Guía para la combinación de cartas de correspondencia en Office, Ejercicios de Tecnología

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Angélica Isabel Ochoa Herrera Instructora Sena Ingeniera de Sistemas con Énfasis en Telecomunicaciones

1. Escribir la Carta

Bucaramanga, 29 de Febrero de 2021 ART_BOL 2007-01- Señor Dr. Oscar Vacaflores R. Gerente de Planificación de Proyectos Consultora Sucre Ltda. Presente.- De mi mayor consideración: A tiempo de saludar a usted muy atentamente y desearle el mejor de los éxitos en sus funciones, es de interés de la nuestra empresa Artes Digitales S.R.L. dar a conocer dentro del sector privado de servicios de Consultoría, nuestros servicios profesionales y de provisión de insumos tecnológicos para la elaboración de diferentes tipos de consultoría en el área de desarrollo productivo. Sin otro particular, y esperando que la publicación mencionada pueda servir para informarle sobre los propósitos y ofertas de nuestra empresa, me despido con las consideraciones más distinguidas. E. Braulio Chavarría R. Jefe y Representante Comercial Artes Digitales S.R.L.

2. Identificar las variables

En la carta se puede apreciar palabras, números, nombres o frases que se convierten en variables, es decir que varían a momento de combinar la correspondencia, tal el caso de el código de la carta , el género , el título , el nombre del destinatario , el cargo , la organización a la que pertenece y el destino .

Ciudad y Fecha ART_BOL 2007-01-008  Señor  Dr.  Oscar Vacaflores R.  Gerente de Planificación de Proyectos  Consultora Sucre Ltda.  Presente.-  De mi mayor consideración: A tiempo de saludar a usted muy atentamente y desearle el mejor de los éxitos en sus funciones, es de interés de la nuestra empresa Artes Digitales S.R.L. dar a conocer dentro del sector privado de servicios de Consultoría, nuestros servicios profesionales y de provisión de insumos tecnológicos para la elaboración de diferentes tipos de consultoría en el área de desarrollo productivo. Sin otro particular, y esperando que la publicación mencionada pueda servir para informarle sobre los propósitos y ofertas de nuestra empresa, me despido con las consideraciones más distinguidas. E. Braulio Chavarría R. Jefe y Representante Comercial Artes Digitales S.R.L.

Guardar B.D

Una vez finalizada la base de datos se

guarda con el nombre Listas de

destinatarios

4. Establecer los campos de Combinación

(Herramientas –Cartas y Correspondencia—Combinar Correspondencia) Dependiendo la versión Office

Selecciona el tipo “Carta” y oprime el boton Siguiente

Una vez en la siguiente opción Selecciona “Utilizar el documento actual” y SIGUIENTE en el link de ubicado en la parte Inferior derecha

Mi documento se encuentra “ C:\Documents and Settings\Mis documentos
Angelica\OFIMATICA SENA\simacota” y damos ABRIR

Esta lista detalla las hojas del documento en Excel en el que se elaboró la base de datos. En el ejemplo se aplicó la hoja 1, escogiendo la misma y dando Aceptar. A continuación se despliega una nueva ventana que muestra el detalle de los datos de la lista que se elaboró. Esta permite revisar nuevamente la misma para apreciar si existen errores. Después de revisarla, se da la opción Aceptar.

A continuación se Siguiente: Escriba la Carta

Mas elementos muestra el siguiente cuadro

De esta manera se aprecia que el nombre del campo se modifica por el nombre de la variable que se detalla en la carta entre comillas Ej. “Código_de_carta”