Contabilidad para todos, Apuntes de Relaciones Laborales y Recursos Humanos

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Contabilidad para todos: Introducción al registro contable

1ª Edición © 2014 OmniaScience (Omnia Publisher SL)

Manuel Rajadell, Oriol Trullàs, Pep Simo, 2014

ISBN: 978-­‐84-­‐941872-­‐4-­‐

DL: B-­‐29506-­‐

Diseño cubierta: OmniaScience

Ilustraciones del libro y cubierta: Francisco Javier Benítez Vera

Contabilidad para todos: Introducción al registro contable

• Índice Índice
• 1 Introducción: Guía de uso .........................................................................................................
• 2 Introducción a los conceptos fundamentales .........................................................................
  • 2.1 El Plan General Contable en España
  • 2.2 Principios contables .........................................................................................................
    • 2.2.1 Principio de empresa en funcionamiento .................................................................
    • 2.2.2 Principio del devengo
    • 2.2.3 Principio de uniformidad
    • 2.2.4 Principio de prudencia
    • 2.2.5 Principio de no compensación
    • 2.2.6 Principio de importancia relativa
    • 2.2.7 Nota final...................................................................................................................
  • 2.3 Elementos de las cuentas anuales
    • 2.3.1 El Balance de Situación
    • 2.3.2 La Cuenta de Resultados
  • 2.4 Aplicación del modelo abreviado de cuentas anuales
  • 2.5 Criterios de valoración .....................................................................................................
    • 2.5.1 Coste histórico o coste
    • 2.5.2 Valor razonable .........................................................................................................
    • 2.5.3 Valor neto realizable .................................................................................................
    • 2.5.4 Valor actual
    • 2.5.5 Valor en uso
    • 2.5.6 Costes de venta .........................................................................................................
    • 2.5.7 Coste amortizado ......................................................................................................
    • 2.5.8 Costes de transacción atribuibles a un activo o pasivo financiero
    • 2.5.9 Valor contable ...........................................................................................................
    • 2.5.10 Valor residual ..........................................................................................................
• 3 Descripción del Balance de Situación
  • 3.1 Activo Índice
    • 3.1.1 Activo no Corriente
    • 3.1.2 Activo Corriente
    • 3.1.3 Disponible
  • 3.2 Patrimonio Neto y Pasivo
    • 3.2.1 Patrimonio Neto
    • 3.2.2 Pasivo
    • 3.2.3 Pasivo no Corriente
    • 3.2.4 Pasivo Corriente
  • 3.3 Ejemplo de realización de un Balance de Situación
• 4 La Cuenta de Resultados
  • 4.1 Cuentas y subcuentas de resultados
    • 4.1.1 Compras y gastos
    • 4.1.2 Ventas e ingresos
  • 4.2 Formato de la Cuenta de Resultados (PYMES)
  • 4.3 Ejemplo de realización de una Cuenta de Resultados
• 5 La amortización del inmovilizado
  • 5.1 El concepto de la amortización
    • 5.1.1 Causas de la depreciación
    • 5.1.2 Elementos amortizables
  • 5.2 Política de amortización
  • 5.3 Métodos de amortización
    • 5.3.1 Métodos teóricos de amortización
    • 5.3.2 Métodos fiscales de amortización
  • 5.4 Criterios para la selección del método de amortización.
    • 5.4.1 Ficha modelo para la política de amortización
• 6 Asientos contables
  • 6.1 Principio de la partida doble
  • 6.2 Libros: Diario y Mayor
  • 6.3 Construcción de asientos contables
• 7 Ciclo contable
  • 7.1 Fase 1. Asiento de apertura
  • 7.2 Fase 2. Registro de las operaciones del período Contabilidad para todos: Introducción al registro contable
  • 7.3 Fase 3. Traspaso a las cuentas de los asientos anteriores .............................................
  • 7.4 Fase 4. Balance de comprobación de sumas y saldos.
  • 7.5 Fase 5. La regularización de las cuentas patrimoniales. ................................................
  • 7.6 Fase 6. Regularización de existencias ............................................................................
  • 7.7 Fase 7. La regularización de las cuentas de resultados
  • 7.8 Fase 8. Otros ajustes contables internos .......................................................................
  • 7.9 Fase 9. Traspaso a las cuentas
  • 7.10 Fase 10. Balance de comprobación de sumas y saldos ................................................
  • 7.11 Fase 11. La regularización de pérdidas y ganancias
  • 7.12 Fase 12. Asiento de cierre
  • 7.13 Fase 13. Elaboración y presentación de los estados financieros .................................
• 8 Supuestos prácticos: Enunciados de asientos contables
  • 8.1 Compras
  • 8.2 Inversiones
  • 8.3 Gastos
  • 8.4 Ventas
  • 8.5 Periodificación ...............................................................................................................
  • 8.6 Ingresos
  • 8.7 Subvenciones .................................................................................................................
  • 8.8 Entidades financieras .....................................................................................................
  • 8.9 Provisiones
  • 8.10 Personal
  • 8.11 Aportaciones de los socios
  • 8.12 Fianzas..........................................................................................................................
  • 8.13 Gastos I+D
  • 8.14 IVA
  • 8.15 Resultados
  • 8.16 Inmovilizado en curso ..................................................................................................
  • 8.17 Amortización ................................................................................................................
  • 8.18 Ciclo contable ...............................................................................................................
  • 8.19 Regulaciones ................................................................................................................
• 9 Supuestos prácticos: Soluciones Índice
  • 9.1 Compras
  • 9.2 Inversiones
  • 9.3 Gastos............................................................................................................................
  • 9.4 Ventas
  • 9.5 Periodificación
  • 9.6 Ingresos
  • 9.7 Subvenciones
  • 9.8 Entidades financieras
  • 9.9 Provisiones
  • 9.10 Personal.......................................................................................................................
  • 9.11 Aportaciones socios
  • 9.12 Fianzas
  • 9.13 Gastos I+D
  • 9.14 IVA
  • 9.15 Resultados
  • 9.16 Inmovilizado en curso
  • 9.17 Amortización
  • 9.18 Regulaciones
• Los autores

Contabilidad para todos: Introducción al registro contable

1 Introducción: Guía de uso

La razón de este libro, desde una perspectiva didáctica, es presentar un manual práctico para que pueda entenderse como funciona la contabilidad. Se trata de explicar de manera amena y sencilla los mecanismos propios de la contabilidad. En las estanterías de las librerías hay muchos manueales que tratan lo mismo que este, pero años de experiencia docente y de feedback con el alumnado nos ha impulsado a escribir este libro con la pretensión de ofrecer un contenido más ameno, digerible y práctico a la vez.

El alumno encontrará una introducción a los conceptos claves de la normalización contable y los mecanismos aplicados. Entenderá como se construye un Balance de Situación y una Cuenta de Resultados, en base a sus partidas constitutivas más comunes para las PYMES españolas. Como parte central del libro, se presentan supuestos de asientos contables clásicos , que han sido seleccionados con los siguientes criterios:

o Que sean útiles para estudiantes de un curso de introducción a la contabilidad. o En el caso de cursos de postgrado (o de especialización) correspondería a un módulo de “Contabilidad para no contables”, comparable, en un símil gastronómico, a una “Cocina de Supervivencia” o para solteros. o Que sean prácticos, originales, propios del entorno empresarial, y con distinto nivel de dificultad. o Que permitan adquirir soltura en la realización de asientos contables y que sirvan de entrenamiento para poder enfrentarse a casos distintos de los que figuran en este manual.

Los enunciados de los asientos han sido agrupados en categorías según el tipo de hecho económico o financiero que representan. Estas categorías son:

! Compra ! Inversiones ! Gastos ! Ventas ! Periodificación ! Ingresos ! Subvenciones ! Entidades financieras

! Provisiones ! Personal ! Aportaciones de los socios ! Fianzas ! Impuesto sobre el Valor Añadido ! Resultados ! Amortizaciones ! Inmovilizado en curso

Contabilidad para todos: Introducción al registro contable

2 Introducción a los conceptos fundamentales

La contabilidad financiera tiene por objetivo proporcionar la información económico-­‐financiera necesaria para la empresa. Para alcanzar este objetivo, la contabilidad debe captar, medir registrar los flujos generados por las transacciones realizadas por la empresa, y presentar esta información de forma adecuada.

El método contable consta de cuatro fases con funciones diferentes: análisis de datos, medición y valoración de flujos, registro contable de las transacciones y la información y síntesis. Los asientos contables se incluyen en los instrumentos para el registro contable de las transacciones, cuya función es la inscripción de éstas en los libros contables, que se tratarán más adelante.

FASE FUNCIÓN INSTRUMENTOS

Análisis de datos Interpretación de lastransacciones

Medición y valoración de flujos

Expresión monetaria de los flujos

Principios contables y normas de valoración

Registro contable de transacciones

Inscripción de las transacciones en los libros

Convenios de registro y formas de representación. Instrumentos conceptuales y materiales

Información de síntesis

Elaboración de las cuentas anuales

Principios contables y criterios de elaboración de las cuentas anuales

Asientos contables

Para finalizar, parece necesario comentar que en España (al igual que Estados Unidos, por ejemplo), no se requiere ningún título para llevar la contabilidad de una empresa, aunque para publicar dicha información se requiere la firma de los miembros del consejo de administración de dicha empresa.

Introducción a los conceptos fundamentales

2.1 El Plan General Contable en España

En los últimos años las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) se han ido convirtiendo en realidad en diferentes países de todo el mundo. Desde mediados del 2002 tanto la Unión Europea como el organismo regulador de los Estados Unidos de América (FASB 1 ) fueron orientando su trabajo a homogenizar internacionalmente la información contable a través de las propuestas de la International Accounting Standards Board (IASB) asociado a la International Financial Reporting Standards Fundation (IFRS Fundation 2 ). En España esta adaptación se materializó a través del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC 3 ), organismo autónomo adscrito al Ministerio de Economía y Hacienda.

Los antecedentes del actual Plan Contable se remontan a 1973 con el Plan General Contable aprobado por el Decreto 530/1973 4 y el Plan General Contable de 1990 aprobado por el Real Decreto 1643/1990 5. Finalmente en 2007 se aprueba el nuevo Plan Contable que se adapta a las Normas Internacionales de Contabilidad en el Real Decreto 1514/2007 6 y que a día de hoy está en vigor. A su vez debemos sumarle una adaptación para la PYMES (pequeñas y medianas empresas) aprobado por el Real Decreto 1515/2007 7 y otro para entidades sin ánimo de lucro aprobado por el Real Decreto 776/1998 8.

Conceptualmente la adaptación a las NIC introdujo cambios significativos en el actual Plan Contable en relación a su predecesor. Por ejemplo, la introducción de un marco conceptual más sólido, el cambio de los principios contables considerados como preferentes y las bases de valoración de los elementos de los estados financieros. En relación a los principios contables, que se detallan en el siguiente apartado, el actual Plan prioriza el principio de empresa en funcionamiento y del devengo, frente al principio de prudencia que prevalecía en el ante rior Plan.

Por último, descartar una vez más tal y como se ha expuesto en la introducción del libro, todos los ejemplos que se tratarán y expondrán tendrán como marco de trabajo la adaptación del Plan Contable para PYMES reflejado en el Real Decreto 1515/2007.

(^1) http://www.fasb.org (^2) http://www.ifrs.org (^3) http://www.icac.meh.es (^4) http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE-­‐A-­‐1973-­‐ (^5) http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE-­‐A-­‐1990-­‐ (^6) http://www.boe.es/boe/dias/2007/11/20/pdfs/A47402-­‐47407.pdf (^7) http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE-­‐A-­‐2007-­‐ (^8) http://www.boe.es/boe/dias/1998/05/14/pdfs/A16039-­‐16124.pdf

Introducción a los conceptos fundamentales

Este principio pone de relieve que ingresar no es cobrar y que gastar no es pagar. De hecho ingresar sólo implica emitir una factura y esto es relativamente sencillo, mientras que cobrar es más difícil de conseguir, porque requiere ciertas habilidades. Por su parte, gastar no es igual que pagar, de hecho, para algunos individuos caraduras se trata de sucesos independientes. Es posible comprar (es decir gastar) y no pagar (ya que se puede pagar más tarde). En este sentido, las grandes superficies o hipermercados han gozado de períodos de pago superiores a cien días y períodos de cobro que no superan el mes. Como argumento adicional debe comentarse que, existen algunos gastos que no generan pagos como puede ser el caso de la amortización de los elementos de activo inmovilizado, o las provisiones por depreciación de existencias.

En otras palabras, los cobros y pagos inciden en las cuentas de tesorería de la empresa (caja, bancos y moneda extranjera), generando un flujo de dinero, mientras que las cuentas de ingresos o gastos inciden en las cuentas de resultados.

2.2.3 Principio de uniformidad

Adoptado un criterio en la aplicación de los principios contables dentro de las alternativas que, en su caso, éstos permitan, deberá mantenerse en el tiempo y aplicarse a todos los elementos patrimoniales que tengan las mismas características en tanto no se alteren los supuestos que motivaron la elección de dicho criterio.

En algunos aspectos la contabilidad admite la aplicación de distintos criterios. Por ejemplo, en la valoración de inventarios, para el caso de productos que no pueden distinguirse entre sí, si éstos

Contabilidad para todos: Introducción al registro contable

han sido adquiridos a distintos precios, pueden aplicarse distintos métodos: FIFO o Precio Medio Ponderado. A veces, también puede ocurrir que puedan considerarse distintas alternativas para seleccionar la cuenta que debe utilizarse para registrar un determinado hecho, por ejemplo la compra de un martillo puede generar una duda entre considerarlo una máquina, un utillaje o un gasto. La diferencia entre las dos primeras opciones es muy poco significativa, pero pensar en la tercera opción implica decidir entre considerar la compra de un martillo como una inversión o un gasto. El Principio de Uniformidad impone que una vez adoptado un criterio éste debe mantenerse en el tiempo.

2.2.4 Principio de prudencia

El principio de prudencia determina que únicamente se contabilizarán los beneficios realizados a la fecha de cierre del ejercicio, por el contrario, los riesgos previsibles y las pérdidas eventuales con origen en el ejercicio o en otro anterior, deberán contabilizarse tan pron to sean conocidas, a estos efectos se distinguirán las reversibles o potenciales de las realizadas o irreversibles.

Este principio representa la primera lección de contabilidad que podrían aprender los niños en la guardería. Como es sabido, el cuento de la lechera es la historia de una joven que pensaba crear una multinacional a partir de los recursos financieros futuros, derivados de la venta del cántaro de leche que llevaba al mercado. Esto en contabilidad no vale, porque las ventas sólo existen cuando se han producido. Tampoco le valió a la joven del cuento pues el cántaro se rompió al caer al suelo y se quedó sin ingresos. Sin embargo, los gastos deben registrarse tan pronto como se sospecha que se producirán. Así pues, un posible deterioro de los s tocks obliga a generar un apunte para minorar su valor.

Contabilidad para todos: Introducción al registro contable

o Identificación: En cada documento debe indicarse su denominación y el ejercicio al que corresponden.

Las cuentas anuales más importantes son el Balance de Situación y la Cuenta de Resultados y merecerán un tratamiento muy especial. El (ECPN), informa de las variaciones de patrimonio de un período a otro, desglosando la información de los cambios derivados de transacciones distintas a las realizadas con los propietarios de la empresa (variaciones de capital).

Estado de Flujos de Efectivo (en adelante EFE), es un estado financiero que tiene por objetivo mostrar el dinero efectivo que ha obtenido la empresa durante el ejercicio y como lo ha utilizado. A efectos de su presentación los movimientos de flujos de efectivo se clasifican en tres partes diferenciadas: flujos por actividades de explotación, por actividades de inversión y por actividades de financiación. En otras palabras, el EFE da información valiosa sobre la gestión de la tesorería y adicionalmente permite analizar aspectos de la explotación del negocio, como el resultado neto de gastos e ingresos no monetarios, la variación de partidas no monetarias, la financiación que se otorga a los clientes y el aumento o la disminución de las existencias.

La Memoria es un conjunto de explicaciones relevantes para la toma de decisiones en la empresa y que no se incluyen en los documentos anteriores. Para elaborar la Memoria por mucha contabilidad que uno sepa, es probable que algunos temas requieran el consejo o punto de vista de un asesor externo, entre otras cosas, porque no se enumera en la norma vigente la relación de puntos que debe contener.

2.3.1 El Balance de Situación

El Balance se puede considerar como el elemento básico, ya que la contabilidad de la empresa es la actividad que tiene por objetivo la producción del Balance. El Balance es un documento contable que refleja la situación del patrimonio de la empresa en un momento determinado, en la medida en que dicha situación sea expresable en términos monetarios. El Balance, es pues, como una fotografía o resumen instantáneo de la situación de la empresa y, por tanto, su carácter estático, frente al sentido dinámico de la Cuenta de Resultados y del estado de origen y aplicación de fondos.

Las críticas que se han hecho a la capacidad informativa del Balance se centran en el hecho de que no informa de determinados activos de la empresa como por ejemplo , la capacidad de innovación, la calidad de los recursos humanos y que las valoraciones sean heterogéneas.

Introducción a los conceptos fundamentales

Los siguientes elementos se registran en el balance:

ACTIVOS : Bienes, derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa, resultantes de sucesos pasados, de los que se espera que la empresa obtenga beneficios o rendimientos económicos en el futuro. Los otros recursos controlados económicamente por la empresa hacen referencia al fondo de comercio (nivel de competencia, cuota de mercado, capital humano, etc.), y que no pueden clasificarse como bienes ni derechos. Se excluyen de los activos:

o Los gastos activados (por ejemplo los gastos de primer establecimiento), por imperativo de las normas internacionales. o Las autocarteras de acciones propias y las partidas relacionadas con desembolsos pendientes del Capital Social por parte de los socios o accionistas.

PASIVOS : Obligaciones actuales surgidas como consecuencia de sucesos pasados, para cuya extinción de la empresa espera desprenderse de recursos que puedan producir beneficios o rendimientos económicos en el futuro. El concepto de sucesos pasados implica la exclusión de las provisiones para la cobertura de gastos, pérdidas o deudas “probables” que anteriormente eran consideradas pasivo. Si un coche de la empresa causa un atropello con daños que habría que indemnizar, no se considera provisión porque no se trata de una obligación surgida de sucesos pasados. La diferencia está en hay que considerar sólo los hechos ciertos pero no los probables (como sucedía con el anterior PGC de 1991).

PATRIMONIO NETO : Constituye la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos los pasivos. Incluye las aportaciones realizadas, ya sea en el momento de la constitución o en otros posteriores, por los socios, que no tengan consideración de pasivos, así como los resultados acumulados u otras variaciones que le afecten.

ACTIVO – PASIVO = PATRIMONIO NETO

2.3.2 La Cuenta de Resultados

La Cuenta de Resultados es un documento contable que muestra cuál ha sido el beneficio o la pérdida registrada en una empresa, en un período de tiempo. El resultado de la empresa se va generando a través de un flujo continuo de transacciones que, agregadas, proporcionan unos datos globales de ingresos y gastos del período de cuya diferencia se obtiene el resultado o cifra de beneficio o pérdida. No hay que confundir el cálculo del resultado con el de la tesorería. La tesorería, formada por el efectivo en caja y el saldo de las cuentas bancarias, es la diferencia entre cobros y pagos, y figura en el Balance.