El acta de constitución, Apuntes de Microeconomía

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Acta de constitución

del proyecto

DULSAL S.A.

Fecha: [21/11/2022]

Tabla de contenido

• Información del proyecto........................................................................................................
  • Datos
  • Patrocinador / Patrocinadores
• Propósito y justificación del proyecto
• Descripción del proyecto y entregables
• Requerimientos de alto nivel
  • Requerimientos del producto
  • Requerimientos del proyecto
• Objetivos
• Premisas y restricciones........................................................................................................
• Riesgos iniciales de alto nivel
• Cronograma de hitos principales
• Presupuesto inicial asignado
• Lista de Interesados (stakeholders).......................................................................................
• Requisitos de aprobación del proyecto
• Criterios de cierre o cancelación
• Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad
  • Gerente de proyecto
  • Niveles de autoridad
• Personal y recursos preasignados
• Aprobaciones

Dulsal S.A. es una empresa que brinda servicios de cafeterías a los distintos habitantes y visitantes de la comunidad, en ella se ofrecen exquisitos productos creados con el motivo de transmitir la calidez de sus hogares a través de la experiencia de un buen café y la repostería. Nuestra línea de cafeterías surge con la necesidad de captar el mercado insatisfecho de transeúntes y habitantes del cantón Jaramijó, debido a la inexistencia de cafeterías y la baja calidad de los servicios de panadería y repostería del lugar. (justificación) La oportunidad de dedicarnos al servicio de la comunidad nos hace importantes al ser un mediador para la satisfacción de otras personas en un tema tan exquisito como lo es la comida; nuestros productos han hecho que seamos una empresa con propósito de dar distinción a la hora de alimentarse. Tomando como ventaja frente a nuestra competencia directa, que somos una empresa que nos interesa el cliente, de esta forma podremos posicionarnos a nivel nacional y proyectarnos al internacional. (propósito)

Descripción del proyecto y entregables

Se prevé entregar una extensión de la marca Dulsal S.A en el cantón Jaramijó , para ello se ha escogido un terreno posicionado en el área comercial, cuyas características cumplen con los valores requeridos :

La organización que tendrá esta sucursal, esta denominada e el siguiente diagrama: La línea de cafeterías-Dulsal S.A extensión Jaramijó brindara servicios de cafetería-bar con distintos productos del menú clásico de la línea principal de productos como: Café cappuccino-expreso- americano o distintos tipos de bebidas tradicionales o jugos veraniegos, sándwich o comida típica ya sean en su presentación de cartón reciclable, hermético y sanitizado en el caso de recurrir a consumos en otros lugares o en su presentación de loza para consumir en el local. Para ello se designaran a los gerentes de las distintas áreas de Dulsal S.A extensión Jaramijó el personal necesario para desarrollar actividades de camarería, limpieza, contaduría, delivery, marketing, atención al cliente- cajeros, cocina y ayudantes en general que aporten al desarrollo de las diferentes estrategias que ayudaran a Dulsal S.A a captar el mercado local y seguir extendiendo su línea de cafeterías a nivel nacional e internacional Para el control de las actividades desarrolladas en la cafetería se ha desarrollado el siguiente flujograma de procesos que nos ayudara a darle satisfacción a nuestros clientes a través de nuestros productos:

a) Debe contar con una trampa de grasa según lo estipulado por las normas sanitarias b) Debe contar con una extensa área de comedor y descanso c) Debe tener entrada y salida de emergencia para consumidores y personal d) Debe contar con administración y oficinas correspondiente a cada gerente encargado e) Debe contar con bodega, baños, despensa general y cocina f) Debe contar con un área especial para los desechos orgánicos que se puedan producir

La caracterización del lugar debe cumplir con: La imagen referente al producto terminado:

responsabilidades y es, además, el portavoz máximo de la empresa. Su función es coordinar las actividades relacionadas con la administración, se encarga de dirigir y planificar horarios los días laborales de los empleados y organiza todas las actividades que los mismos deben desempeñar diariamente. Debe supervisar, controlar y hacer las modificaciones necesarias, para que no se produzcan errores y en caso de presentarse algún problema solucionarlo. También debe establecer y mantener un óptimo sistema de gestión sustentado en la mejora continua de los objetivos fijados, en las mejores condiciones de calidad, oportunidad y manejo de costo. Además, debe representar a la línea de cafetería ante autoridades civiles, judiciales, organizaciones y la sociedad civil en general. Gerente financiero

• Supervisa y se encarga del flujo de dinero y los activos que entran y salen de la línea de cafetería DULSAL S.A.
• Dentro de sus funciones se debe estar al tanto de las leyes y normativas que son aplicables en el ámbito de las finanzas.
• Revisan y elaboran informes de las ganancias y sobre el desempeño de los trabajadores.
• Realizar labores gerenciales, manejar información financiera, documentar y levantar informes, analizar tendencias y evaluar el desempeño de la empresa.
• Supervisar los procesos operativos y el desarrollo de los departamentos de finanzas de la cafetería: a) Revisar y desarrollar estrategias para regular las opciones financieras de la empresa. b) Dirigir la recopilación y el análisis de la información financiera. c) Estimar costos y ganancias para prever el logro de los objetivos establecidos. d) Evaluar periódicamente los procedimientos financieros y dar las recomendaciones correspondientes o sugerir posibles mejoras. e) Idear métodos para maximizar las ganancias de la empresa.

Gerente comercial

• Son las personas que trabajan bajo presión, puesto que es sometido a presiones continuas para mejorar y optimizar los niveles de ventas dentro de la línea de cafetería, de tal modo que sea acompañado por su grupo de trabajo para estimular las ventas. Una importante expectativa es que tenga experiencia en ventas y una consistente red de relaciones en el mercado, si posee una buena cartera de clientes mucho mejor. También se encarga de establecer relación con el mercado de café, en cuanto al desarrollo de la actividad comercial es responsable de las ventas. Tiene la tarea de supervisar y coordinar las operaciones de la área de ventas, de modo que permitan crear campañas de ventas más efectivas. Identificar nuevos clientes potenciales y mantener excelentes relaciones con los actuales clientes. También es fundamental que investigue el mercado y señale objetivos y metas para el equipo de ventas, debe motivar dicho equipo para que sean mucho más eficientes con respecto a la competencia. Por ello, debe identificar las fallas y especialmente debe reconocer cuáles son los productos comercializados que generan mayores beneficios a la línea de cafetería. Gerente de operación
• Son los profesionales son los profesionales que garantizan el buen funcionamiento de la producción de una empresa, por ende, tienen responsabilidades en todas las áreas productivas de la misma. Sus funciones se contemplan en la planificación y supervisión del trabajo de los empleados, supervisar el control de stock y gestión de inventario, la resolución de las incidencias que pueden surgir con las máquinas

El proyecto debe cumplir con lo siguiente:

• Captar al menos el 60% del mercado insatisfecho del cantón Jaramijó correspondiente a 200 clientes por día (no incluye visitas repetitivas)
• Posicionar la marca inicial “Dulsal” en el mercado nacional/ provincial en cuanto a micro y macro localización
• Captar y retener al cliente meta que cumple con las siguientes características son: a) Mujeres de entre 17 y 28 años b) hombres de 17 a 48 años c) Cuyos ingresos varíen entre los 249 a 345 dólares mensuales d) Capacidad de pago en una cafetería sea de hasta 4 dólares.
• Reducir costos o mantener el presupuesto inicial de $52031.86 dólares americanos.
• Una vez realizado sus instalaciones y establecidas las áreas administrativas, debe con estrategias de marketing y comercio.

Objetivos

Objetivo Indicador de éxito Alcance Posicionar la marca Dulsal en el cantón Jaramijó Aperturar un local en base a las necesidades del mercado. Proyectar metas de ventas para recuperación de capital Porcentaje del número de ventas alcanzados Cronograma (Tiempo) El tiempo estimado es de seis meses (18/04/2023 hasta el 18/10/2023) No rebasar la fecha de inicio Costo No rebasar los $52031.86 Que la diferencia máxima sea de $ Calidad Estrategias que nos permitan posicionarnos en el mercado Atender las necesidades de los clientes. Gestión de cupones en las ventas de nuestros productos. Brindar facilidad de acceso a nuestros productos. Otros

Objetivo Indicador de éxito

Premisas y restricciones

• El tiempo máximo de ejecución es de seis meses
• La inversión inicial
• Disponibilidad de los medios de difusión. (radios, televisoras)

Riesgos iniciales de alto nivel

• Inseguridad Social
• Falta de personal especializado en repostería.
• Poco conocimiento en la gestión de la empresa.
• Desconocimiento de proveedores mayoristas.

Cronograma de hitos principales

Hito Fecha tope Publicidad por las redes sociales 2 días Videos de nuestros productos 5 días Afiches en sectores cercanos al negocio 3 días

• Ocurrencia de alguna situación o incidente que no permita la continuidad del proyecto.
• Conveniencia de la organización, como prioridad a otras iniciativas.
• Una causa legal.
• El cliente/patrocinador/líder no desea continuar con el proyecto.

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad

Gerente de proyecto Nombre Cargo Departamento / División Rama ejecutiva (Vicepresidencia) Niveles de autoridad Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad Decisiones de personal (Staffing) (^) • Decisión total sobre los roles a desempeñar por el personal del proyecto, la asignación de tareas, actividades, así como la priorización de estas. Gestión de presupuesto y de sus variaciones

• Autoridad para tomar decisiones sobre la administración del presupuesto.
• Los recursos adicionales los gestionará el Jefe de la Unidad, previo a una solicitud debidamente justificada. Decisiones técnicas
• Autoridad moderada sobre decisiones técnicas de

infraestructura, se verificará los requerimientos con los expertos y los jefes de Unidad para tomar las mejores decisiones.

• Autoridad moderada sobre decisiones técnicas de almacenamiento y base de datos, se verificará los requerimientos con los expertos y los jefes de Unidad para tomar las mejores decisiones.
• Autoridad total sobre decisiones técnicas relacionadas con el lenguaje de programación Resolución de conflictos
• Autoridad moderada sobre decisiones relacionadas con la resolución de conflictos laborales derivados de las interacciones del equipo de trabajo.
• En caso de ser necesario se proporcionarán recomendaciones y evaluaciones para que el Jefe de Unidad cuente con la información necesaria para solucionar el conflicto. Ruta de escalamiento y limitaciones de autoridad (^) • Toda decisión debe ser informada y validada con el jefe de Unida

Personal y recursos preasignados

Recurso Departamento / División Rama ejecutiva (Vicepresidencia) Víctor Galarza Gerente General Departamento de gerencia y administración Melanie Loor Gerente financiero Departamento Financiero Anthony Palma Gerente comercial Departamento de ventas