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CASOS PRACTICOS
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO (COSO)
OBJETIVOS:
Comprender, por medio de un caso práctico y discutiendo en un grupo de trabajo, en que consiste cada uno de los componentes del control interno que describe el Informe COSO METODOLOGÍA: En cada uno de los casos propuestos, relacionados con los componentes del control interno (COSO), cada equipo deberá discutir cual de las decisiones propuestas adoptaría, justificar el porqué, y realizar un orden de prelación (de mejor a peor decisión) entre las mismas.
Usted acaba de asumir como Gerente General de una Organización Financiera. Luego de una toma de conocimiento de la situación de la empresa, detecta la falta de una estructura organizacional definida, la inexistencia de manuales de procedimientos (existen solo procedimientos aislados que son incluso confusos y contradictorios), y no existe un plan de organización ni objetivos de largo plazo. No obstante, la situación del mercado hace que la compañía lleve dos años consecutivos dando utilidades y si bien hay una creencia generalizada en la Direccción de que todo “funciona como debiera”, usted esta convencido que las utilidades se convertirán en perdidas tan pronto como se revierta la situación de mercado (corto plazo). Su incorporación como Gerente General se debió a la jubilación ordinaria de su antecesor y fue el resultado de una búsqueda en el mercado laboral de la que usted resultó seleccionado por sus antecedentes. En su primera reunión ante el consejo de administración se le realiza el comentario: “... ¿encontró las cosas bien, verdad...? ¿Qué respondería?
- Por supuesto que si, se vienen realizando adecuadamente las cosas. Creo que este año volveremos a tener utilidades.
- Las cosas son adecuadas, no obstante luego de analizar un poco mas la situación presentaré un plan de acción.
- No quisiera anticipar una opinión por cuanto hace muy poco que me he hecho cargo del puesto. No obstante, me pondré a trabajar ya mismo en un plan de organización para los próximos años, por cuanto entiendo que la situación de mercado favorable es solo transitoria.
- Las utilidades de estos dos últimos años parecen demostrarlo. Igualmente entiendo que deberíamos planificar adecuadamente el mediano y largo plazo.
Usted es el Gerente de Sistemas del Banco Municipal de los Pobres S.A., entidad financiera destinada a financiar micro emprendimientos productivos de personas de escasos recursos. La Gerencia General le ha impuesto que reduzca su presupuesto anual en un 1 5%. Usted sabe que anualmente un costo muy importante de su área es la capacitación de su personal y que reduciendo la misma podría alcanzar fácilmente ese porcentaje. No obstane, sabe también que esto tendría graves consecuencias a largo plazo para la sociedad, por la desactualizacion tecnológica del personal. ¿Qué hace?
- Sabe que reducir la capacitación esta bien visto por el Gerente General, dado que se trata de una persona idónea pero sin estudios universitarios. Decide entonces reducir la capacitación parcialmente y limitarla solamente al personal estratégico.
- Busca capacitación económica – que sabe no será de utilidad – para cubrir las formas y reducir los costos.
- Decide no reducir la capacitación y presenta a la Gerencia General y a la Dirección, propuestas alternativas de cancelación de proyectos previstos.
- Propone a la Gerencia General y a la Dirección un proyecto por el cual demuestra que su área solo tiene costos asociados a proyectos y que por lo tanto solo pueden efectuarse reducciones presupuestarias en desmedro de los propios ingresos futuros de la sociedad.
Usted es miembro de una organización dedicada a la asesoría Inmobiliaria que integra un grupo de dirección estratégica, que esta encargado de definir los objetivos y metas para los próximos años. Tiene serias dudas respecto a la capacidad de acción y de cumplimiento por parte de las áreas de finanzas y de tecnología de la información. En particular cree que el grupo de profesionales que las integra no estará a la altura de las circunstancias y harán fracasar lo que se planifique. ¿Cuál seria su actitud?
- Documentar adecuadamente sus objeciones en un documento a ser firmado por el grupo de trabajo, a efectos de deslindar responsabilidades.
- Convencer al grupo de sus dudas y elevarlas al Director del área a efectos de lograr acciones en consecuencia.
- Despreocuparse del tema, por cuanto el fracaso que usted intuye podrá ser atribuido mas adelante a las áreas de finanzas y tecnología de la información.
- Integrar al grupo a los responsables de finanzas y tecnología de la información a efectos de compenetrarlos con el proyecto y aventar dudas respectos a su participación y compromiso. JUSTIFICAR RESPUESTA: Nos decidimos por la respuesta cuatro tomando en cuenta los componentes del control interno por que lo primero que debía hacer es integrar al grupo de finanzas y tecnología de la información a efectos de compenetrarlos y plantear las dudas de su capacidad y cumplimiento para poder tener una mejor relación laboral y poder alcanzar los objetivos y metas que estaban planteados para los próximos años ORDEN DE PRELACION:
- Integrar al grupo a los responsables de finanzas y tecnología de la información a efectos de compenetrarlos con el proyecto y aventar dudas respectos a su participación y compromiso.
- Convencer al grupo de sus dudas y elevarlas al Director del área a efectos de lograr acciones en consecuencia.
- Documentar adecuadamente sus objeciones en un documento a ser firmado por el grupo de trabajo, a efectos de deslindar responsabilidades.
- Despreocuparse del tema, por cuanto el fracaso que usted intuye podrá ser atribuido más adelante a las áreas de finanzas y tecnología de la información.
Usted es el responsable del área de otorgamiento de premios por puntaje correspondientes a la Tarjeta de Crédito Regional Mí País. Dado que gran parte del trabajo se realiza fuera del horario normal de trabajo y en fines de semana, es necesario un fuerte control administrativo a efectos de imputar adecuadamente las partidas y poder mantener controlado el proyecto. En las últimas comparaciones han surgido importantes diferencias entre lo presupuestado y lo realmente entregado (cumplimiento de metas). Del conocimiento de los recursos humanos asignados a la tarea, todo parecería indicar que no se debe a un problema de asignación y entrega de las unidades alimentarias, sino al registro de las mismas. ¿Qué actitud asumiría como responsable del área?
- Participar del proceso de conciliación en la rendición del próximo mes, ofreciendo su colaboración a efectos de poder detectar, conjuntamente con el área administrativa las diferencias existentes.
- Solicitar en forma urgente una auditoria del tema.
- No haría nada, por cuanto sus propios registros de recepción de las unidades alimentarias por parte de los destinatarios, coinciden con lo planificado.
- Investigar al personal encargado de la entrega de las unidades alimentarias a efectos de tener total seguridad del cumplimiento de su labor.
En un curso de post – grado que se encuentra realizando, le hacen una pregunta respecto al concepto de supervisión (monitoreo / seguimiento) tal como los define y aplica el Informe COSO, precisamente con relación a quien debe aplicarlo en una organización. ¿Cuál le parece seria la respuesta mas acertada?
- Todos los miembros de la organización, cada uno de acuerdo a sus funciones y responsabilidades, por cuanto el control interno es responsabilidad de todos.
- Los gerentes, por cuanto cada uno en sus áreas son los máximos responsables de diseñar y controlar el funcionamiento de adecuados controles.
- Los terceros relacionados con la institución, por cuanto el mejor control es el control por oposición de intereses.
- El área de contabilidad, dado que mantener adecuados registros de las operaciones es fundamental para poder lograr un buen sistema de control interno.
- Auditoria Interna y Externa, cada uno en su ámbito de aplicación, serán responsables del sistema de control interno operativo y del control interno contable.
Usted es nombrado Gerente General de “Techos Urbanos SA”, empresa recientemente fundada, en la cual el Municipio de Monterrey participa con el 40 % del capital, y cuya finalidad es la construcción de viviendas económicas para habitantes de la ciudad. Tratándose de una empresa totalmente nueva, la Dirección ha hecho un fuerte compromiso con el control interno. ¿Cuáles controles de “supervisión” resultarían más adecuados?
- La contratación de una buena Auditoria Interna, a efectos de relevar adecuadamente los controles implantados y poder proponer, desde el principio, soluciones de mejoras.
- La contratación de servicios de auditoría externa, que oriente sobre los porcedimientos y se de segumiento a los controles de monitoreo establecidos, considerando que dicho servicio tendría un costo importante.
- La implantación de determinadas evaluaciones puntuales distribuidas estratégicamente como controles de supervisión en los distintos procesos organizacionales. 1
