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CONTROL DE INVENTARIOS
Es la función de la gerencia de producción, que comprende la planeación de la producción, las compras, la manipulación y el almacenamiento. Entre los inventarios que se deben controlar tenemos: las materias primas, los productos en proceso, los productos terminados, los materiales y repuestos, los envases y empaques y los inventarios en tránsito.
ESQUEMA DEL CONTROL DE INVENTARIOS.
RESERVA DE MATERIAS PRIMAS
Se debe realizar una reserva de materias primas con el fin de dar cumplimiento a la producción planeada, teniendo en cuenta términos de calidad, cantidad y tiempo necesario para tenerlas a disposición
COMPRA DE MATERIAS PRIMAS Esto depende del presupuesto de producción en el que se determina cronológicamente las cantidades requeridas para satisfacer los requerimientos productivos.
SOLICITUD DE COMPRA DE MATERIAS PRIMAS
El procedimiento con este formato se inicia cuando se advierte la falta de materias primas en el almacén
ORDEN DE COMPRA
El departamento de compras le corresponde la adquisición de materias primas necesarias teniendo en cuenta, criterios de calidad, cantidad, precio adecuado, analizando el momento oportuno y el proveedor adecuado
RECEPCIÓN DE MATERIAS PRIMAS Comienza cuando el almacén recibe los materiales enviados por el proveedor y termina con el documento de entrada a almacén.
DEVOLUCIÓN DE MATERIAS PRIMAS AL PROVEEDOR.
ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS.
Cuando almacén haya concluido la recepción de las materias primas, estas se envían al lugar de almacenamiento
ORDEN DE TRABAJO Cuando el departamento de ventas recibe un pedido de un cliente, se elabora una orden de trabajo a través de la cual se informa a producción, sobre el requerimiento de materias primas. Con la orden de trabajo se inicia el consumo de materias primas.
CONSUMO DE MATERIAS PRIMAS Las materias primas necesarias para cumplir con la producción, deben ser solicitadas al almacén a través de una requisición de materiales.
DEVOLUCIÓN DE MATERIAS PRIMAS AL ALMACEN.
a) Costo de recibo de pedidos b) Costos de almacenamiento en bodega c) Costos de manejo d) Costos de impuestos, seguros y depreciación e) Costos originados en pérdidas por obsolescencia y deterioro. f) Costo de oportunidad o intereses sobre el capital invertido en inventarios.
- El último grupo es conocido como el costo de no mantener existencias suficientes, comprende todos los costos resultantes de no tener un inventario suficiente para mantener las necesidades de los clientes. Entre los costos relacionados con este grupo tenemos: a) Perdida de venta y de clientes b) Costos extras de transporte y de compras c) Desaprovechamiento de descuentos por volúmenes de compras d) Subutilización en la capacidad instalada.
Determinar el tamaño óptimo de pedido (TOP) de materias primas implica reducir al mínimo el total de estos tres grupos de costos. En esto se necesita hacer un estudio minucioso ya que se pueden presentar situaciones contradictorias, por ejemplo, si los niveles de inventarios aumentan, los costos del producto y los costos de mantenimiento aumentan, pero los costos de no mantener existencias suficientes disminuye.
Para determinar el tamaño óptimo de pedido (TOP) utilizamos la siguiente fórmula:
TOP = Raíz cuadrada de (2QCPU)/CMU
En donde:
TOP: tamaño optimo de pedido
Q: representa las necesidades anuales de la empresa en unidades
CPU: representa el costo anual de pedido por unidad
CMU: representa el costo de mantenimiento por unidad
PUNTO DE NUEVO PEDIDO
El punto de nuevo pedido indica cuando colocar un pedido o cuando iniciar la producción para reabastecer las existencias agotadas. Para esto hay que considerar los factores relacionados con su cálculo y estos son:
- El primer factor se conoce como margen de seguridad o nivel mínimo de inventarios.
- El segundo factor hace referencia al nivel máximo de inventarios, que hace referencia al tamaño óptimo de inventarios mas el margen de seguridad o nivel mínimo
- El tercer factor hace referencia al tiempo de espera, que es el intervalo de tiempo que transcurre entre colocar un pedido y recibirlo en bodega.
- El cuarto factor se refiere al coeficiente de uso o consumo promedio de materias primas durante un periodo de tiempo.
Si el coeficiente de consumo promedio se conoce con alguna certeza el punto de nuevo pedido se calcula con la siguiente fórmula:
PNP = tiempo de espera * consumo promedio.
Pero si el promedio varía mucho de un periodo a otro, se pueden presentar algunas dificultades por problemas tales como: transporte, demoras en las entregas de materias primas, aumentos inesperados en la demanda, que pueden hacer que las existencias se agoten antes de recibir los nuevos pedidos. En estos casos se aconseja aplicar la siguiente fórmula:
PNP = tiempo de espera * consumo promedio + margen de seguridad
En donde
Margen de seguridad = (consumo máximo- consumo promedio) * tiempo de espera
