Guía Didáctica: Ofimática Web y Correo Electrónico con Gmail - Prof. Rochi, Apuntes de Computación aplicada

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COMPUTACIÓN

Guisela Elizabeth Chamba

17 DE JULIO DE 2020

Computación UNIDAD 5. OFIMÁTICA WEB “El éxito llega a quienes están dispuestos a trabajar un poco más duro que el resto” OG Mandino

5.1. Introducción a la ofimática

Es importante mencionar que la ofimática es el conjunto de aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionadas (Alegsa, 2016). El uso de ofimática permite la difusión de información en formato digital Los trabajos manuales que se hacen en una oficina: llevar una agenda de actividades a realizar en la oficina, usar un libro contable, elaborar carteles para la presentación de un proyecto, se automatizan con herramientas de ofimática.

Computación segura, a través del mismo se puede anexar archivos de texto o imágenes (fotos), canciones, etc., este procedimiento recibe el nombre de adjunto o “Attachment. Cuando un mensaje tiene un archivo adjunto, al leerlo usted podrá observar este icono, o un símbolo igual al de un clip como este de modo que si usted observa cualquiera de estos símbolos es porque el mensaje tiene uno o más archivos adjuntos. Para utilizar este servicio es necesario contar con el servicio de Internet y en el caso del correo electrónico, contar con una cuenta personal de correo electrónico. Existen muchas páginas Web que permiten crear cuentas de correo en forma gratuita, entre ellas tenemos: Gmail (www.gmail.com), Yahoo (www.yahoo.com), Hotmail (www.hotmail.com), etc. Se tiene además los servicios corporativos de las empresas o instituciones en donde se labora, quienes tienen contratado este servicio y generan a sus colaboradores las cuentas personales de correo electrónico. Para nuestro estudio utilizaremos el correo electrónico de G-mail por ser uno de los más populares y por las ventajas que ofrece. Para ello es necesario que en este momento acceda a los contenidos de la Semana 7 del MOOC de Computación, y desarrolle el tema Correo electrónico con G-mail.

5.2. Correo electrónico con Gmail

Gmail es un servicio de correo electrónico gratuito que permite enviar y recibir mensajes, con capacidad prácticamente ilimitada (GCF aprende libre, s.f.), dependiendo del tipo de cuenta o de la tarifa que contrate. Una cuenta básica de Gmail cuenta con un almacenamiento disponible de 15 GB gratis, que puede ser aumentado a 100 GB o 1 TB, con pagos anuales o mensuales por el servicio recibido.

Computación Gmail pertenece a la empresa Google que inició con el buscador del mismo nombre, a más de correo electrónico, ofrece otros servicios como: programas para el trabajo de ofimática Web (Google Drive), creación y visualización de mapas (Google Maps), mensajería instantánea (integrado en G-mail), uso de agenda y calendario (Google Calendar), son algunas de las varias herramientas que ofrece la empresa. Para tener una idea más clara de todos los servicios que ofrece esta empresa le dejo este enlace que a la medida de sus posibilidades lo revise. Lectura recomendada Lista de servicios y productos gratis de Google en internet https://norfipc.com/internet/lista-servicios-productos-gratis-google- internet.php Carrodeguas, N. Lista de servicios y productos gratis de Google en internet. norfipc.com Como se puede apreciar son varios los servicios que ofrece Google: el buscador, imágenes, correo, drive, calendar, sitios, grupos, contactos y más, en nuestro caso estudiaremos algunas de ellas. ¿Cómo le va hasta ahora?. En este momento, usted ya dispone de su cuenta personal de correo electrónico de Gmail. Para aquellos estudiantes que ya disponía de una cuenta en este servicio, no es necesario crear otra, trabaje con la que tiene. Continuemos con el estudio del siguiente tema: “Ofimática Web” con Google Drive, en este ya utilizaremos la cuenta de correo de Gmail.

Computación alojado en el Internet, por ello lo único que requiere para recuperar su información es disponer de este servicio. Otra utilidad que se debe destacar de la ofimática web, es que ofrece la posibilidad de compartir el archivo con otros colaboradores y trabajar en el mismo, para que cada uno de su aporte y todo en tiempo real. Para ello se debe compartir el archivo que se quiere trabajar en red, con las personas que deben hacerlo, sin que se necesite que los colaboradores se encuentren en el mismo lugar, sino que pueden trabajar y colaborar desde cualquier parte del mundo. Estimado estudiante, recuerde que si tiene algún inconveniente con el uso de las herramienta de Google Drive, o de cualquier tema, debe comunicarse con su Profesor Tutor para que le ayude a despejar todas sus inquietudes. 5.3.1. Almacenamiento virtual o en la nube a través de Google Drive Entre las principales ventajas de este servicio tenemos: ▪ Tiene compatibilidad con Sistemas Operativos Windows, Mac OS y Linux. ▪ Ofrece 15 GB de espacio para almacenamiento gratuito. ▪ Hay planes que se puede contratar cuando se necesita ampliar el espacio para almacenar la información. ▪ Permite compartir los archivos con las personas que se va a trabajar en forma colaborativa. ▪ Se puede dar seguimiento a los archivos que se trabajan en forma colaborativa. ▪ No se necesita instalar la aplicación en la computadora porque todo funciona desde internet. Las desventajas son pocas frente a los beneficios que ofrece la herramienta, y son: ▪ No permite sincronizar archivos y/o carpetas que estén fuera de la carpeta Google Drive.

Computación Pasemos a otro tema que está muy relacionado con el que acabamos de aprender: 5.3.2. Formularios La opción de FORMULARIOS de Google, permite realizar y aplicar encuestas en línea, para que los involucrados tengan acceso a la encuesta se les comparte el enlace web del formulario. Los formularios permiten marcar preguntas como obligatorias lo que impide al encuestado enviar el formulario vacío. Se puede además marcar fechas límites para complementar el mismo. La herramienta permite descargar automáticamente las respuestas del cuestionario a una hoja de cálculo. (Álvarez Ferrón & Sánchez Cañizares, 2014). En la semana 7 del MOOC de Computación Básica encuentra el recurso que le va a permitir aprender esta herramienta. Es necesario que acceda al mismo. Que le vaya muy bien. 5.3.3. Chat con Google Drive En la actualidad trabajar en grupo y en tiempo real entre participantes que se encuentran distantes entre sí se logra a través del CHAT. Y esa es la ventaja del Chat de Google Drive, permitir el trabajo en equipo y de manera sincrónica o instantánea. Para aprender este tema es necesario que acceda a la semana 7 del MOOC de Computación Básica y desarrolle las actividades propuestas.

5.4. Dropbox

En la actualidad hay empresas que brindan servicios de almacenamiento virtual mismo que hace posible que las personas puedan tener un espacio en la nube para almacenar, guardar toda la información que genere. Este servicio ofrece características de seguridad, fiabilidad y rapidez para acceder a ella en el momento que se la requiera, el único requisito es disponer de una computadora con acceso a Internet.

Computación Entre las desventajas que presenta este servicio se puede mencionar: ▪ El tamaño máximo de los archivos a almacenar es limitado, para ampliarlo es necesario cancelar un valor por el servicio. ▪ La capacidad de almacenamiento gratuito es baja, 2GB. ▪ Solo se puede sincronizar los archivos que estén guardados dentro de la carpeta llamada Dropbox. ▪ Cuando se comparte un archivo no se puede trabajar sobre él en forma simultánea, ya que se crean dos copias diferentes del mismo archivo. ▪ No es posible modificar el archivo en línea. Estimado estudiante: Dropbox es otra forma que tiene a su disposición para guardar su información, puede ser personal o de trabajo, analice los beneficios que ofrece esta forma de almacenamiento, queda en sus manos utilizarlas y sacarles el mayor provecho. Repasemos lo aprendido Repasemos lo aprendido. Recuerde que: ▪ A través del correo electrónico es posible comunicarse de manera rápida y gratuita. ▪ El correo electrónico sirve para enviar y recibir mensajes. ▪ Google es una empresa que ofrece varios servicios: visualización de mapas, mensajería instantánea, buscador de contenidos, correo electrónico, tratamiento de ofimática. ▪ El servicio de correo electrónico de Google es Gmail, que ofrece una alta capacidad de almacenamiento y sigue incrementando esta capacidad día a día. ▪ La ofimática Web es el tratamiento de la información generada en la oficina de manera automatizada y usando servicios ofrecidos gratuitamente en Internet. ▪ Para poder acceder a Google Drive se puede utilizar los datos de usuario y contraseña de la cuenta de correo electrónico Gmail.

▪ Google Drive pertenece a la empresa Google. ▪ Google Drive da la facilidad de trabajar un documento simultáneamente entre diferentes personas. ▪ Existen servicios en línea que permiten almacenar nuestros archivos en la nube. ▪ Dropbox y Google Drive son dos servicios de almacenamiento virtual. ▪ Los servicios de almacenamiento virtual ofrecen poco espacio de almacenamiento. ▪ Si se desea incrementar el espacio de almacenamiento virtual, hay que contratar el servicio y pagar. Es importante destacar el hecho de que las herramientas de ofimática nos dan la posibilidad de crear, transmitir y almacenar todo tipo de información que se necesita por ejemplo, en un oficina y un punto importante a destacar con respecto a este tipo de herramientas es que las mismas deben estar conectadas a una red local o bien, a Internet. El concepto de ofimática se basa en facilitar las tareas administrativas de una oficina o una empresa para que las mismas no solo se hagan más rápidamente sino que también para que se hagan de manera eficiente, es por eso que la mayoría de los sistemas operativos que nos ofrecen los paquetes de ofimática suelen poseer todas las funciones correspondientes para que podamos hacer todo nuestro trabajo de la manera más práctica posible. La aplicación de estas herramientas tanto en el sector público como privado es muy importante ya que agilizan todos los procesos e intercambios de información. En conclusión por ofimatica se debe entender como el resultado de la unión de hardware y software en una empresa, la razón principal para su utilización es aprovechar las herramientas que provee la tecnología. En los procesos productivos se aplica desde una etapa de diseño hasta la etapa de producción donde intervienen tanto programas de software para diseno de modelos hasta equipos más especializados como impresoras, y toda una gama de máquinas controladas por computadora. La ofimática es muy amplia y debe entender tanto como sea necesario para desarrollar una tarea en específica o una necesidad de una empresa, al ser un medio y no un fin en sí mismo, no es conveniente especializarse en su uso, sino en la generación de resultados.