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Auditoría Administrativa Revista Publicando, 4 No 12. (1). 2017,7 60 - 778. ISSN 1390- 9304 Propuesta de caso práctico para la enseñanza de la asignatura de Auditoría Administrativa Juan Patricio Mancheno^1 , Diana Carolina González Palacios^2 , Edgar Andrés Heredia Gamboa^3 , Diego Gabriel Castro Ayala^4
**1. Universidad Técnica de Ambato, [email protected]
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- Universidad Técnica de Ambato, [email protected] RESUMEN** El presente artículo tuvo la finalidad de ser una guía para la enseñanza de la materia de auditoría a fin de que apliquen los estudiantes todos los conocimientos adquiridos en la parte teórica, para lo cual la metodología utilizada se centra en las tres fases que comprenda la auditoría que son la planeación de auditoría, ejecución del trabajo y comunicación de resultados. De acuerdo a las fases anteriormente descritas se desarrolló un caso práctico de auditoría administrativa en el cual la primera fase se refiere al desarrollo de todos los documentos que determinan la relación existen entre el auditor y la organización, a de más se estableció el programa de auditoría que servirá de inicio para el desarrollo del trabajo, en la segunda fase se elaboran los papales de trabajo de acuerdo a las actividades establecidas en el programa de auditoría y se realizan los análisis y evaluaciones necesarias para determinar si existen hallazgos en el área examinada, la tercera fase comprende la emisión del informe de auditoría en donde se emite una opinión sobre la estructura del control interno que tiene actualmente la empresa así como también la presentación de las conclusiones y recomendaciones del trabajo de auditoria realizado, esta guía servirá para que los estudiantes pongan en práctica los conocimientos adquiridos y mejoren su nivel académico. Palabras claves: Auditoría, auditoría administrativa, programa de auditoría, papeles de trabajo, informe de auditoría.
Auditoría Administrativa Revista Publicando, 4 No 12. (1). 2017,7 60 - 778. ISSN 1390- 9304 Proposal of a practical case for the teaching of the subject of Administrative Audit ABSTRACT This article aims to be a guide for teaching the subject of auditing in order to apply the students all the knowledge acquired in the theoretical part, for which the methodology used focuses on the three phases that comprise the audit Which are the planning of audit, execution of the work and communication of results. According to the phases described above, a practical case of administrative audit was developed in which the first phase refers to the development of all the documents that determine the relationship between the auditor and the organization, as well as the audit program Which will serve as a starting point for the development of the work, in the second phase the working papers are elaborated according to the activities established in the audit program and the necessary analyzes and evaluations are carried out to determine if there are findings in the area examined, Third phase includes the issuance of the audit report, where an opinion is given on the internal control structure that the company currently has, as well as the presentation of the conclusions and recommendations of the audit work carried out, this guide will help students In practice the knowledge acquired and improve their academic level. Keywords: Audit, administrative audit, audit program, working papers, audit report.
Auditoría Administrativa Revista Publicando, 4 No 12. (1). 2017,7 60 - 778. ISSN 1390- 9304 Realizar un análisis específico de los aspectos contables, financieros y operacionales de la organización. Evaluar si la organización cumple con las normas, políticas y lineamientos establecidos en la ejecución de las actividades. Emitir un informe de los resultados obtenidos por una organización así como también el cumplimiento de los objetivos establecidos. La auditoría de acuerdo al área en la que se desarrolla se clasifica en las siguientes: Auditoría Financiera: la autora (Sanchez, 2006), define como el examen que se realiza a los estados financieros de una organización que son preparados por la administración y tiene la finalidad de proporcionar una opinión sobre dicha información la cual debe estar estructura de acuerdo a lo establecido en las normas de información financiera. Auditoría Gubernamental: se la realiza a las entidades públicas con la finalidad de emitir una opinión sobre la información financiera presentada que sea razonable, así como también verificar el cumplimiento de los objetivos y metas planteadas, la utilización adecuada de los recursos de acuerdo a las disposiciones legales establecidas por el estado. (Aguilar, 2013). Auditoría Integral: busca el mejoramiento institucional de las organizaciones a través de la emisión de informes presentados por el auditor, en el cual le permite evaluar de manera más fácil los controles para evitar que existan errores o desviaciones y pueden ser determinados en el momento que sucede o posterior. Las auditorias que llevan a cabo son: de control interno, de gestión, de cumplimento y la financiera. (Santana, 2000). Auditoría de Sistemas: de acuerdo al autor (Piattini, 2008) establece que es el proceso que agrupa y evalúa la evidencias con la finalidad de determinar si el sistema con el que cuenta la organización es el adecuado para salvaguardar los activos y proporcionar información confiable que le sirve a la gerencia en la toma de decisiones. Auditoria de Gestión: de acuerdo a los autores (Rendon, Llopart, & Duran, 1996) afirman que este tipo de auditoria es una técnica que permite analizar, diagnosticar y establecer las recomendaciones necesarias a las organizaciones con la finalidad de conseguir una estrategia que le conlleve al éxito en el desarrollo de las funciones establecidas en las entidades públicas. Auditoría Administrativa: es un examen detallado que se realiza para verificar como se encuentra desarrollado la gestión de una organización, el cual consiste en la aplicación de procedimientos con la finalidad de evaluar la eficiencia de los
Auditoría Administrativa Revista Publicando, 4 No 12. (1). 2017,7 60 - 778. ISSN 1390- 9304 resultados que ha obtenido con relación a las medidas establecidas en cuanta a la utilización de los recursos económicos y materiales. (Rodríguez, 2003)
2. MÉTODOS La metodología a ser utilizada en la investigación es de forma cualitativa debido a que se va a desarrollar de acuerdo a las tres fases que contempla el desarrollo de la auditoría y son: Planeación de la Auditoría: en esta fase se determina la relación existente entre el auditor y la organización con el propósito de determinar el alcance y los objetivos, se realiza una evaluación preliminar para establecer la situación actual de la organización en cuanto al sistema contable, control internos aplicados, estrategias y otro elementos empleados en la organización que le permitirán al auditor elaborar los programas de auditoria. La planeación de la auditoria está compuesta por los siguientes factores: Conocimiento de las actividades que realiza la organización. Objetivos y alcance de la auditoría. Realizar un análisis preliminar sobre el control interno aplicado. Desarrollo del análisis de los riesgos. Planeación especifica de la auditoria. Elaboración de los programas de auditoría a ser desarrollados en la ejecución. Ejecución de la Auditoría: es una de las fases en donde se centra el trabajo de la auditoria, por lo que en este punto se desarrollan los distintos tipos de análisis, de acuerdo al tipo de auditoría a ser realizada, en el cual se detecta los errores existentes y se evalúan los resultados de las pruebas elaboradas a fin de que se establezcan los hallazgos para posterior elaborar las conclusiones y recomendaciones. La ejecución de la auditoria está compuesta por los siguientes elementos: Pruebas de Auditoria. Aplicación de las Técnicas de Muestreo. Obtención de las Evidencias de Auditoria. Elaboración de los Papeles de Trabajo Determinación de los hallazgos de Auditoria Comunicación de Resultados: en este ítem se elabora un dictamen sobre los estados financieros o el área auditada, se emite un informe sobre la estructura de control interno que tiene la organización, se presentan las conclusiones y recomendaciones resultantes
Auditoría Administrativa Revista Publicando, 4 No 12. (1). 2017,7 60 - 778. ISSN 1390- 9304 Programa de Auditoría: es desarrollado con la finalidad de exponer el alcance que tienen los procedimientos de auditoría establecidos, que se requieren para implementar en el desarrollo del trabajo con el objetivo de verificar si existen riesgos.
FIRMA AUDITORA
A&C
PROGRAMA DE AUDITORIA ÁREA DE TALENTO HUMANO PA- 1 CLIENTE: "EMPRESA XY" PERÍODO EXAMINADO: 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2015 OBJETIVO: Conocer las actividades que se desarrollan en el área de talento humano de la organización. N Actividades REF. Fecha Responsable Observación (^1) Evaluación del Control Interno CI/01 14/04/2016 M.P. 2 Medición del Riesgo de Control (^) RC/01 16/04/2016 M.P. 5 Solicitar el instructivo de selección y contratación del personal.
PT/01 22/04/2016 M.P.
6 Verificar si cuenta con documentos que respalden la inducción realizada.
PT/02 24/04/2016 M.P.
7 Verificar el cumplimiento de las capacitaciones establecidas.
PT/03 26/04/2016 M.P.
8 Revisar si se realiza evaluaciones al personal.
PT/04 27/04/2016 M.P.
(^9) Indicadores de Gestión PT/05 28/04/2016 M.P. ELABORADO POR: Mónica Pérez FECHA:14/04/ SUPERVISADO POR: Efraín Endara FECHA:28/04/ Ejecución de la Auditoría: en esta fase se desarrollara los papeles de trabajo de acuerdo a las actividades establecidas en el programa de auditoría anteriormente descrito.
Auditoría Administrativa Revista Publicando, 4 No 12. (1). 2017,7 60 - 778. ISSN 1390- 9304
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A&C
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ÁREA DE TALENTO HUMANO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2015 OBJETIVO: DETERMINAR LAS FALENCIAS EN EL ÁREA DE TALENTO HUMANO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE ESTRATEGIAS. PROCEDIMIENTOS: CUESTIONARIO DE PREGUNTAS ABIERTAS N º PREGUNTAS RESPUESTA CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN SI NO Puntaje Óptimo Obtenido^ Puntaje 1 ¿Se publica en un medio de comunicación para el reclutamiento del personal?
X 10 10
2 ¿La empresa cuenta con un proceso de selección y contratación del personal?
X 10 8
3 ¿Existe una persona encargada de realizar la inducción?
X 10 0
4 ¿Cuenta la empresa con un programa anual de capacitación?
X 10 8
5 ¿Se evalúa al personal sobre las capacitaciones realizadas?
X 10 9
6 ¿Existe un proceso establecido para realizar la evaluación al personal?
X 10 8
7 ¿Las evaluaciones son realizadas de manera periódica?
X 10 7
No se realiza en todas las áreas. SUMAN (^70 ) ELABORADO POR: SUPERVISADO POR: Mónica Pérez (^) Efraín Endara FECHA: 14/04/2016 (^) FECHA: 14/04/
CI/
Auditoría Administrativa Revista Publicando, 4 No 12. (1). 2017,7 60 - 778. ISSN 1390- 9304 INSTRUCTIVO SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL Selección del Personal En la selección del personal se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos que se mencionan a continuación: a) Se verificará que el candidato cumpla con los requisitos específicos que son: conocimientos, habilidades y capacidades. b) Para seleccionar al candidato se aplicará pruebas de conocimiento y pruebas de personalidad y terminar con una entrevista para aquellas personas que tengan buen puntaje en las pruebas. c) Se elabora un informe indicando el nombre de los candidatos con buen puntaje para verificar los datos proporcionados y realizar la selección. ELABORADO POR: SUPERVISADO POR: Mónica Pérez Efraín Endara FECHA: 22 /04/2016 FECHA:22/04/
FIRMA AUDITORA
A&C
INSTRUCTIVO SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
DEL PERSONAL
CLIENTE: EMPRESA “XY”
PERÍODO EXAMINADO: 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015
INSTRUCTIVO
SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
PT/
Auditoría Administrativa Revista Publicando, 4 No 12. (1). 2017,7 60 - 778. ISSN 1390- 9304 Contratación del Personal Luego de que se haya realzado el análisis respectivo se comunica al candidato que ha sido seleccionado para el puesto que aplico y para lo cual deberá presentar la siguiente documentación: Solicitud de empleo Hoja de Vida Copias de los Títulos de ser requeridos Copia de la Cedula de Identidad Se revisó el instructivo que tiene el área de talento humano y se estableció que todo el personal que trabaja en la empresa ha seguido el proceso establecido para su contratación. ELABORADO POR: SUPERVISADO POR: Mónica Pérez Efraín Endara FECHA: 22 /04/2016 FECHA:22/04/
FIRMA AUDITORA
A&C
DOCUMENTO DE INDUCCIÓN DEL PERSONAL
CLIENTE: EMPRESA “XY”
PERÍODO EXAMINADO: 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015
INDUCCIÓN DEL PERSONAL
Fecha: _______________ Yo,___________________________________ con número de cédula Nº _______________ certifico que he recibido la inducción necesaria por parte del Jefe PT/ 1/
Auditoría Administrativa Revista Publicando, 4 No 12. (1). 2017,7 60 - 778. ISSN 1390- 9304 3. CAUSA: No se cumple con el proceso establecido para el desarrollo de la inducción a los trabajadores que ingresan a laborar en la empresa.
4. EFECTO: Debido al incumplimiento del proceso de inducción el trabajador no cuenta con el conocimiento necesario sobre la información general de la empresa así como del área donde desarrollará sus funciones. 5. CONCLUSION: La falta de inducción del personal entrante puede originar demoras en su adaptación. 6. RECOMENDACION: El Jefe de Talento Humano deberá realizar la inducción a todo trabajador que ingrese a laborar en la empresa con la finalidad de que cuente con la información necesaria para el desarrollo de sus funciones. ELABORADO POR: SUPERVISADO POR: Mónica Pérez Efraín Endara FECHA:24/04/2016 FECHA:24/04/
FIRMA AUDITORA
A&C
PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN
CLIENTE: EMPRESA “XY”
PERÍODO EXAMINADO: 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015
PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN
Período: 2015 N° TEMA DE CAPACITACIÓN MES DE CAPACITACIÓN
REALIZADA
OBSERVACIONES SI NO 1 Atención al Cliente Enero X Ninguna 2 Marketing Febrero X Ninguna 3 Trabajo en Equipo Marzo X Ninguna 4 Liderazgo Abril X Ninguna
PT/
Auditoría Administrativa Revista Publicando, 4 No 12. (1). 2017,7 60 - 778. ISSN 1390- 9304 5 Normas de Calidad Junio X Ninguna 6 Clima Laboral Agosto X Ninguna 7 Utilización de Herramientas Informáticas Noviembre X Ninguna 10 Cierre de Balances Diciembre X Ninguna Se revisó el plan de capacitación anual de la empresa y se pudo determinar que ha cumplido con el cronograma establecido para la actualización de conocimientos de los trabajadores. ELABORADO POR: SUPERVISADO POR: Mónica Pérez Efraín Endara FECHA: 26 /04/2016 FECHA:2 6 /04/
FIRMA AUDITORA
A&C
NARRATIVA EVALUACIÓN DEL PERSONAL
CLIENTE: EMPRESA “XY”
PERÍODO EXAMINADO: 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015
Se solicitó al Jefe de Talento Humano de la empresa las evaluaciones realizadas al personal sobre el desempeño en la ejecución de sus funciones y se desarrolló en análisis respectivo en donde se pudo determinar que son evaluados de manera constante y que de acuerdo a los resultados obtenidos realizan capacitaciones extraordinarias a fin de que los trabajadores cuenten con el conocimiento necesario. PT/ 1/
Auditoría Administrativa Revista Publicando, 4 No 12. (1). 2017,7 60 - 778. ISSN 1390- 9304 3 Número de^ trabajadores evaluados.^25 83 % Se ha realizado las evaluaciones al mayor número de empleados de la empresa. Número total de trabajadores. 30 ELABORADO POR: SUPERVISADO POR: Mónica Pérez Efraín Endara FECHA:03/05/2016 FECHA:03/05/ Comunicación de Resultados: en esta fase se elabora el informe de auditoría el cual es entregado al gerente de la empresa para el conocimiento de las deficiencias encontradas. CARTA A LA GERENCIA DE LA EMPRESA “XY” Quito, 16 de junio del 2016 Ing. Andrés Pérez GERENTE GENERAL Presente.- De mi consideración: INFORME CONFIDENCIAL PARA LA GERENCIA SOBRE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA APLICADA A LA EMPRESA “XY” AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 Como es de su conocimiento la firma auditora A&C ha realizado la auditoría administrativa en la empresa la misma que fue aprobada por la Gerencia de la misma. Cabe recalcar que la Auditoria fue realizada específicamente al área de talento humano en la que se analizaron los procedimientos establecidos en el período comprendido entre el 1 de enero y 31 de diciembre del 2015. Comunicamos que se ha realizado una
Auditoría Administrativa Revista Publicando, 4 No 12. (1). 2017,7 60 - 778. ISSN 1390- 9304 evaluación del control interno según el criterio de los auditores operativos, aplicando las Normas Generalmente Aceptadas. La evaluación realizada a las políticas, normas y procedimientos establecidos en el área de talento humano permitirán emitir una opinión sobre la gestión desarrollada en esta área. Respondiendo con la responsabilidad que hemos adquirido se indica que el sistema de control interno de la gestión tiene como objetivo dar a la administración seguridad razonable para el cumplimiento de las funciones, normas internas y la realización eficiente y eficaz del trabajo encomendado. Con base en nuestra revisión dentro del área de talento humano se han establecido una serie de recomendaciones que permitirán el mejoramiento del sistema de control interno. El informe se preparó con el principal objetivo de brindar a la administración de la empresa información necesaria sobre la gestión realizada en área de talento humano a fin de que corrija los problemas encontrados. Los comentarios y recomendaciones serán entregas en el plazo señalado. Atentamente,
Ing. Efraín Endara GERENTE GENERAL DE LA FIRMA AUDITORA A&C A los señores del Directorio: Se realizó una Auditoría Administrativa al área de Talento Humano en la Empresa “XY” del período comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre del 2015.
Auditoría Administrativa Revista Publicando, 4 No 12. (1). 2017,7 60 - 778. ISSN 1390- 9304 cuestionarios, elaboración de papales de trabajo y la aplicación de indicadores para determinar el nivel de cumplimento de las actividades.
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