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CONTABILIDAD
La contabilidad es la disciplina mediante la cual se llevan las registraciones de las operaciones de una empresa.
El sistema contable aceptado universalmente se denomina “Partida Doble”.
INFORMES INTERNOS Y EXTERNOS
Una vez iniciada una actividad comercial es necesario tener informes de cómo evoluciona la misma. Estos informes se clasifican en internos y externos.
Los internos se utilizan para la toma de decisiones empresarias y analizar la evolución de la empresa. Citaremos solamente algunos: desde los más elementales como los saldos de cuentas de nuestros clientes, el saldo de bancos, el stock de mercaderías, el detalle de las deudas con nuestros proveedores, el costo de un producto, la rentabilidad de ese producto, hasta los más complejos como el balance y el resultado de nuestra actividad –normalmente confeccionado en forma mensual, el presupuesto económico, el presupuesto financiero, etc.
Es decir cuando se realiza una evaluación de un sistema, siempre debe preverse la confección de un informe. El informe es más detallado para los sectores operativos y más resumido para los sectores jerárquicos.
Veamos un ejemplo: para el empleado que concilia los bancos será necesario tener un detalle de todas las operaciones bancarias. Para el Jefe contable el detalle de todas las cuentas bancarias, para el Gerente Financiero cuanto dinero se tiene disponible en cada banco y para el Directorio, cuanto dinero se tiene disponible en bancos.
Los externos, son solicitados por los organismos de control y en el caso de sociedades deben estar a disposición de todos los socios. La ley de sociedades establece que debe hacerse un balance y cuadro de resultados en forma anual y da las pautas de su confección. También existen otros organismos que solicitan informes: la Inspección General de Personas Jurídicas –en Capital Federal, la AFIP para la confección de declaraciones juradas de impuestos, la Comisión Nacional de Valores – para aquellas empresas que cotizan en bolsa, etc.
Los profesionales que certifican la razonabilidad de los estados contables más tradicionales (balance, cuadro de resultados, costo de mercaderías vendidas y evolución de patrimonio neto) son los Contadores Públicos, que deben estar matriculados en registros que son provinciales, en Capital Federal el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Capital Federal (CPCECF) y confeccionan estos estados de acuerdo a Normas, que en la Argentina están homologadas por la Federación de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas o el CPCECF, para mantener una uniformidad de criterio en las presentaciones.
Existen dos libros obligatorios dados por el Código de Comercio: Son el Diario y el Libro de Inventarios y Balances. Normalmente las empresas llevan además libros auxiliares, el más común es el Libro Mayor, también existen subdiarios como el
denominado Subdiario de Clientes, el Subdiario de Proveedores, el Subdiario de Caja y Bancos, etc.
Los libros deben estar rubricados en el Registro Público de Comercio (Inspección General de Personas Jurídicas en Capital Federal). Otros libros como el Libro de Sueldos y Jornales (o lo más usual ahora planillas de computación de sueldos) por los organismos de control del trabajo.
COMENCEMOS A APRENDER CONTABILIDAD.
La contabilidad como se expreso al inicio es la registración de las operaciones de una empresa.
Comencemos así:
El 01-08-2000 constituimos una empresa con el aporte de $ 50.000, en efectivo.
En ese momento nosotros tenemos efectivo (Caja) por $ 50.000 y no debemos nada.
Nuestra actividad es la venta de computadoras. Así, el 03-08-2000, compramos 10 equipos Pentium III a $ 900.—cada uno y los pagamos en efectivo.
Ahora tendremos:
Efectivo (Caja) antes de la compra $ 50.000. Menos: El pago de nuestra compra $- 9.000.— Actual efectivo (Caja) $ 41.000.— Más 10 Computadoras (mercaderías) $ 9.000.— Total $ 50.000.—
Nuestros equipos vienen sin grabadora de CD, para poder venderlos tenemos que comprar 10 grabadoras de CD, cada una cuesta $ 300.—y nuestro proveedor (Fabrica de Computadoras S.A.) nos las entrega el 06-08-2000 para que la paguemos dentro de los 45 días de recibidas.
Ahora tendremos:
Efectivo (Caja) $ 41.000.— Mercaderías: 10 Computadoras $ 9.000.— 10 Grabadoras de CD $ 3.000.— Total de lo que tenemos (lo debamos o no) $ 53.000.—
Y tendremos deudas:
Fabrica de Computadoras S.A. $ 3.000.—
La cuarta: Se denomina Debe
y
La quinta: Se denomina Haber
Las columnas más importantes son el Debe y el Haber.
Por convención: cuando nuestro activo aumenta va al Debe. Cuando se disminuye se registra al Haber. Siguiendo igual criterio cuando nuestro pasivo aumenta va al Haber y cuando disminuye va al Debe.
Recordando el concepto de Patrimonio Neto y la formula Activo = Pasivo + Patrimonio Neto. El Capital ira al Haber, las Ganancias (aumentan el Capital) irán al Haber y las Pérdidas (disminuyen el Capital) irán al Debe.
Por último en cada asiento la suma de los movimientos del Debe es igual a la suma de los movimientos de Haber.
Ahora haremos nuestros asientos:
Cuando constituimos la empresa:
FECHA CUENTA CONCEPTO DEBE HABER
01-08-2000 CAJA INTEGR. CAP. 50.
CAPITAL INTEGR. CAP. 50.
Cuando compramos las computadoras:
03-08-2000 MERCADERÍAS FACT. 12345 9. CAJA 10 COMPUTAD. 9. 9.000 9.
Cuando compramos las grabadoras de CD
06-08-2000 MERCADERIAS FACT. 12357 3. PROVEEDORES FACT. 12357 3. 3.000 3.
Los importes que van al Debe son + y los que van al Haber –
Así será:
Caja +50.000-9.000 = 41. Mercaderías: + 9.000 + 3.000 = 12. Proveedores: - 3. Capital: -50.
Cuando hacemos la igualación (Activo = Pasivo + Patrimonio Neto) trabajamos con valores absolutos: 41.000 + 12.000 = 3.000 + 50.
Cuando trabajamos en computación lo hacemos con los valores reales:
Así el Balance de Saldos será
CUENTA DEBE HABER Caja 41. Mercadería 12. Proveedores -3. Capital -50. Totales 53.000 -53.
Así se obtiene la llamada suma “0”, el Total del Debe más el Total de Haber debe ser “0”.
Lo mismo ocurre en el Diario, aunque por convención no se consigna el saldo negativo. Por eso cuando programamos antes de confirmar un asiento contable hacemos la suma del Debe y le restamos la suma del Haber, sino suma indicamos un mensaje de error “Error de balanceo diferencia: + - $XX”.
Como se vio, los conceptos de igual naturaleza se contabilizan en cuentas. Así se puede decir que cuenta es el agrupamiento de conceptos similares. Caja agrupará todos los movimientos de efectivo; Mercaderías todos los movimientos de productos para la venta, etc.
El grado de apertura de las cuentas depende de la empresa, así pueden existir cuentas y sub cuentas por ejemplo la cuenta Bancos y las sub cuentas: Banco Citibank, Banco HSBC, etc.
El plan de cuentas es el agrupamiento ordenado de todas las cuentas. Normalmente se codifican (la codificación puede ser numérica o alfanumérica), la más tradicional es numérica y se comienza Codificando primero el Activo 1, luego el Rubro 1. Disponibilidades, luego la cuenta Caja 1.1.1, Bancos 1.1.2 y luego la sub cuenta Banco Citibank 1.1.2.1001, Banco HSBC 1.1.2.1002, seguirá Creditos 1.2. Para el Pasivo comenzaremos con el 2, para las Pérdidas el 3 y para Ganancias 4.
Aquí aparece un nuevo concepto el Rubro. Rubro es el agrupamiento de cuentas de características similares. Disponibilidades es un Rubro, agrupa las cuentas de disponibilidad de efectivo inmediato (Caja, Bancos). Este punto será tratado más adelante.
Manual de cuentas. Cuando se imputa (codificar con un número de cuenta para hacer un asiento), se deben aplicar criterios iguales, existen cuentas que se prestan a confusión por ejemplo los Gastos de Extracto Bancario y los Intereses por descubierto. En el Manual se explica a que cuenta va y conceptualmente el por qué. Ejemplo: Gastos Bancarios (en nuestro ejemplo Gastos de Extracto Bancario) e Intereses Bancarios (en nuestro caso Intereses por Descubierto), el manual de cuentas indicará que cuando tengamos Gastos de Extracto Bancario o comisiones bancarias estas irán a la cuenta
