Código de Conducta de Smurfit Kappa: Principios Básicos y Procedimientos, Apuntes de Sociología

¡Descarga Código de Conducta de Smurfit Kappa: Principios Básicos y Procedimientos y más Apuntes en PDF de Sociología solo en Docsity!

PA P E R | PAC K AG I N G | S O L U T I O N S

Código de Conducta

Incorporación de la Política Speak Up

Excelencia en productos, servicios y relaciones

Nuestra misión

Smurfit Kappa se esfuerza por ser un Grupo

orientado al cliente y al mercado, donde la

satisfacción de los clientes, el desarrollo personal

de los empleados y el respeto por las comunidades

locales y el medio ambiente se consideran

inseparables del objetivo de crear valor para los

accionistas.

2 C Ó D I G O D E C O N D U C TA D E S M U R F I T K A P PA

Contenido

¿Cuál es el proceso cuando usted "se atreve a

hablar"?

 - C O N T E N I D O 

• Nuestro código: Una introducción
• Nuestros principios básicos:
  • Cumplimiento de la ley
  • Antisoborno y anticorrupción
  • Competencia leal y práctica comercial
  • Mantenimiento preciso de registros y transacciones
  • Tráfico de información privilegiada
  • Leyes de importación/exportación
  • Comportamiento ético
  • Una fuerza de trabajo diversa
  • Ciudadanía social
  • Salud y seguridad
  • Salvaguardar el medio ambiente
  • Contribuciones y actividades políticas
  • Confidencialidad
  • Hablar en nombre de Smurfit Kappa
  • Medios de comunicación social
  • Ponga en práctica nuestros principios:
  • Compromiso con la calidad y el servicio
  • Relaciones con las comunidades locales
  • Conflictos de intereses
  • Entretenimiento y regalos
  • Préstamos para empleados
  • Protección de los activos del Grupo
• Política y servicio de confidencialidad Speak Up
• Cómo y cuándo se debe "atrever a hablar"
• Salvaguarda: confidencialidad y no represalias
• Cómo funciona el servicio Speak Up
• Recursos

N U E ST R O C Ó D I G O : U N A I N T R O D U C C I Ó N 5

Nuestro código Smurfit Kappa se dedica a realizar negocios de acuerdo con las normas éticas más altas. Nuestro Código de Conducta Empresarial (“Código”) es un reflejo de estas normas y nos brinda a cada uno de nosotros la información necesaria para alcanzar la excelencia en nuestros productos, servicios y relaciones. El Código se aplica a nuestra Junta Directiva, funcionarios y empleados en todo el mundo. También exigimos a las personas, entidades, agentes o cualquier persona que actúe en nuestro nombre que cumpla con nuestro Código. Su responsabilidad, como empleado o funcionario del Grupo o sus subsidiarias, es cumplir con el Código, así como con todas las leyes, reglamentos y normas aplicables. También tiene la responsabilidad de hablar sobre cualquier conducta que infrinja nuestro Código. Las infracciones de nuestro Código pueden dar lugar a medidas disciplinarias, que pueden incluir el despido. Si la respuesta a todas estas preguntas es “ sí ”, la decisión de seguir adelante probablemente esté bien, Si la respuesta a alguna pregunta es “ no ” o “ no estoy seguro ”, deténgase y pida ayuda. ¿Cumple con nuestro Código y nuestros principios básicos? ¿Me sentiría cómodo si otros en el Grupo lo supieran? ¿Me sentiría cómodo si mis acciones se hicieran públicas? ¿Es legal? Sí

Si se enfrenta a una situación difícil y no tiene claro cuál es la decisión correcta,

pregúntese:

No Aunque el Código aborda muchas situaciones que puede enfrentar en el trabajo, simplemente no puede abordar cada situación específica o responder a todas las preguntas que pueda tener. Hay personas y políticas para guiarlo. Consulte con su gerente, su representante de RR. HH. local, sus ejecutivos locales o de división o un miembro relevante del equipo en la sede central del Grupo cada vez que no esté seguro del curso de acción adecuado o si cree que existe un conflicto entre su ley local y nuestro Código. Además, si le preocupa compartir sus inquietudes de forma local y desea permanecer en el anonimato, puede utilizar nuestro servicio de informes confidenciales en www.speakup.smurfitkappa.com. Los gerentes tienen responsabilidades adicionales no solo de supervisar y hacer cumplir nuestro Código, sino también para liderar con el ejemplo y con integridad. Si es gerente, recuerde que “el tono, las formas de trabajar y los comportamientos siempre deben establecerse desde arriba”. Dé un buen ejemplo, ayude a sus empleados a comprender el Código y aliéntelos a buscar ayuda sobre cualquier pregunta o inquietud que puedan tener. Trabajar con integridad es responsabilidad de cada empleado en todos los niveles del Grupo. Nadie tiene la autoridad de infringir nuestro Código o de ordenar a otros que lo hagan. Si alguna vez se siente presionado para hacer algo que sabe que está mal, busque ayuda y asesoramiento de inmediato. Sus preocupaciones siempre se tomarán en serio y usted siempre será nuestra prioridad.

6 C Ó D I G O D E C O N D U C TA D E S M U R F I T K A P PA

Nuestros principios básicos Cumplimiento de la ley Entendemos que el éxito futuro de nuestro Grupo depende de la comprensión de las leyes y regulaciones que se aplican a nuestro negocio donde sea que operemos. Establecemos una norma mínima (y absoluta) de cumplimiento de la ley, sin embargo, esperamos que nuestro personal cumpla con estándares más altos según corresponda. El Grupo actualmente tiene políticas sobre los siguientes temas: Antisoborno y anticorrupción Nuestro Grupo mantiene una política de cero tolerancia con respecto a los actos de soborno y corrupción. Cumplimos con todas las leyes antisoborno y anticorrupción en los países donde realizamos negocios, no solo porque es nuestro deber legal hacerlo, sino también porque respalda el compromiso que asumimos para realizar negocios de manera ética y honesta. Como empleado, no puede hacer lo siguiente: Ofrecer, prometer o dar, ya sea de forma directa o indirecta, una ventaja financiera o de otro tipo que se podría interpretar como un soborno a otra persona u organización para alentarlos a proporcionar una ventaja comercial o favorecer al Grupo. Ejercer, por cualquier medio, influencia inapropiada sobre un funcionario en su país o en otro lugar. Estar de acuerdo en recibir, aceptar, obtener o solicitar, ya sea de forma directa o indirecta, una ventaja financiera o de otro tipo a cambio de proporcionar ventaja comercial o favor a otra persona u organización (por ejemplo, concesión de contratos, ofertas de empleo, etc.). Ofrecer un obsequio, una consideración o una ventaja a alguien a sabiendas que se utilizará para facilitar un delito en virtud de cualquier legislación en su país o en otro lugar. Permitir que alguien que trabaje en nombre del Grupo (incluidos consultores, proveedores y otros terceros) cometa cualquiera de los actos prohibidos anteriormente. Antisoborno y anticorrupción Tráfico de información privilegiada Competencia leal y prácticas comerciales Leyes de importación/exportación Mantenimiento preciso de registros y transacciones Registro de cumplimiento del comercio leal y de la ley de competencia

8 C Ó D I G O D E C O N D U C TA D E S M U R F I T K A P PA

Competencia leal y prácticas comerciales

Nuestra política consiste en cumplir plenamente con todos los aspectos de las leyes locales, nacionales e internacionales sobre competencia y antimonopolio donde sea que busquemos hacer negocios. Exigimos un mercado global justo y abierto (“un campo de juego nivelado”) y reconocemos que nuestra ventaja competitiva se logra a través de la entrega de excelentes productos y servicios, y nunca a través de prácticas comerciales no éticas o ilegales. Confiamos en que lidie de manera justa y honesta con nuestros clientes y que sea preciso en las conversaciones de los términos y condiciones de venta. Nunca se involucre en prácticas comerciales engañosas o injustas (como el uso de publicidad falsa o engañosa, facturación falsa, menosprecio de la competencia o espionaje industrial). P

¿Qué pasa si usted asiste a un evento, como una reunión de

asociación comercial, y la competencia quiere conversar sobre las

políticas de precios o estrategias de ventas?

Nunca se involucre en tales conversaciones con respecto a asuntos de la competencia. A veces una conversación o un diálogo muy informal puede llevar a la infracción de las leyes antimonopolio. La mejor acción sería indicar a la competencia que usted no va a conversar nada sobre este tema, luego abandone inmediatamente la reunión y póngase en contacto con su gerente, con los ejecutivos locales o de la división, o con el consejero general del Grupo para informar del incidente. También trate con nuestros competidores de forma justa y honesta. Nunca entre en conversaciones o acuerde con la competencia para: Establecer precios o condiciones relacionadas a precios para productos o servicios; Compartir planes de marketing/negocios, incluso: niveles de producción, niveles de inventario, procesos de producción, uso de materias primas o fuentes de suministro, etc. Dividir los clientes, mercados o territorios o limitar la disponibilidad de productos o servicios.

Registro de cumplimiento del comercio leal y de la

Ley de competencia

Smurfit Kappa cuenta con directrices y procedimientos para todos los asuntos relacionados con la competencia leal y prácticas comerciales. Para más información, consulte nuestro Registro de cumplimiento de la Ley de competencia en la intranet de Smurfit Kappa.

“Requerimos un mercado

global leal y abierto”

N U E ST R O S P R I N C I P I O S B Á S I C O S 9

Trate de manera justa y honesta a nuestros socios comerciales. Nunca aplique condiciones diferentes a transacciones equivalentes con otras partes comerciales, esto los pone en una desventaja competitiva. No abusar nunca de una posición dominante en el mercado. Generalmente, la ley lo consideraría dominante si usted es capaz de actuar sin considerar primero la reacción de sus clientes o rivales. Por ejemplo, si aumenta sus precios, porque sabe que sus clientes tienen muy pocas fuentes alternativas de suministro y, por lo tanto, no tendrán más remedio que pagar el precio más alto. No estará incumpliendo la ley de competencia si la vigorosa competitividad del negocio les quita ventas a los rivales menos eficientes, ya que se trata de una competencia que funciona eficazmente. Las leyes antimonopolio y de competencia son complejas y las infracciones de estas son graves. Si alguna vez tiene alguna pregunta o inquietud, busque la orientación de sus ejecutivos locales o de la división. Esté atento e informe de cualquier sospecha de comportamiento anticompetitivo al consejero general del Grupo. Para obtener más información, póngase en contacto con el consejero general del Grupo en la sede central del Grupo en Dublín.

Mantenimiento preciso de registros y transacciones

Cada uno de nosotros tiene la obligación de ser preciso y justo en el registro y mantenimiento de nuestros libros y registros contables. En cada transacción, ya sea que esté presentando un informe de gastos, preparando un informe financiero o simplemente completando su hoja de asistencia, sea honesto. Siempre siga la ley, las prácticas contables estándar y nuestra Guía de generación de informes financieros del Grupo en nuestra intranet o solicite una copia a su superior inmediato. P

¿Qué pasa si alguien del equipo de gerencia le pide que falsifique un

informe o que haga algo que usted sabe que está mal?

Tiene la responsabilidad de ser honesto y preciso. Nadie dentro del Grupo, a ningún nivel, tiene la autoridad para obligarlo a hacer algo ilegal o no ético. Si se siente presionado o se le pide que actúe de otro modo, póngase en contacto con los ejecutivos locales o de la división, o siga la línea de reporte punteada de Grupo, incluido el Contralor Financiero de Grupo, para compartir sus inquietudes. Si alguna vez se siente incómodo o no está seguro de utilizar estos canales, busque ayuda u orientación de su representante local de RR. HH. Además, siga la política del Grupo y los requisitos legales locales en lo que se refiere a la conservación, el almacenamiento o la eliminación de registros y documentos. Tenga cuidado de nunca deshacerse de la información que se requiere (o se puede requerir) en un juicio, sin la aprobación explícita del consejero general del Grupo. Si no está seguro que la información pueda ser necesaria en un juicio, pregunte a su gerente o al consejero legal del Grupo.

N U E ST R O S P R I N C I P I O S B Á S I C O S 11

Nunca dé o reciba un soborno o permita que otros lo hagan en su

nombre.

Cumpla con las leyes antimonopolio y de competencia; haga su parte

para promover “un campo de juego nivelado”.

Sea preciso, justo y completo en todas las transacciones que realice

y en todas las anotaciones que haga en el mantenimiento de registros.

No intercambie información privilegiada ni facilite que otros lo hagan

al avisarles.

Conozca y cumpla con todas las regulaciones de importación y

exportación en el país (o países) donde realiza sus negocios.

Ponga en práctica nuestros principios

12 C Ó D I G O D E C O N D U C TA D E S M U R F I T K A P PA

Nuestros principios básicos Comportamiento ético Mantenemos un estándar de comportamiento personal que es fundamentalmente respetuoso y leal, donde la integridad y la honestidad inflexible de cada empleado no se puede cuestionar. Una fuerza de trabajo diversa Salud y seguridad Contribuciones y actividades políticas Hablar en nombre de Smurfit Kappa Ciudadanía social Salvaguardar el medio ambiente natural Confidencialidad Medios de comunicación social Una fuerza de trabajo diversa Celebramos la amplia variedad de habilidades, capacidades, antecedentes, experiencias y perspectivas que representan cada uno de los empleados de nuestro Grupo. Prohibimos la discriminación, el acoso, la intimidación y otras prácticas injustas en el desarrollo de nuestras actividades diarias, y reclutamos, contratamos y formamos sin tener en cuenta la raza, el color, el género, la orientación sexual, la edad, la religión, el credo, el país de origen, la discapacidad u otra condición legalmente protegida, en los países en los que nuestro Grupo desarrolla sus actividades. Ciudadanía social Nos comprometemos a gestionar las relaciones con los compañeros de trabajo, los socios comerciales y las comunidades anfitrionas de una forma respetuosa y socialmente responsable. Cumplimos con los principios expresados en la Declaración de Derechos Humanos de las Naciones Unidas y la Declaración sobre los Principios y Derechos Fundamentales en el Trabajo desarrolladas por la Organización Internacional del Trabajo en todos los países en los que tenemos (o tendremos) presencia. Eso significa lo siguiente: Apoyamos la libertad de asociación. Los empleados tienen derecho a afiliarse o a negarse a afiliarse (y permanecer) a un sindicato y a permitir que su representante negocie en su nombre. Prohibimos el trabajo infantil. No emplearemos, bajo cualquier concepto, a nadie que no haya alcanzado la edad de terminación de la escolaridad obligatoria o la edad mínima establecida para el empleo en ningún país en el que operamos. Tampoco trataremos conscientemente con ninguna empresa que emplee cualquier tipo de trabajo infantil.

14 C Ó D I G O D E C O N D U C TA D E S M U R F I T K A P PA

Salud y seguridad

Nos adherimos a normas y prácticas de salud y seguridad comprobadas en la operación de nuestras instalaciones para proteger el bienestar de los empleados, los visitantes, los contratistas y el público. Contamos con políticas y sistemas para promover una cultura de seguridad positiva, y revisamos y mejoramos esas políticas y sistemas regularmente, basados en las mejores prácticas, la experiencia diaria y el reconocimiento de las normas cambiantes. Se espera que, en el curso de su trabajo, siga todas las políticas de seguridad, utilice todos los sistemas de seguridad relevantes y busque continuamente maneras de mejorar los procesos para asegurar la salud y la seguridad. Para obtener más información, consulte la Declaración de Política de Salud y Seguridad en nuestra intranet o solicite una copia a su superior inmediato. P

¿Qué pasa si ve un posible peligro para la seguridad, pero no parece

ser muy grave?

En general, todos los problemas de seguridad se deben tratar inmediatamente. Si no puede abordar y corregir el problema usted mismo, informe el peligro rápidamente a su gerente. Los actos o las amenazas de violencia interfieren con nuestro compromiso con la salud y la seguridad, y no son tolerados por nuestro Grupo. Sea cortés y respetuoso con los demás e informe de cualquier acto o comportamiento que amenace o perjudique a cualquier empleado de manera violenta (o potencialmente violenta). El abuso de sustancias afecta de forma negativa el rendimiento del trabajo, crea riesgos de seguridad y lo pone a usted, a sus colegas y a otros en peligro, por lo que promovemos un lugar de trabajo libre de sustancias en todas nuestras instalaciones. Se prohíbe el uso indebido de medicamentos, alcohol y sustancias controladas, y el uso de drogas ilegales en el lugar de trabajo o de cualquier otra forma que afecte el rendimiento de sus funciones. Puede haber algunas ocasiones excepcionales en las que se permita el consumo de bebidas alcohólicas en el lugar de trabajo, siempre que se cuente con la aprobación previa del gerente del lugar y siempre que se cumplan todas las leyes y políticas del Grupo y se ejerza tanto la moderación como el buen juicio.

N U E ST R O S P R I N C I P I O S B Á S I C O S 15

Salvaguardar el medio ambiente natural

Ser un ciudadano corporativo responsable es una parte integral de la estrategia de negocios de nuestro Grupo. Nos comprometemos a proteger el entorno humano y natural mediante el uso eficiente de los recursos y las acciones destinadas a prevenir la contaminación, promover el reciclaje y el uso sostenible de los recursos naturales, y minimizar los residuos. Esperamos que los empleados sean respetuosos con el medio ambiente natural donde quiera que trabajen, y que se aseguren de que sus actividades no lo dañen o perjudiquen. Usted tiene la responsabilidad de cumplir con todas las leyes, políticas, permisos y regulaciones relacionadas con la legislación ambiental y buscar en cada aspecto de su trabajo mejorar continuamente el rendimiento ambiental y la eficiencia energética y de recursos de nuestro Grupo. También tiene la responsabilidad de apoyar a los proveedores que comparten nuestro compromiso con el cumplimiento de las normas medioambientales y la sostenibilidad. Para obtener más información, consulte la Declaración de Política Medioambiental, la Declaración de Política Forestal Sostenible y la Declaración de Política de Abastecimiento Sostenible en nuestra intranet o solicite una copia a su superior inmediato.

Contribuciones y actividades políticas

Apoyamos el derecho de los individuos a participar en actividades cívicas y políticas. Sin embargo, no se pueden hacer contribuciones en apoyo de ningún partido político, ni directamente por parte del Grupo, ni en su nombre.

Confidencialidad

Nos comprometemos a proteger la confidencialidad de la información sobre nuestro Grupo, nuestros empleados y las empresas con las que trabajamos. La información confidencial puede tomar la forma de: nuevos productos, especificaciones o presupuestos; estrategias de marketing o publicidad; información financiera privada; listas o archivos de clientes; empleo, compensación o datos de personal; etc. Proteja la información confidencial como si fuera su propia información personal y no la revele a nadie que no esté autorizado a verla, ya sea que esté dentro o fuera del lugar de trabajo, excepto cuando la ley lo exija. También estamos sujetos a estrictas leyes de protección de datos en muchas de las jurisdicciones en las que operamos. Consulte nuestra Política de protección de datos en la intranet de Smurfit Kappa para obtener más información al respecto. P

¿Por qué es tan importante para nuestro Grupo la protección de la

información confidencial?

Nuestra base de conocimientos, datos de negocio e información técnica es lo que nos da una ventaja competitiva en el mercado. Como empleado, tiene la responsabilidad de proteger y respetar la información confidencial y nunca la debe compartir con nadie, ni siquiera con un colega que no necesite conocerla como parte de su trabajo.

Siempre trate a los demás con respeto y dignidad. Si sabe o sospecha que

alguien sufre de acoso o discriminación, infórmelo inmediatamente.

Sea un buen ciudadano social. Sea responsable y respetuoso de las

relaciones con sus compañeros de trabajo, socios comerciales y nuestras

comunidades anfitrionas.

Cumpla con las políticas y sistemas de seguridad del Grupo y busque

formas de mejorar los procesos para garantizar la salud y la seguridad.

Sea respetuoso con el medio ambiente natural y siga las leyes, políticas,

permisos y reglamentos relacionados con la legislación medioambiental.

Conozca y cumpla con la política de nuestro Grupo en lo que se refiere a las

actividades y contribuciones políticas.

Haga su parte para proteger la información confidencial sobre nuestro

Grupo, nuestros empleados y las empresas con las que trabajamos.

No hable en nombre del Grupo a menos que esté específicamente

autorizado para hacerlo.

Sea responsable en su uso de los medios de comunicación social.

Ponga en práctica nuestros principios

N U E ST R O S P R I N C I P I O S B Á S I C O S 17

18 C Ó D I G O D E C O N D U C TA D E S M U R F I T K A P PA

Nuestros principios básicos Compromiso con la Calidad y el Servicio Las relaciones de confianza con clientes, accionistas, proveedores, autoridades gubernamentales y el público en general nos han ayudado a construir una reputación envidiable por los altos estándares de nuestros productos y los servicios que los respaldan. Relaciones con las comunidades locales Buscamos contribuir a las comunidades de los países, las regiones, las localidades, etc. que nos acogen, al proporcionar productos y servicios de manera eficiente y rentable, y al ofrecer buenas oportunidades y condiciones de empleo. En el curso de nuestras transacciones comerciales, también tenemos en cuenta las inquietudes de la comunidad en general, como los intereses internacionales, nacionales y locales. Conflictos de intereses Se espera que seamos leales al Grupo y que actuemos en su mejor interés. Puede surgir un conflicto cuando usted (o los miembros de su familia inmediata) se involucra en actividades comerciales o financieras con proveedores, clientes o competidores que pueden interferir (o parecen interferir) con la toma de decisiones como empleado de Smurfit Kappa. Usted tiene la responsabilidad de entender y evitar los tipos de situaciones que pueden dar lugar a conflictos de interés. Aunque no es posible indicar todas las situaciones que podrían presentar un conflicto de intereses, hay ciertas áreas en las que suelen surgir conflictos: Intereses financieros. Si es responsable de las decisiones de compra o selección de uno de nuestros clientes o proveedores y usted (o un miembro de su familia inmediata) tiene un interés financiero o personal en ese cliente o proveedor o en uno de sus competidores, puede surgir un conflicto. Intereses de la propiedad. También puede surgir un conflicto si usted (o un miembro de su familia inmediata) posee un interés en bienes inmuebles, arrendamientos, patentes u otros bienes en los que el Grupo tiene (o hay razones para creer que podríamos tener) un interés. Intereses de terceros. Actuar como agente de un tercero (cliente, proveedor, consultor, etc.) en operaciones que implican al Grupo también presenta un conflicto. Relaciones familiares. Trabajar con un miembro de la familia también puede presentar conflictos reales o percibidos, especialmente si las funciones que desempeña o la división de tareas interfiere con la toma de decisiones objetivas. Actividades exteriores. Un conflicto también puede ocurrir cuando usted acepta servir como director o en cualquier otro papel clave en un negocio, que es o busca ser uno de nuestros clientes, proveedores o competidores. Relaciones con las comunidades locales Entretenimiento y regalos Préstamos para empleados Viajes y gastos Conflictos de intereses Protección de los activos del Grupo