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MANUAL DE ORGANIZACIONES YMANUAL DE ORGANIZACIONES Y
FUNCIONES DE LA EMPRESAFUNCIONES DE LA EMPRESA
JULSA ANJULSA ANGELES TOUR SGELES TOUR S.A.C..A.C.
Realizado por:Realizado por: RENE MARIO LIMACHE YANQUERENE MARIO LIMACHE YANQUE
ARCADIO CHAMBI OCHOAARCADIO CHAMBI OCHOA
NELVAR YANAPA MAMANINELVAR YANAPA MAMANI
JHUVERTJHUVERT CANCCCANCCAPAAPA QUIROZQUIROZ
OLGA DIANETH VILCA QUISPEOLGA DIANETH VILCA QUISPE
DIRIGIDIRIGIDODO POR:POR: LIC.LIC. ROLANDOROLANDO RODRÍGURODRÍGUEZEZ HUAMANHUAMANII
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO - PUNOUNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO - PUNO
INFORMEINFORME 02 de d02 de diciembre del 2011- Eiciembre del 2011- Escuela Profesional descuela Profesional de
AdministraciónAdministración
PPaarraa :: LLiicc.. AAddmm.. RRoollaannddoo EE.. RRooddrriigguueezz HHuuaammaannii
DDee :: EEssttuuddiiaanntteess eenn AAddmmiinniissttrraacciióónn..
Rene Mario Limache YanqueRene Mario Limache Yanque
Arcadio ChamArcadio Chambi Ochoabi Ochoa
Nelvar Yanapa MamaniNelvar Yanapa Mamani
Jhuvert Canccapa QuirozJhuvert Canccapa Quiroz
AsuntoAsunto :: MOF “JULSA ANGMOF “JULSA ANGELES TOURS S.A.C^ Olga Dianeth Vilca QuispeOlga Dianeth Vilca QuispeELES TOURS S.A.C””
FFeecchhaa :: 115 5 ddee JJuulliioo ddeell 2 2001111
PRIMERO:PRIMERO: informarle a su persona las actividades realizadas a partir del sábado 9 deinformarle a su persona las actividades realizadas a partir del sábado 9 de abril del presente, fecha en la cual se mantuvo la conversación con el dueño de laabril del presente, fecha en la cual se mantuvo la conversación con el dueño de la ememprpresesaa JUJULSLSAA ANANGEGELELESS TOTOURURSS SS.A.A.C.C.. EnEn didichchaa rereununióiónn loloss memencncioionanadodoss invinvestestigaigadoredoress hichicierieronon prpregueguntantass lala cuacualesles fuefueronron satsatisfisfechechasas porpor elel duedueñoño dede lala empresa, además en esta reunión se hablo de las actividades que se realizarían en laempresa, además en esta reunión se hablo de las actividades que se realizarían en la empresa.empresa.
Para esto el dueño de la empresa nos menciono que tenían algunos problemas con lo quePara esto el dueño de la empresa nos menciono que tenían algunos problemas con lo que era los puestos en su empresa, porera los puestos en su empresa, por lo cual nos solicito hacer ello cual nos solicito hacer el MOF de dicha empresa, laMOF de dicha empresa, la cuacuall comcomplaplacidcidosos decdecidimidimosos aceaceptaptarr susu petpeticiición,ón, dandandodo así elasí el priprimermer paspasoo parparaa lala investigación, además en la reunión se fijo las fechas de visita a la empresa, algunasinvestigación, además en la reunión se fijo las fechas de visita a la empresa, algunas formalidades que nos exigió el dueño de la empresa y los pasajes que iban a serformalidades que nos exigió el dueño de la empresa y los pasajes que iban a ser cubiertos por la empresa en caso viniéramos a Juliaca para las visitas de trabajo.cubiertos por la empresa en caso viniéramos a Juliaca para las visitas de trabajo.
Concluida la reunión el dueño de la empresa nos proporcionó el organigrama de laConcluida la reunión el dueño de la empresa nos proporcionó el organigrama de la empresa para iniciar con el trabajo.empresa para iniciar con el trabajo.
SEGUNDO:SEGUNDO: finalizada la primera visita, durante la semana nos toco hacer la solicitud a lafinalizada la primera visita, durante la semana nos toco hacer la solicitud a la dirección de carrera de nuestra escuela profesional, para así poder tener el documentodirección de carrera de nuestra escuela profesional, para así poder tener el documento que nos acredite para realizar el trabajo, además del la solicitud que se mando también seque nos acredite para realizar el trabajo, además del la solicitud que se mando también se adjunto las fechas en que realizaríamos el trabajo, cuadro que adjunto a continuación:adjunto las fechas en que realizaríamos el trabajo, cuadro que adjunto a continuación:
MARCO TEORICOMARCO TEORICO
A.A. MANUALMANUAL DE ORGADE ORGANIZACINIZACION Y FUNON Y FUNCIONES (CIONES (MOF)MOF)
El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describeEl Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas alas funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a papartrtirir dede lala esestrtrucuctuturara ororgágáninicaca yy fufuncncioioneness gegeneneraraleless esestatablblececididasas enen elel Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientosReglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de Asignación de Personal.de cargos considerados en el Cuadro de Asignación de Personal.
Duhat Kizatus Miguel A.Duhat Kizatus Miguel A.
LoLo dedefifinene "" UnUn dodocucumementntoo ququee cocontntieienene,, enen foformarma orordedenanadada yy sissistetemámátiticaca,, información y/o instrucciones sobre organización,información y/o instrucciones sobre organización, procedimientosprocedimientos y actividadesy actividades particulares del personal departiculares del personal de unauna empresempresaa, que se consideran necesarios para la, que se consideran necesarios para la
menor ejecución delmenor ejecución del trabajotrabajo".". Para Terry G.R.:Para Terry G.R.:
"Es un"Es un registroregistro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleadoinscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado yy pupuededenen seserr ututililizizadadosos paparara ororieientntarar loloss esesfufuererzozoss dede unun ememplpleaeadodo enen ununaa empresa".empresa".
Continolo G.Continolo G.
Lo conceptualizará como: " Una expresión formal de todas las informaciones eLo conceptualizará como: " Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía queinstrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo,permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo, intermedio y en cierta medida al nivel ejecutivo gerencial.intermedio y en cierta medida al nivel ejecutivo gerencial.
El MOF es un documento que sirven como medios de comunicación yEl MOF es un documento que sirven como medios de comunicación y cocoorordindinacacióiónn ququee pepermrmititenen reregigiststrararr yy trtranansmsmititirir enen foformrmaa orordendenadadaa yy sisiststememátáticicaa lala ininfforormamaccióiónn y/y/oo iinsnstrtruuccccioioneness sosobrbree aactctiviviidadadedess yy procedimientos laboralesprocedimientos laborales que se consideranque se consideran necesarios para lnecesarios para la ejecución dea ejecución de las actividades y tareas.las actividades y tareas.
B.B. ANANTETECECEDEDENTNTESES
El uso del MOF de que se tenga registro, data de los años deEl uso del MOF de que se tenga registro, data de los años de la segunda guerrala segunda guerra mundialmundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en
estrategiasestrategias dede guerraguerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldadosy fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.en las actividades que deberían desarrollar en campaña.
Los primeros intentos de MOF fueron en forma de circulares, memorándums,Los primeros intentos de MOF fueron en forma de circulares, memorándums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las formas deinstrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las formas de operar deoperar de un organismo; ciertameun organismo; ciertamente estosnte estos intenintentos carecían detos carecían de un perfil técnico,un perfil técnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos.pero establecieron la base para los manuales administrativos.
El MOF responde a lo siguiente:El MOF responde a lo siguiente:
- • ¿Que hacer? Las acciones¿Que hacer? Las acciones
- • ¿Cómo hacer? Los procedimientos¿Cómo hacer? Los procedimientos
- • ¿Quien lo hace? Responsabilidad¿Quien lo hace? Responsabilidad
- • Deberes yDeberes y derechosderechos De los TrabajadoresDe los Trabajadores
¿Que deben contener el MOF?¿Que deben contener el MOF?
1.1. A quA quieien va dn va diririgigididoo 2.2. PorPorqueque va dva diriirigidgido eno en ese sese sententidoido 3.3. La poLa polítlítica gica geneeneral dral de la ee la emprempresasa 4.4. EsEstrtrucuctuturara OrOrgágáninicaca 5.5. NoNormarmas pas para era el pel persorsonanall 6.6. ProProcedcedimiimiententos genos generaerales de tles de trabarabajojo 7.7. ProProcedcedimiimiententos deos de docudocumenmentactaciónión 8.8. Solución aSolución a conflictosconflictos jerárquicosjerárquicos
C.C. FINFINALIALIDADDAD DELDEL MOFMOF
Depende de lo que se pretenda llevar a caboDepende de lo que se pretenda llevar a cabo
- • Delimitar en forma escrita: funciones, responsabilidad y autoridad de cadaDelimitar en forma escrita: funciones, responsabilidad y autoridad de cada cargo.cargo.
- • Adoctrinamiento al personal nuevoAdoctrinamiento al personal nuevo
- • Adiestramiento y orientación al personal de servicioAdiestramiento y orientación al personal de servicio
- • Identificar los canales de comunicación y de coordinación.Identificar los canales de comunicación y de coordinación.
5.5. SoSonn unun elelememenentoto cucuyoyo cocontntenenididoo sese haha ididoo enenririququececieiendndoo coconn elel transcurso del tiempo.transcurso del tiempo. 6.6. FacilFacilitan el controitan el control por parte de los supervisorl por parte de los supervisores de las tareas delegadaes de las tareas delegadass al existiral existir 7.7. Un instrumeUn instrumento que define con precisinto que define con precisión cuáles son los actos delegaón cuáles son los actos delegados.dos.
8.8. Es un elementEs un elemento informato informativo para entrenaivo para entrenar or o capacicapacitar al personatar al personal que sel que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedidoinicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido 9.9. Economizan tiempo, al brindarEconomizan tiempo, al brindar solucionessoluciones a situaciones que de otraa situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas.manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas. 10.10. Ubican la participación de cada componente de la organización en elUbican la participación de cada componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de loslugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivosobjetivos empresariales.empresariales. 11.11. ConConstistituytuyenen unun eleelemenmentoto queque posposibiibilitlitaa lala evaevalualuaciónción objobjetietivava dede lala actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación deactuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según elresponsabilidades según el manualmanual, y la forma en que las mismas se, y la forma en que las mismas se desarrollan.desarrollan. 12.12. PermitPermiten la determinen la determinación de los estáación de los estándares más efecndares más efectivos, ya que estotivos, ya que estoss se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.
G.G. LIMLIMITAITACIOCIONES DENES DEL MOFL MOF
1.1. Existe unExiste un costocosto en su redacción y confección que, indudablemente,en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.debe afrontarse. 2.2. ExiExigen una pegen una permarmanentnente actue actualializacización, daón, dado que la pérdo que la pérdida de vidida de vigencgenciaia de su contenido acarrea su total inutilidad.de su contenido acarrea su total inutilidad. 3.3. No incoNo incorporrporan los elean los elemenmentos protos propiopios de la organs de la organizaizacióción inforn informalmal, la que, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales. 4.4. ResultResulta difa difícil dícil definiefinir el nr el nivel óivel óptimoptimo de sínde síntesistesis o de deo de detalletalle a efea efectos dectos de que sean útiles y suficientemente flexibles.que sean útiles y suficientemente flexibles. 5.5. SuSu utilidadutilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se componese ve limitada o es nula cuando la organización se compone de unde un número reducidnúmero reducido deo de personpersonas y,as y, por lopor lo tantotanto, la, la comunicomunicación escación es muy fluida y elmuy fluida y el volumenvolumen de tareas reducido.de tareas reducido.
H.H. ELAELABORBORACIACIÓN DÓN DE UN ME UN MOFOF
- • Primero se creara un equipo técnico para la elaboración del MOFPrimero se creara un equipo técnico para la elaboración del MOF
Constitución del equipo técnicoConstitución del equipo técnico
I.I. FOFORMRMULULACACIOION DN DELEL MOMOFF
Se formula de acuerdo al Reglamento de Organización y funciones y al Cuadro deSe formula de acuerdo al Reglamento de Organización y funciones y al Cuadro de Asignación de Personal.Asignación de Personal.
PROCESO DE ELABORACIÓNPROCESO DE ELABORACIÓN
1.1. PLPLANEANEACACIOIONN LaLa prprimimereraa etetapapaa enen lala elelababororacacióiónn dede mamanuanualeless dede unun ororgaganinismosmo,,
empieza con una adecuada planeación, por lo que será importante en éstaempieza con una adecuada planeación, por lo que será importante en éstaetapa considerar factores como:etapa considerar factores como:
- • Propósitos del manualPropósitos del manual
- • Usuarios del manualUsuarios del manual
- • Designación del personal responsable de su elaboraciónDesignación del personal responsable de su elaboración
- • Actividades a desarrollar, cronograma del trabajoActividades a desarrollar, cronograma del trabajo
- • Recursos materiales necesariosRecursos materiales necesarios
- • Establecer el método a utilizarse en la recolección de datos y análisisEstablecer el método a utilizarse en la recolección de datos y análisis de la misma.de la misma.
un círculo, pero en algunos otros casos pueden estar representadas porun círculo, pero en algunos otros casos pueden estar representadas por otras formas (cuadrados, rectángulos, óvalos, etc.).otras formas (cuadrados, rectángulos, óvalos, etc.).
- • Tareas ficticiasTareas ficticias, representadas por una flecha punteada que indica, representadas por una flecha punteada que indica las limitaciones de las cadenas de tareas entre ciertas etapas.las limitaciones de las cadenas de tareas entre ciertas etapas.
DIFERENCIAS ENTRE PERT Y CPMDIFERENCIAS ENTRE PERT Y CPM
La principal diferencia entre PERT y CPM es la manera en que se realizanLa principal diferencia entre PERT y CPM es la manera en que se realizan los estimados de tiempo. E1 PERT supone que el tiempo para realizarlos estimados de tiempo. E1 PERT supone que el tiempo para realizar cada una de las actividades es una variable aleatoria descrita por unacada una de las actividades es una variable aleatoria descrita por una distridistribuciónbución dede probabilidadprobabilidad.. E1E1 CPCPMM poporr ototrara papartrte,e, ininfifiereree ququee loloss tiempos de las actividades se conocen en forma determinísticas y setiempos de las actividades se conocen en forma determinísticas y se pueden variar cambiando el nivel de recursos utilizados.pueden variar cambiando el nivel de recursos utilizados.
La distribución de tiempo que supone el PERT para una actividad es unaLa distribución de tiempo que supone el PERT para una actividad es una distribución beta. La distribución para cualquier actividad se define por tresdistribución beta. La distribución para cualquier actividad se define por tres estimados:estimados:
1.1. el estiel estimado de timado de tiempo máempo más probabls probable, m;e, m;
2.2. el estiel estimado de tiemado de tiempo más optmpo más optimistaimista, a; y, a; y 3.3. el estiel estimado de tiemado de tiempo más pesimpo más pesimistamista, b., b.
La forma de la distribución seLa forma de la distribución se muestramuestra en la siguiente Figura. E1 tiempoen la siguiente Figura. E1 tiempo más probable es el tiempo requerido para completar la actividad bajomás probable es el tiempo requerido para completar la actividad bajo condiciones normales. Los tiempos optimistas y pesimistas proporcionancondiciones normales. Los tiempos optimistas y pesimistas proporcionan una medida de la incertidumbre inherente en la actividad, incluyendouna medida de la incertidumbre inherente en la actividad, incluyendo desperdesperfectos enfectos en el equipo, disponibiel equipo, disponibilidad de manolidad de mano de obra, retardode obra, retardo en losen los materialesmateriales y otros factores.y otros factores.
Así pues,Así pues, el primerel primer paso enpaso en la elaboraciónla elaboración Del MOFDel MOF será laserá la programaciónprogramación básica para este fin, es recomendable seguir los siguientes pasos:básica para este fin, es recomendable seguir los siguientes pasos:
- • DiDivivididirr lala elelababoraoracióciónn dedell mamanuanuall enen etetapapasas biebienn dedefifininidadass yy enen tramos cortos de tiempo.tramos cortos de tiempo.
- • Determinar la secuencia de dichas etapas.Determinar la secuencia de dichas etapas.
- • Estructurar en forma de flujo la secuencia.Estructurar en forma de flujo la secuencia.
- • Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia, asíEstimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia, así como la unidad de medida de tiempo a usar (día, mes, bimestre, etc.).como la unidad de medida de tiempo a usar (día, mes, bimestre, etc.).
- • Estimar el tiempo total para la elaboración del manual.Estimar el tiempo total para la elaboración del manual.
LLaa eelalaboboraracicióónn dede cacadada mamanunualal adadmimininiststrarattivivoo (o(orgrgananizizacacióión,n, prprococededimiimienentotos,s, popolílítiticacass yy poporr fufuncncióiónn esespepecífcíficica)a) eses didifefererentnte,e, sisinn embargo intentaremos esquematizar un proceso que abarque a todos losembargo intentaremos esquematizar un proceso que abarque a todos los
manuamanuales yles y les proporcionles proporcione unae una base para elaborar manualesbase para elaborar manuales, ya, ya que losque los mismos manuales son de características diferentes para cada organismo.mismos manuales son de características diferentes para cada organismo.
2.2. RecopRecopilacióilación de la inn de la informaformaciónción
Con el propósito de obtener mayor colaboración de todas las áreas delCon el propósito de obtener mayor colaboración de todas las áreas del organismo, es necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo yorganismo, es necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y
cooperación para elaboración de los manuales.cooperación para elaboración de los manuales. LaLa rerecocopipilalaciciónón dede ininfoformrmacacióiónn popodrdrememosos efefecectutuararlala memedidianantete lala investigación documental, observaciones, cuestionarios yinvestigación documental, observaciones, cuestionarios y entrevistasentrevistas.. MedMedianiantete lala invinvestestigaigacióciónn docdocumenumentaltal obtobtendendremoremos,s, escrescritoitos,s, grágráficficas,as, leyesleyes, instructivos reportes etc., que nos permitan conocer mas a fondo la, instructivos reportes etc., que nos permitan conocer mas a fondo la unidad administrativa que elaboraremos sus manuales.unidad administrativa que elaboraremos sus manuales. La observación es otro medio de obtener información para elaborar unLa observación es otro medio de obtener información para elaborar un MOF es importante que el analista, tenga el tacto necesario para observarMOF es importante que el analista, tenga el tacto necesario para observar y recolectar la información de cómo se realizan las actividades especificasy recolectar la información de cómo se realizan las actividades especificas dede cacadada pepersorsonana,, dedebiébiéndondosese cocompmplelemementntarar coconn lala ininfoformarmaciciónón ququee
oobtprprevbteeviaengngaiamementa (^) ntememedie diandidiseanteseñateñada (^) das;lalas; aapllalasplicsica acicióncuacualeónles (^) sdede pepermi (^) rmiticcueuesttirástioránionannari coconoriososnoce (^) ceryyr (^) ininfoeentntreformarevirmaciviststaciónas,óns, especíespecífica defica de un granun gran número de personas;número de personas; la entrevistala entrevista permite, ademáspermite, además de conocer información de la estructura, la opinión de las personas quede conocer información de la estructura, la opinión de las personas que realizan las actividades.realizan las actividades. SeSe rerecocopipilala ininfoformarmacióción,n, dede acacueuerdordo alal mémétotododo fifijajadodo enen lala fafasese dedell plplananeaeamimienentoto.. PuPuededee seserr lala ininveveststigaigacióciónn dodocucumementntalal dede archivosarchivos,, entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las entrevistas yentrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las entrevistas y operaciones en que intervienen; la observación directa, etc.operaciones en que intervienen; la observación directa, etc. EEss rerecocomemendndaablblee ememplpleearar eell mémétotododo mimixtxto,o, sese ususaa lala encuestaencuesta,, cuestionarios y lacuestionarios y la entrevistaentrevista..
3.3. ProceProcesamiensamiento de la ito de la infornformaciónmación..
La información recabada debe seguir un procesamiento, para que puedaLa información recabada debe seguir un procesamiento, para que pueda ser aprovechada al máximo, los pasos de este proceso de organización deser aprovechada al máximo, los pasos de este proceso de organización de la información, son los siguientes:la información, son los siguientes: oo DepuraciónDepuración oo Clasificación, yClasificación, y oo AnálisisAnálisis El analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo deEl analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de
la información, pues lala información, pues la residedentntroro dede lalass estructurasestructurasresi impimpidestesteidenncincin daraa (^) dar infalal camcaminformormacibiobio,, losaciónlos difón comdiferecompleerentepleta,ntesta, vers intintereverazeresesaz ysesy
6.6. FormFormato yato y comprecomprensiónnsión..
El MOF, cumple con suEl MOF, cumple con su objetivoobjetivo básico, el de ser consultado, cuando porbásico, el de ser consultado, cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o inquietudes,su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o inquietudes, tres características importantes que debe tener un manual son:tres características importantes que debe tener un manual son: oo Facilidad deFacilidad de lecturalectura y/o consulta.y/o consulta. oo (^) Que permita hacer referencias rápidas y precisas.Que permita hacer referencias rápidas y precisas. oo Respirar confianza por su apariencia y orden.Respirar confianza por su apariencia y orden. Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisión yEs recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisión y actualización, además de usar numeración consecutiva con el total deactualización, además de usar numeración consecutiva con el total de hojas, ejemplo: hoja 3 de 45 no menos importantehojas, ejemplo: hoja 3 de 45 no menos importante textotexto, es decir, su, es decir, su distribución en las páginas, usando correctamente los espacios en blanco,distribución en las páginas, usando correctamente los espacios en blanco, los márgenes amplios y la utilización uniforme del sangrado; al diseñar ellos márgenes amplios y la utilización uniforme del sangrado; al diseñar el formato de los manuales administrativos es usual el encabezamiento deformato de los manuales administrativos es usual el encabezamiento de páginas, donde se asienta la información básica de cada manual como:páginas, donde se asienta la información básica de cada manual como: título del manual, título deltítulo del manual, título del procedimientoprocedimiento, fecha de publicación, número de, fecha de publicación, número de página, etcétera, ésta información permite al usuario consultas rápidas.página, etcétera, ésta información permite al usuario consultas rápidas. 7.7. RevisRevisiónión y apry aprobacióobación.n.
En la práctica, la revisión se efectúa en dos fases; durante la primeraEn la práctica, la revisión se efectúa en dos fases; durante la primera revisión, es conveniente efectuar reuniones con los participantes en larevisión, es conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboración de los manuales, analistas, directivos y usuarios, todos elloselaboración de los manuales, analistas, directivos y usuarios, todos ellos realizan una revisión al contenido de los manuales bajo los siguientesrealizan una revisión al contenido de los manuales bajo los siguientes aspectos:aspectos: oo Revisión justa y objetiva del material.Revisión justa y objetiva del material. oo Proporcionar críticas específicas y constructivas.Proporcionar críticas específicas y constructivas.
oo Revisar a detalle y devolver losRevisar a detalle y devolver los materialesmateriales rápidamente dentro de unrápidamente dentro de un plazo previamente acordado.plazo previamente acordado. oo Evitar cambios sólo por gusto personales.Evitar cambios sólo por gusto personales. Posterior a esta revisión, la segunda fase consiste en una revisión rigurosaPosterior a esta revisión, la segunda fase consiste en una revisión rigurosa final, a cargo del analista y directivos de la empresa, culminando con lafinal, a cargo del analista y directivos de la empresa, culminando con la aprobación de los niveles directivos de quien tenga a su cargo dichasaprobación de los niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas responsabilidades.responsabilidades. Las formas más comunes para la aprobación es en cada una de las hojasLas formas más comunes para la aprobación es en cada una de las hojas ó bien utilizando una hoja para su aprobación; la aprobación como puntoó bien utilizando una hoja para su aprobación; la aprobación como punto final en la elaboración de los manuales administrativos, viene a dar paso afinal en la elaboración de los manuales administrativos, viene a dar paso a la impresión, distribución y control de los manuales, en esta fase final esla impresión, distribución y control de los manuales, en esta fase final es recomerecomendable efectundable efectuarar un programa deun programa de difusidifusión enón en forma simultáforma simultánea anea a lala
didiststriribubuciciónón,, llllevevanandodo aa cacabobo unun cocontntroroll esestrtricictoto,, aa ququieieneness dedebabann asignarse un ejemplar, es decir sólo a los usuarios de cada manual,asignarse un ejemplar, es decir sólo a los usuarios de cada manual, siendo solamente lasiendo solamente la gerenciagerencia general ó dirección, quien deba tener ungeneral ó dirección, quien deba tener un ejemplar de todos los manuales.ejemplar de todos los manuales. Es importante establecer procedimientos que permitan la conservación yEs importante establecer procedimientos que permitan la conservación y reretetencinciónón dede loloss mamanunualaleses adadmimininiststraratitivosvos,, dedebibidodo aa lalass sisiguguieientnteses razones:razones: A) PorA) Por seguridadseguridad, ya que estos contienen información confidencial y en su, ya que estos contienen información confidencial y en su casocaso datosdatos que servirían a laque servirían a la competenciacompetencia.. B) Por costo, pues la reposición de los manuales genera un gasto.B) Por costo, pues la reposición de los manuales genera un gasto. PoPorr lolo ananteteririoror sese rerecocomimienendada llllevevarar unun cocontntroroll dede didiststriribubuciciónón dede manuales, que consiste en una relación ordenada de los tenedores demanuales, que consiste en una relación ordenada de los tenedores de manuales, este control deberá ser de uso del área de personal, para quemanuales, este control deberá ser de uso del área de personal, para que enen susu momomementnto,o, rereququieierara loloss ejejememplplarareses dudurarantntee lalass enentrtrevevisistatass dede despedida del personal.despedida del personal.
8.8. ActActualualizaizacióción.n. ElEl valorvalor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo,de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo, radica en la información contenida en ellos, por lo tanto el mantenerlosradica en la información contenida en ellos, por lo tanto el mantenerlos actuaactualizadolizadoss permitpermite quee que cumplacumplan conn con su objetivo, que essu objetivo, que es proporcproporcionar laionar la información necesaria para el desarrollo de actividades y funciones; seinformación necesaria para el desarrollo de actividades y funciones; se coconsnsididereraa prprududeentntee llaa rerevivisisióónn yy acactutualaliizazaciciónón dede loloss mamanunuaaleless adadmimininiststraratitivovos,s, poporr lolo memenonoss enen foformrmaa ananuaual,l, sisienendodo rerecocomenmendadablblee efectuarse cada seis meses.efectuarse cada seis meses. LLaa mmaayyoorrííaa ddee llooss oorrggaanniissmmooss nnoo ppllaanneeaann ssuuss rreevviissiioonneess yy actualizaciones, es decir las efectúan sobre la base de sus necesidadesactualizaciones, es decir las efectúan sobre la base de sus necesidades de actualización, porde actualización, por cambiocambio de políticas, nuevos procedimientos, nuevosde políticas, nuevos procedimientos, nuevos puestos, etcétera,.puestos, etcétera,. PlPlananeaearr lalass acacttuaualilizazaciciooneness pepermrmititee aa loloss ororgaganinissmomoss unun memejojorr mantenimientomantenimiento del MOF, ya que a través de un programa escalonado pordel MOF, ya que a través de un programa escalonado por secciones ó áreas se ejerce menor presión sobre los encargados de lassecciones ó áreas se ejerce menor presión sobre los encargados de las revisiones; cuando existen cambios, adiciones ó supresiones en algunarevisiones; cuando existen cambios, adiciones ó supresiones en alguna sección se analizan y se efectúan, en caso de ser procedentes, dentro delsección se analizan y se efectúan, en caso de ser procedentes, dentro del período programado para esta sección, es necesario llevar un registro deperíodo programado para esta sección, es necesario llevar un registro de cada cambio ócada cambio ó modifmodificacióicaciónn aa los manuales administlos manuales administrativrativos, notificanos, notificandodo aa los usuarios sobre estos para un mejor manejo de la información.los usuarios sobre estos para un mejor manejo de la información. La unidad administrativa encargada de las revisiones y actualizacionesLa unidad administrativa encargada de las revisiones y actualizaciones (mé(métodtodosos yy procprocediedimiemientontos,s, orgaorganizanizaciónción yy métmétodoodos,s, modmoderniernizaczaciónión
ORORGAGANIGNIGRAMA JRAMA JULSULSA SACA SAC
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTASJUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
FUNCION PRINCIPAL:FUNCION PRINCIPAL:
La Junta General, formada por accionistas de la compañía legalmente convocados yLa Junta General, formada por accionistas de la compañía legalmente convocados y reunidos, es la máxima autoridad y órgano supremo de la misma. Las decisionesreunidos, es la máxima autoridad y órgano supremo de la misma. Las decisiones tomadas por la Junta General de accionistas en conformidad con la ley y el estatuto,tomadas por la Junta General de accionistas en conformidad con la ley y el estatuto,
MANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONESMANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONES
obligan a todos los socios, incluso a los ausentes y disidentes y para evitar atropellarobligan a todos los socios, incluso a los ausentes y disidentes y para evitar atropellar las minorías en una sociedad, toda decisión debe estar acompañada de una cantidadlas minorías en una sociedad, toda decisión debe estar acompañada de una cantidad mínima de accionistas o socios que tomen una decisión en otras palabras: Quórum; demínima de accionistas o socios que tomen una decisión en otras palabras: Quórum; de tal manera que son los que pueden tomar cualquier clase de decisión respeto atal manera que son los que pueden tomar cualquier clase de decisión respeto a cualquier clase de nombramiento, remoción, financiera, comercial, etc., también se lecualquier clase de nombramiento, remoción, financiera, comercial, etc., también se le conoce como el Máximo Órgano Social.conoce como el Máximo Órgano Social.
FUNCIONES:FUNCIONES:
Entre las decisiones que pueden tomar una Asamblea General de Accionistas o JuntaEntre las decisiones que pueden tomar una Asamblea General de Accionistas o Junta General de Socios, están las funciones que describe el artículo 420 del Código deGeneral de Socios, están las funciones que describe el artículo 420 del Código de Comercio:Comercio:
Artículo 420. Funciones De La Asamblea General De Accionistas. La asamblea generalArtículo 420. Funciones De La Asamblea General De Accionistas. La asamblea general de accionistas ejercerá las funciones siguientes:de accionistas ejercerá las funciones siguientes:
Disponer qué reservas deben hacerse además de las legales.1) Disponer qué reservas deben hacerse además de las legales.
Fijar el monto del dividendo, así como la forma y plazos en que se pagará.2) Fijar el monto del dividendo, así como la forma y plazos en que se pagará.
Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores, funcionarios3) Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores, funcionarios directivos o el revisor fiscal.directivos o el revisor fiscal.
Elegir y remover libremente a los funcionarios cuya designación le corresponda.4) Elegir y remover libremente a los funcionarios cuya designación le corresponda.
ELABORADO POR:ELABORADO POR: ESTUDIANTES DE LA ESCUELA PROFESIONAL DEESTUDIANTES DE LA ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION UNAADMINISTRACION UNA
MANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONESMANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONES
1 FINALIDAD DEL CARGO1 FINALIDAD DEL CARGO
Control principal de la dirección también hacia la empresa y sus accionistasControl principal de la dirección también hacia la empresa y sus accionistas
2 FUNCIONES:2 FUNCIONES:
A. LosA. Los miembros delmiembros del DirectorioDirectorio velanvelan siempre porsiempre por los intereseslos intereses de lade la empresaempresa y de sus accionistas, contando con una información completa.y de sus accionistas, contando con una información completa.
B. Actuar con todos los accionistas de forma justa en las decisiones que seB. Actuar con todos los accionistas de forma justa en las decisiones que se realicen.realicen.
CC tenertener siempre ensiempre en cuenta loscuenta los intereses deintereses de los grupos,los grupos, asegurando siempreasegurando siempre elel cumplimiento de la ley.cumplimiento de la ley.
D. El Directorio debe realizar ciertas funciones claves:D. El Directorio debe realizar ciertas funciones claves:
Evaluar, aprobar y dirigir la estrategia corporativa.Evaluar, aprobar y dirigir la estrategia corporativa.
establecer los objetivos, metas y planes de acción,establecer los objetivos, metas y planes de acción,
controlcontrol y manejoy manejo de riesgos,de riesgos, los presupuestos anuales.los presupuestos anuales.
supervisar los principales gastos, inversiones, adquisiciones y enajenaciones.supervisar los principales gastos, inversiones, adquisiciones y enajenaciones.
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Seleccionar, controlar y, cuando se haga necesario, sustituir a los ejecutivosSeleccionar, controlar y, cuando se haga necesario, sustituir a los ejecutivos
MANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONESMANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONES
principales, así como fijar su retribución.principales, así como fijar su retribución.
Evaluar la remuneración de los ejecutivos principales y de los miembros delEvaluar la remuneración de los ejecutivos principales y de los miembros del DirectorioDirectorio dede formaforma legallegal trasparente.trasparente.
Realizar el seguimiento y control de los posibles conflictos de intereses entre laRealizar el seguimiento y control de los posibles conflictos de intereses entre la administración, los miembros del Directorio y los accionistas, incluidos el usoadministración, los miembros del Directorio y los accionistas, incluidos el uso
fraudulento de activos corporativos y el abuso en transacciones entre partesfraudulento de activos corporativos y el abuso en transacciones entre partes interesadas.interesadas.
Velar por la integridad de los sistemas de contabilidad y de los estadosVelar por la integridad de los sistemas de contabilidad y de los estados financieros de la sociedad, incluida una auditoría independiente, y la existenciafinancieros de la sociedad, incluida una auditoría independiente, y la existencia de los debidos sistemas de control, en particular, control de riesgos financierosde los debidos sistemas de control, en particular, control de riesgos financieros y no financieros y cumplimiento de la ley.y no financieros y cumplimiento de la ley.
Supervisar la efectividad de las prácticas de gobierno de acuerdo con las cualesSupervisar la efectividad de las prácticas de gobierno de acuerdo con las cuales opera, realizando cambios a medida que se hagan necesarios.opera, realizando cambios a medida que se hagan necesarios.
33 CAPACIDAD DEL DIRECTORIO:CAPACIDAD DEL DIRECTORIO:
Debe ser capaz de ejercer, con independencia de la administración, un juicioDebe ser capaz de ejercer, con independencia de la administración, un juicio objetivo sobre asuntos corporativos.objetivo sobre asuntos corporativos.
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Podrá conformar órganos especiales de acuerdo a las necesidades y dimensiónPodrá conformar órganos especiales de acuerdo a las necesidades y dimensión de la sociedad, en especial aqude la sociedad, en especial aquélla que asuma la función de auditoríaélla que asuma la función de auditoría
Asimismo,Asimismo, estosestos órganosórganos especialesespeciales podránpodrán referirse,referirse, entreentre otras,otras, aa laslas
MANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONESMANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONES
