Auditoria
Operativa
Efraín Franz Villarroel Gonzales
Curso: Auditoria Operativa
Fecha: 12 de Octubre del 2007.
UNIVERSIDAD CENTRAL
Facultad de Ciencia Económicas
Depto. de Computación e Informática
Lic. Contaduría Pública
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auditoria de operaciones, Guías, Proyectos, Investigaciones de Auditoría
Guia sobre metodologias y aplicacion sobre auditoria operacional
Tipo: Guías, Proyectos, Investigaciones
2019/2020
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Auditoria
Operativa
Efraín Franz Villarroel Gonzales
Curso: Auditoria Operativa
Fecha: 12 de Octubre del 2007.
UNIVERSIDAD CENTRAL
Facultad de Ciencia Económicas Depto. de Computación e Informática
Lic. Contaduría Pública
Contenido
II. Normas y Herramientas de la Auditoria Operativa
2. Técnicas, Procedimientos y Programas de Auditoria
- Introducción
- I. Conceptos Básicos
- Definición
- Objetivos de la Auditoria Operativa
- Características de la Auditoria Operativa
- Metodología de la Auditoria Operativa
- La Auditoria y el Control de la Empresa
- Normas de la Auditoria - i. Necesidad de las Normas
- ii. Normas de la Auditoria Operativa
- i. Concepto de Técnica
- ii. Tipos de Técnica - a. Estudio General - b. Entrevistas - c. Correlación con Información Conexa - d. Confirmación - e. Observación - f. Análisis - g. Otras Técnicas
- ii. Normas de la Auditoria Operativa
- iii. Procedimientos de Auditoria
- iv. Programas de Auditoria
- Normas de la Auditoria - i. Necesidad de las Normas
- Criterios de Auditoria - i. Concepto
- ii. Formulación de Normas
- Criterios de Auditoria - i. Concepto
- III. Administración de la Auditoria Operativa
- Introducción
- Planificación de la Auditoria Operativa - i. Determinación de los Objetivos
- ii. Orientación de la Auditoria
- iii. Metodología de la Auditoria Operativa
- Planificación de la Auditoria Operativa - i. Determinación de los Objetivos
- Organización de la Auditoria operativa - i. Selección de Equipos
- ii. Asignación de tareas
- Organización de la Auditoria operativa - i. Selección de Equipos
- Ejecución y Control de la Auditoria - i. Control Sobre la Marcha
- ii. Desviación de los Objetivos
- iii. Correcciones Internas
- iv. Control del Resultado Final
- Ejecución y Control de la Auditoria - i. Control Sobre la Marcha
- I. Conceptos Básicos
- IV. Metodología de la Auditoria Operativa - 1. Necesidad de una Metodología Propia - 2. Características Científicas de la Metodología - 3. Elementos de Administración
- Universalidad del Modelo Propuesto
- Modelo Metodológico para la Auditoria Operativa - i. Introducción - ii. Etapa de Estudio Preliminar - a. Introducción - b. Recopilación de Antecedentes - c. Establecimiento de los Objetivos
- iii. Etapa de Estudio General - a. Introducción - b. Conocimiento General de la Entidad - c. Evaluación del Control de Gestión y Administrativo - d. Análisis - e. Determinación de las Áreas Criticas
- iv. Etapa de Estudio Especifico - a. Introducción - b. Conocimiento Especifico del Área Critica - Gestión Especifico c. Evaluación del Control Interno Administrativo y de - d. Búsqueda de Relaciones Causa-Efecto - e. Análisis y Evaluación de las Evidencias - f. Preparación del Diagnostico y Pronostico - v. Etapa de Comunicación de Resultados
- vi. Etapa de Seguimiento
- Modelo Metodológico para la Auditoria Operativa - i. Introducción - ii. Etapa de Estudio Preliminar - a. Introducción - b. Recopilación de Antecedentes - c. Establecimiento de los Objetivos
- Otros Modelos Metodológicos - i. Introducción
- ii. Esquema Metodológico de Jesús López Cascante - a. Introducción - b. Primera Fase: Pasos Previos al Inicio de la Tarea - c. Segunda Fase: Análisis y Profundización - d. Tercera Fase: Acción Correctiva antes del Informe - e. Cuarta Fase: Elaboración de Propuestas de Cambio - f. Quinta Fase: El Informe - g. Sexta Fase: Seguimiento de las Proposiciones - h. Séptima Fase: Cuantificacion de los Resultados
- iii. Esquema Metodológico de Bradford Cadmus
- a. Introducción
- b. Etapa de Familiarización
- c. Etapa de Verificación
- d. Etapa de Evaluación y Recopilación
- e. iEtapa del Informe
- Otros Modelos Metodológicos - i. Introducción
- Conclusión
- Bibliografía
I.Conceptos Básicos
1. Definición
Hay muchas definiciones de auditoria operativa, pero la que ocuparemos en este trabajo será:
“El examen critico, sistemático e imparcial de la administración de una entidad, para determinar la eficacia con que logra los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y economía con que se utiliza y obtiene los recursos, con el objeto de sugerir las recomendaciones que mejoraran la gestión en el futuro.” (sita textual del libro de Nudman-Puyol “Manual de Auditoria Operativa).
2. Objetivos de la Auditoria Operativa
La auditoria operativa es:
Critica: el auditor no debe aceptar lo que se le presente a la primera, debe buscar todas las evidencias posibles para tener un buen juicio.
Sistemático: porque se elabora un plan para lograr los objetivos (este plan
debe ser coherente).
Imparcial: nunca debe dejar de ser objetivo e independiente (tanto en lo
económico como en lo personal).
Si por cualquier motivo no se examina toda la empresa el auditor debe considerar que la organización es un sistema, por lo que el estudio debe ser completo.
La auditoria operativa necesita determinar la eficiencia (grado de cumplimiento de la meta) en el logro de los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y economía en la obtención y uso de los recursos.
La eficiencia busca medir como los ejecutivos utilizan los recursos que disponen.
Medir eficiencia es más complejo que medir eficacia, ya que no existe un padrón de comparación. El auditor debe apoyarse en la teoría sobre la administración de los recursos humanos y financieros para saber si están o no bien, además debe tener criterio experiencia para poder comparar la teoría con la realidad.
Economía: saber si los recursos se obtienen con los menores costos
posibles. Por lo tanto el auditor debe conocer los precios del medio y la
tecnología que existe y además de otros valores políticos, sociales,
culturales, etc.
Evaluar (diagnostico): conocer las verdaderas causas de los problemas.
Estimar (pronostico): la situación administrativa futura.
3. Característica de la Auditoria Operativa
i. Ayuda a reformular los objetivos y políticas de la organización.
ii. Ayuda a la administración superior a evaluar y controlar las actividades de
la organización.
iii. Ayuda a tener una visión de largo plazo a quienes toman la decisión, así
ellos pueden planificar mejor.
iv. De acuerdo a las circunstancias puede practicarse la auditoria operativa en
forma parcial, considerando una o más áreas especificas periódica y
rotativamente.
v. La Auditoria Operativa debe ser hecha por un grupo multidisciplinario,
donde cada profesional se debe incorporar en la medida que se necesiten
sus conocimientos. El Auditor Operativo, debe basar su preparación en administración general,
teoría de la organización, auditoria, economía, costos, psicología general y
social, comercialización, finanzas, administración de personal, producción
política y estrategia de empresas entre otras mas.
vi. No debe entorpecer las operaciones normales de la empresa.
Las características del medio externo y sus iteraciones con la empresa, caen dentro del ámbito de la auditoria operativa.
5. La Auditoria y el Control de la Empresa
Se pueden dar varias definiciones de lo que es el control de empresas:
Es la verificación de sí todo ocurre en una empresa conforme al programa adoptado, a las ordenes dadas y a los principios admitidos.
Es el análisis permanente de las desviaciones entre objetivos y realizaciones y la adopción de las medidas correctoras que permitan el cumplimiento de los objetivos o bien su adaptación necesaria.
Las formas de control mas utilizadas pueden ser:
Intervención
Inspección
Control interno
Auditoria externa: Es el examen de los estados financieros realizado de acuerdo con ciertas normas por un profesional cualificado e independiente con el fin de expresar su opinión sobre ellos.
Auditoria interna: Es el examen de las actividades contables financieras y de otro tipo, echo de la organización de la empresa, para ayudar a la dirección general.
Ante esta gran diversidad de formas de control, en la actualidad se consideran como las formas mas sustantivas de control, las siguientes:
Control de gestión: Función de síntesis realizada en el mas alto nivel de la estructura.
Auditoria interna: Labor de análisis que completa en extensión y profundidad la labor del control de gestión.
Auditoria externa : Labor de comprobación posterior, realizada por una persona u organismo externo a la empresa
II. Normas y Herramientas de la Auditoria Operativa
1. Normas de la Auditoria
i. Necesidad de las Normas
La auditoria es una actividad profesional, por lo tanto el auditor debe procurar que sus servicios sean de calidad y alto nivel.
Se podría pensar que el nivel profesional se obtiene estudiando y estableciendo procedimientos mínimos obligatorios, pero la auditoria no es una actividad mecánica que acepte la aplicación de reglas o formas de actuar rígidas.
El ser auditor exige un juicio profesional, sólido y maduro para:
Determinar los procedimientos a seguir. Juzgar los resultados obtenidos. Adaptarse a circunstancias cambiantes de los negocios.
Para satisfacer la necesidad de asegurar un servicio sobre bases mínimas de calidad, rigidizarlo mediante la exigencia de cumplir con determinados procedimientos, se acordó establecer principios mínimos fundamentales que puedan definirse en términos generales, a los cuales se les llamo normas de auditoria.
A medida que la auditoria fue evolucionando, los organismos pertinentes tomaron conciencia de la necesidad de establecer estas normas a las cuales debían ajustarse los profesionales dedicados a esta labor. Y ello porque la adopción de normas en materia de informes y demás aspectos importantes de esta actividad, contribuyen a mejorar el servicio que los auditores prestan a sus clientes.
Las normas hacen comprensibles el alcance de los auditores y su responsabilidad, tanto para los auditores como para los clientes. Pero de ninguna manera estas normas implican restringir la libertad del auditor.
La definición de norma en la auditoria se puede expresar como lo siguiente:
Normas de auditoria son los requisitos mínimos de calidad relativos a la persona del auditor y al trabajo que desempeña, los que se derivan de la naturaleza profesional de la actividad de auditoria y de sus características especificas.
En conclusión, la normalización de una actividad establece un conjunto de formalidades y características fundamentales que forman la identidad de dicha disciplina y constituyen los requisitos de calidad que rigen la actividad del auditor,
b. El auditor debe realizar su trabajo y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional.
Cuando el auditor entrega su informe, tiene que avalar todas las conclusiones que en el se encuentran.
c. El auditor debe mantenerse en una posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios.
La independencia del auditor debe abarcar los aspectos económicos como el personal (mental), es decir no tener influencias.
Esta norma es difícil de implementar si el auditor operacional es interno, por que él conoce a sus compañeros además por la dependencia económica o jerárquica que él tenga.
d. El auditor debe ser responsable de transmitir y difundir sus conocimientos y experiencia, con el objeto de perfeccionar y prestigiar la profesión.
Ya que como esta disciplina es relativamente nueva necesita de un cuerpo teórico integral que la norme, describa y explique.
Normas a la Realización del Trabajo
a. El trabajo de auditoria debe comprender una adecuada planeación y supervisión de los colaboradores.
Toda auditoria representa la realización de un proceso que debe ser orgánico y coherente, a desarrollarse en un periodo determinado y condicionado a las características de la empresa que se audita y a los objetivos que se persiguen con el examen. Para la realización de estos objetivos el auditor debe tener trabajadores dependientes a él para controlar y planificar las actividades, además si tiene colaboradores también se deben controlar. Para lo anterior se debe preparar un plan general de auditoria que incluirá, como mínimo:
o Los objetivos del trabajo o Los aspectos fundamentales del control interno y del control de gestión a evaluar. o El alcance del trabajo que se considera necesario para permitir al auditor emitir responsable y documentadamente su informe. o Los procedimientos de auditoria y el momento que se aplicaran. o Los recursos materiales y humanos necesarios a su distribución.
b. El trabajo de auditoria debe comprender un estudio y evaluación adecuados de los sistemas de control internos y de control de gestión vigentes en la entidad examinada, para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria a aplicar.
Para el auditor operativo, la evaluación del sistema de control interno le ayudara a establecer en principio, las causas de los problemas en la gestión analizada.
También el auditor operacional debe evaluar el sistema de control de gestión existente para saber como es la calidad de la administración y eficacia, eficiencia y economicidad de la empresa.
c. El trabajo de auditoria debe comprender la obtención, mediante la aplicación de procedimientos de auditoria, de evidencia comprobatoria valida, pertinente y suficiente, que permita respaldar las aseveraciones contenidas en el informe.
Toda conclusión debe estar respaldada, ya que se esta evaluando las decisiones administrativas.
Normas Relativas al Informe
El auditor operacional tiene que emitir un informe en cambio el auditor de estados financieros debe emitir un dictamen.
En este informe se exponen la evaluación, sugerencias y recomendaciones para mejorar la gestión administrativa
a. El informe debe contener un pronunciamiento respecto de la eficiencia, eficacia y economía de la gestión administrativa en la materia o área sometida a examen.
La auditoria operativa busca evaluar estos tres componentes y por lo tanto se deben decir como están funcionando.
Toda la información que se pone en el informe debe ser justificada ya que esta será leía por los directivos superiores para ocuparlos como retroalimentación.
b. El informe debe contener como mínimo lo siguiente:
- Objetivo da la auditoria y motivo de su realización.
- Metodología utilizada, enfatizando los procedimientos que permitieron reunir la evidencia sustentatoria.
Claridad: El informe debe ser redactado en lenguaje de fácil comprensión, para evitar problemas de comunicación derivados de una excesiva especialización de la fuente y/o del receptor.
Oportunidad: La información debe emitirse en tiempo y lugar conveniente para el usuario.
Prudencia: El auditor debe ser cauto en la información entregada, evitando infidencias y riesgos innecesarios.
2. Técnicas, Procedimientos y Programas de Auditoria
i. Concepto de Técnica
Como se ha dicho el auditor emite un juicio de la empresa de una parte o en su totalidad, y estos juicios deben sustentarse en evidencias sustentables (los esfuerzos del auditor deben dirigirse hacia la obtención de esta evidencia).
En la auditoria las técnicas son, métodos o modos de actuar que permiten al auditor obtener información destinada a sustentar, con evidencia suficiente y pruebas autenticas, su opinión o juicio sobre alguna materia objeto de su análisis e investigación.
En consecuencia, no es la técnica misma la importante, sino que lo es su validez como herramienta de investigación seria y confiable, y la propiedad y oportunidad de su aplicación a cada circunstancia en especial.
La norma es, en consecuencia, una regla de aceptación general que, sin rigidizar el trabajo del auditor, lo condiciona sanamente. Esto significa que, en su labor de búsqueda de evidencias a través de los cumplimientos de los procedimientos apropiados, debe aplicar aquellas técnicas que la practica y su ideonidad profesional le indiquen como convenientes, enmarcando en las normas de auditoria.
ii. Tipos de Técnicas
Los tipos de técnicas pueden ser:
a. Estudio General
Es el estudio y análisis de los aspectos generales del problema, situación y/o empresa, que puedan ser significativos en su calidad de información para el auditor.
Se concentrara mediante:
El examen de la documentación:
Revisión de escrituras, actas de directorio, juntas o comités; manuales de organización, de descripción de cargos, de procedimientos; correspondencia relacionada con la organización y marcha del ente; organigramas; declaraciones de políticas y filosofía de administración, todo lo cual debe otorgar conocimiento del área o entidad examinada.
La información ocular:
Apreciación real, obtenida por el auditor.
Descripciones Escritas:
Son las características del sistema o de una situación especifica a evaluar, pueden ser explicaciones sobre las funciones de la empresa, procedimientos registros, formularios, archivos, recursos, etc.
Lo importante es escribir lo visto aunque el auditor debe tener la habilidad de escribir en forma clara y concisa.
b. Entrevista
Es recoger información formulando preguntas a los empleados relacionados con el problema.
Entonces el auditor debe tener mucho tacto para plantear las preguntas y dar validez a las respuestas.
Se deben planificar las entrevistas a efectuar, y así aprovechar mas el tiempo. La respuesta a una sola pregunta es una parte minúscula en la formación de la opinión, las respuestas a muchas preguntas, relacionadas entre si, pueden suministrar elementos de juicio muy satisfactorios.
El único problema de planificar las entrevistas es que pueden mecanizar la información.
También si el auditor no desea tener un cuestionario en la entrevista, hace la entrevista mas amena y puede tener un clima mas grato, además si hace esto debe tomar buenas notas resumidas que después le ayuden en su labor.
el valor de políticas directivas alternativas, son herramientas o técnicas que el auditor debe poder utilizar cuando examina la administración. Asimismo, también ellas pueden ser objeto de auditoria en cuanto a la oportunidad, propiedad y eficacia con que se manejan.
iii. Procedimientos de Auditoria
El auditor en general, no forma a su juicio de una sola técnica, sino que aplica muchas de ellas para un mismo hecho.
El Instituto Mejicano de Contadores Públicos, en su boletín numero 2 de octubre de 1956 ha definido los procedimientos de auditoria, diciendo que son: “el conjunto de técnicas que forman el examen de una partida o un conjunto de hechos o circunstancias”.
Se pueden formular programas generales y pormenorizados, según el grado de detalle. Los primeros se limitan a un enunciado genérico de los procedimientos y técnicas a aplicar, los segundos son mas detallados en la descripción de los procedimientos y técnicas de la auditoria (procedimientos es el curso de acción y de las tareas a realizar).
El programa de auditoria es un excelente elemento de control de avance del equipo de auditores.
iv. Programas de Auditoria
Es planificar el trabajo general, además es debe ser una guía de las tareas del examen en forma precisa y orientadas a hechos o áreas especificas, con explicación de lo que debe hacerse.
El programa de auditoria es un enunciado, lógicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos de auditoria que han de emplearse y en que oportunidad se aplicaran.
3. Criterios de Auditoria
i. Concepto
En mayo de 1968, John C. Burton escribió en “The Journal of Accountancy” un articulo denominado “Auditoria Administrativa”, en el cual manifestaba que para delinear el marco dentro del cual pudiera desenvolverse tal tipo de auditoria, debían considerarse varios aspectos, uno de los cuales era el formular normas de desempeño del gerente si se quería algún sentido de la evaluación de su conducta.
Es tas normas debían servirte para poder evaluar lo observado en la realidad.
Cualquier evaluación implica comparar , entonces hay que tener una norma o pauta contra la cual comparar la situación real.
La auditoria operativa no tiene estas pautas que regulen en el desempeño administrativo, y para comparar se han utilizado las experiencias personales de cada auditor.
Cada vez que el auditor operativo evalúa una situación especifica, una conducta, una decisión o resultado determinado debe efectuar la comparación entre lo observado y un modelo, pauta, norma o criterio de desempeño administrativo, lo que debiera permitirle emitir un juicio sobre la materia observada que determine si el fenómeno o actividad bajo examen esta siendo bien realizado o presenta errores o debilidades que es preciso sean corregidas.
En Estados Unidos y Canadá, han salido publicaciones con normas para ayudar a los auditores a comparar lo observado.
ii. Formulación de Normas
El auditor operativo, en consecuencia, enfrentado a la necesidad de emitir un juicio, para lo cual necesita practicar evaluaciones y por ende, también comparaciones, si no cuanta con normas o criterios de auditoria formuladas previamente que regulen el desempeño administrativo que se esta examinando, deberá abocarse a la tarea de definir tales normas, para lo cual es recomendable sujetarse al siguiente itinerario:
Primero: determinar las normas teóricas que rigen la materia o función en examen. Segundo: estas normas creadas serán sujetas a pruebas. La norma teórica afectada por estas circunstancias y características, dará paso a la norma tipo. Tercero: la norma tipo a su vez es afectada por propias políticas, planes, programas y estilo de las operaciones de la empresa o área auditada. Así, él auditor corrige la norma tipo, adecuándola al ente o función especifica que esta bajo examen.
La norma obtenida a esta altura se llama norma corregida. Cuarto: la norma corregida, apropiada para la empresa o función auditada, deberá examinarse en relación a las condiciones que plantea el medio ambiente a dicha empresa o función bajo examen,
La coyuntura política y económica y los factores externos tales como la competencia, la moda, los cambios tecnológicos, etc., indudablemente que influyen, y darán origen a la norma definitiva o criterio de auditoria, que utilizara el auditor en el proceso de evaluación al que debe someterse el resultado de sus observaciones.