DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS, Diapositivas de Informática

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Lic. María Teresa Betancour Guerrero 2020

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

En concordancia con la NTP 392.030-2:

Temario Evita la pérdida de información Acceso simultaneo Mejora de la productividad Favorece a la conservación I UNIDAD GENERALIDADES II UNIDAD REQUISITOS GENERALES III UNIDAD REQUISITOS TÉCNICOS IV UNIDAD REQUISITOS LEGALES V UNIDAD EVALUACIÓN DEL SISTEMA

Un documento se copia en promedio 19 veces, sin ningún tipo de control. Sabias que… Fuente: Molina, C. en la tesis Propuesta Técnico-Normativa para la aplicación Idónea y masificación de la Gestión Documental con valor legal para Entidades Públicas del Perú 2016, p. El 19% de los documentos impresos se malgastan. El 96% de los documentos críticos circula en papel. Cada año una empresa de 1,000 empleados imprime 9 millones de páginas, realiza 4 millones de fotocopias, (…), y pasa 81,700 horas haciendo circular documentos de una oficina a otra.

¿Qué es la Digitalización? Evita la pérdida de información Acceso simultaneo Mejora de la productividad Favorece a la E s u n p r o c e s o^ conservación t e c n o l ó g i c o q u e p e r m i t e c o n v e r t i r u n d o c u m e n t o f í s i c o e n f o r m a t o p a p e l e n u n a i m a g e n d i g i t a l , f a c i l i t a n d o d e e s a f o r m a s u a c c e s i b i l i d a d y a l a v e z p r e s e r v a r l o s d e a g e n t e s q u e p u e d e n p o n e r e n r i e s g o s u i n t e g r i d a d

I UNIDAD

G e n e r a l i d a d e s

NTP 392.030-2:2015. Microformas

Marco Normativo Legal y Técnico Decreto Legislativo N° 681. Normas que regulan el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información tanto respecto de la elaborada en forma convencional como la producida por procedimientos informáticos en computadoras. Ley N° 26612 – Modifican el Decreto Legislativo N° 681. Decreto Legislativo N° 827 – Amplían los alcances del Decreto Legislativo N° 681. Ley N° 27323 – Modifica el Decreto Legislativo N° 26126. Ley N° 28186 – Ley que establece los alcances del Decreto Legislativo N° 681. Decreto Supremo N° 009 - 92 - JUS. Reglamento del Decreto Legislativo N° 681. Decreto Supremo N° 001 - 2000 - JUS – Aprueban ampliación al Reglamento Decreto Legislativo N° 681 Decreto Supremo N° 013 - 2016 - JUS. Modifica el reglamento del Decreto Legislativo N° 681. Ley N° 27269. Ley de Firmas y Certificados Digitales, reglamento y modificatorias. Decreto Supremo N° 052 - 2008 - PCM. Reglamento de la Ley N° 27269 NTP 392. 030 - 2 2015. MICROFORMAS. Requisitos para las organizaciones que administran sistemas de producción y almacenamiento. Parte 2 : Medios de archivo electrónico.

Objeto de la NTP 393.030-2: Establecer los requisitos que deben cumplir las organizaciones que administran Sistemas de Producción y Almacenamiento de Microformas en medios de archivo electrónico, según corresponda

Aplica para:

• Establecer idoneidad técnica de los Sistemas de Producción y Almacenamiento de Microformas que administran las organizaciones autoras o propietarias de documentos de archivo y de los administrados por las empresas especializadas contratadas para proveer dichos servicios. No aplica para:
• Certificación de: software de digitalización, software de firmas digitales, sistemas de seguridad de la información, ni la acreditación de organizaciones proveedoras de servicios de valor añadido. Campo de Aplicación

5. Requisitos Generales 5.1 Manual del Sistema de Producción y Almacenamiento de Microformas 5.2 Constitución Legal 5.3 Organización y Funciones 5.4 Confidencialidad e Idoneidad del Personal 5.5 Sistema de Producción y Almacenamiento de Microformas 5.6 Contratación de servicios de producción 5.7 Contratación de servicios de almacenamiento de microformas 5.8 Servicio de intermediación digital en la producción de microformas 6. Requisitos Técnicos 6.1 Proceso de generación de documentos de archivo 6.2 Calidad y legibilidad de los documentos de archivo 6.3 Líneas de producción de microformas 6.4 Proceso de preparación de documentos 6.5 Proceso de captura de imágenes 6.6 Proceso de indización 6.7 Proceso de digitalización 6.8 Sistema de Seguridad 6.9 Periodo de conservación de las microformas 6.10 Requisitos medio de soporte de archivo electrónico 6.11 Medios de soporte del software de digitalización 6.12 Proceso de grabación 6.13 Rotulado de las microformas 6.14 Microformas originales 6.15 Microformas copia 6.16 Reproducción a partir de las microformas 6.17 Intervención de los representantes de la fe pública 6.18 Intermediación Digital 6.19 Almacenamiento 6.20 Transmisión telemática 6.21 Eliminación de documentos de archivo **7. Formatos del Sistema

8. Registros y Archivos
9. Evaluación del Sistema Estructura de la NTP 392.030-2: 2015**

Proceso de Producción y Almacenamiento según la NTP 392.030-2: Proceso de generación de documentos Proceso de Captura de Imágenes Proceso de Indización Proceso de Digitalización Proceso de Grabación Control de Calidad Control de Calidad Almacenamiento

Documentos de archivo Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por la entidad en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. Documento electrónico Unidades estructuradas de información registrada, publicada o no, susceptible de ser generada, clasificada, gestionada, transmitida, procesada o conservada por una persona o la entidad de acuerdo a sus requisitos funcionales, utilizando sistemas informáticos. Términos y Definiciones

Legibilidad Aptitud de una imagen para ser interpretada, o leída rápida e inequívocamente, identificando y distinguiendo elementos, individuales, series o conjuntos. (letras, números, trazos, líneas, objetos). Integridad Característica que indica que un documento electrónico no ha sido alterado desde la transmisión por el emisor hasta su recepción por el destinatario. Para documentos en soporte papel, la integridad corresponde al documento completo en toda la extensión (folios). Términos y Definiciones

Imagen Representación visual por apropiados medios de un apropiado receptor (pantalla, superficie fotosensible, etc.) de un objeto o de un dato correspondiente a dicho objeto. Imagen electrónica Representación de un documento sobre un soporte de almacenamiento digital. Nombre Entidad: Serie Documental: Código del Disco: Acta de Cierre: Fedatario Juramentado: Ejemplar: Original o Copia Fecha de Grabación: Objeto Filtro infrarrojo Imagen Lente Sensor Pantalla Términos y Definiciones

Microforma Un término genérico para cualquier medio que contiene imágenes (Fuente: NTP 392.030-2:2015) Imagen (…) digitalizada de un documento, que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo, (…) mediante un proceso (…), informático, (…) de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la ayuda de equipos visores (…); y pueda ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original (Fuente: D. Leg N° 681 mod. Ley 26612) Términos y Definiciones