argumento2...) Multiplica los argumentos seleccionados RAIZ(argumento) Devuelve la raíz cuadrada del dato introducido SUMA(argumento) Calcula la suma de un conjunto de datos. SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

4.2.2. Funciones estadísticas.

• Realizan cálculos estadísticos sobre un grupo de valores. Función Cálculo CONTAR(argumento) Calcula el nº de datos numéricos que contiene el rango indicado como argumento MAX(argumento) Muestra el valor numérico mayor existente en el argumento MIN(argumento) Muestra el valor más pequeño de todos los especificados. MODA(argumento) Permite saber el dato o datos que se repite más PROMEDIO(argumento) Calcula el valor medio de todos los valores especificados

4.2.3. Funciones lógicas.

• Se utilizan para obtener resultados dependiendo del cumplimiento o no de una o varias condiciones.
• La más empleada es la función SI, que permite obtener dos resultados diferentes, dependiendo del cumplimiento o no de la condición indicada. =SI(condición;Expresión verdadera;Expresión falsa)
• La condición es cualquier expresión o relación entre datos que pueda evaluarse como verdadera o falsa.
• La expresión verdadera debe indicar la operación a realizar o el resultado que se desea obtener cuando se cumpla la condición indicada. Si se desea obtener la introducción de un texto, debe escribirse entre comillas.
• La expresión falsa indica la operación a realizar o el resultado que se desea obtener cuando no se cumpla la condición indicada. Un ejemplo de esta función puede ser: = SI(B4<5;”Mal”;”Bien”) que introducirá, en la celda de la función, el texto Mal o Bien, dependiendo de si el contenido de la celda B4 es menor o mayor o igual, respectivamente, que 5.

4.3. Funciones múltiples dentro de funciones o anidamiento

• Pueden utilizarse funciones como argumentos de otras funciones, es el anidamiento. Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como un argumento en la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Si la Función B contiene la Función C como un argumento, la Función C será una función de tercer nivel.

Tema 4.- Impresión de documentos.

1.- Imprimir y definir área de impresión.

• Excel permite obtener impreso el contenido de un libro de distintos modos: sólo los datos, datos y gráficos, sólo un gráfico e incluso permite imprimir las fórmulas introducidas en una hoja.
• Para realizar la impresión presionar el icono de impresión de la barra de herramientas o de la Vista preliminar. Si vamos a Archivo/Imprimir , nos permitirá seleccionar las páginas a imprimir y su número, y otras opciones. Como única diferencia con lo visto en Word, en Excel aparece la sección Imprimir , con tres opciones: - Selección : imprime el rango de celdas seleccionado en cada una de las hojas seleccionadas, pasándose por alto, si las hay, las áreas de impresión definidas. Si las zonas seleccionadas no son adyacentes, cada zona se imprimirá en una hoja diferente. - Hojas activas : imprime cada una de las hojas seleccionadas. Cada hoja del libro se imprimirá en una página distinta. Si una hoja tiene un área de impresión, sólo se imprimirá esta área. Si se selecciona un objeto gráfico, esta opción cambiará a Gráfico seleccionado. - Todo el libro : imprime todo el libro de trabajo, es decir, todas las hojas del libro basándose en el área de impresión definido en cada una de ellas. Si alguna no tiene área de impresión definida, imprime toda la hoja.
• Area de impresión , es un área que seleccionamos dentro de una hoja de cálculo y que queremos que se imprima. Para definirla, la seleccionamos, y activmos la opción Archivo/Area de impresión/Establecer área de impresión , o hacer clic en la opción Establecer área de impresión del menú contextual del área seleccionada. Para modificar el área de impresión, repetir los mismos pasos.
• Si la zona que definimos como área de impresión no está formada por celdas adyacentes cada zona se imprimirá en una hoja distinta. Lo mismo sucederá si estamos imprimiendo varias hojas simultáneamente. Cada hoja del libro de trabajo se imprimirá en una hoja de papel distinta.

2.- Vista preliminar

• Es una presentación en pantalla del documento tal como quedaría si lo enviamos a la impresora. Podemos acceder a ella desde Archivo/Vista preliminar o desde el botón que lo representa en Configurar página o en Imprimir.
• Una vez en vista preliminar, si movemos el puntero del ratón sobre la hoja dibujada, cambiará a una lupa, si hacemos clic, ampliará, y si lo hacemos de nuevo volverá al tamaño anterior.
• Los botones que presenta en la parte superior son los siguientes (Fig. 16):
  • Siguiente : presenta la siguiente página en la pantalla. Si solo tenemos una página, aparece desactivado.
• Anterior : nos lleva hasta la hoja anterior.
• Zoom : nos amplía la vista preliminar, igual que la lupa
• (^) Imprimir : abre el cuadro de diálogo Imprimir
• Configurar : abre el cuadro de diálogo Configurar página
• Márgenes : hace aparecer unas líneas en la hoja que nos delimitan los distintos márgenes, y unos indicadores del ancho de cada columna. Cualquiera de los márgenes puede modificarse arrastrándolo, y dicha modificación afectará a todas las páginas de impresión. Lo mismo ocurre con el ancho de las columnas.
• Vista normal: presenta la hoja de cálculo como aparece al trabajar normalmente en ella. Este botón aparece si accedemos a la vista previa desde la vista previa de saltos de página.
• Saltos de página : sólo aparece cuando el área de impresión ocupa más de una página. Si picamos sobre él la presentación de la hoja en pantalla cambia, mostrándonos como divide el contenido en las distintas hojas.
• Al Cerrar la Vista preliminar, aparecen en la pantalla unas líneas discontinuas que indican los límites de cada página.

Indicadores de columnas Margen del encabezado

4.- Configurar página.

• En Archivo/Configurar página podemos modificar los parámetros relacionados con la preparación del documento para impresión. Contiene 4 fichas: Página, Márgenes, Encabezado y Pie de página, y Hoja o Gráfico (si está activo)
• Común a todas las fichas son los botones Imprimir , Vista preliminar ; y Opciones (para configurar la impresora).
• Página : permite elegir la orientación de la página en Vertical u Horizontal. En Escala/ Ajustar al , podemos definir el tamaño del documento como un porcentaje del real; y en Ajustar a , podemos definir cuántas páginas de alto y ancho queremos que ocupe nuestro documento. Podemos elegir el tamaño de papel , la calidad de impresión , o comenzar la numeración de las páginas donde deseemos.
• Márgenes : podemos fijar los cuatro márgenes de la página , el encabezado y pie de página. La sección Centrar en la página permite centrar el área de impresión en la superficie definida para la impresión, en horizontal y/o vertical.
• Encabezado y pie de página : Solo aparecerán en la hoja activa, por lo que si queremos afecte a todas, debemos seleccionarlas previamente. Podemos personalizar el encabezado y el pie de cada página. Si hacemos clic en cualquiera de ellos aparecerá un cuadro de diálogo como el de la Figura 18, con tres secciones, en cada uno de ellos puede introducirse cualquier elemento, pudiendo utilizar los iconos situados encima, que permiten dar formato a las fuentes , introducir el n º de página y el nº total ; la fecha y la hora , el nombre de la hoja o el libro, etc.

Figura 18.- Cuadro de diálogo para Personalizar el Encabezado.

• (^) Hoja : En Area de impresión aparecen las celdas definidas como área de impresión. Si no hay, podemos definirlo desde aquí, picando en el botón Selector de rangos , y marcando las celdas deseadas. Si la hoja de cálculo es muy grande, al imprimirla se dividirá; si queremos que en todas las hojas se repitan los encabezados, activamos Repetir columnas a la izquierda y Repetir filas en extremo superior , seleccionando las columnas y filas necesarias. En el apartado Imprimir podemos seleccionar varias opciones: 1.- Líneas de división : aparece activada por defecto. 2.- Blanco y negro : para imprimir en blanco y negro, en vez de en color. 3.- Calidad de borrador : imprime con calidad menor pero a más velocidad. 4.- Títulos de filas y columnas : aparecerán las letras identificadoras de las columnas y los números de las filas. 5.- Comentarios : los comentarios pueden escribirse Como en la hoja o Al final de la hoja. En Orden de las páginas , podemos controlar el orden en que se numerarán e imprimirán los datos cuando no encajen en una página, haga clic en Hacia abajo, luego hacia la derecha o Hacia la derecha, luego hacia abajo. La vista preliminar de la imagen de muestra, presenta la dirección en que se imprimirá el documento.
• Gráfico : el Tamaño del gráfico impreso determina la escala del gráfico cuando se imprime, y presenta tres opciones: 1.- Usar página completa : expande el gráfico para que se ajusta a todo el ancho y el largo de la hoja). 2.- Ajustar a la página : expande el gráfico hasta el margen de página más cercano, manteniendo proporciones. 3.- Personalizar : permite dar al gráfico cualquier tamaño (los objetos guardan proporción). En Calidad de impresión podemos elegir Calidad Borrador o Imprimir en blanco y negro (los diseños reemplazan a los colores para distinguir series de datos diferentes.

Tema 5.- Gráficos.

• Excel incorpora una amplia gama de gráficos diferentes que permiten representar un conjunto de datos. El Asistente para gráficos nos guía en el proceso de creación, y el Ayudante permite obtener ayuda durante la operación.
• Seleccionamos en primer lugar los datos, y luego Insertar/Gráfico , o picamos sobre el botón El primer cuadro de diálogo del Asistente para Gráficos , permite elegir el tipo de gráfico dentro de la ficha Tipo estándar (Fig. 19). Para ver el resultado, hacer clic sin soltar en Presionar para ver muestra. Tras elegir el gráfico, Siguiente. Aparece el segundo cuadro de diálogo. En Rango de datos vemos la apariencia del gráfico y el rango de celdas seleccionadas, que podremos redefinir. Elegimos si las series de datos se muestran en Filas o en Columnas. En la ficha Series podemos ver las series 1 , añadirlas o quitarlas, así como redefinir los nombres asociados a las categorías 2.

Figura 19.- Primero y segundo cuadro de diálogo del Asistente para gráficos

En el tercer cuadro, se pueden especificar: títulos, leyendas, aspectos de los ejes, etc. en las 6 fichas.

1. Ficha Título : permite definir el título del gráfico, y de los ejes.
2. Ficha Eje : nos permite definir qué ejes queremos que aparezcan en nuestro gráfico y cuales no.
3. Ficha Líneas de división : incluiye líneas de división que nos ayudan a ver los valores y a separar una serie de otra.
4. Ficha Leyenda : permite que aparezca la leyenda 3 y determinar su posición.
5. Ficha Rótulos de datos : para mejorar la comprensión de los datos podemos Mostrar valor y Mostrar rótulos.
6. Ficha Tabla de datos: muestra en la parte inferior del gráfico la tabla con los datos que han dado origen al gráfico.

El cuarto cuadro de diálogo nos ofrece la posibilidad de situar el gráfico Como un objeto en la hoja de cálculo en la que nos encontramos o En una hoja nueva, independiente del libro de trabajo, en cuyo caso se llamará Gráfico 1 y se situará delante de la hoja activa. Terminar. El cuadro de diálogo se cerrará y aparecerá el gráfico creado

1.- Modificación de un gráfico existente.

• Seleccionar el gráfico y en la barra de menús aparece la opción Gráfico. Si picamos sobre él, aparecen los mismos pasos seguidos en el Asistente para gráficos, lo que nos permite modificarlo.
• Agregar datos , añade las series o los datos seleccionados a un gráfico. Agregar líneas de tendencia , añade estas líneas o cambia el tipo de las mismas, a series de datos en gráficos de áreas, de barras, de columnas, de líneas y XY(Dispersión). Vista 3D , controla el ángulo de presentación de los gráficos 3D.

(^1) Se llama serie al conjunto de datos que se pueden representar mediante una misma columna o barra. (^2) Se llaman categorías a los distintos elementos sobre los que se han realizado las medidas de cada serie. (^3) Las leyendas son los títulos que se asignan a cada una de las series del gráfico.

• Para visualizar mejor este tipo de gráficos vamos a Gráfico/Vista en 3D (Fig. 21). Las opciones que presenta son:
  • Elevación : se refiere al giro respecto al eje horizontal o transversal del gráfico.
  • Giro : respecto al eje vertical
• Perpesctiva : controla el grado de deformación del gráfico.
• Autoescala : hace que el gráfico ocupe todo el espacio disponible en la ventana del gráfico.
• Ejes en ángulo recto : elimina el efecto de la perspectiva y pone los ejes a 90 grados.

Figura 21.- Vistas en 3D para modificar la visualización de los gráficos 3D.

2.4. Gráficos circulares y Gráficos de anillos.

• Son excelentes para representar datos como un porcentaje de un total. Si algunos representan entre el 1% y el 5% del círculo total, existe la posibilidad de insertarlos en un segundo gráfico de tipo circular o de barras.
• En un gráfico circular solo se puede representar una serie de datos. Si queremos comparar varias series debemos utilizar los gráficos de anillos, (Fig. 22).

Figura 22.- Gráfico circular (para una sola serie de datos) y de anillos (para varias series).

2.5. Gráficos combinados.

• Sobre un gráfico ya creado, podemos resaltar alguna de las series de datos cambiando el tipo de representación. Esto convertirá nuestro gráfico en combinado. Para hacerlo, seleccionamos la serie de datos a cambiar y picamos en el botón Tipo de Gráfico de la barra de herramientas Gráfico o del menú Gráfico si queremos tener acceso también a los subtipos; y elegimos el tipo que más nos interesa.

Tema 6.- Trabajar con varios libros.

1.-. Ventanas.

• (^) Podemos tener varios libros abiertos, para verlos elegimos en Ventana/Organizar la disposición que más nos convenga: en mosaico, cascada, etc. Para seleccionar un libro diferente al que está activo, lo hacemos desde la lista en el menú Ventana , o si está visible, picando directamente en su barra de título.
• Si no deseamos visualizar todos los libros al mismo tiempo, seleccionamos alguno y utilizamos el comando Ocultar. Cuando queramos recuperarla, picamos sobre la opción Mostrar y elegimos del listado el libro que queremos.
• Si queremos trabajar simultáneamente con varias hojas de un libro, podemos utilizar la opción Ventana/Nueva ventana y a continuación utilizar el comando Organizar para distribuir dichas ventanas en el área de trabajo.
• Normalmente utilizamos más celdas de las que la pantalla nos deja. Podríamos utilizar el comando Nueva ventana , pero al tratarse de la misma hoja de cálculo es más eficiente utilizar la división de pantalla. Para dividir la pantalla hacemos clic en los cuadros de división que aparecen en las barras de desplazamiento y arrastramos sin soltar el ratón hasta la posición que convenga (Fig. 24). Al soltar el ratón aparecerá una división que puede corregirse moviéndola, o eliminarse haciendo doble clic sobre ella, arrastrándola fuera o desde el menú Ventana/Quitar división.

Figura 24 .- Hoja de Excel con dos divisiones de pantalla, una vertical y otra horizontal.

• Si queremos inmovilizar un panel para tenerlo siempre presente y no poder utilizar las barras de dicho panel, seleccionamos el comando Inmovilizar paneles del menú Ventana.

2.- Vínculos entre hojas de un libro.

• El término Vínculo se aplica en Excel a todo cálculo que implique la relación de una celda con otra. Así, si en la celda B1 tengo la fórmula =A1, estoy creando un vínculo entre las celdas A1 y B1. Hasta ahora eran vínculos en la misma hoja de cálculo, pero pueden realizarse entre distintas hojas, ya sean del mismo libro o no.
• Como hicimos hasta ahora, para introducir referencias de celdas en una fórmula, solo tenemos que activarla. Si está en otra hoja, seleccionar primero la hoja y luego la celda. Si pertenece a otro libro, primero abrir el libro. En la fórmula aparecerá la referencia de la celda precedida de la referencia de la hoja de cálculo de la que procede, y también del libro, si no es el mismo. A este tipo de fórmulas se les denomina fórmulas de referencia externa.

Celda A3 de esa misma hoja de cálculo Celda B1 de la hoja de cálculo 2 Celda C7 del libro Excel 8, de la de ese mismo libro hoja de cálculo Excel 8(nombrar celda)

Tema 7.- Herramientas adicionales.

1.- Comentarios.

• Los comentarios sirven para guardar información acerca de los datos de una celda.
• Activar la celda e Insertar/Comentarios. Introducir el texto deseado, y para terminar picar fuera. Las celdas presentan una pequeña marca roja en la esquina superior derecha (Fig. 25). Para ocultar los comentarios o hacerlos visibles utilizar Ver/Comentarios , o los botones correspondientes de la barra de Revisión.
• El comentario puede adoptar un formato, tanto el cuadro como el texto que contiene.

Figura 25 .- Ejemplos de comentarios, y la barra de herramientas Revisión.

2.- Cálculos en la hoja.

• Cuando seleccionamos un rango de celdas con valores, en la barra de estado aparece el resultado de la suma. Si picamos sobre esta barra con el botón derecho, podremos elegir entre varias opciones: promedio, cuenta, etc.

Figura 26.- Barra de estado mostrando los cálculos que puede realizar.

3.- Listas.

• Cuando introducimos muchos datos en la hoja de cálculo para trabajar con ellos a modo de base de datos, hablamos de listas , compuesta por campos( columnas) y registros(filas). (Fig. 27).

Figura 27.- Ejemplo de lista: 4 registros en 6 campos.

• Cada campo irá en una celda independiente y su nombre no puede estar en blanco ni ser un valor de error.
• No puede haber separaciones entre los nombres de los campos y los datos.
• Las celdas que contienen los nombres de los campos deben poseer un formato distinto, ej: negrita, subrayado, etc.
• No introducir ningún espacio en blanco al principio de un dato para que la ordenación sea correcta.
• No debe haber más de una lista en la misma hoja de cálculo y ésta debe estar separada al menos por una fila y una columna en blanco del resto de los datos de la hoja.

3.1. Autollenar una lista.