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Tema 1 .- Crear bases de datos y tablas.
1.- Bases de datos.
Base de datos es el conjunto de herramientas que permiten gestionar información relacionada con un tema determinado: listines telefónicos, contribuyentes, clientes, libros de una biblioteca, etc. Los objetos o herramientas de las que consta una base de datos son:
- Tablas: permiten almacenar los datos d modo organizado.
- Consultas: permiten dar respuesta a las preguntas que pueda plantearse respecto a los datos almacenados.
- Formularios: permiten visualizar en pantalla los datos de modo diferente al de una tabla, de forma más vistosa.
- Informes: permiten obtener la impresión de los datos almacenados, con un modelo diseñado por el propio usuario.
- Macros: realizan en un único paso, un conjunto de operaciones repetitivas que previamente se han grabado.
- Módulos: son un conjunto de instrucciones y procedimientos, en leguaje de programación Visual Basic, que permiten automatizar y modificar operaciones con la base de datos.
2.- La ventana de Access.
Podemos abrir Access, de cualquiera de estas formas:
a) Seleccionando Inicio/Programas/Microsoft Office/Access
b) Seleccionando Inicio/Nuevo documento Office y Base de datos en blanco.
c) Desde un icono de acceso directo creado en el escritorio.
Utilizando cualquiera de ellos, se cargará el programa y aparecerá su ventana con un cuadro de diálogo que nos permite abrir una base de datos ya creada o crear una nueva (con o sin ayuda del Asistente).
Elegimos la opción Base de datos en blanco y Aceptar. Aparecerá otro cuadro de diálogo donde debemos dar un nombre a la base a crear y un directorio para guardarla. Hacer clic en Crear , y aparecerá la ventana de la base de datos tal y como aparece en la figura 1. Aparte de los elementos comunes con otras aplicaciones Office, presenta una serie de fichas que nos permiten visualizar las distintas herramientas antes descritas: tablas, consultas, formularios, etc. Figura 1.- Ventana de Access mostrando las fichas de todas las herramientas disponibles.
3.- Diseñar tablas.
Una vez creada la base de datos, el siguiente paso es crear las tablas en las que van a almacenarse los datos. Una tabla está formada por una serie de filas y columnas. Cada columna almacena datos de la misma naturaleza (nombre, apellidos, teléfonos...) y cada fila está constituida por los diferentes datos de un mismo elemento. Las filas constituyen los registros , mientras que las columnas serán los campos. El contenido de cada celda se denomina genéricamente dato. A la hora de diseñar una tabla, conviene analizar la información que se va a almacenar y la finalidad de la base de datos. Si la estructura de la tabla no es la correcta, es muy probable que la base de datos no pueda satisfacer nuestras necesidades. Tener en cuenta por tanto:
- Datos de los que se desea disponer.
- (^) Modo en que se van a gestionar.
- Operaciones que se van a realizar con los datos.
- Si la cantidad de información de un mismo elemento (persona, objeto, etc.) va a ser muy grande, debe pensarse en la conveniencia de crear varias tablas distintas de menor tamaño.
- Si la base de datos va a contener tablas con información diferentes, pero con relación entre ellas, habrá que tener previstos los campos que se usarán posteriormente para poderlas relacionar.
4.- Crear Tablas.
Si activamos la ficha Tabla de la ventana de la base de datos, y picamos sobre el botón Nuevo, aparece un nuevo cuadro de diálogo con las siguientes posibilidades para crear una tabla:
- Vista Diseño : permite definir los campos indicando todas sus características, en una ventana especial llamada Ventana Diseño.
- Asistente para tablas : permite crear una tabla a partir de otras que incorpora Access, con estructura ya definida.
- Vista Hoja de datos : Permite comenzar a introducir datos en una tabla vacía, en la que no están definidos los campos; posteriormente y de modo automático, el programa asignará el nombre y las características a cada campo dependiendo de los datos que se hayan introducido en cada uno de ellos.
- Importar tabla : permite crear una tabla incorporando datos desde otros programas o archivos con otro formato; en realidad, lo que se crea es una copia de los datos originales, que será independiente.
- Vincular tabla : los datos provienen de otro programa o archivo, pero en este caso, los datos seguirán perteneciendo a su programa original.
4.1. Crear una tabla usando el Asistente.
Access incorpora un gran número de tablas ya creadas, que se encuentran agrupadas en dos categorías: negocios y personal. Generalmente se utiliza el asistente para crear una tabla si existe alguna de las predefinidas que se ajuste a lo que se necesita, pero también pueden modificarse las propiedades de sus campos para ajustarlos más a nuestras necesidades. Figura 2.- Cuadro de diálogo del Asistente para tablas.
Activamos la opción Asistente para tablas y elegimos, en primer lugar, la categoría, luego una tabla, y dentro de ésta, los campos que deseamos agregar a nuestra tabla, con los botones del centro; tomados incluso de tablas diferentes. El botón Cambiar el nombre del campo abrirá un nuevo cuadro para escribir el nuevo nombre (Fig.2). Hacemos clic sobre el botón Siguiente y el asistente nos preguntará en un nuevo cuadro el nombre de la tabla y si asignamos la clave principal de modo personal o automático. Picar en el botón Siguiente. Si elegimos asignar nosotros la clave, en esta ventana escogeremos ahora una de las opciones posibles. En la última ventana debemos indicar que operación vamos a realizar cuando termine la creación de la tabla: Modificar el diseño de la tabla, Introducir los datos directamente en la tabla , o Introducir datos en la tabla usando el formulario. Si elegimos la opción Modificar diseño de la tabla , entraremos en el paso descrito en el siguiente punto.
4.2. Crear una tabla con la opción Vista Diseño.
Si para crear una tabla elegimos la opción Vista Diseño , aparece una ventana con dos paneles: en el superior se introduce el nombre del campo y el tipo de datos que va a almacenar (optativamente puede introducirse un comentario), y en el inferior, se definen otras características particulares del campo, tales como: tamaño máximo del dato, nº de
Al introducir una máscara, podemos utilizar las predefinidas, o crear una nueva utilizando los códigos:
Código Significado 0 Obliga a introducir un número del 0 al 9 9 Permite introducir un nº o un espacio en blanco L Obliga a introducir una letra (A....Z) ? Permite introducir una letra o un espacio en blanco A Permite introducir una letra o un dígito a Permite introducir una letra o un dígito, o un espacio en blanco
. , : ; - / Caracteres utilizados como marcadores de posición decimal, separaciones de miles, horas y fechas.
4.3. Crear una tabla utilizando Vista hoja de datos.
Otra posibilidad para crear una tabla, la más sencilla tal vez, es introduciendo los datos de la tabla en la ventana Hoja de Datos (Fig. 4). Al grabar la tabla, el programa asignará automáticamente nombre, tipo de datos y propiedades a los campos utilizados para almacenar los datos introducidos. Posteriormente, en Vista Diseño, podrán modificarse a conveniencia. Figura 4.- Crear una tabla insertando directamente los datos.
5.- Guardar y cerrar tablas.
Una vez creada una tabla, por cualquiera de los tres sistemas vistos, debemos guardarla, dándole un nombre. Seleccionamos Archivo/Guardar y hacemos clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas, y luego elegimos la opción Cerrar , con lo que desaparecerá la ventana de la tabla y se visualizará la correspondiente a la base de datos en la que aparecerá el icono de la tabla recién creada.
6.- Ventana Hoja de datos y Ventana Diseño.
Para realizar cualquier modificación sobre la estructura de la tabla, debemos activar la Ventana Diseño de tabla , mientras que para modificar o añadir datos, debemos abrir la Ventana Hoja de datos.
Para conmutar de una ventana a otra, podemos activar una de ellas seleccionándola en el menú Ver. Además, en la parte izquierda de la barra de herramientas hay un botón, cuyo aspecto y función cambia dependiendo de la ventana que esté activa, y que también permite pasar de una ventana a otra.
Cuando la ventana activa es la de diseño, el botón que aparece en la barra de herramientas es y nos permite activar la ventana Hoja de datos. Si la ventana activa es la de la hoja de datos, ese botón es sustituido por que permite activar la ventana de diseño.
7.- Introducir datos.
Una vez creada la tabla, hay que introducir datos en ella de modo similar al de la hoja de cálculo.
Mientras introducimos los datos en la tabla, aparecerán unos indicadores en ciertos registros para señalar:
El registro en el que se están introduciendo los datos, y por tanto se está modificando
Por debajo de la fila en la que introducimos los datos, señalando que puede recibir un nuevo registro
- Cuando el cursor está en un registro y no se ha realizado ninguna modificación, indica que es el registro activo
Access permite añadir registros a una tabla ocultando los existentes, seleccionando Registros/Entrada de datos. Se ocultarán los datos existentes y quedará la tabla vacía. Introducir los nuevos registros, y al terminar, seleccionar Registros/Quitar u ordenar para ver todos los datos de la tabla, ordenados por el campo declarado como clave primaria.
8.- Desplazar el cursor por la tabla. Al igual que en Excel, para modificar un dato, debe activarse la celda en al que está almacenado. Para desplazarse por la tabla, además del ratón, podemos utilizar las siguientes combinaciones de teclas:
Combinación de teclas Desplazamiento TAB o Flecha Dcha. Sitúa el cursor en el siguiente campo Mayús-Tab o Flecha izda. Sitúa el cursor en el campo anterior Flecha arriba Sitúa el cursor en el campo activo del registro anterior Flecha abajo Sitúa el cursor en el campo activo del siguiente registro. Control – Flecha arriba Sitúa el cursor en el campo activo del primer registro. Control – Flecha abajo Sitúa el cursor en el campo activo del último registro. Inicio Sitúa el cursor en el primer campo del registro activo Fin Sitúa el cursor en el último campo del registro activo AvPág Desplaza hacia arriba una ventana entera. Repág Desplaza hacia abajo una ventana entera.
Además, Access dispone de unos botones de navegación que permiten desplazar el cursor a distintos registros, y por tanto, activarlos (Fig.5).
Activa el primer registro Activa el registro anterior Activa la última línea vacía
Activa siguiente registro Activa el último registro
Figura 5.- Botones de navegación de Access. Entre los botones de navegación, aparece información sobre el registro activo y el nº total de registros de la tabla. En la figura anterior, indica que el registro activo es el 7 de un total de 16. También podemos mover el cursor a un registro determinado mediante la opción Edición/Ir a , y eligiendo una de las opciones que presenta, y que son similares a las de los botones de navegación.
9.- Asignar una clave principal. Una vez definidos los campos de una tabla, debe declararse una clave principal, que puede ser cualquier campo de la tabla con unas características específicas: no podrán existir dos registros con el mismo contenido en este campo, y además, debe haberse creado un índice para él. Esta clave nos permitirá relacionar varias tablas entre sí.
Para definirla, seleccionamos cualquier punto del campo y seleccionamos Edición/Clave principal , o bien, hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas. El campo quedará señalado con un icono análogo al utilizado para activarla. También es posible declarar un campo como clave principal seleccionando esta opción del menú contextual asociado al campo.
10.- Modificar los datos en una tabla.
En el menú Formato tenemos las demás opciones disponibles para modificar una tabla (Fig.7). Figura 7.- Opciones del menú Formato.
Algunas de estas operaciones pueden realizarse también con el menú contextual asociado a columnas o filas. Hay que tener en cuenta que, los cambios realizados para el formato de una tabla no se guardan automáticamente, por lo que debemos Guardar , antes de Cerrar la tabla.
2.- Mover campos.
Puede modificarse la colocación de los campos en la tabla sin alterar los datos que contienen. Para ello seleccionamos la columna correspondiente al campo que queremos mover, haciendo clic sobre su botón identificador, y arrastramos hasta el lugar deseado.
3.- Ordenar los registros.
Por defecto, al abrir una tabla, Access muestra los registros ordenados según el orden de entrada o según el contenido de los registros en el campo declarado como clave primaria. También pueden aparecer en otro orden distinto, si una vez realizada la ordenación se guardan los cambios en el diseño de la tabla. Pero podemos modificar el orden de los registros de varios modos. El más rápido consiste en ordenarlos dependiendo del contenido de los registros en un campo. Para ello bastará con seleccionar el campo y el tipo de ordenación, Ascendente o Descendente en los botones de la barra de herramientas o en el menú Registros/Ordenar. Si queremos ordenar por varios campos a la vez, deben ser contiguos (si no lo están, podemos moverlos). Los seleccionamos, y realizamos la operación antes descrita. El programa ordenará los registros según su contenido, comenzando por la izquierda. Cuando varios registros tengan el mismo dato en ese campo, los organizará atendiendo al segundo campo, y así sucesivamente.
4.- Inmovilizar y liberar columnas.
Cuando no es posible ver todas las columnas de la tabla, porque hay muchos campos o son muy anchos, puede interesarnos que alguna de las columnas estén siempre visibles. Esto se consigue inmovilizándolas. Para ello, picamos sobre el botón identificador de la columna y seleccionamos Formato /Inmovilizar columnas. La columna se situará a la izquierda de la ventana, y aunque utilicemos la barra de desplazamiento para ver otras columnas, la señalada permanecerá inmóvil en su posición. Para liberar la columna y permitir que vuelva a comportarse del modo habitual, seleccionamos Formato/Liberar todas las columnas.
5.- Vista preliminar.
Antes de imprimir, en conveniente ver el resultado del trabajo con una Vista preliminar , que podemos activar desde el menú Archivo , o bien picando en el icono que lo identifica. Los botones disponibles son similares a los vistos en otras aplicaciones. Son diferentes los siguientes:
Access añade a cada página un encabezado constituido por el nombre de la tabla (centrado) y la fecha de impresión (alineada a la derecha). Además de un pie con la numeración de la página. Si no interesa, pueden eliminarse desactivando la opción Encabezados de impresión en Configurar página. Si tenemos varias páginas, podemos visualizarlas utilizando los botones de navegación situados en la parte inferior izquierda. También podemos activar la visualización de varias páginas al mismo tiempo utilizando el botón correspondiente. Desde vista preliminar se puede imprimir, pulsando el icono correspondiente.
6.- Configuración de páginas e Impresión. En Archivo/Configurar página , encontramos opciones para establecer los márgenes en la ficha Márgenes , y la orientación del papel, tamaño del mismo, impresora, etc. en la ficha Página. Las opciones son como las vistas en las otras aplicaciones de Office. Una vez configurado, seleccionamos Archivo/Imprimir , bien desde la vista preliminar o desde la ventana Hoja de datos. Podemos especificar, entre otras características, que datos vamos a imprimir: todos los de la tabla, o sólo aquellos seleccionados previamente.
7.- Buscar información en una tabla. Esta operación puede utilizarse para buscar un dato concreto o para localizar un registro del que se conoce uno de sus datos. Seleccionamos Edición /Buscar , o hacemos clic en el botón. Aparece un cuadro de diálogo como el de la figura 8, donde tenemos las opciones siguientes:
- En el cuadro Buscar introducir el dato que deseamos encontrar.
- En Buscar en, podemos elegir en qué registros se realizará la búsqueda: en todos, sólo en los situados a continuación del activo, o sólo en los anteriores.
- En Coincidir , determinamos si la búsqueda se realizará con una coincidencia total o parcial del campo.
- Si activamos la casilla de Mayúsculas y Minúsculas , Access distinguirá entre ambos caracteres, de modo que si escribimos el dato de forma diferente, no lo encontrará (Ej.: si escribimos Antonio, no encontrará ANTONIO).
- Si activamos la casilla Buscar sólo en campo activo , el programa busca sólo en el campo en el que está situado el cursor, con lo que la búsqueda es más rápida. Figura 8.- Cuadro de diálogo de Buscar.
Una vez determinadas todas las opciones, pulsamos el botón Buscar primero. El dato encontrado aparecerá resaltado. Si quisiéramos buscar otro dato igual, haríamos clic en Buscar siguiente. Cuando no se encuentren más datos, aparecerá un mensaje informándonos.
8.- Reemplazar datos de una tabla. Puede reemplazarse automáticamente un dato por otro utilizando la opción Edición/Reemplazar. Antes, debemos seleccionar el campo en el que se encuentra el dato a cambiar. El cuadro de diálogo que aparece es similar al de Buscar (Fig. 9). Escribimos los datos que queremos encontrar, y los que deseamos los sustituyan, y hacemos clic en el botón Buscar siguiente. El programa buscará y resaltará el dato buscado. Si queremos sustituirlo, picamos en el botón Reemplazar. Se producirá el cambio, y buscará el siguiente dato. Si queremos reemplazar todas las palabras iguales existentes en el documento, utilizaríamos el botón Reemplazar todos. Figura 9.- Cuadro de diálogo Reemplazar.
9.- Filtros. Un filtro es una restricción que se realiza en una tabla para visualizar sólo un conjunto de registros. Estos registros deben tener un dato, o parte de él, común en un campo determinado. Existen varios tipos de filtros:
Filtros Funcionalidad
Por selección Permiten filtrar registros con sólo indicar un dato o parte de él, de la tabla Por formulario Permiten filtrar registros mediante la introducción de los datos necesarios en una ventana de formulario, similar a Hoja de datos. Excluyendo la selección Permiten filtrar registros actuando al contrario que los filtros por selección, puesto que excluirán los datos seleccionados.
Tema 3.-Consultas.
Imaginemos una tabla con miles de registros. Realizar operaciones en ella resultaría lento. Pero es posible trabajar en cada momento con sólo los registros y/o campos necesarios, utilizando la herramienta llamada Consultas , que además nos permite realizar operaciones con los datos de la tabla. Dependiendo de su función, las consultas pueden clasificarse en grupos, siendo las más importantes:
- Consultas de selección : aquellas que permiten seleccionar un conjunto de registros y campos para trabajar con ellos.
- Consultas de acción : aquellas que permiten realizar diversas operaciones, automáticamente, con los datos de una tabla. Dependiendo de la acción que realicen, se definen como consultas de creación de tablas, consultas de actualización, consultas de eliminación, consultas de datos anexados , etc.
Para crear una consulta, hay varios medios: mediante la ficha Consulta/Nuevo y eligiendo una de las opciones que presenta; mediante el menú Insertar/Consulta, o en el botón Nuevo objeto seleccionando la opción deseada (Fig.11). En cualquiera de los casos, aparece un cuadro de diálogo con cinco opciones para crear consultas; una en Vista Diseño, y las restantes con la ayuda de un Asistente. Las diferencias entre ellas aparecen representadas en la siguiente tabla:
Asistente para Función
Consultas sencillas Crea consultas de selección, que pueden ser de detalle (obtención de los datos de cada registro) o de resumen (obtención de sumas, porcentajes, recuentos...para un conjunto de registros) Consultas de referencias cruzadas Crea una tabla en la que se resume la información de una o varias tablas. Consultas de buscar duplicados Permite buscar registros duplicados en una tabla. Consultas de buscar no coincidentes Busca registros de una tabla que no tenga registros relacionados en otra.
1.- Crear una consulta de selección con el Asistente.
Elegimos la ficha Consultas/Nuevo , y la opción Asistente para consultas sencillas. Botón Aceptar. En el cuadro de diálogo que aparece, elegimos la tabla sobre la que deseamos trabajar, y los campos que queremos se visualicen en la consulta, siendo éstos los únicos con los que podremos trabajar cuando esté activa. Botón Siguiente para activar el segundo cuadro del Asistente , donde damos nombre a la Consulta. Terminar. Aparecerá la consulta, de aspecto similar al de una tabla, pero donde sólo veremos los campos seleccionados. Todas las modificaciones realizadas en los datos de una consulta, automáticamente afectan a la tabla. Figura 12.- Pasos del Asistente para consultas sencillas.
2.- Visualizar/Modificar el diseño de una consulta.
Al igual que las tablas, las consultas tienen dos ventanas (de hoja de datos y de diseño) que pueden ser conmutadas fácilmente. Para ello basta con seleccionar Ver/Diseño de la consulta o hacer clic sobre el mismo botón que en tablas. Aparecerá una ventana con el aspecto que muestra la figura 13.
Figura 13.- Ventana de Vista Diseño de una consulta.
Esta ventana está divida en dos partes. En la superior muestra en una pequeña ventana, los campos de la tabla sobre la que se está realizando la consulta. En la parte inferior aparece una cuadrícula ( rejilla QBE ) en la que se muestran, por columnas, los campos seleccionados. Para que un campo se visualice en la consulta, además de encontrarse en la rejilla, debe tener activa la casilla de visualización Mostrar. Cada una de las líneas de esta rejilla permite indicar ciertas características de las consultas: qué campos se verán, activar una posible ordenación de los registros, los criterios para seleccionar registros, etc.
El movimiento del cursor a las distintas partes de la ventana de diseño se puede realizar con el ratón (señalando sobre punto deseado), o con el teclado, con las teclas TAB, TAB+MAYÜS, y las Teclas de movimiento para moverse dentro del panel activo, y F6 para desplazarse entre paneles. Igual que en las tablas.
3.- Guardar y cerrar una Consulta. Las consultas pueden guardarse desde la ventana de diseño o desde la de hoja de datos. En realidad, lo que se guarda es el diseño de la consulta que, al abrirla, selecciona los registros. De ese modo, una misma consulta no dará siempre el mismo resultado, ya que dependerá de si se han realizado modificaciones en la tabla. Para guardar una consulta, seleccionar Archivo/Guardar. Si no le dimos nombre anteriormente, lo hacemos ahora. Si también queremos cerrarla, seleccionar Archivo /Cerrar. Tendremos activa de nuevo la ventana de la base de datos, en la que se podrán visualizar las consultas creadas.
4.- Crear una consulta en la ventana Diseño. Activamos la ficha Consultas, y picamos sobre el botón Nuevo. Elegimos la opción Vista Diseño. Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en el que debemos seleccionar la tabla o consulta sobre la que actuará la consulta que se va a crear. Seleccionamos una opción y clic en el botón Agregar y Cerrar. Aparecerá la ventana de diseño, prácticamente vacía, con la ventana de los campos de la tabla seleccionada. Debemos incluir los campos necesarios en la rejilla de la parte inferior; no sólo los que deseemos visualizar como resultado de la consulta, sino también todos aquellos que utilicemos para ordenaciones, selección de registros, etc. Para incluir un campo en la rejilla basta con hacer doble clic sobre él en la ventana campos; o bien arrastrarlo hasta la posición deseada; o bien eligiéndolo de la lista desplegable que aparece en la celda correspondiente al campo. Automáticamente Access activa su visualización. 4.1.- Introducir condiciones para seleccionar registros. Una de las finalidades más importantes de las consultas es la de seleccionar un grupo de registros que cumplan una determinada característica (Ej.: coches de color Azul, Clientes que viven en Madrid...). La selección de registros se realiza mediante la inclusión de un criterio (condición) en la rejilla de la pantalla de diseño, en la fila llamada Criterios. Estos datos deben escribirse de una forma concreta; el programa añadirá automáticamente sus delimitadores (en el caso de texto comillas “ “). En los campos de tipo Memo, Hipervínculo , y Objeto OLE no se pueden introducir criterios. A la hora de introducir el criterio que va a seleccionar los registros, pueden utilizarse los operadores de comparación de la siguiente tabla:
Operador Significado
= Igual a
Mayor que < Menor que = Mayor o igual que <= Menor o igual que <> Distinto que
También se pueden utilizar comodines en los criterios, para ampliar las posibilidades de selección. Los más comunes son:
***** Actúa como un conjunto de caracteres de longitud variable. Ejemplos: M*, permitirá seleccionar registros que empiecen por M; *OR permite seleccionar registros acabados en OR... ? Actúa como un carácter en la posición especificada. Ejemplo: ?SA, permite seleccionar los registros de 3 caracteres, donde los dos últimos fuesen SA, y el primero cualquiera: A, B, C...
5.-Abrir una consulta desde la ventana de la base de datos.
Una vez que las consultas están guardadas, su activación se debe realizar desde la ficha Consultas , donde aparecerán todas las consultas creadas. Desde aquí podrán abrirse en cualquiera de las dos ventanas, Hoja de datos o Vista diseño.
Tema 4.- Otras consultas.
1.- Consultas de selección interactivas.
Las consultas de selección vistas hasta ahora tenían los criterios escritos en la rejilla, y realizaban siempre la misma selección, aunque el resultado pudiese variar de unas veces a otras en función de los datos existentes en la tabla. Pero podemos hacer que una consulta pida al usuario el criterio por el que quiere seleccionar los registros, aumentando así su funcionalidad. Para ellos, escribimos como criterio de selección de un campo, el texto adecuado entre corchetes. Este texto aparecerá en un cuadro de diálogo permitiéndonos elegir el criterio de selección más adecuado en ese momento. Ej.: [¿Color del coche?]. Hacer clic en el botón Vista hoja de datos , para activar la consulta. El programa mostrará un cuadro de diálogo en el que pregunta por el criterio de la consulta (es el texto que introducimos entre corchetes). Elegimos una de las posibles opciones, y aparecerá el resultado de esa consulta. Si deseamos seguir obteniendo datos con esta consulta, volvemos a la Ventana Diseño. Ejecutamos de nuevo la consulta, picando en el botón Vista Hoja de datos, nos pedirá de nuevo el dato de selección. Puede introducirse más de un criterio. Al activar la consulta, se abrirán tantos cuadros de diálogo pidiendo la información necesaria, como criterios hallamos introducido.
Las consultas interactivas pueden utilizarse para localizar un registro determinado de una tabla y poder modificar sus datos; para ello bastará con diseñarla para que pregunte por el dato que el usuario debe introducir para localizar el registro.
2.- Crear consultas con campos calculados.
Pueden realizarse cálculos a partir de los datos almacenados en una tabla. Los nuevos valores se calculan en campos nuevos que se crean en una consulta, y que se denominan campos calculados. En Vista Diseño , este nuevo campo se crea escribiendo, en la celda Campo de una columna vacía de la rejilla, el nombre que se desea dar y la operación matemática que el programa debe realizar para calcular sus datos; ambos deber ir separados por el carácter dos punto (:). Además, si el programa tiene que tomar valores de algún campo de la tabla, el nombre de éste habrá de escribirse entre corchetes. Los operadores más habituales en la expresión de un campo calculado son los operadores aritméticos: multiplicación (*), suma (+), diferencia (-), división(/), y potencia (^). Si queremos darle un formato especial a los resultados obtenidos en un campo calculado, por ejemplo formato moneda; en la ventana Diseño , y con el menú contextual del campo implicado, seleccionamos la opción Propiedades , y el Formato adecuado.
3.- Consultas de resumen.
Las consultas de selección permiten calcular parámetros estadísticos de los datos almacenados en una tabla. Estos cálculos pueden afectar a todos los registros de la tabla o a un conjunto de registros, dependiendo de que se utilicen o no criterios de selección. En la rejilla debemos tener la fila Total. Si no aparece, pulsar sobre el botón , aparecerá la fila Total , que por defecto, muestra en todas sus celdas el operador Agrupar por , pero presenta un desplegable con una lista de opciones, como cuenta, suma, promedio, máximo, mínimo ,... ya conocidas de Excel. Elegimos la que necesitamos, y nos vamos a la ventana Hoja de datos para ver el resultado.
Figura 15 .- Tipos de consultas.
4.1. Consultas para añadir registros o Consulta de datos Anexados.
Nos permite añadir datos de una tabla a otra, lo que equivale a añadir registros. Resulta útil para agrupar datos creados en ordenadores diferentes que no están en red, sin necesidad de volver a copiarlos. Antes de anexar, comprobar que no existan campos Autonuméricos que puedan solapar datos (si existe, convertir uno a numérico , y cambiarle la numeración). Abrir una consulta, seleccionando la tabla que contiene los datos que queremos agregar, y seleccionamos todos sus campos. En el botón Tipo de consulta seleccionar Consulta de datos anexados. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que indicaremos la tabla a la que deseamos añadir los datos. Al introducir los datos y Aceptar , se cierra este cuadro y aparece una fila en la rejilla, Anexar a , con todos los campos de esta tabla. Una vez preparada la consulta, seleccionamos Consulta/Ejecutar , o hacemos clic sobre su botón Access mostrará un mensaje informando del nº de registros que se van a agregar a la tabla de destino. Hacer clic en el botón Sí. Los datos se habrán añadido a la tabla principal. Debemos Guardar la consulta con un nombre para poder cerrarla.
4.2. Consulta de Actualización de datos.
Los datos de una tabla pueden actualizarse mediante consultas, afectando a un solo campo o a varios, y con respecto a todos los registros o solo de unos cuantos. Para hacerlo, creamos una consulta nueva, eligiendo la tabla, y de ella, los campos que queremos actualizar, además de los campos que nos servirán como criterio de selección de registros (por ejemplo, el campo color, si queremos elegir como criterio los de un color determinado, para aplicarles sólo a ellos la actualización). Elegimos Consulta de Actualización , y aparecerá en la rejilla QBE una nueva línea llamada Actualizar a. En el campo deseado, introducimos el criterio de actualización, y también los criterios de selección, si hay alguno. Ejecutar la consulta. Aparecerá un cuadro de diálogo indicando el nº de registros que se van a actualizar. Aceptar picando en el botón Sí. Cerrar la consulta, y los datos se habrán actualizado en la tabla correspondiente.
4.3. Consultas de creación de tablas.
Mediante una consulta de este tipo, podemos crear una nueva tabla, partiendo de otras ya existentes. Seleccionamos Consulta/Nuevo/Vista Diseño , y agregamos las tablas en las que se encuentran los campos que deseamos aparezcan en la nueva tabla, y a su vez, los campos deseados a la rejilla QBE. Elegimos tipo de Consulta de creación de tabla , y nos pedirá el nombre de la tabla que se va a crear. Guardamos la consulta con un nombre, y Ejecutar. Un cuadro de diálogo nos informará de la acción a realizar, y solicita confirmación. Hacemos clic en el botón Sí. Como lo que estamos haciendo es crear una tabla nueva, nos indicará el nº de registros que va a pegar. Aceptar , y obtendremos la nueva tabla.
4.4. Consultas de Eliminación.
Cuando una tabla contiene un nº de registros muy grande, la eliminación de un grupo de ellos resulta muy lento, a no ser que se utilice una consulta de este tipo. Cuando estamos creando una consulta, si elegimos esta opción, aparecerá en la rejilla una nueva fila, denominada Eliminar. Elegimos un criterio de eliminación, y Ejecutamos. El programa nos informará sobre los registros que va a eliminar. Aceptamos de nuevo, y comprobamos el resultado.
Nota : en la ficha Consultas de la base de datos activa, cada uno de estos tipos de consulta aparecerá identificado por un icono específico (fig.16). Figura 16.- Consultas creadas en la base de datos. Cada icono diferente identifica un tipo.
4.5. Consultas de referencias cruzadas.
Permiten resumir los datos de una o varias tablas en forma tabular. Para ello cruza los datos de los campos expresados como cabeceras de columnas y como filas. Estas consultas pueden crearse con el Asistente , o bien desde la Ventana Diseño , y en ese proceso hay que indicar qué campo se va a distribuir en filas y cuál en columnas, así como la opción que se quiere utilizar para resumir la información (recuento, suma, máximo...). Ejecutar , y Guardar el resultado.
3.- Crear formularios con campos en varias tablas. Una vez creadas las relaciones entre las tablas de una base de datos, puede crearse un formulario en el que se incluyan diversos campos procedentes de distintas tablas. También se puede crear un formulario para una consulta en la que estén combinadas las tablas. En una de las fases del Asistente , debemos decidir como presentamos los campos de esas tablas, como si se tratara de una sola, o como si fuese un formulario con subformularios. Con los botones de navegación podemos visualizar uno a uno los distintos elementos del formulario, y dentro de éste, los del subformulario. Figura 18.- Formulario con campos en varias tablas, presentado como subformulario.
4.- Ventana diseño de un formulario. Como ocurre con todos los objetos creados en una base de datos, es posible conmutar las ventanas de visualización y de diseño de un formulario mediante el botón que se encuentra en la barra de herramientas o seleccionando la opción correspondiente del menú Ver. Una vez activada la ventana de diseño, se podrá cambiar. La ventana de diseño presenta tres zonas definidas (Fig. 19),:
- Zona del encabezado : muestra el encabezado que se repetirá en la visualización de todos los registros, y que puede estar constituido por un título, una imagen o cualquier otro objeto gráfico. Se añade desde el menú Insertar.
- Zona del detalle : aquí se encuentran todos los elementos que constituyen la propia definición del formulario, y que se denominan genéricamente controles.
- Zona del pie : mostrará el pie del formulario, que puede estar constituido por distintos objetos o texto. Figura 19 .- Diseño de un Formulario
La modificación del diseño de un formulario consiste en añadir, eliminar o modificar los controles de la zona Detalle , o en añadir un encabezado o pie. En el caso de tener que modificar el tamaño de una zona del formulario, arrastre su barra divisoria. Además, se activan otros elementos que permiten y facilitan la modificación del formulario:
- Cuadro de herramientas, que permite añadir nuevos controles al formulario
- Reglas vertical y horizontal, que permiten situar los controles de modo exacto.
- (^) Cuadrícula, que permite alinear y colocar los distintos controles.
Algunos de estos elementos se pueden Activar/Desactivar con las opciones del menú Ver.
4.1. Controles. En un formulario existen diferentes elementos: título del formulario, etiqueta de cada campo, cuadro para visualizar el contenido de cada campo, botones de opción, casillas de verificación, etc., que se denominan de modo general, Controles. Estos controles pueden clasificarse de dos modos diferentes:
- Atendiendo a su naturaleza: así hay controles de cuadro de texto, de etiquetas, de casillas de verificación, etc.
- Atendiendo a la información que van a mostrar. Si la información de los controles es constante para todos los registros, se denominan controles independientes (la etiqueta de un campo). Si por el contrario muestran información que proviene de una tabla o consulta y, por lo tanto, es diferente para cada registro, se denominan controles dependientes. Además, los que muestran un valor calculado a partir de otros, se llaman controles calculados.
Para poder realizar cualquier operación con uno o varios controles, deber ser seleccionados; haciendo clic sobre ellos, quedarán enmarcados por los cuadros de selección. Si esto no funciona, activar la herramienta Selección en el cuadro de herramientas. Para seleccionar varios controles a la vez, utilizar la tecla Mayúsculas.
5. Modificar el diseño de un formulario.
5.1. Modificar el estilo de un formulario.
Cuando se crea un Autoformulario no se tiene control sobre el estilo a aplicar, ya que aparece con el último creado; además, al utilizar un Asistente, se puede elegir, pero puede que el resultado no sea el esperado; por lo que se establece la posibilidad de modificarlo posteriormente. Hacer clic en el botón Autoformato Aparecerá el cuadro de diálogo Autoformato y podremos elegir un estilo
5.2. Mover un control.
Para mover un control a otra posición del formulario, hay que seleccionarlo y arrastrarlo por uno de sus bordes hasta la nueva posición (el puntero se convertirá en una mano); mientras movemos, las reglas muestran las coordenadas de su posición. Los controles correspondientes a un mismo campo (control independiente de la etiqueta y el control dependiente que muestra su contenido) pueden moverse conjuntamente o por separado. Por defecto se mueven juntos. Para desplazarlos por separado, hay que arrastrarlo por el cuadro de selección (el más grande), situado en la esquina superior izquierda. En este caso el puntero adoptará forma de mano con el dedo índice extendido. Si queremos mover varios controles a la vez, los seleccionamos y elegimos una de las opciones de la lista que aparece en Formato/Alinear.
5.3. Modificar el tamaño de un control.
Seleccionar el control deseado, y arrastrar por sus cuadros de selección. Si usamos los de las esquinas, se modificará el tamaño de los dos lados que la forman. También se puede usar el menú Formato/Tamaño , y las opciones que aparecen en éste.
5.4. Modificar el aspecto de los controles.
El aspecto de los controles puede modificarse cambiando el tipo de fuente, su tamaño, color, y otros atributos. También los parámetros que afectan a la línea que define los controles (grueso y color), o el fondo del mismo.
5.5. Añadir y eliminar controles.
Para eliminar un control del formulario, basta con seleccionarlo y pulsar SUPR o elegir Edición/Eliminar. Para añadir nuevos controles, seleccionamos el tipo de control deseado del cuadro de herramientas, y lo situamos en el lugar adecuado. Los controles disponibles en el cuadro de herramientas aparecen en la figura 20: Figura 20
Al seleccionar cualquier control, el puntero adoptará su aspecto. Al hacer clic en la zona deseada y arrastrar, delimitamos en un recuadro el espacio a ocupar. Si hacemos doble clic en la zona deseada, también se insertará automáticamente. Como sabemos mover y modificar el tamaño, no habrá problema de realizar ajustes posteriores. Utilizar los Asistentes para controles para crear un cuadro de lista, un cuadro combinado, un grupo de opciones, un botón de comando, un gráfico, un subinforme o un subformulario (su botón debe estar presionado).
5.6. Modificar las propiedades de un control.
Además de las características comunes a todos los controles (tamaño, situación, alineación, etc.), cada tipo de control tiene otras específicas que pueden ser modificadas a través del cuadro de diálogo que aparece al seleccionar Ver/Propiedades , o al hacer clic en el botón Aparecerá un cuadro de diálogo con las propiedades del control seleccionado (Fig. 21) Figura 21.- Ejemplo de Propiedades de un control.
