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WORD
EJERCICIO 1 8
MACROS Y BOTONES PERSONALIZADOS
INTRODUCCIÓN
Para acabar con el Word vamos a ver la manera de crear y añadir botones nuevos a la barra de herramientas de acceso rápido; dichos botones estarán asociados a una macro (macroinstrucción) creada por nosotros y que servirá para realizar alguna función no prevista por los botones incluidos por el programa.
Las macros pueden crearse en Word pulsando las combinaciones de teclas que sirven para realizar aquello que deseamos; dado que cualquier acción en Word (y en la mayoría de los programas) puede realizarse sin más ayuda que el teclado, la herramienta de creación de macros ofrece muchas posibilidades. La macro puede asociarse a un nuevo botón o a una combinación de teclas; de tal modo que, al pulsar el botón o la combinación citada, se realiza de una vez lo que, de otra manera, hubiera necesitado varias acciones.
ACTIVIDAD
Dada la tabla de abajo, que contiene una lista de alumnos y sus calificaciones en un examen, agrega un botón a la barra de herramientas de acceso rápido que permita vaciar la columna de notas (salvo la celda de encabezado).
ALUMNO NOTA
Santos Ruiz, Francisca 8. Almeida González, Ramón 4. Oliver Capó, Margalida 6. Arcos Plaza, José María 5. Barros Fuensanta, Pablo 3.
PROCEDIMIENTO
Consta de tres pasos básicos:
- Guardar el documento como Documento habilitado para macros de Word
- Grabación de la macro
- Personalización del botón
Guardar el documento:
Un archivo que contenga macros ha de ser guardado como un tipo especial de documento de Word. Para ello:
1. Abre un documento nuevo de Word
2. Haz clic en el botón de Office y luego, en la opción Guardar como ; selecciona
Otros formatos.
3. En el apartado Tipo del cuadro Guardar como selecciona Documento habili-
tado para macros de Word. Como nombre del documento, escribe 18w Ma- cros y botones. Indica la carpeta Word de tu pendrive como ubicación para el archivo y acepta.
Grabación de la macro:
1. Sitúa el cursor en la primera celda de la tabla y luego, haz clic en el botón de
grabación de macros de la barra de estado del programa (en la parte de abajo):
2. Configura el cuadro de diálogo como se muestra a continuación y, luego, haz
clic en el icono Botón (para asociar la macro a un botón nuevo):
Personalización del botón:
Botón para grabar macros.
El nombre de la ma- cro ( Borrarnotas ) se ha de escribir sin es- pacio en blanco.
Con ello vuelves al documento activo y el cursor adopta una nueva forma: una flecha de cursor y un dibujo de una cinta de casette (símbolo de Grabar ). Ahora, debemos pulsar la secuencia de teclas necesaria para borrar todas las notas. Dicha secuencia es la siguiente:
Tabulación, Flecha hacia abajo, Shift + Flecha hacia abajo, tecla Su- primir (Supr).
La coma indica que la pulsación es sucesiva; el símbolo +, que es simultánea.
Observa que ahora, en la barra de herramientas rápida de Word, aparece el nuevo botón creado. Para probarlo, introduce notas en la columna Nota. Luego, sitúa el cur- sor en la primera celda de la tabla y pulsa el nuevo botón Borrar notas. Si has hecho todo correctamente, todas las notas introducidas desaparecerán. Vuelve a introducir notas en la columna Nota (basta que le des al botón Deshacer una vez) y guarda los cambios realizados en el documento.
Nota : en este caso, la macro sólo se necesitará en este concreto docu- mento ya que es muy específica; por eso la hemos asociado sólo al archivo 18w Macros y botones. En muchos casos, sin embargo, con- vendrá tenerla disponible en cualquier nuevo documento; en tales ca- sos, deberemos asociar la macro a Todos los documentos (Nor- mal.dotm).
Selecciona este bo- tón ( símbolo general para Eliminar )
Como nombre para el botón escribe Bo- rrar notas (con espa- cio) y acepta.
Una vez borradas las notas, haz clic en el botón para parar la grabación (en el mismo sitio en que estaba el botón para crear la macro)
Repaso
En el mismo documento 18w Macros y botones crea una macro, llamada Forma- totabla , que sirva para aplicar a la tabla creada el formato Sombreado medio 1 de la lista de formatos predefinidos para tablas de la pestaña Diseño de la cinta de opciones (está en la 2ª fila del apartado Integrados ; el 8º empezando por la izquierda). Asocia la macro al documento activo ( 18w Macros y botones ) y a un botón personalizado (que sea lo más intuitivo posible) de la barra de herramientas rápida. Recuerda situar el cursor en la tabla antes de empezar a grabar la macro.
Para poder realizar la actividad de repaso se ha de tener en cuenta lo siguiente (a efectos de grabación de la macro):
- Pulsando la tecla Alt se muestran en la cinta de opciones las letras asociadas a cada pestaña o ficha de dicha cinta:
- Una vez activada la pestaña que nos interesa, cada apartado de esa pestaña aparece con su tecla (o conjunto de teclas) asociada(s).
- Dado que, al grabar la macro, la tabla adoptará el formato Sombreado medio 1 , una vez acabada la grabación, devuelve a la tabla su formato original y guarda los cambios realizados.
Nota final: por supuesto, la verdadera utilidad y potencia de las macros se pone de ma- nifiesto utilizando la programación en Visual Basic, pero eso es algo que se halla más allá de las pretensiones de este módulo.
Tras pulsar Alt, te- cleando sucesiva- mente J y T activarás la pestaña Diseño.
Tecleando la S, desplegarás la lista de formatos; luego, usa las flechas abajo y derecha del teclado para llegar al formato solicitado y pulsa INTRO todo ello dentro del proceso de grabación de la macro, claro.
