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EJECUCIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INFORME DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
MÉNDEZ RODRÍGUEZ LINA MARÍA
PITRE PATIÑO NOREILIS ESTELA
OSCAR DANIEL CARVAJAL CLAVIJO
Docente
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
UAREANDINA FACULTAD
ADMINISTRACIÓN
BOGOTÁ, D.C.
TABLA DE CONTENIDO
- DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA
- AUDITORIAS A DESARROLLAR....................................................................................................
- ALCANCE GENERAL
- OBJETIVOS
- MATRIZ DE RIESGOS
- PAPELES DE TRABAJO
- a. PROGRAMA DE AUDITORIA FINANCIERA...........................................................................
- b. PROGRAMA DE AUDITORIA TRIBUTARIA
- c. PROGRAMA DE AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
- d. PROGRAMA DE AUDITORIA DE SISTEMAS
- INFORME FINAL DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES
ingresos de la empresa se han visto afectados debido a disminución en las ventas y a
un aumento de costos por materia prima importada, como es el caso de algunos
insumos para la elaboración del concentrado así como también algunos medicamentos
especiales, el alza del dólar ha sido tema coyuntural en este aspecto. Dentro de las
cuentas por pagar hay que tener en cuenta que el largo plazo pertenece a todas las
cuentas que están congeladas por la ley 1116 y de las cuales se empezaran a hacer
pagos a partir del año 2022.
Teniendo en cuenta precisamente el flujo de caja de la compañía, se observa que otro
rubro representativo corresponde a los inventarios, los cuales a la fecha representan
aproximadamente el 40% de sus activos, motivo por el cual se hace necesario incluir
en la auditoria la verificación y validación de la existencia física de los diversos
inventarios que la empresa posee, para lo cual se hace necesario realizar inspección
física en cada una de las dos sedes poseídas dentro del proceso productivo de la
empresa.
De acuerdo al manejo tributario de la compañía y los antecedentes que se pudieron
conocer, se observó que dada la actividad de la empresa siempre se presentan
devoluciones de IVA, lo cual es un antecedente primordial que se debe considerar
durante la auditoría, para realizar la revisión de los costos y gastos deducibles y que
serán materia de solicitud ante la DIAN.
Todas las operaciones y transacciones tanto a nivel de producción como a nivel
administrativo, contable y comercial se manejan mediante el software DOS
ENTERPRISE 9.5 de la casa de software SIESAN, quienes brindan el apoyo necesario
para atender todos los requerimientos de aplicaciones que se necesitan de acuerdo a
la evolución del entorno.
Respecto a los demás programas instalados en los equipos para su funcionamiento, el
área de sistemas informa que solo una vez se ha realizado la validación de las licencias
que se tienen y se conoce que a pesar de que los usuarios no tienen permisos para
instalar programas, existe el riesgo de que se instalen programas no licenciados.
En cuanto al sistema de control interno, la compañía cuenta con un departamento de
organización y métodos, el cual es el encargado de emitir los procedimientos que se
deben cumplir en toda la compañía a fin de garantizar una operación controlada y
segura de las actividades. Para velar por el cumplimiento de dichos procedimientos y
normas se cuenta con un equipo de auditores encargados de validar su óptima
aplicación, además de revisar y verificar que las transacciones de la compañía cumplan
con la realidad representada en sus libros. El área de auditoría interna se encarga de
realizar la revisión de las operaciones tanto en la planta principal de la empresa, como
en sus 2 sedes.
Al indagar sobre la rotación del personal, se conoció que, en el último año, este índice
ha aumentado, debido a que la empresa se ha visto afectada por el actual panorama
económico y aproximadamente el 20% del personal ha sido retirado o ha renunciado
por inconformismo con nuevas políticas de la empresa.
2. AUDITORIAS A DESARROLLAR
Auditoría Financiera
Auditoria Tributaria
Auditoria de Sistemas.
Auditoria Recurso Humano.
3. ALCANCE GENERAL
Con el fin de cumplir con el objeto de la presente auditoría integral, ésta revelará los
procedimientos utilizados en la evaluación de los distintos sectores relacionados con la
gestión administrativa y financiera durante la vigencia 2017.
ALCANCES POR AUDITORIA
AUDITORÍA FINANCIERA
Validar las cifras contenidas en los estados financieros, a partir de cálculos y cruces
que permitan garantizar la razonabilidad de las cuentas, igualmente confirmar con los
clientes y proveedores las cifras de las cuentas por cobrar y los pasivos que registra la
compañía.
AUDITORÍA TRIBUTARIA
Validar mediante cálculos las liquidaciones de las obligaciones tributarias presentadas
a la DIAN considerando el último periodo para cada impuesto, igualmente verificar
firmas de los formularios y procedimientos efectuados para el cálculo de las
liquidaciones.
AUDITORÍA DE SISTEMAS
4. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL AUDITORIA FINANCIERA:
Verificar la razonabilidad de las cifras reveladas en los estados financieros, así
como verificar si la información se encuentra preparada bajo las normas legales
vigentes.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS AUDITORIA FINANCIERA:
Evaluar el cumplimiento de los planes, programas, políticas, lineamientos y
normas que regulan las actividades financieras de la empresa.
Verificar la pertinencia e integridad de la información de los estados financieros,
registros e informe gerencial.
Vigilar el ejercicio y cumplimiento de los planes, presupuestos y programas de
inversión de la empresa.
OBJETIVO GENERAL AUDITORIA TRIBUTARIA:
Evaluar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de la compañía.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS AUDITORIA TRIBUTARIA:
Verificar la veracidad de la información consignada en las declaraciones
presentadas.
Verificar que lo que declaro la empresa corresponda tanto a las operaciones
registradas en los libros contables como en la documentación presentada.
Verificar si la base imponible, tasas e impuestos calculados están correctamente
determinados.
OBJETIVO GENERAL AUDITORIA DE SISTEMAS:
Evaluar si los sistemas de información mantienen la integridad, legalidad y
disponibilidad de los datos.
5. MATRIZ DE RIESGOS
De acuerdo a las auditorias que se planean realizar, se tomó como base la matriz de
riesgo de cada área, con el fin de planear adecuadamente la revisión.
Dicha matriz se construyó de acuerdo a los puntos críticos que se observaron durante
el conocimiento del ente y el diagnóstico de su situación actual.
a. Matriz de riesgo auditoría financiera
Aspecto crítico Observaciones Control riesgo riesgo inherent e riesgo de control riesgo combina do enfoque principales pruebas SÍ NO DESCRIPCIÓN ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO
BAJO
ALTO MEDIO
BAJO
Cuentas por cobrar Rubro representativo en la empresa depende de este para cubrir sus obligaciones con terceros
X
Se observa constante seguimiento por parte del área comercial para el cobro de cartera Cartera incobrable que afecte el flujo de caja de la empresa X X X^ Sustantivo Obtener un análisis de la cartera vencida, conciliar y confirmar saldos Cuentas por pagar Las cuentas por pagar dependen actualmente en un 70% del cobro de la cartera comercial
X
Se observa constante seguimiento por parte del área comercial para el cobro de cartera No pago de obligaciones, generando bloqueo por parte de los proveedores y retraso en la producción X X X^ Sustantivo Obtener un análisis de la cartera vencida, conciliar y confirmar saldos Inventarios Este rubro representa aproximadament e el 40% del total de los activos de la compañía
X
Existe procedimientos claros para ingreso y salida de inventarios en la empresa, la rotación tiene un nivel aceptable Obsolescenci a de inventarios por cambios en el mercado X X X^ Sustantivo Realizar inspección física de los inventarios, validar las últimas transacciones y su disponibilidad Ingresos operacionales Han presentado disminución en el último año, debido a disminución en ventas y aumento del dólar
X
Se cuenta con un plan en cabeza de la gerencia comercial y de mercadeo, a fin de aumentar las ventas, igualmente se ha replanteado el presupuesto de compras importadas, buscando adquirir materiales nacionales Escases de recursos económicos que permitan continuar con la operación de la compañía X X X^ Sustantivo Analizar los motivos de disminución de las ventas y la proyección de costos de materia prima importada.
c. Matriz de Riesgo Auditoría de Sistemas
Aspecto crítico Observaciones Control riesgo riesgo inherente riesgo de control riesgo combina do enfoque principales pruebas SÍ NO DESCRIPCIÓN ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO
BAJO
ALTO MEDIO
BAJO
Licencias de software en uso Todos los usuarios cuentan con un equipo de cómputo, el cual debe contar con programas legalmente licenciados
X
No se realiza seguimiento y validación del software de los programas instalados en cada equipo Utilización de programas sin licencia legal, lo cual acarrea multas por sumas considerables X X X^ Sustantivo Validar los programas instalados en los equipos frente a las licencias adquiridas legalmente por la compañía. Actualización pertinente de los programas Para uso eficaz y efectivo del sistema, es necesario que se cuente con actualizaciones y mantenimiento de los programas instalados en cada equipo. x El área de sistemas periódicamente corre procesos de actualización en los equipos Fallas en el sistema y disminución de la efectividad de las operaciones y transacciones. X X X^ Control Verificar la periodicidad con la que se realizan procedimientos de mantenimiento y actualización a los equipos Acceso a modificación o instalación de programas Debe existir una restricción que no permita a los usuarios instalar software no licenciado o malicioso para el equipo. x A cada usuario se le crea un perfil, donde tiene determinados permisos para realizar o no realizar instalación de programas Instalación de programas no legales o maliciosos para los equipos de cómputo. X X X^ Control Validar los perfiles de los usuarios a fin de determinar que permisos tienen en cuanto a la instalación de programas
d. Matriz de Riesgo Auditoría de Recursos humanos
Aspecto crítico Observaciones Control riesgo riesgo inherente riesgo de control riesgo combina do enfoque principales pruebas SÍ NO DESCRIPCIÓN ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO Rotación del personal Este ha sido un indicador que ha aumentado durante el último año en la compañía, debido a la coyuntura económica por la cual atraviesa la empresa
X
Actualmente no se realiza un seguimiento y análisis de los cargos más críticos que han presentado rotación Entorpecimient o en la operación de la empresa, debido a que constantement e se debe capacitar personal nuevo X X X^ Sustantivo Análisis de los motivos por los cuales el personal se ha retirado de la compañía y tiempo promedio de duración de la relación laboral indicadores de evaluación según el cargo de cada colaborador Aunque existen indicadores, estos no se encuentran actualizados ni acorde a las responsabilidades actuales de los empleados
X
No existe control ni seguimiento para la actualización de indicadores según los cambios que se presentan durante la operación de la compañía. Responsabilida des no asignadas formalmente a los empleados o funciones no acordes con su perfil X X X^ Control Verificación de las funciones acordadas para cada cargo frente a las responsabilidades actuales de dicho cargo. Políticas para plan de carrera de los empleados La empresa debe contar con un factor motivacional basado en permitir a sus colaboradores crecer laboral y personalmente en la compañía
X
La empresa tiene definidas las políticas aplicables para los empleados a fin de permitir su ascenso y progreso tanto personal como profesional en la empresa Falta de compromiso con la compañía, debido a la ausencia de motivación profesional.
X X X
Control Verificación de ascensos realizados a personal antiguo en la compañía, validación de procedimientos para concursos internos.
Diana
Mosquera
Diana^21 - ene-^20
Mosquera
Diana
Mosquera
Diana
Mosquera
Elaborado
por
Fecha Ref. P.T.
Objetivo: Validar mediante un muestreo aleatorio que las cantidades de
producto reflejado en el balance sea acorde con las existencias físicas,
igualmente verificar que los elementos se encuentren en buen estado.
1. Verificar que la bodega se encuentre ordenada y en codiciones para
realizar el inventario de manera confiable
2. Efectuar selectivo de verificación del contenido de cajas y
conformación de arrumes.
3. Efectuar el conteo físico de los productos.
4. Conciliar los resultados obtenidos de la toma física del inventario vs.
lo indicado en el Reporte del sistema y aclarar las diferencias.
5. En caso de observar diferencias, revisar los documentos emitidos el
día de la auditoría con los soportes anexos del producto en cuestión, y
además revisar las transacciones registradas en el sistema.
3. TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO
PT A- 3
REFERENCIA
PT A-
3. TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO SI NO N/A Observación 3.1 Es eficiente y efectivo el procedimiento para la toma fisica de los inventarios. X las tomas físicas al azar no coinciden con los del programa. 3.2 Se mantiene un registro de inventarios permanente de existencias. X los inventarios se realizan mensualmente. 3.3 Se realizan los recuentos físicos por personas diferentes a los responsables de su custodia. X
Diana
Mosquera
19 - ene- 20
Diana
Mosquera.
Fecha
4. REVISIÓN CUENTAS POR PAGAR
Elaborado
por
Objetivo: Evaluar la razonabilidad de los saldos registrados en el balance Ref. P.T.
correspondientes a pasivos con terceros.
1. Obtener del sistema el reporte "Balance de cuentas por pagar"
1.1. Analizar la antigüedad de los saldos presentes en el balance de
cuentas por pagar.
1.2. Verificar con una muestra aleatoria que las facturas por pagar
hay no sido emitidas a nombre de la empresa Carnes Tobon Buenaventura
s.a.stodos los requisitos legales. y cumplan
1.3. Verificar que el valor de las facturas corresponda al registrado en
el sistema, teniendo en cuenta los impuestos y retenciones según el
monto de la compra realizada
PT A- 4
REFERENCIA
Fuente auditoría financiera
Área de contabilidad y tesorería.
PT A-
4. REVISIÓN CUENTAS POR PAGAR SI NO N/A Observación
4.1 Se mantiene un registro de las cuentas por pagar pendientes por recibir. X
no existe un registro
especifico de
ninguna cuenta por
pagar solo la factura
de ultimas compras
realizadas.
4.2 Existe un control de vencimientos de las cuentas por pagar que permitan atender y facilitar los
pagos en las fechas adecuadas. X^
El sistema facilita la
información
4.3 Se encuentran las cuentas por pagar a proveedores identificados de manera separada en las
cuentas contables.
X Tiene un plan de
cuentas distribuido
PT A-
5. REVISIÓN INGRESOS SI NO N/A Observación
5.1 Se concilian periodicamente las cifras de ventas con los registros contables. X
5.2 Los ingresos operacionales de la compañía son reconocidos cuando se realizan. X
5.3 Existen políticas y procedimientos escritos para las ventas. X
Dayan Valencia. 20 - ene- 20
Dayan Valencia
Dayan Valencia.
5. REVISIÓN INGRESOS
1.2. Verificar el movimiento de los productos en el inventario de
acuerdo a las ventas que se observen en las facturas
1.3. Realizar un promedio de ventas mensual a fin de determinar
variaciones que puedan dar indicios de ingresos inflados
Elaborado
por
Objetivo: Evaluar la razonabilidad de los ingresos registrados en el estado Ref. P.T.
de resultados del último periodo contable.
1. Obtener del sistema el reporte detallado de la facturación generada
durante el ultimo periodo contable
1.1. validar los ingresos registrados frente as facturas físicas,
verificando que estas cuenten con la firma de recibido por parte del
cliente
Fecha
PT A- 5
