¡Descarga Sistema de Costeo Basado en Actividades: Definición, Componentes y Aplicación y más Apuntes en PDF de Contabilidad solo en Docsity!
UNIDAD 4
4.1 COSTOS A BASE DE ACTIVIDADES
4.1.1. GENERALIDADES
El mundo, la sociedad, las organizaciones, los individuos y el entorno tienden a cambiar rápidamente, es por ello que todas las cosas que rodean estos sistemas tienen que acoplarse al ritmo de substitución de las normas que rigen el nuevo orden social, el productivo y empresarial.
La asignación de costos a los diferentes objetivos de costo, especialmente al objetivo final que son los productos terminados, es sin lugar a dudas el problema más importante a resolver de cualquier sistema de costos. Además, es un problema ineludible pues la organización necesita tener información confiable, oportuna y lo más exacta posible sobre el costo de sus productos, para una correcta toma de decisiones.
El modelo de cálculo de los costos para las empresas es de suma importancia, ya que estos son los que determinan la viabilidad del negocio, los que determinan mayoritariamente el grado de productividad y eficacia en la utilización de los recursos, por eso un modelo de costos no puede basarse solamente en asignar los costos sobre un factor determinado, que para el orden empresarial puede ser insignificante o poco representativo de lo que en realidad simboliza.
4.1.2 DEFINICIONES Y APLICACIONES
El ABC (siglas en inglés de "Activity Based Costing" o "Costo Basado en Actividades") se desarrolló como herramienta práctica para resolver un problema que se le presenta a la mayoría de las empresas actuales. Los sistemas de contabilidad de costos tradicionales se desarrollaron principalmente para cumplir la función de valoración de inventarios (para satisfacer las normas de "objetividad, verificabilidad y materialidad"), para incidencias externas tales como acreedores e inversionistas. Sin embargo, estos sistemas tradicionales tienen muchos defectos, especialmente cuando se les utiliza con fines de gestión interna.
El modelo de costo ABC es un modelo que se basa en la agrupación en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y servicios de la actividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en el razonamiento de gerencial en forma adecuada las actividades que causan costos y que se relacionan a través de su consumo con el costo de los productos. Lo más importante es conocer la generación de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no añadan valor.
La definición de Horngren dice que es un " Sistema que primero acumula los costos indirectos de cada una de las actividades de una organización y después asigna los costos de actividades a productos, servicios u otros objetos de costo que causaron esa actividad"^1_._
El costeo basado en actividades, ABC costing, es un procedimiento que propende por la correcta relación de los costos indirectos de producción y de los gastos administrativos con un producto, servicio o actividad específicos, mediante una adecuada identificación de aquellas actividades o procesos de apoyo, la utilización de bases de asignación -driver- y su medición razonable en cada uno de los
(^1) Horngren, Ch; Foster, G; Datar, S. Contabilidad de Costos. Un Enfoque Gerencial. Ediciones Pearson Educación de México, SA. Prentice hall Hispanoamericana. Décima edición. 2002.
o Terrenos o Capacidad administrativa y de ventas
Como se puede observar la clasificación tradicional de materiales directos, mano de obra directa y cif para un sistema de costos ABC pierde su validez. Los costos de los recursos se pueden clasificar en directos e indirectos con respecto a cada actividad:
Directo: aquel plenamente identificable con la actividad y asignable a ella de forma económicamente viable (medible). Ej.: si la actividad de inspeccionar determinados materiales requiere 2 horas de mo y cada hora cuesta $3.000, a esta actividad se le deben asignar $6.000. Los costos directos tales como materiales y mano de obra se pueden asignar en forma directa al objeto de costo. Indirecto: aquel que es común a varias actividades por lo cual es difícil de identificar con una actividad específica y medir el costo imputable a cada uno en forma individual. Ej.: espacio, tecnología, suministros, servicios públicos, seguros, impuestos, etc. Para asignar los costos indirectos a las diferentes actividades se deben seleccionar los inductores de costo más apropiados analizando la causalidad existente entre recurso y actividad
4.1.3 COMPONENTES
Los componentes básicos del sistema de costeo basado en actividades son los siguientes:
Recursos: Son todos los elementos económicos que se requieren para poder ejecutar las actividades de la empresa. Se clasifican en dos categorías: Costos y Gastos, agrupados teniendo en cuenta el segmento de la organización que los consume y se encuentran básicamente en el sistema contable. Ej.: sueldos y
salarios, Prestaciones sociales, depreciaciones, servicios públicos, materia prima, entre otros.
Actividades : Es el conjunto de tareas elementales que son realizadas por los miembros de la organización en forma secuencial y lógica, y en cuya ejecución se consumen recursos. Las actividades pueden clasificarse en operativas o de apoyo de acuerdo con el segmento de la organización que las lleve a cabo.
Procesos: Son un conjunto de actividades que consumen recursos, los transforman y entregan un producto final. Los procesos se pueden clasificar de igual forma que las actividades, en procesos operativos y procesos de apoyo.
Objetos de costo: Son un conjunto de procesos afines que constituyen un producto o servicio final por el cual se obtienen ingresos. También puede considerarse objeto de costo: el trabajo, proyecto, orden de fabricación, actividad, proceso, servicio, producto, cliente o mercado que se desea costear y representan las entidades que en últimas consumen recursos.
Direccionador (drivers): Son todos aquellos criterios o bases de asignación que se toman como referencia para realizar una asignación objetiva de los recursos hacia los diferentes niveles que se desean costear. Se deberán definir tantos niveles de direccionadores como niveles tenga el sistema de costos.
Se puede definir como aquel factor cuya incurrencia da lugar a un costo, este factor representa una causa principal de la actividad, por tanto pueden existir diferentes inductores en un centro de costos. También es factible definir un inductor de costo con un factor utilizado para medir cómo se incurre en un costo y/o cómo conducir a cada objeto de costo una porción de costos de cada actividad
Procesamiento de datos # de registros almacenados
Horas hombre Administración de bodegas # de piezas, de materia prima Contabilidad # de transacciones Servicio al cliente # de clientes Mercadeo # visitas a clientes
unidades vendidas
Transporte y distribución # de facturas Mantenimiento # de empleados
Horas de mantenimiento
4.1.4 EL COSTEO DE LAS
ACTIVIDADES
Para determinar los costos por actividad se deben cumplir los siguientes pasos:
- Identificar las actividades realizadas;
- Ajustar la información contable para obtener el valor de los recursos consumidos (elementos de costo);
- Asignar los elementos de costo a las actividades mediante el empleo de inductores o drivers.
Actividades : Existen varias definiciones:
Son procesos o procedimientos que originan algún trabajo. Ejemplos de actividades en el departamento de cuentas por pagar: Reunir y archivar las notas Comprobar y contrastar las facturas con las notas de recibo de mercancías Introducir los datos al sistema Distribuir los comprobantes por grupos Realizar los traslados de comprobantes al departamento de tesorería. Evento o transacción que opera como promotor o inductor de costo, es decir, que actúa como factor causal en la incurrencia de costos en una empresa Todo lo que implique acción Todo lo que consume recursos Conjunto de tareas para producir algo Parte de un proceso que tiene las siguientes características o elementos:
Una ACTIVIDAD está integrada por un conjunto de TAREAS y para hacer operativo el sistema de costos, es imprescindible selecciona actividades que aglutinen conjuntos de tareas.
Una DIFERENCIA significativa entre los conceptos de actividad y de tarea, es que la primera está orientada a generar un output, mientras que la tarea es un paso necesario para la finalización de la actividad.
4.1.5 ANÁLISIS DEL COSTO POR ACTIVIDAD
Trazando cada Elemento a las actividades, obtenemos el costo de estas. Así la información que el sistema tradicional descompone en costos directos y gastos generales, puede ser analizada con una visión diferente: qué actividades son las que generan mis mayores costos.
Los sistemas tradicionales ubican los costos por centro de responsabilidad, apuntando a un control operativo: cada responsable de área debe responder por el exceso de sus costos en relación al presupuesto.
Sin embargo, esta visión brinda información muy limitada para su reducción.
El costeo basado en actividades, en cambio ubica los costos por actividades identificando así en qué se gasta. Esta información es la base para los análisis que permitirán a la empresa identificar oportunidades concretas de reducción de costos: actividades de alto costo que no son necesarias, o no poseen valor agregado, o son racionalizables.
Esto implica un cambio de énfasis que no anula la visión anterior, sino que la enriquece con nueva información. Si la empresa cuenta con información por centros de costos, el trazado de gastos puede realizarse por áreas de actividad (concepto similar al de centro de costo), manteniendo así información de gastos por responsables.
Esta información permite focalizar los esfuerzos de racionalización y reducción de costos en aquellos puntos donde la empresa posee oportunidades reales.
4.1.6 ASIGNACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Las actividades se relacionan en conjuntos que forman el total de los procesos productivos, los que son ordenados de forma secuencial y simultanea, para así obtener los diferentes estados de costo que se acumulan en la producción y el valor que agregan a cada proceso.
Los procesos se definen como "Toda la organización racional de instalaciones, maquinaria, mano de obra, materia prima, energía y procedimientos para conseguir el resultado final". En los estudios que se hacen sobre el ABC se separan o se describen las actividades y los procesos.
Un modelo de asignación de actividades es:
Existen diversas actividades de acuerdo al proceso, a continuación se relacionan las más comunes:
Actividades
- Homologar productos
- Negociar precios
- Clasificar proveedores
- Recepcionar materiales
- Planificar la producción
- Expedir pedidos
- Facturar
- Cobrar
- Diseñar nuevos productos, etc.
Procesos
4.1.7 CANALES DE DISTRIBUCIÓN
El análisis de los costos efectuado desde las visiones de canal de distribución y de clientes, proporcionan información de costos diferenciados por vía de distribución y por clientes de destino, respectivamente, permitiendo evaluar estos elementos en forma cuantificada.
De igual forma que se realiza el trazado de costos de actividades a productos se puede realizar a canales de distribución. Este análisis puede responder preguntas tales como:
Cómo realizar las ventas: ¿directamente a minoristas o a través de distribuidores?, Por qué un medio de transporte es más económico que otro para un producto determinado, Qué impacto tiene un aumento de los costos de transporte en la rentabilidad,
Cuál es el verdadero costo de una política de entrega las 24 hs.
Este análisis puede ser de utilidad en toda empresa con importante actividad de distribución, ya sea propia o subcontratada, y sin duda adquiere especial relevancia en empresas cuyo giro sustancial es la comercialización.
4.1.8 COMPARACIÓN ENTRE LOS SISTEMAS TRADICIONALES
Y EL SISTEMA (ABC)^2
(^2) The ABC Manager`s Primer. 1993
El proceso de selección de los inductores de costos es con frecuencia dispendioso, costoso y de alta vulnerabilidad. Algunos costos indirectos de administración, mercadeo y ventas ofrecen dificultad en la imputación a las actividades. Si se consideran muchas actividades se puede dificultar y encarecer la aplicación y el cálculo de costos. Su implementación puede llegar a ser altamente costosa, ya que su parametrización exige mayor información que otros sistemas. Esta debilidad es más visible en las Pymes. Las operaciones para calcular los costos ABC pueden llegar a ser difíciles de realizar y de entender. Debido a que hasta el momento no se conoce un sistema de registro de costos ABC que utilice la partida doble, el sistema pierde eficiencia frente a los sistemas tradicionales.
4.1.10 RESULTADOS Y BENEFICIOS
VENTAJAS DEL ABC
- Una de las ventajas más importantes derivadas de un sistema de gestión por actividades es que no afecta directamente la estructura organizativa de tipo funcional ya que el ABC gestiona las actividades y éstas se ordenan horizontalmente a través de la organización. Es precisamente ésta la ventaja de que los cambios en la organización no quedan reflejados en el sistema.
- Ayuda a entender el comportamiento de los costos de la organización y por otra parte es una herramienta de gestión que permite hacer proyecciones de tipo financiero ya que simplemente debe informar del incremento o disminución en los niveles de actividad.
- La perspectiva del ABC nos proporciona información sobre las causas que generan la actividad y el análisis de cómo se realizan las tareas. Un conocimiento exacto del origen del costo nos permite atacarlo desde sus raíces.
- Nos permite tener una visión real (de forma horizontal) de lo que sucede en la empresa. Sin una visión horizontal (sin conocer la participación de otros departamentos en el proceso que se ejecuta) perdemos realmente la visión de la necesidad de nuestro trabajo para el cliente al que debemos justificar el precio que facturamos.
- Este nuevo sistema de gestión nos permitirá conocer medidas de tipo no financiero muy útiles para la toma de decisiones.
- Una vez implementado este sistema el ABC nos proporcionará una cantidad de información que reducirá los costos de estudios especiales que algunos departamentos hacen soportar o complementar al sistema de costos tradicional. Así pues el efecto es doble, por una parte incrementa el nivel de información y por otra parte reduce los costos del propio departamento de costos
- Lo difícil de un sistema es que sea sencillo y transparente y el ABC lo es porque se basa en hechos reales y es totalmente subjetivo de tal manera que no puede ser manipulado de ninguna manera dado que está basado en las actividades
DESVENTAJAS DEL ABC
- Hay una aceptación clara por parte de todos los expertos de que el ABC consume una parte importante de recursos en las fases de diseño e implementación.
- Otro de los aspectos a tener en cuenta que pueden hacer dificultosa la implantación del ABC es la determinación del perímetro de actuación y nivel de detalle en la definición de la actividad.
