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DEFINICIONES:
Larousse: conjunto de procedimientos por las cuales se examinan las relaciones en el seno de la empresa.
Valtier: un sistema de dirección y gestión a la vez de un instrumento de medición con el fin de solventar problemas en la organización.
Candau: procedimiento objetivo independiente e inductivo de observación, análisis y recomendación que se basa en una metodología y utiliza unas técnicas, las cuales permiten identificar en una primera etapa los puntos fuertes, los problemas generados por el personal y las limitaciones por coste y riesgo
1. CRITERIOS Y TIPOS DE CLASIFICACION DE AUDITORIA.
SEGÚN EL ÁMBITO O LUGAR DE APLICACIÓN (SUJETO):
a) Externa: Aquella que realizan profesionales independientes, no ligados económica ni jerárquicamente a la dirección de la empresa que solicita el análisis. Este servicio es realizado por profesionales que desarrollan su actividad por cuenta propia, están legalmente autorizados para ello y conocen el sector en el que se va a desarrollar la auditoría.
b) Interna: Es la realizada por personal vinculado a la propia organización para cumplir los objetivos que la empresa determine; habitualmente el auditor interno se encarga de controlar que las políticas y procedimientos de la organización están siendo seguidos adecuadamente.
SEGÚN EL OBJETO:
a) Auditoría financiera: Consiste en revisar la correcta y oportuna aplicación de los registros contables y operaciones financieras de las empresas, con el propósito de comprobar que la emisión de los resultados financieros de un ejercicio fiscal cumpla con los principios contables que regulan las actividades del contador público y así poder emitir un dictamen sobre sus resultados financieros.
b) Auditoria administrativa: Evalúa el adecuado cumplimiento de las funciones, operaciones y actividades de la empresa principalmente en el aspecto administrativo. Es la revisión sistemática y exhaustiva que se realiza a la actividad administrativa de una empresa, en cuanto a su organización, las relaciones entre sus integrantes y el cumplimiento de las funciones y actividades que regulan sus operaciones.
c) Auditoria operacional: La auditoría operacional es la acumulación y examen sistemático y objetivo de evidencia con el propósito de expresar una opinión independiente sobre: la eficacia de los sistemas de administración y de los instrumentos de control interno incorporados a ellos, y la eficiencia, eficacia, y economía de las operaciones. Tiene como objeto de estudio el proceso administrativo y las operaciones de las organizaciones
d) Auditoría integral: La auditoría integral está dada por el desarrollo integrado de la auditoría financiera, operacional y legal. Tiene como objeto de estudio los respectivos campos de las finanzas, la administración y el derecho. Es la revisión exhaustiva, sistemática y global que realiza un equipo multidisciplinario de profesionales a todas las actividades y operaciones de una empresa, con el propósito de evaluar, de manera integral, el correcto desarrollo de las funciones en todas sus áreas administrativas, cuales quiera que éstas sean, así como de evaluar sus resultados conjuntos y relaciones de trabajo, comunicaciones y procedimientos interrelacionados que regulan la realización de las actividades compartidas para alcanzar el objetivo institucional.
e) Auditoria gubernamental: Es la revisión exhaustiva, sistemática y concreta que se realiza todas las actividades y operaciones de una entidad gubernamental. En España, la actividad auditora de organismos e instituciones públicas es desarrollada por el Tribunal de Cuentas (TC) creado por Ley Orgánica en 1984, que depende de las Cortes Generales, con independencia del Ejecutivo.
f) Auditoría de sistemas: En esta modalidad podemos incluir lo que se conoce por auditorías especiales, como la auditoría medioambiental o auditoría informática entre otras. Especial relevancia ocupa la auditoría medioambiental, debido a la creciente conciencia social sobre asuntos relativos a la conservación y preservación de la calidad medioambiental. Dado que el proceso de información de una entidad está condicionado a los sistemas informáticos, se hace necesario el análisis de los mismos mediante lo que se conoce como auditoría informática.
SEGÚN LA NATURALEZA:
a) Auditoria Publica
b) Auditoria Privada
c) Auditoria de PRL: instrumento de gestión que ha de incluir una evaluación sistemática, documentada y objetiva de la eficacia del sistema de prevención. Evaluación sistemática, documentada, periódica, objetiva e independiente que evalúa la eficacia, efectividad y fiabilidad del sistema de gestión para la prevención de riesgos laborales, así como si el sistema es adecuado para alcanzar la política y los objetivos de la organización en esta materia.
d) Auditoria socio-laboral: La auditoría laboral es la actividad que realizada por una persona cualificada e independiente analiza y revisa la situación jurídico – laboral de una empresa. Verificando, mediante el estudio de la documentación e información aportada por la propia empresa, el grado de cumplimiento de la legislación vigente en materia laboral y de seguridad social, a fin de que se pueda conocer y valorar dicha información por terceros.
e) Auditoria de RRHH: evalúa las actividades de administración de personal en la organización con el objetivo de mejorarlas. La auditoría puede cubrir un departamento, una división o toda la corporación. El principal propósito es analizar el costo del Recurso Humano a la empresa, en términos tanto
indicadores. Son medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta qué punto o en qué medida se están logrando los objetivos.
El indicador tiene que estar alineado con la misión y política de la empresa. El significado del indicador no lo da el sitio donde lo pongamos sino el sentido que le damos.
¿Para que medir? Ejemplos:
Necesitamos interpretar lo que estar ocurriendo. Para tomar medidas cuando las variables se salgan de los límites establecidos. Para medir la situación de riesgo de la empresa.
Características de los indicadores:
- Medibles, aunque pueden existir indicadores que no sean medibles.
- Entendibles.
- Controlables.
- Fiables.
- Realistas.
Ejemplo practico: Pongamos que estamos realizando una auditoria del clima de una empresa unos de los indicadores que podemos utilizar son la rotación, el absentismo o a satisfacción laboral.
4. ¿DEFINICION DE AUDITORIA PSICOSOCIAL, (AUDITORIA DEL
SISTEMA HUMANO) LA INCLUIRIAS DENTRO DE LA DE RRHH,
¿POR QUÉ?
La auditoría del sistema humano trata de evaluar la gestión estratégica de los RRHH en una organización, enfoca a la organización desde otro punto de vista. Ve a la organización como un grupo de personas que se comportan tanto de manera grupal como individual.
A la hora de hablar de ASH debemos hablar de Modelo del Comportamiento Organizativo, este modelo se basa en el estudio de cómo afecta el comportamiento humano a la conducta de la organización, desde el punto de vista del factor humano, aunque este no sea el único factor que afecte a la organización.
Sin duda alguna la incluiría dentro de la de RRHH; creo que el planteamiento que hace de la relación ENTORNO-ORGANIZACIÓN podría servir de manera muy efectiva a la hora de procesos de Auditoria de RRHH. Si partimos del supuesto de que toda organización es un sistema abierto en relación constante con un entorno que cambia de manera fugaz y al que también conforma y contribuye a construir, las organizaciones no solo se adaptan al entorno y reaccionan ante él, sino que también actúan sobre él y contribuyen a conformarlo de una manera u otra. Además, algunas de las dimensiones que plantea como son los Resultados en las personas o calidad de su RRHH o la Efectividad Organizativa creo que son claves en cualquier proyecto de auditoria de RRHH.
Y por último, la Auditoria del Sistema Humano ha propuesto algunos nuevos constructos los cuales también considero claves en una Auditoria de RRHH, como son el constructo Compromiso de Necesidad ya que la relación empleado-organización es estudio básico en cualquier auditoria social o el constructo Desarrollo grupal o el Clima de Comunicación.
5. EXPLICA BREVEMENTE EL PROCESO DE UNA AUDITORIA Y SUS
ELEMENTOS CLAVES. EJEMPLO DE ORGANIZACIÓN DE UNA
AUDITORIA CON UNA HERRAMIENTA (GANTT)
El proceso de una Auditoria. Principio-Fin.
El Método de la Auditoria:
Request for interest (RFI): lanzo al mercado quien estaría interesado en realizar una auditoria determinada en mi organización.
Request for proposal (RFP): una vez recibida respuesta por parte de la empresa que quiere encargarse de la auditoria le pedimos a tal empresa que nos haga una propuesta, es decir, que nos diga su manera de funcionar (matriz de skills, diagrama de Gant, etc.
A partir de aquí el proceso puede variar:
- La empresa puede adjudicar la auditoria.
- Otras ponen filtros, económicos, por ejemplo.
- se discute el alcance, los equipos, el tiempo, la metodología, etc.
Una vez llegado a un acuerdo se formaliza mediante un contrato; se puede hacer un contrato que haga alusión a la propuesta elegida, bien el contenido de la propuesta puede ir anexo al contrato o bien la propuesta puede ir dentro del contrato.
¿Qué debe incluir el contrato?
- Alcance.
- Tiempo.
- Recursos.
- Metodología.
- Desplazamiento, costes.
El siguiente paso en poner en práctica el contrato, es decir lo que hayamos planificado debemos ejecutarlo. Dara comienzo nuestro proyecto de auditoria y lo que ello conlleva (recogida y análisis de información, utilización de técnicas, etc.)
Una vez finalizado nuestro proyecto de auditoria exponemos el resultado y lo discutimos con el cliente, todo ello en una reunión correctamente planificada y en la que es recomendable que se asista con toda la información relacionada
8. FASES DE UN PROYECTO DE AUDITORIA, EXPLICARLAS.
1 FASE: La empresa auditora debe conocer y comprender las necesidades del cliente al que va a auditar. Durante esa fase las partes realizaran reuniones en las que la empresa que llevara a cabo la auditora explicara a la empresa auditada los datos fundamentales del proceso de auditoría que piensan llevar a cabo, será una primera fase de intercambio de intereses y peticiones por ambas partes.
2 FASE: en esta fase se solicitará la información y la documentación necesaria para analizar las materias objeto de la auditoria conforme a lo establecido y acordado en las reuniones de la primera fase.
3 FASE: se analizará la información y documentación obtenida y a la vez poner en prácticas diversas técnicas que nos facilitaran mucha más información, como pueden ser entrevistas a personal de la empresa de distintas áreas, realización de encuestas, etc.
4 FASE: superada la tercera fase el último paso es la emisión del informe y la explicación de este a la empresa auditada. El informe final plasmara el resultado de la auditoria, y tiene una triple finalidad; primera, describir las practicas del contenido de la auditoria analizado, segunda, valoración de este (PUNTOS FUERTES Y ASPECTOS NEGATIVOS) y por último proponer una serie de sugerencias y recomendaciones para solventar los puntos negativos.
9. ¿QUÉ DOCUMENTOS SON IMPRESCINDIBLES DESDE EL
COMIENZO HASTA EL FINAL DE UNA AUDITORIA? ¿CUÁLES SON
CONVENIENTES?
Existen dos documentos claves e imprescindibles en toda auditoria, y uno es el contrato entre las partes y el informe final.
A parte de estos dos, son recomendables otros documentos, como cláusulas de diversos tipos, documentos legislativos varios o por ejemplo documentación que nos transmita información sobre la industria en la que compita la empresa auditada
10. ENUMERA 5 CONTENIDOS DE UNA AUDITORIA DE RRHH QUE NO
ESTE REGULADO POR LEY.
- Promoción.
- Formación.
- Clima laboral.
- Comunicación externa e interna.
- Administración de personal.
11. COMO SE FORMULA EL RESULTADO DE UNA AUDITORIA Y SUS
CARACTERISITICAS. EL INFORME.
El informe es el elemento esencial de una auditoria. Es un documento en el que se muestra el alcance del trabajo efectuado por el auditor y su opinión profesional sobre la empresa-organización.
Un correcto informe debe ser claro, riguroso, atractivo, relevante y constructivo. El informe de una auditoria de RRHH, por ejemplo, debe describir las prácticas de los recursos humanos dentro de la organización que solicita la auditoria además de proponer sugerencias y recomendaciones para solventar los puntos negativos de esta.
El contenido y los elementos básicos del informe son los siguientes:
- Titulo o identificación del informe.
- Identificación de los destinatarios y de las personas que efectuaron el encargo.
- Identificación de la entidad auditada.
- Nombre, dirección y datos del auditor.
- Firma del auditor.
- Fecha de emisión del informe.
- La opinión del auditor. Favorable, con salvedades, desfavorable, denegada.
- Párrafo de alcance de la auditoria.
- Párrafo de opinión; opinión del auditor.
- Párrafo de salvedades, cuando un auditor exprese una opinión con salvedades, desfavorable o denegada deberá exponer las razones que lo justifican.
- Párrafo de énfasis; en algunas circunstancias el autor debe poner énfasis en sus informes sobre algún asunto en particular.
- ENUMERA DISTINTAS TECNICAS DE OBTENCION DE INFORMACION PARA LA AUDITORIA DE RRHH.
Cuestionarios: los cuestionarios nos van a proporcionar información acerca de variables cualitativas y cuantitativas. Nos permitirá obtener información de forma rápida y de un gran número de personas, además permite el tratamiento estadístico de la información.
Entrevistas: ya sean estructuradas o semi-estructuradas, se debe conseguir una conversación fluida, evitar hacer sentir incomodo al entrevistado y que no tenga la sensación de estar en un interrogatorio. Se deberán realizar entrevistas con diferentes empleados de la empresa, a algunos vinculados al área del Personal y otros no vinculados, con el fin de contrastar y ampliar la información obtenida.
Análisis de documentación.
Calculo de ratios.
Información externa: Las comparaciones con otras organizaciones pueden proporcionar a los auditores una perspectiva adecuada que les permita emitir juicios certeros y tomar decisiones correctas.
