Tema 1.- El archivo. Concepto y finalidad
Clases de archivos
• Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto.
• Por su contenido: público o privado.
• Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o
definitivo.
• Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico.
Sistemas de registro y clasificación de documentos
• Alfabético.
• Numérico.
• Alfanumérico.
• Temático.
• Geográfico.
• Cronológico.
• Otros.
Mantenimiento del archivo físico
• Recursos materiales.
• Infraestructura de archivo.
Mantenimiento del archivo informático
• Métodos.
• Unidades de conservación.
Planificación de un archivo de gestión de la documentación
• Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad, para
fijar la estructura de archivo más adecuada.
• Determinación de contenidos y tipo de documentos a archivar.
• Sistemas de registro y codificación a implantar.
• Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones del
personal.
• Definición de las formas de acceso al archivo.
• Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica:
destrucción archivo definitivo.
• Elaboración del Manual de Archivo, atendiendo a la normativa vigente,
en relación con la calidad, uso y conservación de archivos.
• Comunicación a los empleados los procedimientos de acceso.
Los flujogramas en la representación de procedimientos y procesos
