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Aduana Término genérico, usado para designar al Servicio Gubernamental que es, específicamente, responsable de administrar la legislación relacionada con la importación y exportación de mercancías y para el cobro de los gravámenes por concepto de derechos e impuestos; el término se usa también para referirse a cualquier parte del Servicio de Aduanas o a sus oficinas principales o subsidiarias. (Glosario de Términos Aduaneros de ALADI) Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda la actividad industrial, comercial y de servicios siendo éstas: la participación del departamento de compras en la obtención de utilidades, la fijación del precio de compra, la fijación del precio de venta, la operación eficiente de la inversión, y, los costos y sustitución de materiales. Toda empresa tiene la necesidad de proveerse de materia prima, servicios, u otros bienes necesarios para realizar su actividad. Por tanto, en su proceso de aprovisionamiento, será necesario estudiar qué operaciones, proveedores o actividades operativas resultarán más rentables. Podremos diferenciar básicamente la gestión de compras, en dos grandes grupos: Artículos o materia prima= para elaborar los productos que comercializamos. Consumibles y servicios= para uso propio de la empresa. Es importante hacer una previsión de ambos grupos. No podemos quedarnos sin materia prima ni tener un exceso. Así como será importante hacer un seguimiento de los consumibles que necesita nuestra empresa para desarrollar su actividad. Funciones de la gestión de compras La gestión de compras de una empresa tiene como objetivo principal abastecer los bienes y servicios que la empresa necesita, asegurándose de adquirir la cantidad, calidad y precio necesario para un periodo de tiempo determinado. El departamento de compras es el responsable de decidir qué debe adquirir la empresa, a qué proveedor, qué cantidad, … Como hemos comentado, no es lo mismo valorar qué consumibles de oficina o servicios necesitamos a, por ejemplo, la materia prima con la que elaboramos nuestros productos. Ambos grupos de adquisiciones se deben estudiar. Ambos pueden ser compras recurrentes y mediremos la eficacia de la gestión de compras gracias a unos indicadores.
De esta forma podemos aplicar la experiencia para resultar más rentables a medida que aprendemos. Podremos ayudarnos de una herramienta de gestión comercial, como por ejemplo un CRM, con el que gracias al histórico podemos hacer la previsión de las materias primas que vamos a necesitar para abastecernos. ➡ ➡ Qué es la venta consultiva y por qué es la mejor manera de fidelizar a un cliente Conocer el histórico de ventas de un periodo resulta útil para prever qué comprar, controlar el stock, etc. Con un ERP controlaremos además a nuestros proveedores, la facturación y la contabilidad. Son herramientas indispensables para el departamento de compras. es una función que tiene como objeto adquiriraquellos bienes y servicios que la empresa necesita del exterior, garantizandoel abastecimiento de las cantidades requeridas en el momento preciso y en lasmejores condiciones posibles de calidad y precio.La importancia de la gestión de compras viene marcada por la incidencia que representauna disminución en el coste de productos (dinero pagado por las compras en relación aldinero generado por las ventas del producto) en el incremento de beneficios, superior alque se logra por un aumento similar en la cifra de ventas. Paso a paso del proceso de compra Cuando comprar, qué comprar y a quién, vendrá definido por unos parámetros para respaldar la necesidad y capacidad de producción de una empresa. El departamento debe seguir estos pasos: Reconocer la necesidad real. Seleccionar el proveedor ideal. Realizar el pedido o compra. Seguimiento del pedido. Recepción del pedido. Revisión y aceptación del pedido. Indicadores de la gestión de compras
los estándares que la empresa ha establecido para su correcto funcionamiento respeto a los tiempos, calidades, cantidades y costes. Gracias a una buena gestión de compras podremos mantener un flujo estable y continuo de materiales acordes a las necesidades de la organización, establecer unas buenas relaciones con los proveedores y establecer canales que garanticen un buen flujo de la información bidireccional, seleccionar nuevos proveedores, desarrollar y valorar objetivamente los existentes, y aumentar los índices de rotación de inventario, lo que redundará en un ajuste y reducción de los mismos manteniendo el servicio a nuestros clientes. Consideraciones a tener en cuenta en una gestión de compras eficaz. Mantener un flujo estable y continuo de materiales. Un buen software de gestión nos ayuda a determinar cuáles son los requerimientos o necesidades de acopio de materiales de nuestra empresa. Ya se trate de materia prima, componentes o mercaderías, el mantenimiento de unos niveles óptimos de stock en nuestras instalaciones, qué garantice el correcto abastecimiento de nuestras líneas de producción o que mantengan elevados niveles de servicio a nuestros clientes, es fundamental para garantizar nuestro compromiso de suministro al mercado y nuestros niveles de competitividad. No obstante, esto debe hacerse sin aumentar innecesariamente nuestros propios niveles de inventario para no asumir los riesgos y costes que ello implica. El software nos ayudará a calculará estos niveles óptimos de inventario teniendo en cuenta multitud de variables para cada referencia y para cada proveedor, por ejemplo los plazos de entrega previstos por el proveedor, los grados de cumplimiento de dichos plazos de entrega para cada proveedor y referencia, nuestros propios tiempos de proceso, nuestro compromiso de fecha de entrega previsto, nuestros niveles de stock de seguridad, nuestros niveles de inventario en proceso o de producto terminado, nuestras necesidades previstas e incluso irá recalculando todo y ajustando conforme dichas variables cambien. De esta manera nosotros podremos determinar con exactitud en qué momento preciso debemos realizar nuestros pedidos y qué cantidad de pedido comprar, a qué proveedor concreto, para satisfacer nuestras necesidades de inventario teniendo en cuenta nuestro lote económico y sin provocar una rotura de stock o niveles excesivos de inventario. Si te interesa este tema, quizás te pueda ser útil nuestro ebook gratuito, "El libro blanco del SGA", sobre la gestion avanzada de almacenes.
Valorar y evaluar objetivamente a los proveedores. Para conseguir un óptimo flujo de materiales hacia nuestra empresa debemos establecer una serie de criterios de valoración y evaluación continua de nuestros proveedores. Dando por sentado que el producto que adquirimos se adecua técnicamente a lo que nuestra compañía necesita, podemos establecer una serie de criterios sencillos que nos ayuden a determinar qué proveedor o proveedores son los adecuados para cada una de nuestras necesidades. Lo primero que debemos tener en cuenta es que, tras la valoración inicial, será necesario realizar evaluaciones continuas de cada uno de los criterios de cada proveedor. Un buen software de gestión que alimente con datos, en tiempo real, de cada variable a analizar nos ayudará a obtener una visión global de la eficacia de nuestros proveedores y a programar alertas cuando alguna de las variables rebase niveles intolerables para el cumplimiento de nuestros propios objetivos de calidad, precio o nivel de servicio al cliente. Tanto si deseamos desarrollar los proveedores existentes como si necesitamos encontrar otros nuevos, estos criterios nos ayudaran a determinar objetivamente cuáles de los candidatos tienen potencial para ser el adecuado. Un software de gestión de almacén contempla variables como el grado de cumplimiento de los plazos de entrega, es decir, la cantidad de pedidos entregados en plazo, versus el total de pedidos entregados y podrá calcular el nivel de servicio del proveedor; ratio de eficacia de pedidos entregados en plazo sin incidencias, sin discrepancias en cantidades, en la calidad de la mercancía y sin errores de entrega (como que nos lleguen productos no solicitados, entre otros). Nuestro sistema de almacén SGA manejará datos suficientes de cada compra a través de los datos registrados en la recepción, para realizar el ABC de nuestros proveedores ayudándonos a realizar adecuadamente la elección óptima en cada caso ya sea frente a las necesidades habituales de nuestra empresa, o frente a posibles imprevistos. Garantizar un buen flujo de la información bidireccional. Esta es una de las partes más importantes que influirá decisivamente en la garantía de un flujo adecuado y constante de materiales a nuestra empresa. El intercambio de datos en tiempo real entre nuestros proveedores y nuestra compañía es lo que garantizará la consecución de objetivos al respecto. Nuestro sistema SGA puede configurarse para informar de lo que consideremos
plazos establecidos, con los niveles de calidad necesarios y al menor precio que permita el mercado. Esta función es fundamental puesto que toda organización necesita adquirir en el exterior productos y servicios para desarrollar su actividad. El volumen de los productos/comprados es muy significativo en las cuentas de las organizaciones. Raramente supone menos del 50% de los costes de una organización y puede llegar a niveles superiores al 80% (por ejemplo, en sectores de distribución). Desde el punto de vista de la gestión de la calidad, las compras tienen una enorme importancia no tanto debido a su coste sino debido a que el producto/servicio comprado influye de manera decisiva en la calidad de nuestro producto final. Por tanto, el papel de la calidad en el proceso de compra consiste en asegurar que lo que se compra cumple los requisitos especificados y necesarios. A la par que ha crecido la complejidad de los productos y servicios comprados han evolucionado los sistemas para la mejora de las compras y la garantía de la calidad de las mismas. En la actualidad, los acuerdos de calidad concertada entre proveedor y cliente son la mejor manera de conseguir ese objetivo. la capacidad de configurar y adaptar la producción y el aprovisionamiento a lo largo del mundo es una ventaja competitiva, lo cual implica la integración de compras con los requisitos de las unidades de negocio establecidas a lo largo del mundo a globalización de los mercados provoca que la importancia relativa de la gestión de compra para aumentar la eficiencia global y conseguir la adaptación a los mercados locales, mejorando el coste integral del aprovisionamiento, la convierta en una función estratégica de la empresa. Sin embargo, la gestión de compra industrial en cada uno de los tipos o categorías de compra depende de la intensidad de la competencia en cada uno de los mercados de cada tipo o categoría (Porter, 1979). El poder de negociación que dispone la parte compradora, así como la lucha competitiva entre proveedores actuales y nuevos posibles proveedores, junto a la posibilidad de suministrar la misma funcionalidad con productos sustitutivos, puede hacer que las políticas de proveedores según categorías de compra sean radicalmente diferentes en una misma empresa. La función de compras se ocupa de defender los intereses de la empresa en el mercado proveedor, definir la estrategia y desplegar la misma para garantizar los suministros necesarios de manera competitiva.
Cubre la responsabilidad de establecer la estrategia de la empresa en el mercado proveedor, asegurando la fiabilidad de los proveedores en sus suministros, por lo que se convierte en un área crítica que afecta a calidad y seguridad de servicio a los clientes, al coste de los materiales y a la financiación de la empresa por los proveedores. a) Compras de un producto en el exterior (importaciones – trafico), aduana, ejemplos b) Beneficios que una gestión de compras que puede adoptar en una empresa
