INFORME DEL
SISTEMA DE EVALUACIÓN
DE CONTROL INTERNO (SECI)
AUTOEVALUACIÓN
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE COAHUILA
(UTC)
JULIO 2018
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Control interno en una escuela, Ejercicios de Auditoría
Ejemplo de control interno de una escuela en México
Tipo: Ejercicios
2019/2020
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INFORME DEL
SISTEMA DE EVALUACIÓN
DE CONTROL INTERNO (SECI)
AUTOEVALUACIÓN
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE COAHUILA
(UTC)
JULIO 2018
CONTROL INTERNO
CONTENIDO
I. NATURALEZA Y ALCANCE DE LA EVALUACIÓN……………………………… 3
II. RESULTADOS DE AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO…………. 4
A. CALIFICACIÓN GLOBAL DEL CONTROL INTERNO
B. RESULTADOS POR COMPONENTE Y POR PRINCIPIO DE CONTROL
C. RESULTADOS DEL CONTROL INTERNO POR NIVEL DE RESPONSABILIDAD
III. PROPUESTAS ………………………………………………………………………… 8
A. NIVEL ESTRATÉGICO
B. NIVEL DIRECTIVO
C. NIVEL OPERATIVO
IV. COMENTARIOS………………………………………………………………………. 13
V. RECOMENDACIONES……………………………………………………………..... 14
VI. CONCLUSIÓN………………………………………………………………………… 16
CONTROL INTERNO
II. RESULTADOS DE AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
El proceso de autoevaluación implica una comparación de la propia institución con respecto al Modelo Estatal del Marco Integrado de Control Interno (MEMICI), el cual provee criterios para evaluar el diseño, implementación y la eficacia operativa del control interno, por lo que la evidencia que respalde los resultados de cada uno de los componentes, debe estar disponible en todo momento para su verificación.
A. CALIFICACIÓN GLOBAL DEL CONTROL INTERNO
Los resultados globales del proceso de autoevaluación del Control Interno aplicado en la Universidad Tecnológica de Coahuila (UTC) , corresponden a las autoevaluaciones de 58 Servidores Públicos de los Niveles Estratégico, Directivo y Operativo.
Componente Grado de Cumplimiento Calificación Ambiente de Control 85.31 % Muy Buena Administración de Riesgos 81.4 % Muy Buena Actividades de Control 85.11 % Muy Buena Información y Comunicación 85.69 % Muy Buena Supervisión 88.83 % Muy Buena TOTAL 85.27 % Muy Buena
CONTROL INTERNO
La calificación global en la Universidad Tecnológica de Coahuila (UTC) se valoró con 85.27% calificado como "Muy Buena", por arriba del nivel mínimo aceptable que es 60%, el cual es susceptible de mejoras.
Aspectos destacables:
El componente Supervisión (Más Alto) fue calificado como "Muy Buena" y representa el 88.83% de la valoración. Por otro lado, el componente Supervisión (Más Bajo) fue calificado como "Muy Buena" y representa el 81.4%.
Nota: Los resultados por principio de control se detallan en el siguiente capítulo.
B. RESULTADOS POR COMPONENTE Y POR PRINCIPIO DE CONTROL
Los componentes del control interno representan el nivel más alto en la jerarquía del Modelo Estatal del Marco Integrado de Control Interno, los cuales deben ser diseñados e implementados adecuadamente y deben operar en conjunto y de manera sistémica, para que el control interno sea apropiado.
Los cinco componentes de control interno son:
Ambiente de Control. Es la base del control interno. Proporciona disciplina y estructura para apoyar al personal en la consecución de los objetivos institucionales. Administración de Riesgos. Es el proceso que evalúa los riesgos a los que se enfrenta la institución en la procuración de cumplimiento de sus objetivos. Esta evaluación provee las bases para identificar los riesgos, analizarlos, catalogarlos, priorizarlos y desarrollar respuestas que mitiguen su impacto en caso de materialización, incluyendo los riesgos de corrupción. Actividades de Control. Son aquellas acciones establecidas, a través de políticas y procedimientos, por los responsables de las unidades administrativas para alcanzar los objetivos institucionales y responder a sus riesgos asociados, incluidos los de corrupción y los de sistemas de información. Información y Comunicación. Es la información de calidad que la administración y los demás servidores públicos generan, obtienen, utilizan y comunican para respaldar el sistema de control interno y dar cumplimiento a su mandato legal. Supervisión. Son las actividades establecidas y operadas por las unidades específicas que el Titular ha designado, con la finalidad de mejorar de manera continua al control interno mediante una vigilancia y evaluación periódicas a su eficacia, eficiencia y economía. La supervisión es responsabilidad de la Administración en cada uno de los procesos que realiza, y se apoya, por lo general, en unidades específicas para llevarla a cabo. Las Entidades Fiscalizadoras Superiores y otros revisores externos proporcionan una supervisión adicional cuando revisan el control interno de la institución, ya sea a nivel institución, división, unidad administrativa o función.
La supervisión contribuye a la optimización permanente del control interno y, por lo tanto, a la calidad en el desempeño de las operaciones, la salvaguarda de los recursos públicos, la prevención de la corrupción, la oportuna resolución de los hallazgos de auditoría y de otras revisiones, así como a la idoneidad y suficiencia de los controles implementados.
CONTROL INTERNO
C. RESULTADOS DEL CONTROL INTERNO POR NIVEL DE RESPONSABILIDAD
El control interno se establece al interior de la institución como una parte de la estructura organizacional para ayudar al Titular, a la Administración y al resto de los servidores públicos a alcanzar los objetivos institucionales de manera permanente en sus operaciones.
Dentro de la estructura de la Universidad Tecnológica de Coahuila (UTC) existen niveles muy claros de responsabilidad soportados con una estructura orgánica, los cuáles desde sus distintos ámbitos contribuyen al Control Interno Institucional.
Dónde:
Todo el personal de la institución es responsable de que existan controles adecuados y suficientes para el desempeño de sus funciones específicas, los cuales contribuyen al logro eficaz y eficiente de sus objetivos, de acuerdo con el Modelo establecido y supervisado por el Comité de Control Interno designado por el Titular de la Institución.
Estratégico : Lograr la misión, visión, objetivos y metas institucionales.
Directivo : Que la operación de los procesos y programas se realice correctamente.
Operativo : Que las acciones y tareas requeridas en los distintos procesos se ejecuten de manera eficiente.
CONTROL INTERNO
El nivel de responsabilidad valorado con mayor grado de cumplimiento fue el "Nivel Estratégico" con el 100%, mientras que la calificación menor correspondió al nivel "Operativo" con el 75.93%.
Podemos observar que los tres niveles evaluaron el cumplimiento de los componentes y principios aplicables de la siguiente manera: Nivel Estratégico se calificó como “Excelente” con un 100% , el Nivel Directivo se califico como “Excelente” con un 93.26% , el Nivel Operativo se calificó como “Aceptable” con un 75.93%.
III. PROPUESTAS
A continuación se presentan las propuestas de los servidores públicos que atendieron la encuesta de autoevaluación de control interno de acuerdo al nivel de responsabilidad y a cada uno de los cinco componentes del modelo.
A. NIVEL ESTRATEGICO
COMPONENTE 1.- AMBIENTE DE CONTROL
1.1. Mantener la difusión del Código de Ética y de Conducta.
COMPONENTE 2.- ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
2.1. Revisión Matriz de Riesgos Institucionales, 2.2. Mantener el Buzón de Quejas y Sugerencias. 2.3. Revisión del Programa Institucional de Desarrollo (Planeación).
COMPONENTE 3.- ACTIVIDADES DE CONTROL
3.1. Revisión y actualización de los sistemas informáticos. 3.2. Mantener actualizado el manual de procedimientos.
COMPONENTE 4.-INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
4.1. Mantener la comunicación con las partes externas. 4.2. Revisión de los mecanismos internos de comunicación.
COMPONENTE 5.- SUPERVISIÓN
5.1. Seguimientos a Autoevaluación a través SECI, auditorías externas. 5.2. Seguimiento a las acciones preventivas y correctivas. 5.3. Seguimiento a las autoevaluaciones y auditorías externas.
CONTROL INTERNO
COMPONENTE 4.-INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
4.1. Mejorar los procedimientos de calidad. 4.2. Sistematizar los procesos operativos para la notificación del personal por ese medio. 4.3. Establecer mecanismos automatizados de comunicación externa. Alta dirección.
COMPONENTE 5.- SUPERVISIÓN
5.1. Capacitación en normas de control interno. 5.2. Mejorar los procedimientos de calidad. 5.3. Mantener actualizado el sistema de evaluaciones internas y/o externas. 5.4. Actualizar los documentos de control interno constantemente conforme a todos los factores que incluyan el análisis de deficiencias.
C. NIVEL OPERATIVA
COMPONENTE 1.- AMBIENTE DE CONTROL
1.1. Mejorar en la asignación de responsabilidades conforme a los perfiles del personal. 1.2. Realizar propuestas tendientes a mejorar o mostrar la cultura de hacer trabajos profesionales. 1.3. Implementar evaluaciones así como auditorias para asegurar el cumplimiento de la normatividad. 1.4. Difundir un programa de trabajo y asignación de tareas específicas. Departamento de recursos humanos. 1.5. Proporcionar la capacitación con mayor frecuencia para cumplir con los parámetros establecidos. 1.6. Capacitación en el área medica. 1.7. Dar seguimiento y actualizar los procedimientos de selección de personal. Mejorar continuamente y actualizar los programas de capacitación al personal. 1.8. Contar con un programa que acote información, de tal manera de mejorar la atención en corto tiempo. 1.9. Ser una institución de educación superior de excelencia reconocida por el liderazgo, innovación y calidad en los servicios, que impulsa permanentemente el desarrollo sustentable del país. 1.10. Romper con el verticalismo y que los directivos vean a los operativos como un respaldo, no como alguien que tiene que cumplir caprichos u ocurrencias de su parte. 1.11. Que los puestos directivos se cubran con personas capaces y acordes a los perfiles. 1.12. Consultar al personal docente y administrativo para tomar en cuenta sus propuestas. 1.13. Que los procedimientos de calidad sean realidad. Que los directivos conozcan a fondo el sistema de calidad y lo apliquen y haga que se aplique en sus áreas. Que se hagan círculos de calidad que permitan dar seguimiento a la calidad y mejora continuas. 1.14. Revisión constante del desempeño de mandos superiores y medios, que permita detectar áreas de oportunidad. Que los incentivos al personal se den de manera transparente y no por dedazo de los directores de área.
CONTROL INTERNO
1.15. Equilibrio de presión al personal operativo mediante revisión constante de cargas de trabajo y responsabilidades. Que los directores hagan su trabajo como gestores y que se evalúe constantemente el desempeño, conducta y ética. 1.16. Consultar el personal docente y administrativo para enriquecer su contenido afín de adaptarse a la nueva existencia que cada momento se modifica. 1.17. Dar a conocer el código de ética y conducta. Departamento de recursos humanos. 1.18. Transparentar las evaluaciones de desempeño, evitar ser juez y parte en dichas evaluaciones. 1.19. Crear congruencia entre la descripción de puestos y la actividad diaria de las áreas. 1.20. Contar con actividades de integración y trabajo en equipo por parte de la dirección y planta docente. 1.21. Incentivar a personal. 1.22. Hacer uso y respetar los lineamientos. 1.23. Mejorar canales de comunicación. 1.24. Poner más énfasis en las tareas y responsabilidades de manera personal 1.25. Reforzar las capacitaciones al personal. 1.26. Aprovechar más los recursos en beneficio de la institución.
COMPONENTE 2.- ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
2.1. Consultar al personal para mejorar las acciones a ejecutar acorde al nuevo tiempo. 2.2. Consultar al personal para prevenir riesgos en un tiempo futuro. 2.3. Consultar al personal para tomar en cuenta sus ideas sobre el tema. 2.4. Continuar con acciones para la prevención de enfermedades transmitidas por vectores y prevención de enfermedades causadas por tabaco. 2.5. Controles más detallados en acciones como gastos/compras de la institución. 2.6. Abrir mecanismo de quejas y denuncias. 2.7. Difundir las medidas para evitar riesgos 2.8. Hacer reuniones de carácter informativo 2.9. Hacer saber a todos los involucrados de la importancia de hacer bien el trabajo y hacerlo en equipo. 2.10. Mantener informada a la comunidad universitaria de los resultados obtenidos en para el cumplimiento de objetivos y de esta formar fomentar el compromiso y la integración de equipos de trabajo. 2.11. Mantener informada y actualizada a la toda la comunidad universitaria en el diario quehacer que fomente el compromiso institucional a todos los niveles para el alcance de objetivos. 2.12. Revisar y sustituir equipos de aire acondicionado y calefacción, en climas extremos 2.13. Sugiero que de aviso anticipado para caso de situación meteorológica en invierno sobre todo. 2.14. Talleres que permitan concientizarnos que la corrupción no sólo es robar efectivo, sino el desperdicio, la pérdida de tiempo en horas de trabajo y el uso de medios de la universidad para cuestión personal también son corrupción. Corresponde a recursos humanos.
COMPONENTE 3.- ACTIVIDADES DE CONTROL
CONTROL INTERNO
IV. COMENTARIOS
AMBIENTE DE CONTROL
Si no se hacen cargo de mejorar, vendrá una crisis más fuerte. Sugiero que se cree en la universidad la defensoría del derecho universitario para la protección del empleado. Crear una efectiva comunicación interna en favor de la institución y crear congruencia entre lo establecido en los documentos de apoyo y el diario actuar de nuestras funciones, para el logro de objetivos y un crecimiento institucional. Realizar con mayor frecuencia este tipo de cuestionamientos para saber que se nos toma en cuenta en nuestro trabajo Falta concientizar más al personal en base a cargos asignados de cada uno. En nuestra universidad no cuenta la experiencia ni el compromiso. Hay mucha gente, entre ellos algunos directores, que no hacen nada. Creo que se tiene el reto de hacer una universidad transparente. Aquí cada uno tiene sus responsabilidades y se cumplen en su tiempo y forma.
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
En la Universidad se tiene un ambiente y filosofía de su personal en el que no se manifiesta un ambiente de corrupción. Los documentos y procedimientos de apoyo existen, sin embargo hace falta una adecuada y oportuna comunicación institucional. Falta de mayor comunicación entre el sistema operativo y directivo. No existen mecanismos efectivos de comunicación interna. Existen irregularidades en departamentos. Difundir a todos los niveles la información. Que se trate a los empleados como adultos, no como niños de primaria. Que se nos las herramientas necesarias para conocer los riegos de corrupción y la adaptabilidad a los cambios a través de cursos, talleres, etc. Sugiero que avise a tiempo sobre los riesgos para evitar situaciones lamentables.
ACTIVIDADES DE CONTROL
Se requiere mayor comunicación. Siendo una universidad que se actualiza con la nueva tecnología constantemente, se requiere actuar y capacitar al personal para estar al día. No hay un sistema general institucional. Hay discrecionalidad para dar licencias solo a algunos para ingreso a ciertas páginas. No tenemos clara una política de uso de las TIC’S institucionales. Poca capacitación al respecto. Existen los documentos y procedimientos, considero es necesario reforzar el accionar de los
CONTROL INTERNO
mismos a favor institucional.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Reforzar la comunicación interna. Existe una gran área de oportunidad para mejorar el uso de información y su adecuada divulgación de manera interna principalmente. Esto favorecería al cumplimiento de objetivos. Los canales de comunicación son los adecuados pero lo que no es muy asertivo es los tiempos que tarde los directivos o administración es darlos a conocer ya que a veces son burocráticos.
SUPERVISIÓN
Falta de participación del personal para las mejoras del control de calidad. En mi área contaba con un sello en mal estado, se nos hizo una auditoria interna y se nos observó lo del sello y de inmediato se compró el sello, que solicitamos desde hace mucho tiempo. A lo que voy tiene que haber una revisión para que te hagan caso. Qué bueno que existen estos canales de comunicación para poder exponer nuestras inquietudes. Espero que esto no traiga consecuencias negativas a nuestro diario qué hacer en la universidad y podamos mejorar notablemente. Se puede tomar en consideración las mejoras propuestas por el personal operativo quién conoce y vive los servicios otorgados a nuestros clientes. Retroalimentarnos de las acciones que se vayan a realizar.
V. RECOMENDACIONES
La calificación global en la Universidad Tecnológica de Coahuila (UTC) de 85.27% fue calificado como "Muy Buena", por arriba del nivel mínimo aceptable que es 60%, el cual es susceptible de mejoras, por lo que a continuación se mencionan las recomendaciones generales por nivel de responsabilidad para su consideración:
NIVEL ESTRATEGICO
Aún y cuando el nivel de cumplimiento arrojado como resultado de las autoevaluaciones por parte de los servidores públicos entra en la categoría de “Muy bueno”, es importante que el Titular de la Institución:
CONTROL INTERNO
NIVEL OPERATIVO
Que el personal de nivel operativo, sea partícipe de las acciones en materia de control interno, aplicando las políticas y procedimientos que se han establecido para la operación de cada uno de los procesos e informar sobre posibles acciones de mejora continua que puedan hacer más eficientes las operaciones y por ende a la Institución.
Así mismo, es importante aplicar en el quehacer cotidiano los valores que distinguen a la Administración Pública Estatal, los cuales se establecen en el Código de Ética y Conducta para los servidores públicos del Poder Ejecutivo del Estado de Coahuila de Zaragoza y en su caso reportar cualquier conducta contraria a este.
VI. CONCLUSIÓN
Con base en la Norma General de Control Interno Capítulo IV Evaluación para el Fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional Sección III, se deberá llevar a cabo la integración y seguimiento del Programa de Trabajo de Control Interno (PTCI), considerando los resultados obtenidos en cada uno de los componentes y principios, para determinar las acciones necesarias a implementar en materia de control interno, así como aquellas deficiencias u oportunidades detectadas por otras fuentes.