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UNIDAD I EL AMBIENTE EMPRESARIAL
CONCEPTO DE SISTEMA
Un sistema es: a) Un conjunto de elemento s (que son partes u órganos componentes del sistema), esto es, los subsistemas; b) Los elementos se interrelacionan de manera dinámica (esto es, interacción e interdependencia) y forman una red de comunicación y relaciones, en función de la dependencia recíproca entre ellos; c) Desarrollan una actividad o función (que es la operación, actividad o proceso del sistema); d) Para lograr uno o más objetivos o propósito s (que constituyen la finalidad para la que fue creado el sistema). En función de estas cuatro características, el sistema es un todo organizado con lógica. Este aspecto de totalidad e integridad es el fundamento del sistema. Cuando se habla de naturaleza sistémica, ésta se refiere al funcionamiento global, total e integrado en que el todo es mayor (o diferente) que la suma de sus partes. Para funcionar, el sistema requiere los siguientes parámetros: a) Entradas o insumos (inputs): todo sistema recibe o importa del ambiente externo insumos necesario s para funcionar, ningún sistema es autosuficiente o autónomo. Los insumos pueden ser recursos, energía o información. b) Operación o procesamiento: todo sistema procesa o convierte sus entradas a través de sus subsistemas. Cada tipo de entrada (sean recursos materiales -máquinas y equipos o materiales-, sean recursos humano s o recursos financieros -dinero y créditos-) se procesa en los subsistemas específicos, es decir, especializados en procesarlos. c) Salidas o resultados (outputs ): todo sistema coloca en el ambiente externo las salidas o resultados de sus operaciones o procesamiento. Las entradas se procesan debidamente, se convierten en resultados y luego se exportan hacia el ambiente. Las salidas, productos o servicios prestados, energía o información, son consecuencias de las operaciones o procesos realizados por los diversos subsistemas en conjunto. d) Retroacción o retroalimentación (feedback): retorno o entrada de nuevo al sistema de parte de sus salidas o resultados, que influyen en su funcionamiento. La retroacción o retroalimentación es información o energía de retorno que vuelve al sistema para retroalimentarlo o modificar su funcionamiento, en términos de resultados o salidas. La retroalimentación es un mecanismo sensor que permite al sistema orientarse frente al ambiente externo y detectar los desvíos que deben corregirse para alcanzar los objetivos. Existen dos tipos de retroalimentación:
- Retroalimentación positiva: estimula la entrada de insumos en el sistema, agiliza o incrementa sus operaciones y, en consecuencia, produce más salidas o resultados.
- Retroalimentación negativa: si la acción del sistema es exagerada y va más allá de lo necesario, la retroalimentación negativa actúa para impedir o restringir la entrada de insumos, frenar y reducir sus operaciones y, por consiguiente, producir menos salidas o resultados. La retroalimentación, sea positiva o negativa, permite al sistema alcanzar el equilibrio y la estabilidad en el funcionamiento. Este equilibrio es dinámico y se denomina homeostasis en los sistemas vivos: es el caso de la temperatura corporal en los organismos vivos, la cual se mantiene estable a pesar de las variaciones del medio ambiente externo. Tipos de sistemas Los sistemas pueden ser cerrados o abiertos, dependiendo de dos circunstancias: a) Permeabilidad o apertura de sus fronteras o límites. Cuanto mayor sea la permeabilidad, mayor es el intercambio entre el sistema y el ambiente que lo rodea externamente. El sistema es cerrado cuando tiene muy pocas entradas o salidas frente al ambiente, y es abierto cuando tiene muchas entradas y salidas frente al ambiente. b) Además de esto, los sistemas cerrados nunca existe un sistema completamente cerrado o hermético son aquellos en los que las entradas o salidas son limitadas y pueden preverse perfectamente, pues guardan entre sí una relación de causa y efecto que puede conocerse. Son los sistemas mecanicistas o deterministas. Los sistemas abiertos pose en gran variedad de entradas y salidas, no siempre muy conocidas debido a su intenso intercambio con el medio ambiente. Están representados por los sistemas vivos u orgánicos más complejos y de difícil caracterización. LA EMPRESA COMO SISTEMA ABIERTO Con la llegada de la teoría de los sistemas, se evidenció con claridad la naturaleza sistémica de las organizaciones en general y de las empresas en particular. El concepto de sistema abierto surgió en biología a partir del estudio de los seres vivos y de su dependencia y adaptabilidad al medio ambiente, y se extendió a otras disciplinas científicas como psicología, sociología, etc, hasta llegar a la administración. En la actualidad la teoría de sistemas se aplica a todos los tipos de sistemas vivos, desde los virus hasta las sociedades. El enfoque de sistema abierto postula que un sistema tiene entradas y salidas hacia el ambiente. Desde este punto de vista la empresa está concebida como un sistema abierto que establece una relación dinámica con su ambiente, recibe varios insumos (entradas), los transforma de diversas maneras (procesamiento o conversión) y exporta los resultados en forma de producción y servicios (salidas). Los sistemas abiertos intercambian materias y energía con el medio ambiente y se caracterizan por la capacidad de adaptación, pues para sobrevivir requieren reajustarse continuamente a las condiciones cambiantes del medio.
públicas: el Estado, las comunidades autónomas y los ayuntamientos. Estas disposiciones legales afectan a la empresa desde su nacimiento: la solicitud de licencia de apertura para el inicio de las actividades, los trámites para la constitución de la empresa, los distintos impuestos que hay que pagar y normas de todo tipo, como las de prevención de riesgos laborales, Seguridad Social, legislación mercantil, normas contables, las ya citadas leyes de protección de medio ambiente, etc. Factores socioculturales. Se refiere a factores como el nivel educativo, los estilos de vida, los hábitos de consumo, etc. F actores tecnológicos. Los sucesivos cambios tecnológicos suponen un reto para la empresa porque la obligan a una continua adaptación, lo que repercute directamente en sus costes y condiciona su supervivencia. Entorno específico. Es el entorno más cercano. Afecta a cada empresa de una manera concreta (es específico de cada empresa). Sus principales componentes son: Clientes. El número y las características de los clientes de una empresa condicionan en gran medida su actuación. En primer lugar, no es lo mismo ofrecer el producto directamente a los consumidores que hacerlo a otras empresas, ya que éstas últimas toman las decisiones de modo mucho más racional. También hay diferencia en que los clientes sean pocos y de gran tamaño o muchos y pequeños. En el primer caso pueden negociar e incluso imponer sus condiciones, como sucede con las grandes superficies comerciales. Proveedores. Al igual que en el caso de los clientes, el tamaño de los proveedores y el grado de cumplimiento de sus compromisos determinan en parte los resultados que obtiene la empresa. Por ejemplo, se el proveedor de madera de una carpintería se retrasa en la entrega de un pedido, puede suceder que haya que detener la producción por falta de materiales. Competidores. En el mundo empresarial actual, la competencia es cada vez mayor en número y en agresividad. Muchas veces los competidores condicionan el comportamiento de una empresa. Por ejemplo, es muy común fijarse en el líder del mercado a la hora de fijar los precios. Intermediarios. En muchos casos, las empresas dependen de intermediarios para hacer llegar el producto a los consumidores finales. Éstos pueden ser mayoristas, minoristas, distribuidores, agentes, etc. En algunos sectores estos intermediarios tienen gran poder, lo que influye enormemente en los ingresos que obtienen las empresas. Así sucede en las empresas agrícolas, que reciben un precio por su producción hasta diez veces inferior al precio de sus productos en el mercado. Otros como las relaciones con los sindicatos, el control del gobierno sobre el sector, etc [ CITATION Bae10 \l 3082 ]. NIVELES Y HABILIDADES DE LOS GERENTES
Para realizar con eficiencia y eficacia las cuatro funciones de la administración, las organizaciones agrupan o diferencian a sus gerentes en dos formas principales: por nivel en la jerarquía organizacional y por tipo de habilidad. Primero, los diferencian de acuerdo con su nivel o rango en la jerarquía de autoridad de la organización. Los tres niveles de administradores son los gerentes de primera línea, los administradores medios y la administración superior, dispuestos en forma jerárquica. Por lo general, los gerentes de primera línea son subordinados de los administradores medios y éstos, a su vez, lo son de la administración superior. Figura Tipos de gerentes Segundo, las organizaciones agrupan a sus gerentes en diferentes departamentos (o funciones) de acuerdo con su conjunto específico de competencias, habilidades y experiencia de trabajo, como las competencias de ingeniería, habilidades en marketing o experiencia de ventas. Un departamento, como el de manufactura, contabilidad, ingeniería o ventas, es un grupo de gerentes y empleados que trabajan juntos porque poseen habilidades y experiencias similares, o usan la misma clase de conocimientos, herramientas o técnicas para desempeñar sus puestos. En cada departamento existen los tres niveles gerenciales. Niveles de administración Como lo mencionamos antes, por lo regular las organizaciones tienen tres niveles administrativos: gerentes de primera línea, gerentes medios y gerentes altos. Los gerentes de cada nivel tienen responsabilidades diferentes pero vinculadas, para el uso de los recursos organizacionales para incrementar la eficacia y la eficiencia. En la base de la jerarquía administrativa se encuentran los gerentes de primera línea , que también se llaman supervisores. Son los responsables de la supervisión diaria de los empleados no administrativos que realizan actividades concretas y necesarias para producir bienes y servicios. Los gerentes de primera línea trabajan en todos los departamentos o funciones de una organización. Algunos ejemplos de gerentes de primera línea son: el supervisor de un equipo de trabajo en el departamento de manufactura de una planta automovilística, la jefa de enfermería del ala de obstetricia de un hospital o el capataz que supervisa a una cuadrilla de mecánicos en la función de servicio de una distribuidora de autos nuevos.
Fígura Tiempo que dedican los gerentes a las cuatro funciones administrativas Habilidades Administrativas La investigación ha corroborado que la educación y la experiencia ayudan a los gerentes a adquirir y desarrollar tres tipos de habilidades: conceptuales, humanas y técnicas o específicas del puesto. Las habilidades conceptuales se demuestran en la capacidad de analizar y diagnosticar una situación y de distinguir entre causa y efecto. Los gerentes de alto nivel requieren las mejores habilidades conceptuales, ya que sus responsabilidades primarias o básicas son la planeación y la organización. Por todos estos conceptos, Steve Jobs fue nombrado director general para transformar Apple, así como Anne Mulcahy fue designada para revivir a Xerox, por su capacidad de identificar nuevas oportunidades y de movilizar a los gerentes y otros recursos para aprovecharlas. La educación formal y la capacitación son muy importantes como ayuda de los gerentes para desarrollar sus habilidades conceptuales. Las habilidades humanas incluyen la capacidad de entender, modificar, dirigir o controlar la conducta de otros individuos y grupos. La capacidad de comunicar, coordinar y motivar a la gente, y moldear a los individuos para que formen un equipo cohesionado, distingue a los administradores eficaces de los ineficaces. Las habilidades conceptuales, las habilidades humanas se pueden aprender con la educación y la capacitación, así como desarrollarse con la experiencia. Las organizaciones utilizan cada vez más programas avanzados en habilidades de liderazgo y liderazgo de equipo para aprovechar las ventajas de los equipos autoadministrados. Para un buen manejo de las relaciones interpersonales, cada persona en una organización necesita aprender a simpatizar con los demás, entender sus puntos de vista y los problemas que enfrenta. Una forma de ayudar a los gerentes a entender sus fortalezas y debilidades personales es hacer que sus superiores, compañeros y subordinados los retroalimenten sobre su desempeño en el trabajo. Una retroalimentación completa y directa permite que los administradores desarrollen sus habilidades humanas. Las habilidades técnicas son las habilidades específicas del puesto que se requieren para cumplir a alto nivel con un tipo particular de trabajo u ocupación. Los ejemplos incluyen las habilidades específicas en manufactura, contabilidad, marketing y cada vez más TI de un gerente. Los administradores necesitan un arsenal de habilidades técnicas para cumplir con eficacia. La gama de habilidades técnicas que los gerentes necesitan, depende de la posición que ocupen en su organización. Por ejemplo, el gerente de un restaurante puede necesitar habilidades culinarias para sustituir la falta de un cocinero, habilidades contables para mantener el control de recibos y costos y manejar la nómina, y habilidades estéticas
para hacer que el restaurante luzca atractivo para los clientes. Como se señaló antes, los gerentes y empleados que poseen las mismas clases de habilidades técnicas suelen convertirse en parte de un departamento específico y se les conoce, por ejemplo, como gerentes de marketing o gerentes de manufactura. Los gerentes eficaces necesitan las tres clases de habilidades: conceptuales, humanas y técnicas, para que sus organizaciones actúen con mayor eficiencia y eficacia RETOS PARA LA ADMINISTRACIÓN EN UN ENTORNO GLOBAL Como el mundo cambia con mayor velocidad que antes, los administradores y otros empleados de la organización deben desempeñarse en niveles cada vez superiores. En los últimos 20 años la competencia entre organizaciones interna (en el mismo país) y externa (en el extranjero) se ha incrementado notablemente. El surgimiento de las organizaciones globales (organizaciones que operan y compiten en más de un país) ha impuesto una gran presión sobre muchas organizaciones para que mejoren su desempeño e identifiquen las mejores maneras de aprovechar sus recursos. En la actualidad los gerentes que no se esfuerzan por aprender y adaptarse a los cambios del entorno mundial reaccionan en vez de innovar; sus organizaciones dejan de ser competitivas y fracasan. Se destacan cinco grandes retos para los gerentes en el mundo de nuestros días: establecer una ventaja competitiva, mantener normas éticas, manejar una fuerza laboral diversa, aprovechar los nuevos sistemas y tecnologías de la información y practicar la administración global de las crisis. Establecimiento de una ventaja competitiva. ¿Cuáles son las lecciones más importantes que deben aprender los gerentes y las organizaciones para llegar y mantenerse en vanguardia del ambiente competido de los negocios? La respuesta se relaciona con el aprovechamiento de los recursos de la organización para establecer una ventaja competitiva, que es la capacidad que posee una organización para superar a otras produciendo bienes o servicios deseados, con más eficiencia y eficacia que sus competidores. Los cuatro elementos de la ventaja competitiva son la superioridad en eficiencia, calidad, velocidad, flexibilidad e innovación, y sensibilidad hacia los clientes.
Cada vez más, el surgimiento de nuevas TI habilita no sólo a los empleados individuales, sino también a los equipos autodirigidos, al entregarles información más y más importante y al permitirles interacciones virtuales alrededor del globo mediante internet. Una mayor coordinación global ayuda a mejorar la calidad e incrementa el ritmo de la innovación. Prácticas de administración de las crisis globales. En la actualidad, otro reto que enfrentan los gerentes y las organizaciones es la administración de las crisis globales. Las causas de las crisis o desastres globales se agrupan en tres categorías principales: causas naturales, causas provocadas por el hombre, terrorismo internacional y conflictos geopolíticos. Las crisis que surgen por causas naturales incluyen los huracanes, tsunamis, terremotos, hambrunas y enfermedades que han devastado tantos países. Las crisis provocadas por el hombre son resultado de factores como el calentamiento global, la contaminación y la destrucción del hábitat o ambiente natural. Las crecientes tensiones geopolíticas son en parte resultado de la velocidad del proceso mismo de globalización, han alterado el balance del poder mundial en la medida en que diferentes países y regiones geográficas tratan de proteger sus propios intereses económicos y políticos. Por ejemplo, el alza de los precios del petróleo ha fortalecido el poder negociador de los grandes países productores. Esto ha llevado a Estados Unidos a adoptar estrategias políticas globales, que incluye su guerra al terrorismo, para asegurar el suministro de petróleo que es vital para proteger sus intereses nacionales[ CITATION Jon09 \l 3082 ]. RELACION DE LA ADMINISTRACION CON OTRAS CIENCIAS La administración se relaciona con la economía , toda vez que ésta trata de la producción, distribución y consumo de las riquezas y como ciencia rige a la sociedad y sus intereses y la administración debe procurar de que esa producción y distribución se haga en forma organizada y eficiente, tratando de racionalizar los recursos para lograr mayores beneficios, apoyada en las leyes económicas. Con la sociología comparte los principios de la división del trabajo, unidad de mando y la coordinación de actividades y de los medios de acción para mejorar las relaciones interpersonales y hacer más eficiente la administración. Con la sicología tiene una estrecha relación, ya que éste proporciona los medios para motivar, analizar y comprender la conducta del individuo y los grupos permitiendo un trabajo en equipo coordinando las diferentes actividades. Con la ecología ya que la administración aporta los procesos lógicos y estables, agrupa y organiza el trabajo del hombre para buscar un mejor vivir, logrando un equilibrio en el sistema ecológico.
Con el derecho ya que éste proporciona el marco jurídico para todos y cada uno de los organismos sociales, establece leyes, normas y procedimientos que deben ser aplicados para la convivencia de los individuos en las organizaciones y la administración sirve como medio para que el derecho se aplique. Con la ética y la moral porque ambas tienen carácter normativo y regulador, permiten aplicar las reglas para guiar la conducta y comportamiento de los hombres en la sociedad. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Es el conjunto de pasos que se deben aplicar en forma ordenada y sistemática dentro de una organización para facilitar el logro de los objetivos. Estos pasos corresponden a la planeación, la organización, la dirección y el control; como proceso debe entenderse que cada uno debe interactuar con el otro y estar estrechamente relacionados entre sí para que se logren las metas con eficiencia y eficacia. Es preciso tener bien claro que para poder aplicar el proceso administrativo, es necesario tener definido con anticipación qué es lo que se va a hacer y a dónde se quiere llegar; pues si no se tiene un objetivo o un punto de llegada definido, a cualquier lugar donde se llegue o cualquier cosa que se logre, aparentemente es bueno. Se puede decir entonces, que luego de tener definido el objetivo, se puede comenzar a aplicar la planeación que consiste en una proyección de todas las actividades a realizar, para posteriormente organizar cada una de ellas, dirigir las personas y los cursos de acción y controlar que las tareas, procesos y procedimientos realizados estén contribuyendo al logro del objetivo trazado y que los resultados obtenidos equivalgan a lo esperado[ CITATION Pac \l 3082 ]. TALLER
- Describa la diferencia entre eficiencia y eficacia.
- ¿De qué manera colaboran los gerentes de los tres niveles en la eficiencia y eficacia de su organización?
- Señale una organización que usted considere de alto desempeño y una que en su opinión se desempeñe mal. Dé 5 razones por las que el desempeño de ambas organizaciones difiere tanto.
R., J. G., & M., G. Y. (2009). Administración contemporanea. Mexico: Mc Graw Hill.
