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PRELIMINAR
Manual de estilo del lenguaje administrativo
Problemas lingüísticos de empleados públicos al redactar un escrito o al responder una
consulta oral a un ciudadano.
Enseñar las técnicas básicas para el buen eso oral de nuestra lengua y promover las
habilidades de redacción escrita que las personas que trabajan en la Administración
Pública necesitan en su quehacer cotidiano.
1. Algunas consideraciones sobre el lenguaje jurídico administrativo.
Tiene algo de jerga, usa formas particulares de expresión que pueden resultar
inapropiadas para el resto.
Se introducen términos ajenos (por traducciones del inglés o publicitarias). A veces se
utilizan términos de otros idiomas, ya que no se encuentra una palabra exacta que
represente la idea.
1-Las características básicas de la Lengua de la Administración son evidentes.
2-Presenta algunas particularidades propias y específicas (léxico culto, no tiene normas
especiales, estructuras arcaicas, tendencia a la perífrasis)
3.Debe ser claro, sencillo, conciso y concreto.
0. Comunicación Lingüística e
Información Administrativa.
La comunicación lingüística consiste en la apropiación de unas prácticas de
comunicación socio-lingüística.
Todo mensaje contiene dos niveles de significación:
-El contenido informativo y el de relación.
2 El Estilo Administrativo:
principios generales.
Conviene insistir en una serie de normas de uso y de estilo para que sean interiorizadas
y practicadas por todos aquellos empleados públicos que hacen de su tarea al servicio
del interés general un ejercicio diario de profesionalidad. La claridad no debe significar
protocolo o cortesía.
El estilo administrativo ha de ser:
-Cortés
-Objetivo
-Claro
-Lógico
-Responsable
-Respetuoso
Cualidades de una buena acción administrativa
Dignidad – evitar vulgaridad y negligencia
Jerarquía – Para evitar la anarquía
Responsabilidad – Proscribir el uso de del se y la tercera persona y prescribir el
uso de primera persona
Objetividad
Prudencia
Formulas para pedir o exigir algo:
Superior: Informo, Hago saber, Pongo en su concimiento, pido
Subordinado: Doy cuenta de, expongo, solicito, sugiero
Informar
Advertir DE QUE
Estar seguro
3. LA COMUNICACIÓN ORAL
Un 55-70 por ciento de lo que comunicamos lo hacemos por lenguaje no verbal.
(G estos, apariencias, postura, mirada, expresión)
Es muy difícil hacer mentir a nuestro cuerpo, porque los signos del lenguaje corporal
suelen ser más fiables que cualquier otro canal de comunicación-
Verbal: Hay que dar muestras de calidad humana, tales como cortesía, respeto y
comprensión.
La comunicación es un proceso mediante el cual transmitimos y recibimos datos.
Dependemos de los demás, por lo que es importante comprender y que me comprendan.
Relaciones humanas: -Amabilidad –Sonrisa –Llamar por su nombre –Cordialidad –
Consideración ( 3 opiniones: la tuya la mía y la correcta)
Estrategias de comprensión: Reconocer, Seleccionar lo relevante, Interpretar, Anticipar
y prever, Inferir en el contexto, retener datos.
Comunicación no verbal -) 3 ámbitos de estudio
Kinésica: Se ocupa de la comunicación no verbal expresada a través de los movimientos
del cuerpo.
Postura corporal: disposición del cuerpo con un sistema de referencia
Gestos: emociones, gestos de interacción y gestos de adaptación
Expresión facial
Dequeísmo y queísmo
Claves para un buen estilo (principios):
-Concisión: escribir con brevedad.
-Lenguaje usual: prescindir del lenguaje elitista, legal, burocrático…
-Activa: voz que debe usar el empleado público. La pasiva es más lenta.
-Regularidad: corrección gramatical, puntuación cuidadosa y la presentación
técnica.
-Imagen: concreta y específica. Palabras que creen imágenes en la mente.
-Dar cohesión y coherencia: Condiciones elementales del texto.
-Aplicar Calidad en la redacción: total de líneas por párrafo, total de palabras, nivel
del vocabulario.
-Destinatario: buscar la sintonía con el receptor.
“Nunca use una palabra larga cuando una corta funcione” (George Orwell)
Formas de simplificar oraciones:
Sugerencia 1 : Sujeto + verbo + predicado
S2: Acercar ideas relacionadas
S3: lo más importante al principio.
S4: Voz activa
S5: Construcción paralela.
USOS INCORRECTOS
-Acentuación
-Adjetivo por adverbio
-Anglicismo = altamente (top) en vez de muy
-Coherencia y cohesión: Por una parte / por otra parte (respetar correlación)
-Concordancia: “Régimen especial de Carta, que quedó inédita” El adjetivo se
refiere al régimen no a carta.
-Uso incorrecto de conectores.
-El mismo/ la misma
-Estilo:
Números: escribir en letra cuando es un texto técnico o científico
-Galicismos: el francés intercala siempre el adverbio entre el auxiliar y el verbo
principal en las formas compuestas. En Español el tiempo compuesto no se
separa nunca.
-Gerundios
-Mal uso del léxico, utilizar sinónimos u antónimos erróneos…
-Mayúsculas
-Neologismo: nueva palabra o inclusión de un nuevo significado. (Uniformismo,
electividad (elección),
-Omisión de determinantes.
-Pasivas: mejor voz activa o pasiva refleja.
-Perífrasis aministrativas: (han servido, serán objeto de…)
-Mal uso de preposiciones
-Fallos en redacción: en lo referente en vez de por lo que a “(…) sadas(…)” se
refiere
-Siglas
-Signos de puntuación
-Errores en tiempos verbales.
LÉXICO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO
-Abortar: es intransitivo, la policía nunca abortará un atentado.
-Climatología – Mejor clima
-Cotizar – Cotizar a (NO) – SE cotice
-Cumplimentar – Es mejor rellenar
-De acuerdo a : mejor de acuerdo con
-Devengar : Mejor cobrar
-Dinamizar : Mejor reactivar
-En aras de : Mejor para
4.8. Uso no sexista del lenguaje jurídico-administrativo 4.8.1. Género y sexo No confundir género gramatical y sexo. Géneros no aportan significación referencial. Género morfema nominador medio del cual el sustantivo concuerda con sus modificadores. Las palabras tienen género (no sexo), los seres vivo tienen sexo (no género). Años 70 del siglo XX se empezó a utilizar en el mundo anglosajón el término género (ingl. gender) con un sentido técnico especifico, que se ha extendido a otras lenguas, entre las que se encuentra el español. En la teoría feminista: sexo designa una categoría meramente orgánica, biológica, género alude a una categoría sociocultural que implica diferencias o desigualdades de índole social, económica, política o laboral. El sexismo consiste en la “discriminación de personas de un sexo por considerarlo inferior al otro”. Predomina en aquel discurso en el que se oculta o discrimina a alguno de los sexos. En cuanto uso improcedente, ha de ser evitado tanto cuanto atañe al femenino, al afectado normalmente, dado que en todos los ámbitos se asignan sistemas de valores, pautas de comportamiento y papeles distintos a hombres y mujeres, normalmente en detrimento de estas, como cuando atañe al masculino. La lengua española no es sexista en sí. Lo es el uso que hacemos de ella los miembros de la comunidad, hombres y mujeres. Lengua, sociedad y cultura son realidades estrechamente imbricadas. Miembros de una sociedad se relacionan entre sí empleando la lengua. Las transformaciones sociales constituyen uno de los principales motivos del cambio lingüístico. Sexismo lingüístico: cuando el discurso se halla presidido por una carga sexista puramente formal, explícita o implícita. Sexismo social: cuando afecta también al fondo del mensaje. En las últimas décadas la situación del la mujer ha experimentado un combo notable en las diferentes esferas de la sociedad. Eso hace que nos replanteemos ciertas cuestiones lingüísticas con el fin de que el idioma se adecue a la realidad actual. Una de ellas es el uso no discriminatorio en materia lingüística por cuestiones de sexo, de modo que los hombres y las mujeres se encuentren representados de manera igualitaria. 4.8.2. Legislación actual sobre la materia
realidad insoslayable que acompaña a la vida del hombre [del ser humano] desde la cuna a la sepultura y cuyo influjo se advierte en la mayoría de los sectores que afectan al desenvolvimiento del individuo y de los grupos sociales» (1990: 27). 4.8.3. Masculino y femenino gramaticales «El genero en español distingue, en los nombres, los masculinos de os femeninos. No hay nombres neutros. Masculino y femenino, por tanto, y su significado en los nombres que designan cosas es distinto que el que tienen en los que distinguen seres vivos». En español, el masculino es el género no marcado. Tiene dos valores, uno especifico, aplicado únicamente a varones y otro genérico, que hace referencia a seres de ambos sexos. El femenino, por el contrario, solo posee un valor restrictivo, aplicado siempre a mujeres. El mayor obstáculo para una utilización lo más neutra posible de nuestra lengua se deriva de su pertenencia a las lenguas de género. El empleo del masculino, en singular o en plural, con valor genérico obedece a una cuestión de economía lingüística. No obstante, su uso con este valor da lugar con frecuencia a confusión y ambigüedad, ya que el hombre puede ser interpretado como el sujeto de un enunciado sin serlo. Como se indica en el Manual de estilo del lenguaje administrativo del MAP, la Administración «aparece como un mundo del varón, en el que no sólo los que autorizan, certifican, adjudican... son hombres (la incorporación de las mujeres irá modificando esta vertiente), sino también los que declaran o solicitan, los denunciados, los propietarios de inmuebles, los infractores de tráfico, etc.» (1990: 155-156). Como señala el profesor Lázaro Mora, «Que el varón haya representado tradicionalmente la razón, la violencia, la fuerza física, la inteligencia, la autoridad, el espíritu emprendedor, el dominio, la agresividad, la tenacidad, la necesidad sexual; o que se haya asociado a la mujer a la espontaneidad, la ternura, la debilidad física, la intuición, la superficialidad, la sensibilidad, la sumisión, la abnegación, la escasa necesidad sexual, ha favorecido, sin duda, eso que ahora se llama la «discriminación de género»; y que en los diccionarios pululen entradas léxicas tan sesgadas como estas: Sexo débil: «las mujeres». Femenino, -a: «débil, endeble». Afeminar: «hacer perder a uno la energía varonil». Magrear: «sobar, palpar, pellizcar a una mujer»». El masculino genérico,que puede contribuir a la discriminación lingüística, afecta tanto a sustantivos como a ciertos determinantes y pronombres, y ha de ser evitado siempre que lo permitan las normas de la corrección idiomática. Para ello, la lengua española ofrece una serie de recursos como los siguientes (Medina Guerra [coord.], 2002: 49-58): 1.° Empleo de sustantivos colectivos o genéricos. Normalmente, cuando un nombre está en singular designa un solo ser y, cuando está en plural, varios. En ocasiones, empleamos en singular nombres que significan un conjunto concebido como una unidad. Son nombres colectivos: ejército («conjunto de soldados»), familia («conjunto de personas unidas por su parentesco»), par («conjunto de dos objetos»). En otros casos, empleamos en singular nombres para designar todos los individuos que constituyen la clase a la que conviene. Son nombres genéricos el español, el funcionario, el enemigo. Estos, con independencia de que tengan género gramatical masculino (colectivo, grupo, equipo) o femenino (colectividad, asamblea, asociación), hacen referencia a hombres y a mujeres. El uso de colectivos y genéricos, siempre que sea posible, es preferible al del masculino genérico. Conviene, por tanto, sustituir Los trabajadores de la empresa por La plantilla de la empresa; Los empresarios del sector por El empresariado del sector. 2.° Uso de construcciones perifrásticas. Las perífrasis del tipo de el personal administrativo (en lugar de los administrativos), el ser humano (por el hombre) constituyen un recurso para no incurrir en las ambigüedades que implica en muchos
casos el masculino genérico. En lugar de «Los españoles tienen derecho a la vida y a la integridad física y moral» puede emplearse «La ciudadanía española tiene derecho a la vida y a la integridad física y moral». 3.0 Empleo de construcciones metonímicas. Para evitar el masculino genérico podemos referirnos al cargo, profesión o titulación que se en lugar de a la persona que los posee (dirección, abogacía, licenciatura) desempeña: director, abogado, licenciado. En este sentido, es preferible optar por «La coordinación ha decidido tomar serias medidas» a «Los coordinadores han decido tomar serias medidas». 4.0 utilización de desdoblamientos. El desdoblamiento, con alternancia en el orden de presentación de ambos géneros para no dar prioridad a uno sobre el otro, es otro medio que puede ser utilizado para evitar la ambigüedad del masculino genérico: en lugar de Los traba": res de la empresa existe la posibilidad de referirnos a Los trabajadoresy las trabajadoras de la empresa o a Las trabajadoras y los trabajadores del empresa. 5.° Uso de barras. Los dobletes del tipo -o/ -a; -a /-o con barras pueden ser utilizados con el fin de ahorrar espacio en el documento administrativo (impreso, instancia, formulario, etc.): «El /la director I _a del Departamento tendrá la obligación de convocar, como mínimo, una reunión cada tres meses». 6.° Introducción de aposiciones explicativas. Las aposiciones explicativas evitan a veces la interpretación errónea del masculino genérico: «El objetivo es proporcionar a los jóvenes, de uno y otro sexo, una formación plena». 7.° Omisión de determinantes. En los sustantivos de una sola terminación (compareciente, declarante, contribuyente), el sexo de la persona a la que se refieren se deduce del artículo, además de los adjetivos o de los determinantes. En estos casos, si se elide el artículo, el sustantivo engloba tanto a hombres como a mujeres. En este sentido, «Podrán optar al concurso los profesionales con experiencia» puede ser sustituido por «Podrán optar al concurso profesionales con experiencia». 8.° Empleo de determinantes sin marca de género. El empleo de sustantivos de una sola terminación con determinantes sin marca de género como cada constituye otro recurso para no incurrir en el uso abusivo del masculino. Así, «Se recibió a todos los recurrentes», se puede sustituir por «Se recibió a cada recurrente>. 9.. Utilización de estructuras con «se». Las estructuras con se impersonal (se recomienda...), de pasiva refleja (se debatirá...) o de pasiva perifrástica (se va a elegir...) tienden a ocultar la identidad del agente de la acción con todas las connotaciones que implica. En vez de emplear «Cuando el usuario solicite la devolución de la fianza», podemos emplear «Cuando se solicite la devolución de la fianza».
- Empleo de ciertas formas personales de los verbos. El empleo en los textos de normas, recomendaciones, órdenes, etc., del verbo en la primera persona del plural (decidimos), en la segunda del singular (decides), y en la tercera del singular (decide) o del plural (deciden), cuando no se cree ninguna ambigüedad al omitir el sujeto, siempre y cuando esté claro, puede ser muy útil: «Si el usuario decide abandonar la zona antes de lo estipulado, debe advertirlo», se puede cambiar por «Si decide abandonar la zona antes de lo estipulado, debe advertirlo». 11.° Uso de las formas no personales de los verbos. El empleo de formas no personales del verbo como el infinitivo o el gerundio de interpretación genérica es otro modo de evitar el masculino genérico: «Es necesario que el usuario preste más atención» puede sustituirse por «Es necesario prestar más atención». 12.° Por último, el relativo que acompañado de la forma masculina del artículo, en singular o en plural, puede contribuir a veces a la desigualdad lingüística: El que
- Los nombres masculinos acabados en -o forman casi siempre el femenino sustituyéndola por una -a: bombero I bombera, médico 1 médica, ministro 1 ministra,ginecólogo 1 ginecóloga. Se exceptúan piloto, modelo y testigo, que funcionan como comunes: el / la piloto, el /la mode-lo, el 1 la testigo. Asimismo, se comportan normalmente como comunes los que proceden de acortamientos el / la fisio, el / la otorrino. En algunos casos, el femenino presenta la terminación culta -isa (diácono diaconisa), y hay otros que, excepcionalmente, poseen dos femeninos, uno terminado en -ay otro en -esa: diablo, diabla o diablesa; vampiro, vampira o vampiresa.
- Los terminados en -a casi siempre funcionan como comunes: el / atleta, el / cíneasta, el / la guía, el / la logopeda, el / la pediatra.
- Los terminados en -e de acuerdo con los adjetivos de la misma terminación (afable, alegre, pobre, inmune), suelen ser comunes: el / la amanuense, el I la cicerone, el la conserje, el la orfebre, el/la pinche. Algunos «tienen formas específicas a través de los sufijos -esa, -isa -ina: alcalde / alcaldesa, héroe / heroína, sacerdote / sacerdotisa (aunque sacerdote también se usa como común: la sacerdote). En unos pocos casos, se han generado femeninos en -a, como en jefe /jefa [en el diccionario desde 1924], sastre / sastra, cacique / cacica». Dentro de este grupo se encuentran también los sustantivo terminados en -ante o —ente, procedentes en gran parte de participios de presente latinos, y que funcionan en su gran mayoría como comunes, en consonancia con la forma única de los adjetivos con estas mismas terminaciones (complaciente, inteligente, pedante): el / la agente, el / la conferenciante, el la dibujante, el/ la estudiante. No obstante, en algunos casos se han generalizado en el uso femeninos en -a, como clienta, dependienta o presidenta (ver en 4.8.5. algunos casos particulares). Algunas veces, se usan ambas formas con matices significativos diversos: la gobernante («mujer que dirige un país») o la gobernanta (en una casa, un hotel o una institución,. «mujer que tiene a su cargo el personal de servicio»).
- Los terminados en -i o en -u también funcionan como comunes: el I la maniquí, el/ la saltimbanqui, el / la gurú.
- Los acabados en -ar o en -er, igual que los pocos que acaban en -ir o -ur, funcionan hoy normalmente como comunes, aunque en algunos casos existen también femeninos en -esa o en -a: el/la auxiliar, el / la militar, el / la escolar (pero el juglar / la juglaresa), el I la líder (raro lideresa), el / la chofer o el / la chófer (raro choferesa), el/la ujier, el / la sumiller, el I la bachiller (raro hoy bachillera), el / la mercader (raro hoy mercadera), el / la faquir, el / la augur.
- Los que finalizados en -l o en -z tienden a funcionar como comunes: el / la cónsul, el / la corresponsal, el / la timonel, el / la capataz, el / la juez, el / la portavoz, el / la edil en consonancia con los adjetivos terminados en estas mismas consonantes, que tienen, excepto en unos cuantos casos, una única forma, válida tanto para el masculino como para el femenino: dócil, brutal, soez, feliz (no existen las formas femeninas * dócila, *brutala, *soeza, *feliza). No obstante, algunos de estos sustantivos han desarrollado con cierto éxito un femenino en -a: juez /jueza, aprendiz / aprendiza, bedel / bedela, y el uso mayoritario ha consolidado concejal I concejala.
- Independientemente de su terminación, funcionan como comunes los nombres que designan grados de la escala militar (el I la cabo, el / la sargento [en el caso de sargenta, el DRAE da como segunda acepción «Mujer corpulenta, hombruna y de dura condición», el/ la teniente, el / la brigadier, el / la capitán [fuera del grado militar, en el que es más común este uso, se admite también capitán I capitana como «persona que capitanea o dirige un grupo o una nave], el/ la coronel, el/la alférez), los sustantivos que designan por el instrumento al músico que lo toca (el / la batería, el / la corneta, el / la contrabajo) y los sustantivos compuestos que designan persona: el / la mandamás, el / la sobrecargo, un / una cazatalentos, un / una sabelotodo, un una
correveidile. 8.° Cuando el nombre de profesión o cargo está formado por un sustantivo y un adjetivo, ambos elementos deben ir en masculino o femenino dependiendo del sexo del referente, por lo que debe be decirse, por ejemplo, la primera ministra, una intérprete jurada o una detective privada no la primera ministro, una intérprete jurado o una detective privado. 4.8.5. Sugerencias sobre algunas feminizaciones de títulos y su registro en el DRAE 1.He aquí algunas palabras recomendadas: Practicante / Practicanta: Mejor la practicante; como la estudian-te; el, la cantante, el sufijo -ante es invariable Técnico ortopédico / técnica ortopédica *: Mejor la técnico ortopédico para evitar fenómenos homonímicos. En la misma situación se halla óptico I óptica * preferible la óptico. Asistente social / asistenta social : Mejor la asistente social para evitar el equívoco de asistenta como «mujer que sirve como criada». Oficial/oficiala : Mejor la oficial; nada evidencia que oficial sea masculino; basta, por tanto, con distinguir el sexo a través del artículo, como en el/la fiscal. Bachiller / bachillera: Mejor la bachiller, por la misma razón que la oficial. Ayudante / ayudanta: Mejor la ayudante; ayudanta significa también «mujer que realiza trabajos subalternos por lo general en oficios manuales». 2.Un caso particular: algunos terminados en —nte y en —ista. En español, existen los participios activos como derivados de los tiempos verbales. El participio activo del verbo atacar, es atacante; el de salir, es saliente; el de cantar, es cantante y, así, regularmente. Por ese motivo, cuando queremos nombrar a la persona que denota capacidad de ejercer la acción que expresa el verbo, se le agrega al final -nte. Por lo tanto, a la persona que preside, se le decía, hasta hace muy poco, «presidente» y no «presidenta», independientemente del sexo que esa persona tuviera, aunque bien es cierto que la mayoría de esas designaciones (por no decir todas) se refería a hombres. De ahí, que se haya dicho siempre capilla «ardiente», no «ardienta»; y que se diga «estudiante» y no «estudianta»; «intendente» y no «intendenta». Se forman del participio de presente, pero hay que añadir el proceso histórico de recategorización que sufren algunos de esos adjetivos verbales al pasar a sustantivos y tomar las flexiones de género: regente/-a. Regenta es sinónimo de profesora en el DRAE (2001). Pasan a ser como palabras distintas. La doctrina de la RAE sigue siendo que las palabras terminadas en -nte son originariamente adjetivos y comunes a ambos género s: el/la estudiante. Del mismo modo, el uso que los hablantes hacen de nuestra lengua no ha posibilitado flexiones de género tales como «el dentisto, el poeto, el sindicalisto, el pediatro, el pianisto, el turisto, el taxisto, el artisto, el periodisto, el violinisto, el telefonisto, el oculisto, el policío del esquino o ¡el machisto!», independientemente de que su terminación sea —a, propia de muchos sustantivos femeninos en español. En estos casos, como ya hemos señalado, el género gramatical lo aporta el determinante (el/la dentista). Sobre las palabras terminadas en -ista, hay que distinguir entre los nombres que son derivados de otro nombre: oficina-oficinista; y los que derivan de un adjetivo como humano-humanista; estos son comunes a ambos géneros; pero los primeros, también comunes a ambos géneros, tienen excepciones: moda-modista/modisto; ha sufrido recategorización en lo que toca al género.
- La barra (/).
Administración. Por ello, las fórmulas en las que se incluye algún tipo de afecto personal deben descartarse por completo. El empleado público sí está obligado, por de contado, a la buena educación y a la cortesía necesarias en la relación entre personas civilizadas, pero no debe inmiscuirse en las fórmulas de cortesía con sus sentimientos personales. a) Encabezamientos. Por ello, los encabezamientos de las cartas deben responder a estas características. La carta personal permite una mayor variedad en los encabezamientos y en otras fórmulas de afecto personal. El encabezamiento que deben llevar, por tanto, es el siguiente: Carta personal: Querido/-a amigo/-a; Querido (nombre de la persona); Querida (nombre de la persona). Carta administrativa: Estimado/-a ciudadano/-a; Estimado Sr. (apellido); Estimada S.ª/ Sra/Sr.ª (apellido). Quedan completamente descartados de la carta administrativa encabezamientos del tipo: Hola, Buenos días, qué tal, etc. En cuanto a fórmulas como «Muy Sr. / -a mío / -a» deberían quedar relegadas para cartas comerciales, pues tampoco es bueno que la Administración trate con tanta frialdad a quienes se dirige, en definitiva, a quienes sirve. La ausencia de encabezamiento (que será destacada en el último capítulo) tampoco nos parece una solución adecuada. Al mismo tiempo, expresiones como «Lamentamos profundamente comunicarle que su petición ha sido denegada» o su contraria, «Me complace enormemente comunicarle que su petición ha sido estimada» deben estar fuera del lenguaje jurídico-administrativo. Los documentos de constancia pueden ser estudiados dentro de muchos años por investigadores de esta lengua de especialidad, y este tipo de lenguaje, a buen seguro, no ayudará mucho a sacar certeras conclusiones. Las expresiones del tipo «Le ruego» o «Le agradezco de antemano su colaboración» deben también evitarse. Ya ha hecho un esfuerzo el lenguaje de la Administración Pública para erradicar las fórmulas de carácter religioso como «Dios guarde a usted muchos años» o aquellas otras humillantes del tipo «Es gracia que espera alcanzar de su recto proceder», por lo que el empleado público del Estado ha de «solicitar» o «pedir» aquello que la Administración requiera de la ciudadanía y no debe agradecer ni de antemano ni de otra manera lo que suele ser un deber de la ciudadanía. b) Despedidas. En cuanto a las despedidas, se debe seguir la línea marcada hasta ahora y no intercalar los afectos personales. En conclusión, estas serían las fórmulas de cortesía adecuadas: Carta personal: Un abrazo, un fuerte abrazo, un cordial saludo Carta administrativa: Reciba un saludo, atentamente. No olvidemos que el adjetivo “cordial” significa “afectuosa, de corazón”, por lo que implica sentimientos personales. Y un “atento saludo” no dejaría de ser una redundancia: solo se saluda a alguien si se está atento.
- Modelo de carta administrativa. Una carta administrativa debe constar de los datos y aspectos siguientes: -Membrete -Datos completos -Referencia de escrito -Nombre de persona de contacto -Logotipo del organismo -Nombre y apellidos del destinatario, dirección postal
- Objetivo de la carta: -Introducción
-Desarrollo -Conclusión -Firma (cargo del redactor de la carta)
- Principios y características que debe tener una carta administrativa:
- Claredad y brevedad
- Rigor y propiedad
- Ordenación lógica y coherente
- Estructuración párrafos breves y separados
- Cohesión y coherencia del texto. 4.9.2. ¿Cómo se redacta una nota? Estamos ante un documento de uso exclusivo entre empleados (funcionarios o laborales) de la Administración. -Lugar y fecha -n.º/ ref -De: -A la atención de: -Asunto: -Texto: 4.9.3. ¿Cómo se hace una convocatoria de reunión? Se trata de un documento destinado a convocar una o varias personas a una reunión. Toma la forma de una carta administrativa o de una nota.
- Debe contener:
- El objetivo de la reunión
- El orden del día
- Fecha y hora
- El lugar exacto
- Nombre de la persona que la presidirá
- La relación del resto de los convocados
- Puede indicar también:
- Los trabajos preparatorios que hay que realizar
- Los documentos que se debe llevar Se convoca una reunión cuando se hace de un superior a un subordinado. En caso contrario, cuando convoca un subordinado, entonces “se invita”. 4.9.4. ¿Cómo se hacen resúmenes de reuniones? Se trata de un documento que recoge parte del contenido de una reunión o de una actividad. Es a la vez la memoria individual y la memoria del grupo. En caso necesario, puede acudirse a él para verificar lo ocurrido y tratado en una reunión. Si el resumen es exhaustivo, recogerá, entonces, una trascripción integral del contenido de una reunión o de un debate. Puede ser, por ejemplo, el caso de una conferencia o de un discurso. Si es selectivo, se refleja las conclusiones, se anota las decisiones adoptadas y se rinde cuentas de las informaciones más importantes que han de tenerse en cuenta. Esta selección se hace en función de un objetivo y de las necesidades del destinatario de este documento.
- Estructura del resumen. a) La introducción ha de comprender:
- La fecha, el lugar y la hora de la reunión.
- El objeto fundamental o el orden del día.
- El nombre y cargo del presidente.
- Los nombres y cargos de los participantes.
- Los nombres de los excusados.
- Fundamentos de derecho. Normativa aplicable. Cuando se puede: I se relaciona con el antecedente 1 II con el 2 III con el 3... Y, según todo lo expuesto, [se citan las competencias de la autoridad que puede resolver] se eleva la siguiente
- Propuesta de resolución Se concede... Se deniega... Se reconoce... Se anula (...)
