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DUCUMENTACION MERCANTIL
Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad. Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad. Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos. CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial se puede utilizar para: · Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad. · Probar un hecho desde el punto de vista legal. Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo. Por tal importancia estos documentos son clasificados en:
- Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.
- Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.
A continuación se presenta todos los documentos mercantiles utilizados en la práctica de la contabilidad.
LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o jurídica dirigida a otra persona también natural o jurídica, con el objeto de exigir que ésta efectué el pago de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable. MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO Las modalidades de giro pueden variar según el país donde se practique la contabilidad, pero los principios siguen las modalidades de: · A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar el mismo día de su giro o cualquier otro día para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta práctica. · A días o meses vista. Esta modalidad tiene la característica de que el plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptación de la letra, es decir la fecha en que "a visto" el aceptante y firmado el compromiso de pagaría. · A días o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde la fecha en que la letra fue girada. En este caso se cuentan los días conforme al año civil, es decir computando los días que tiene cada mes.
El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago. Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a instrumento público mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción. El pagaré se diferencia de la letra de cambio por: Incluir la estipulación de intereses ordinarios y penales. No pueden ser girado a la vista sino: A días o meses fecha. A fecha fija. Los pagarés pueden ser de diferentes tipos:
- Simple o a sola firma. Este tipo de pagaré está firmado solamente por el deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligación a la fecha de vencimiento.
- Con garantía personal. Este tipo de pagaré establece que cuando existe la garantía de otra persona quien en forma solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la obligación en la fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor.
- Con garantía prendaria. Este tipo de pagaré garantiza la deuda con una prenda que puede ser vehículos, joyas, títulos de propiedad, etc.
- Con garantía hipotecaria. Este tipo de pagaré es utilizado en casos de que exista una garantía hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para recuperar el valor de crédito si no fue satisfecha la obligación en la fecha de vencimiento.
- Mixto. Este tipo de pagaré es utilizado cuando existe la combinación de las garantías mencionadas. Como por ejemplo: el crédito se otorgue con garantías personales y prendarias. FORMATO DE UN PAGARE El formato de un pagaré puede tomar el siguiente modelo: Para el llenado del pagaré se procede de la siguiente manera:
- Importe en cantidad de la deuda.
- Nombre completo del deudor.
- Fecha de vencimiento de la obligación.
- Nombre del beneficiario o acreedor.
- Importe literal.
- El porcentaje de interés ordinario.
- El porcentaje de interés penal en caso de mora.
- Nombre del garante.
- Fecha de emisión del pagaré.
- Firma del deudor.
- Firma del garante.
EL CHEQUE
En la emisión de cheuqes se deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Cantidad en cifras.
- Fecha de emisión del cheque.
- Nombre del beneficiario.
- Cantidad en letras.
- Firma del girador o librador.
- Número del cheque.
- La clave o número de cuenta.
EL RECIBO
El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago. Existen varios tipos de recibos, entr las más importantes tenemos los recibos de: · RECIBO DE CAJA DE INGRESO Es un documento que se emite para respaldar la recepción de efectivo o cheque por ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores. El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente estructura:
El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente estructura: Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad. La emisión se efectúa de la siguiente forma:
- Importe en numeral.
- Nombre del beneficiario a quién se paga el efectivo.
- Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
- Una breve descripción del pago.
- Lugar y fecha de emisión.
- Firma del cajero en señal de haber pagado conforme.
- Firma del beneficiario. RECIBO DE ALQUILER Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueño de casa, por el dinero que recibe del inquilino.
El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo: RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de haber recibido una determinada cantidad de dinero dentro una transacción realizada a alguna cuenta corriente o caja de ahorros de la empresa. Estos fondos son de libre disponibilidad del depositante, quien puede retirar en forma parcial o total mediante el giro de cheques o a través de cajeros automáticos que todos los bancos tiene este servicio. RECIBO DE DEPOSITO A PLAZO FIJO
La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un vendedor al comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle de los bienes y servicios vendidos, precios y condiciones.La factura representa para el adquiriente la prueba de propiedad de lo bienes o servicios comprados, desde el punto de vista contable esto permite: Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una cuenta por cobrar para el vendedor. · Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que respalda el nacimiento de una obligación, para el comprador. Se utiliza para fines estadísticos y para el control del movimiento de las mercaderías y cuentas por cobrar.
EL VALE
Un vale es un documento comercial, para pagar un producto, ya sea bien o servicio. Puede representar el pago total o parcial (descuento inmediato en el momento de la compra por la cantidad que aparece en el vale). Lo más habitual es que los establecimientos comerciales proporcionen vales a sus clientes para fidelizarlos. También sirve para darse a conocer a clientes nuevos, ofreciéndoles un artículo más barato o gratuito. En otros casos forma parte del proceso de devolución, el comercioextiende un vale que permite cambiar un producto adquirido por otro en un tiempo futuro. Por último, el vocablo vale se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa. Cuando un empleado toma dinero para comprar algún material o artículos que no haya en existencia en la empresa, o porque desea un adelanto sobre su salario, se llena un «vale de caja». Este vale contiene: Fecha Cantidad (en número y letra) Especificación clara sobre el concepto Rúbrica de autorización Firma de la persona que recibe el dinero El vale es una oferta de reducción del precio final del artículo que puede estar patrocinado por el fabricante o por el minorista.
NOTA DE ABONO
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. Función de la Nota de Débito Es el documento que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc. En qué casos se usa la Nota de Débito En los bancos : Cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior. En los comercios : Cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc. Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta un importe determinado , emite una Nota de Débito. Las causas que generan su emisión pueden ser: Error en menos en la facturación. Intereses. Gastos por fletes. Gastos bancarios, etc. Datos Obligatorios de la Nota de Débito Número de cliente, nombre y apellido, hacer referencia a una factura, numeración, importe, cantidad que devuelves, importe total. Cuál es la información básica que debe tener la Nota de Débito Las notas de débito deben contener información del emisor, de los costos, gastos o intereses, del comprobante de venta al que hace referencia e identificación de quien la recibe; así como los datos de la autorización y de su caducidad. Los elementos mínimos son los que se detallan a continuación.
NOTA DE CREDITO
Documento que se utiliza para anular facturas Empieza a emitir notas de crédito cuando lo necesites usando Debitoor. Es muy fácil y sencillo. Una nota de crédito es un documento legal que se utiliza en transacciones de compras y ventas donde interviene un descuento posterior a la emisión de la factura, una anulación total, un cobro de un gasto incurrido de más, devolución de bienes. Es un comprobante que una empresa envía a su cliente para acreditar la devolución de un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Ejemplo La empresa A envía una factura a B. B contacta con A, dado que, la factura es errónea y no había contratado el servicio completo. A, una vez de acuerdo con B, envía una nota de crédito a B con el importe de la anulación de la factura original. Rectifica facturas con notas de crédito Como bien establece la ley, queda prohibido eliminar facturas emitidas, por ello, cuando cometas un error en una factura, crea una nota de crédito por el valor de la factura en negativo.
