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Gestión de proyectos
Gestión de proyectos
Introducción
Definición de proyecto Gestión de proyectos Fases en la gestión de proyectos
Fase de creación y planificación
Especificaciones del proyecto Definición del calendario del proyecto Definición del esquema del proyecto Determinación de las características de cada actividad Localización de hitos o puntos clave de control Búsqueda de dependencias entre actividades Determinación de los recursos que participarán en el proyecto Revisión y análisis crítico del proyecto Fase de seguimiento y control
Creación de un plan de referencia Recolección de datos reales Análisis del seguimiento del plan original Fase de comunicación
Informes para la dirección Informes para el responsable del proyecto Informes para los recursos Informes para el cliente Análisis cuantitativo de tiempos
Introducción a los métodos de cálculo Conceptos y definiciones
Duración del proyecto Camino Inicio mínimo Fin mínimo Inicio máximo Fin máximo Margen libre Margen total Camino crítico Métodos de cálculo
Diagrama de Gantt
Características Método constructivo Cálculos Ejemplo Diagrama Pert
Características Método constructivo Cálculos Ejemplo Diagrama Roy
Características Método constructivo Cálculos Ejemplo Nivelación de recursos
Definción Metodología Ejemplo
realizar estas tareas, un proyecto se puede dividir en las siguientes
fases:
- Fase de creación y planificación del proyecto
- Fase de seguimiento y control del proyecto
- Fase de comunicación del proyecto
Las fases de planificación y control tienen lugar en etapas distintas de la vida del proyecto, mientras que la comunicación tienen lugar durante toda la vida del proyecto.
Creación y planificación
Procesos en la planificación del proyecto:
- Especificaciones del proyecto
- Definición del calendario del proyecto
- Definición del esquema del proyecto
- Determinación de las características de cada actividad
- Localización de hitos o puntos claves de control
- Búsqueda de dependencias entre actividades
- Determinación de los recursos que participarán en el proyecto
- Revisión y análisis crítico del proyecto
Especificaciones del proyecto:
- Descripción y objetivos del proyecto
- Fecha de finalización
- (^) Productos que se obtendrán con el proyecto
- Recursos que se utilizarán
Una correcta y detallada definición del proyecto es imprescindible para una correcta planificación. Si existen imprecisiones en la definición del proyecto, éstas se reflejarán en la planificación, que dejará de tener utilidad como herramienta para una adecuada gestión del proyecto.
Definición del calendario del proyecto
- Horarios y turnos de trabajo
- Días festivos
- Períodos vacacionales
Es imprescindible asegurarse de que el número de horas disponibles entre la fecha de inicio y final de proyecto es igual al número de horas necesario para realizar el proyecto.
Definición del esquema del proyecto - Análisis descendente
- División del proyecto en fases
- División de las fases en actividades
- División reiterada de las actividades hasta llegar a las actividades elementales
El final del proceso de división de las actividades en actividades elementales vendrá determinado por el grado de control que se vaya a tener sobre cada actividad durante la gestión del proyecto. Por ejempo, si una actividad se subcontrata no tiene sentido dividirla en actividades menores, ya que el subcontratista será el responsable de la gestión de esa parte del proyecto.
Determinación de las características de cada actividad
- Definición de las características de cada actividad
- Cálculo del número de horas necesarias para llevarla a cabo. Se pueden utilizar
dos estrategias:
- Calcular el número de horas por unidad de recurso. En tal caso,
la duración de la tarea se determinará cuando se le asignen los
recursos que la llevan a cabo.
- Calcular el número de horas teniendo en cuenta qué recursos se
utilizarán. Si se modifican los recursos asignados, es necesario
recalcular la duración.
- Determinación de fechas específicas que puedan afectar a la actividad
- Determinación de cómo se verá afectada la actividad por la existencia de
festivos, la asignación de recursos adicionales o la realización de horas
extraordinarias.
Consideraremos un recurso a toda persona, empresa, instrumento o material necesario para llevar a cabo una actividad.
Revisión y análisis crítico del proyecto
- Resolución de conflictos de programación
- Resolución de conflictos de recurso
- Verificación de plazos con proveedores y subcontratistas
- Verificación de plazos con departamentos implicados
- Análisis crítico: búsqueda de posibilidades de optimización
Al terminar esta fase se dispondrá de la planificación que servirá de referencia para el desarrollo del proyecto.
Seguimiento y control
El seguimiento persigue que el proyecto se ajuste a la planificación
inicial. Requiere:
- Creación de un plan de referencia
- Recolección de datos reales
- Análisis del seguimiento del plan original
Creación de un plan de referencia
- Es la planificación del proyecto que se considera definitiva antes de
empezar a ejecutar el proyecto
- Se utiliza para comparar la evolución del proyecto real con la evolución que se
esperaba
Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es necesario crear un nuevo plan de referencia, más próximo a la realidad del proyecto.
Recolección de datos reales
- Determinación de la periodicidad del seguimiento. Podrá ser diario,
semanal, quincenal o mensual, en función de la duración y naturaleza de las
actividades.
- Distintas actividades pueden requerir una periodicidad del
seguimiento diferente
- Determinación de la información a reoger para cada actividad. La más
habitual es:
- Fecha de inicio y finalización real
- Tiempo que falta para completar las actividades iniciadas
- Recursos utilizados y gastos reales
Es importante que la información recogida sea fiable y verificable, para asegurar el control del proyecto.
Análisis del seguimiento del plan original
- Realimentación de la programación con valores reales para obtener una
planificación que incorpore el estado real del proyecto
- Comprobación de la utilización de los recursos. La existencia de desviaciones
puede revelar una subestimación de las necesidades reales de recursos del
proyecto y requerir el recálculo del proyecto para obtener un nuevo presupuesto
más ajustado a la realidad.
- Comparación de la planificación basada en valores reales con el plan original
- Determinación de los ajustes a realizar para corregir las desviaciones en la
programación y en los recursos
Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es necesario crear un nuevo plan de referencia, más próximo a la realidad del proyecto.
Comunicación
El objetivo de la comunicación es mantener informados a todos los
participantes de la evolución del proyecto, así como intercambiar
información y opiniones sobre su marcha. La comunicación se
Análisis cuantitativo de tiempos
- Introducción a los métodos de cálculo
- (^) Conceptos y definiciones
- Métodos de cálculo
Introducción a los métodos de cálculo
Para poder realizar correctamente la planificación, el análisis y el
seguimiento del proyecto, es imprescincible conocer:
- Duración del proyecto.
- Fechas de inicio y final de cada una de las actividades.
- Qué consecuencias tendrá sobre el proyecto el retraso de una actividad (margen
libre y total).
Esta información se obtiene a partir de las duraciones de las tareas y las relaciones de dependencia que existen entre ellas, pero los cálculos a realizar no son triviales ni inmediatos. Todos los métodos manuales de cálculo de proyectos que veremos se apoyan en la realización de algún tipo de gráfico.
Conceptos y definiciones
El análisis cuantitativo (o sea, el cálculo) de un proyecto, exige
determinar una serie de valores. Estos valores nos proporcionarán
una imagen detallada del proyecto y serán de gran ayuda para
mejorar la planificación y facilitar el control del mismo. A
continuación se detallan los valores que se han de calcular, junto a
una serie de conceptos que nos ayudarán a comprender su
significado e importancia.
- Duración del proyecto
- Camino
- Inicio mínimo (im)
- Fin mínimo (fm)
- Inicio máximo (IM)
- Fin máximo (FM)
- Margen libre (ML)
- Margen total (MT)
- Camino crítico
Conceptos y definiciones - Duración
La duración del proyecto es el número de unidades de tiempo (horas,
días, semanas, meses...) necesarias para llevar a cabo el proyecto.
- La duración del proyecto depende de la duración de cada una de las tareas y
de las relaciones de dependencia que existan entre ellas.
- Dada una fecha de inicio, la duración del proyecto NO nos proporciona
directamente la fecha de finalización del proyecto. Para conocer la fecha de
finalización es necesario utilizar el calendario del proyecto y el de cada uno de
los recursos que participan.
Consideremos, por ejemplo, un proyecto de las siguientes
características:
- Una duración de tres días.
- Los recursos humanos que intervienen no trabajan los fines de semana.
Según los calendarios mostrados más abajo, si el proyecto se inicia el miércoles 9, la fecha de finalización será el viernes 11, o sea, el proyecto se ejecutará en tres días. Sin embargo, si el proyecto se inicia el jueves 10, el día de finalización será el lunes 14, ya que no se dispondrá de recursos para trabajar en el proyecto los días 12 y 13, por lo que la ejecución del proyecto requerirá, en términos de calendario , cinco días.
Conceptos y definiciones - Camino
Los caminos del proyecto son todas y cada una de las secuencias de
tareas vinculadas entre sí por relaciones de dependencia.
Supongamos un proyecto formado por cinco tareas, identificadas mediante las letras A a F, y que presentan las relaciones de dependencia Fin- Inicio indicadas en la tabla de la derecha. La primera columna contiene las tareas del proyecto y la segunda sus predecesoras, o sea, las tareas de
Tarea Predec.
A
de una o más tareas (dependerá de la estructura del proyecto) predecesoras de la
tarea considerada.
- El inicio mínimo de una tarea viene determinado por el mayor fin mínimo (fm)
de sus predecesoras.
Si las tareas j son predecesoras de la tarea i , entonces:
im (^) i = Max(fm (^) j)
Conceptos y definiciones - Fin mínimo
Es el tiempo mínimo que tiene que pasar desde el inicio del proyecto
para poder finalizar una determinada tarea, en el caso de que no se
hayan producido retrasos en la misma ni en las tareas de las que
depende. O sea, es lo más pronto que puede finalizarse una tarea.
- Cuando se calcula el fin mínimo de una tarea se obtiene un valor numérico
expresado en las unidades de tiempo del proyecto. Para poder convertir ese
valor en una fecha es necesario utilizar el calendario del proyecto.
- Conocido el inicio mínimo de una tarea y su duración, el fín mínimo se calcula
sumando la duración al inicio mínimo.
Sea im (^) i el inicio mínimo de la tarea i , y d (^) i su duración. El fin mínimo ( fm (^) i ) viene dado por:
fm (^) i = imi + d (^) i
Conceptos y definiciones - Inicio máximo
Es el tiempo que, como máximo, puede pasar desde el inicio del
proyecto hasta el inicio de una tarea sin que se produzca un
incremento en la duración del proyecto. O sea, es lo más tarde que
puede iniciarse una tarea.
- Cuando se calcula el inicio máximo de una tarea se obtiene un valor
numérico expresado en las unidades de tiempo del proyecto. Para poder
convertir ese valor en una fecha es necesario utilizar el calendario del
proyecto.
- (^) Conocido el fin máximo de una tarea y su duración, el inicio máximo se calcula
restando la duración al fin máximo.
Sea FM (^) i el fin máximo de la tarea i , y d (^) i su duración. El inicio máximo ( IM (^) i ) viene dado por:
IMi = FMi - d (^) i
Conceptos y definiciones - Fin máximo
Es el tiempo que, como máximo, puede pasar desde el inicio del
proyecto hasta la finalización de una tarea sin que se produzca un
incremento en la duración del proyecto. O sea, es lo más tarde que
puede finalizar una tarea.
- Cuando se calcula el fin máximo de una tarea se obtiene un valor numérico
expresado en las unidades de tiempo del proyecto. Para poder convertir ese
valor en una fecha es necesario utilizar el calendario del proyecto.
- Si una tarea finaliza después de su fin máximo, aunque las tareas sucesoras de la
misma se ejecuten sin retrasos, la finalización del proyecto sufrirá un retraso.
- El fin máximo de una tarea viene determinado por el menor inicio máximo de
sus sucesoras.
Si las tareas j son sucesoras de la tarea i , entonces:
FM (^) i = Min(IM (^) j)
Conceptos y definiciones - Margen libre
Es el margen de retraso del que dispone una tarea (o sea, lo que
puede retrasarse su inicio o finalización) sin que afecte a los inicios
mínimos de las tareas sucesoras.
- El margen libre de una tarea puede calcularse como la diferencia entre el
menor inicio mínimo de sus sucesoras y su fin mínimo.
Si las tareas j son sucesoras de la tarea i, entonces:
M (^) Li = Min(imj) - fm (^) i
Conceptos y definiciones - Margen total
Es el margen de retraso del que dispone una tarea (o sea, lo que
puede retrasarse su inicio o finalización) sin que afecte a la duración
del proyecto.
Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt consiste en una representación gráfica sobre
dos ejes; en el vertical se disponen las tareas del proyecto y en el
horizontal se representa el tiempo.
- Características
- Método constructivo
- Cálculos
- Ejemplo
Diagrama de Gantt - Características
- Cada actividad se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud
indica su duración; la altura carece de significado.
- La posición de cada bloque en el diagrama indica los instantes de inicio y
finalización de las tareas a que corresponden.
- (^) Los bloques correspondientes a tareas del camino crítico acostumbran a
rellenarse en otro color (en el caso del ejemplo, en rojo).
Tarea Predec. Duración
A - 2 B A 3 C - 2 D C 3
E
DII+
F
B FI-
G
D, E, F
H
G FF
Diagrama de Gantt - Método constructivo
Para construir un diagrama de Gantt se han de seguir los siguientes
pasos
- Dibujar los ejes horizontal y vertical.
- Escribir los nombres de las tareas sobre el eje vertical.
- (^) En primer lugar se dibujan los bloques correspondientes a las tareas que no
tienen predecesoras. Se situan de manera que el lado izquierdo de los bloques
coincida con el instante cero del proyecto (su inicio).
- A continuación, se dibujan los bloque correspondientes a las tareas que sólo
dependen de las tareas ya introducidas en el diagrama. Se repite este punto hasta
haber dibujado todas las tareas. En este proceso se han de tener en cuenta las
consideraciones siguientes:
- Las dependencias fin-inicio se representan alineando el final del bloque de la
tarea predecesora con el inicio del bloque de la tarea dependiente.
- Las dependencias final-final se representan alineando los finales de los
bloques de las tareas predecesora y dependiente.
3 C - 2 D C 3 E
D II+
F
B FI-
G
D, E, F
H
GFF
Seguidamente, se han de buscar todas las tareas que tienen como predecesoras a las ya introducidas en el diagrama. En el caso de las relaciones fin-inicio, como en las tareas B y D, los rectángulos que las representan deben tener su origen en la vertical del final de las tareas de las que dependen.
Tarea Predec. Duración
A - 2 B A 3 C - 2 D C
E
D II+
F
B FI-
G
D, E, F
H
GFF
Continuamos el proceso para cada tarea que tenga como única predecesora alguna de las ya dibujadas en el gráfico. Obsérvese que el inicio de E depende del inicio de D con retardo, por lo que se han de alinear los inicios de ambas tareas y desplazar E a la derecha para introducir el retardo correspondiente. En el caso de F la relación es fin-inicio y el retardo negativo, por lo que F se debe desplazar hacia la izquierda.
Tarea Predec. Duración
A - 2 B A 3 C - 2 D C 3 E
DII+
