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El concepto de cuentas y esquemas de cuenta en el contexto del sistema contable. Se detalla la importancia de un catálogo de cuentas y se presenta un ejemplo de cómo se estructura un catálogo de cuentas en una entidad. Además, se discuten las diferentes clases de cuentas y su ubicación en el balance general.
Tipo: Apuntes
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Para realizar el registro de las operaciones que se realizan en una entidad, intervendrán los elementos que conforman el estado de posición financiera y del estado de resultados, para lo cual deberá existir una cuenta para cada uno del contenido que integra dicha información. Según Moreno Joaquín (2014), las cuentas son: El conjunto de registros donde se va a describir en forma detallada y ordenada la historia de los conceptos que integran el estado de situación financiera y el estado de resultados. También se pueden definir como el registro de los incrementos o disminuciones en saldos de los conceptos individuales que integran los estados de situación financiera y el estado de resultados. Por lo tanto, en una entidad existirán cuentas que representarán al activo, pasivo, capital, ingresos, costos y gastos.
Cada cuenta está representada por un esquema de cuenta o esquema de mayor, que nos facilitará el aumento y las disminuciones de una cuenta. Los esquemas de cuenta o de mayor, como lo menciona Romero (2010), son “la repre- sentación gráfica de un libro contable en forma de T”. Figura 1. Esquema de mayor. Autoría propia. Como podemos ver en la figura 1, las cuentas o esquemas de mayor se representan con una “T”, en donde el conjunto de esquemas de cuentas o de esquemas de mayor integra las operaciones registradas en el libro de contabilidad, conocido como libro mayor.
1100 Circulante 1101 Disponible 110101 Caja 110102 Bancos 1102 Realizable 110201 Clientes 110202 Documentos por cobrar 110203 Deudores 110204 IVA acreditable 110205 Inventarios 12 00 Fijo 1201 Tangible 120101 Terrenos 120102 Edificios 120103 Mobiliario y equipo 120104 Equipo de transportes 120105 Equipo de servicio 1202 Diferido 130201 Gastos de instalación 130202 Gastos de organización 130203 Seguros pagados por anticipado 130204 Otros gastos pagados por anticipado
2. PASIVO 2100 Corto plazo 2101 Acreedores 2102 Proveedores 2103 Documentos por pagar 2104 Dividendos por pagar 2105 ISR por pagar 2106 PTU por pagar 2107 IVA trasladado 2200 Largo plazo 2201 Documentos por pagar 2202 Préstamo hipotecario 3. CAPITAL CONTABLE 3000 Capital social
3001 Capital social contribuido 3002 Reserva legal 3003 Resultado de ejercicios anteriores 3004 Resultado del ejercicio
4. CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS (INGRESOS) 4100 Ingresos / ventas 4102 Otros ingresos 5. CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS (COSTOS) 5100 Ajustes y descuentos 5101 Costos de ventas 6. CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS (GASTOS) 6100 Gastos de operación 6101 Gastos de administración 610101 Gastos de nómina 610102 Otros gastos de personal 6102 Gastos de venta 610201 Gatos de nómina 610202 Otros gastos de personal 6103 Gastos financieros CUENTAS PUENTE O LIQUIDADORAS 7200 Ventas de contado 7101 Sueldos y salarios Como podemos ver, el catálogo de cuentas es una herramienta básica y clara para de- linear el adecuado registro contable de las operaciones, y no requiere personal de alta especialización, ya que identifica las cuentas de una entidad, de acuerdo con las carac- terísticas y la flexibilidad de crecimiento de la entidad.
En los siguientes subtemas revisaremos una a una las siete cuentas básicas de una or- ganización. 4.4.1. ACTIVO. DISPONIBILIDAD. PERMANENCIA Las cuentas básicas de activos se presentan de acuerdo con el mayor grado de conversión en efectivo para su disponibilidad y de permanencia en la entidad.
tratación de aseguramiento de las propiedades de la empresa.
han quedado como garantía de pago.
Como podemos ver en la figura 3, las cuentas a largo plazo estarán relacionadas con periodos de permanencia mayores a un año en el caso del activo no circulante y pasivo a largo plazo. El conocimiento de las cuentas básicas a largo plazo utilizadas en contabilidad nos per- mitirá organizar correctamente la información financiera de la entidad. 4.4.6. UTILIDAD DEL EJERCICIO La cuenta de utilidad del ejercicio forma parte del capital contable de la entidad, corresponde al importe resultante de la diferencia de los ingresos sobre los costos y gastos de las operaciones realizadas en un periodo determinado.
Ingresos $10,000. menos Costo de ventas - $ 8,000. igual Utilidad del ejercicio =$ 2,000. La utilidad acumulada del ejercicio representa el monto de las utilidades de periodos anteriores, mientras que la utilidad del ejercicio representa la utilidad del periodo correspondiente. El conocimiento de la cuenta de la utilidad utilizada en contabilidad nos permitirá organi- zar correctamente la información financiera de la entidad. 4.4.7. PÉRDIDA DEL EJERCICIO O PÉRDIDA NETA La cuenta de pérdida del ejercicio corresponde al importe resultante de la diferencia de los ingresos inferiores a los costos y gastos de las operaciones realizadas en un periodo determinado.
Ingresos $ 10,000. menos Costo de ventas - -$ 14,000. igual Pérdida del ejercicio =$(4,000.00)
La pérdida del ejercicio acumulada, representa el monto de las pérdidas de periodos anteriores, mientras que la pérdida del ejercicio representa la pérdida del periodo correspondiente. El conocimiento de la cuenta de pérdida del ejercicio utilizada en contabilidad, nos per- mitirá organizar correctamente la información financiera de la entidad.
La importancia del balance general o estado de situación financiera radica en mos- trarnos la relación que existe entre el manejo de los recursos y las fuentes de fi- nanciamiento internas o externas con los que cuenta una empresa, representados respectivamente por el activo, pasivo y capital contable. Con la presentación del balance general se puede obtener, por ejemplo, información referente a la capacidad de pago en efectivo con la que cuenta la empresa, conocer qué porcentaje fue aportado y cuál proviene de nuestros acreedores, así como también cono- cer el rendimiento que generan nuestros activos fijos en relación con la utilidad obtenida en un periodo determinado, entre otra información. De acuerdo con Romero (2010, p. 214) el balance general es: Un estado financiero devengo-realizado que muestra los recursos de que dispone la entidad para la realización de sus fines (activo) y las fuentes externas e internas de dichos recursos (pasivo más capital contable), a una fecha determinada. De su análisis e interpretación podemos conocer, entre otros aspectos, la situación financiera y eco- nómica, la liquidez y la rentabilidad de una entidad. La finalidad del balance general consiste en proporcionar información sobre la realidad y situación económica de la empresa después del proceso de registro contable de un periodo determinado.
En sentido estricto de contabilidad, el balance general contiene las siguientes caracte- rísticas: a) Muestra la información sobre los recursos y derechos monetarios que posee, así como el reconociendo del origen de su financiamiento en una fecha determinada. b) Es un estado financiero estático, ya que presenta información financiera de sus ope- raciones a una fecha determinada.
Figura 6. Estructura del balance general. Fuente: Romero (2010). Como podemos ver en la figura 6, de acuerdo con la forma de presentación del balance general y el número de cuentas que intervinieron en el proceso contable, utilizaremos una primera columna para registrar el valor de cada una de las cuentas, y en una segunda columna posteriormente registraremos el importe total del importe de cada grupo que conforma el activo, pasivo y capital contable. La elaboración de la estructura de la información financiera en el documento que con- forma el balance general se debe de llevar a cabo utilizando una serie de columnas que nos permitirán presentar los saldos de las cuentas de activo, pasivo y capital contable.
La cuenta nos sirve para llevar a cabo el registro de las operaciones que afectan la información financiera de una empresa; a cada operación ocurrida en una empresa le corresponde un registro en una cuenta determinada, lo que significa que por lo menos dos cuentas intervienen cada vez que realicemos un registro. Como nos menciona Guajardo (2008, p. 66): La cuenta es donde se registran los aumentos o las disminuciones de cada partida provocados por la transacción de negocios. Todo sistema contable tiene una cuenta por separado para cada clase de activo, pasivo, capital ingreso y gasto. De acuerdo con la clasificación de los derechos y obligaciones que conforman una em- presa, encontraremos cuentas por separado según el tipo de operación a que se refiriera. Al conjunto de cuentas contables le llamaremos sistema de contabilidad.
Como observamos anteriormente, la cuenta estará representada gráficamente en forma de “T”, por lo que también recibirá en lo consecuente el nombre de “ cuenta T ”, y estará compuesta por el nombre de la cuenta y las columnas que nos permitirán registrar las operaciones contables de una entidad de la siguiente manera: Nombre de la cuenta. Es aquel nombre que se designa a una cuenta de acuerdo con los elementos que intervienen en una operación dada. Columnas. Representadas por el lado derecho y lado izquierdo de la cuenta “T”, don- de vamos a registrar el aumento o las disminuciones que afecten el valor nominal de la cuenta. Cada columna tendrá una función específica para llevar a cabo el registro de las cuentas.
Como podemos ver en el ejemplo de la figura 8, si vamos a realizar una operación en donde interviene la “entrada” de dinero del banco, el registro a llevar a cabo será un cargo a la cuenta llamada “bancos”. De igual forma, cuando nosotros realicemos un registro en una cuenta del lado derecho o del haber, lo llamaremos “abono”. Figura 9. Registro de abono. Autoría propia. 4.1.1. MOVIMIENTO Cuando nosotros registremos una o varias operaciones en la cuenta, la llamaremos movimiento. A la suma de los registros (cargos) del lado izquierdo lo llamaremos “movimiento deu- dor”. A la suma de los registros (abonos) del lado derecho lo llamaremos “movimiento acreedor”. Figura10. Movimiento deudor. Fuente: Autoría propia. Como podemos ver en el ejemplo de la figura 10, si sumamos los registros (cargos) en donde interviene la “entrada” de dinero del banco, obtendremos un movimiento deudor:
Figura 11. Movimiento acreedor. Autoría propia. Como podemos ver en la figura 11, si sumamos las operaciones (abonos) en donde in- terviene la “salida” de dinero del banco, obtendremos un saldo “acreedor” en la cuenta llamada “bancos”: 4.1.2. SALDO A la diferencia entre los movimientos deudor (columna izquierda) y el movimiento acreedor (columna derecha) lo llamaremos “saldo”. Saldo deudor Como podemos ver en el ejemplo de la figura 12, cuando el importe del movimiento deudor sea mayor al importe del movimiento acreedor, el resultado se colocará en la columna izquierda y la diferencia la llamaremos saldo deudor. Figura 12. Saldo deudor. Fuente: Autoría propia.
