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ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS PARA PROCESO DE SELECCIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA EN LA ADQUISICIÓN DE MUEBLES PARA LA PERSONERÍA DISTRITAL DE BOGOTÁ.
En el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, se establece que “En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone”.
La Personería Distrital de Bogotá conforme a la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, realiza los estudios previos para contratar el suministro de muebles y enseres para esta dependencia por medio de la modalidad de selección por licitación pública, los cuales deberán contener como mínimo los siguientes aspectos:
- DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD:
La Personería Distrital de Bogotá requiere contratar el suministro e instalación de mobiliario y enseres, para su dependencia con las especificaciones técnicas requeridas y en la cantidad. Es necesario dotar con elementos de muebles y enseres los puestos de trabajo para poder brindar las mínimas condiciones laborales a los funcionarios, y obtener mejor rendimiento laboral. Igualmente es necesario suministrar estos elementos con el fin de salvaguardar los documentos que maneja cada dependencia en desarrollo de sus funciones a demás de permitir el desarrollo armónico de estas actividades así como generar un ambiente de trabajo adecuado para todos sus funcionarios y aportar al mejoramiento de la seguridad industrial y del clima laboral.
Por lo anterior, la Personería Distrital de Bogotá, necesita para el eficiente funcionamiento de los grupos de trabajo, el suministro e instalación de muebles y enseres, con el fin de dar solución a sus necesidades, así como brindar una mejor organización de los áreas y ofrecer a los funcionarios la comodidad en su puesto de trabajo con los elementos necesarios para su labor, con la finalidad último de brindar un excelente servicio a los ciudadanos que se acerquen a dicha dependencia.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:
2.1. OBJETO : La Personería Distrital de Bogotá requiere contratar el suministro e instalación de mobiliario y enseres para su dependencia.
2.2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS BIENES: El contratista se obliga para con La Personería Distrital de Bogotá a suministrar e instalar los elementos cuyas características y especificaciones técnicas mínimas se detallan a continuación:
ITEM DESCRIPCIÓN CANTIDAD 1 Archivador rodante: Archivo diseño manual de 5 estantes/udc compuesto por: 2 módulos móviles diseño sencillo manuales de 2 estantes c/u Un modulo fijo lateral de 2 estantes Una puerta de seguridad Área a ocupar 2. mt x 1.10 mt x 2.10 mt
2 Archivador rodante: Un archivador de diseño cuádruple mecánico de 32 estantes/udc compuesto por: Tres módulos móviles diseño cuádruple, mecánico de 8 estantes c/u Dos módulos fijos laterales de 4 estantes c/u Una puerta de seguridad Área a ocupar 9.0 mt x 3.5 mt x 2.10 mt
3 Mesa para juntas en madera 2 4 Mesa para ludoteca 1 5 Sillas interlocutoras fijas sin brazos en paño 28
2.3. OBLIGACIONES DEL PROPONENTE
a. (^) Suministrar e instalar los muebles objeto del contrato en excelentes condiciones, en los plazos establecidos, bajo las condiciones económicas, técnicas y financieras estipuladas en las cláusulas correspondientes y de acuerdo con la propuesta.
b. Asumir los gastos de transporte hasta el lugar de entrega.
c. Obrar con diligencia y el cuidado necesario en los asuntos que le asigne el supervisor del contrato.
d. Cumplir con el objeto del contrato y las especificaciones técnicas establecidas en el pliego de condiciones, anexos, y en la oferta presentada por EL CONTRATISTA.
2.8. PRESUPUESTO ESTIMADO : El valor del presupuesto oficial establecido para la presente contratación es la suma CIENTO CINCUENTA MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE ($150.000.000.oo m/Cte. ) incluido IVA.
2.9 SUPERVISIÓN : La supervisión y control de la correcta ejecución del contrato, será ejercida por la Coordinadora del Grupo Administrativo o por la persona que la Ordenadora del Gasto designe para tal fin.
- FUNDAMENTOS JURÍDICOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN:
El presente proceso se adelantará por medio de la modalidad de selección de Licitación Pública, teniendo en cuenta el objeto y la cuantía del contrato a celebrar; lo anterior, con fundamento en lo establecido en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y el numeral 1° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, este último reglamentado por el Decreto 2474 de 2008, según el cual por regla general el contratista se seleccionara a través de licitación pública, siempre y cuando en razón al objeto y a la cuantía éste no se encuadre dentro de las excepciones que se señalan en los numerales 2, 3 y 4 del art. 2 de la Ley 1150 de 2007.
4. ESTUDIO DE MERCADO O ANÁLISIS ECONÓMICO DEL VALOR DEL
CONTRATO:
De acuerdo con lo establecido en el numeral 4 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 2474 de 2008, atendiendo las características y especificaciones de los elementos que se pretende adquirir, La Personería Distrital de Bogotá solicitó cotizaciones a las siguientes sociedades: MEPAL Carvajal, Archivo Total Ltda., Pérez y Pérez Metalmecánicos, Fanarchivos E.U. y AVS Art Office, las cuales hacen parte de los presentes estudios previos. En virtud de lo anteriormente se estimó la suma de CIENTO CINCUENTA MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE ($150.000.000.oo M/Cte. ) incluido IVA, para la presente contratación.
4.1. CERTIFICADO DE REGISTRO DE PRECIOS DE REFERENCIA – SICE. De conformidad con lo establecido en el artículo 15 del Decreto 3512, del 5 de diciembre de 2003 y en el Acuerdo N° 005-2005, en los procesos contractuales de cuantía superior al 10 % de la menor cuantía de la entidad, el proponente deberá referenciar en su oferta el número de certificado de registro como proveedor en el Portal del SICE, con una vigencia no mayor a un (1) año, y acreditar tal circunstancia mediante la certificación de inscripción generada por la Contraloría General de la República.
Igualmente, el oferente deberá obligatoriamente presentar con la oferta, el Certificado de Registro de Precios de Bienes y Servicios generado por el Portal del SICE de la totalidad de los elementos objeto del presente proceso de selección, los cuales serán verificados y consultados a la fecha límite de entrega de las propuestas. Este certificado debe tener una vigencia no mayor de quince (15) días anteriores a la fecha de presentación de la propuesta, con el fin de garantizar que el registro de precios se encuentra vigente. EN TODO CASO EL REGISTRO DEBE SER ANTERIOR A LA FECHA LÍMITE DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA****. En tal sentido, El oferente debe aportar en su propuesta, copia del certificado vigente de registro del servicio generado por el Portal del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE de la Contraloría General de la República, donde conste que el proponente inscribió el precio del servicio objeto del proceso de selección. Para ello podrá presentar:
- El “Reporte de certificados de registro de precios” que genera el Portal del SICE que contiene la información correspondiente al número del certificado, el número del código CUBS, la descripción del producto que ofrece, la localización y la fecha del registro.
- Copia del certificado de registro de precio definitivo, según sea el caso, acorde con lo establecido en el formato ANEXO TÉCNICO del presente estudio, lo anterior de conformidad con lo establecido en el numeral c) del artículo 13 del Decreto 3512 de 2003. Las ofertas presentadas por los Consorcios y Uniones Temporales, deberán adjuntar, los certificados de registro de los consorciados o integrantes de la unión temporal que hayan realizado el registro de precios.
4.2 FACTOR TÉCNICO- REQUISITOS HABILITANTES :
DOCUMENTOS TÉCNICOS EXPERIENCIA: Los proponentes deben acreditar máximo tres (3) certificaciones de experiencia expedida por el contratante, las cuales pueden ser celebradas con entidades públicas o privadas. Las constancias a través de las cuales se certifiquen los contratos, deben contener como mínimo la siguiente información:
Entidad Contratante. Debe tratarse de entidades pertenecientes al sector público o privado.
Objeto del Contrato. Igual o similar al objeto del presente proceso.
Fecha de iniciación. Los contratos deberán haber iniciado su ejecución con posterioridad al 1 de enero de 2010.
Fecha de terminación. Los contratos relacionados deben estar totalmente ejecutados.
Garantía sobre los bienes 300 Apoyo a la Industria Nacional 100 TOTAL PUNTAJE ASIGNADO 1000
FACTOR ECONÓMICO : 600 Puntos. Busca obtener el precio más favorable teniendo en cuenta que para La Personería Distrital de Bogotá es primordial utilizar sus recursos de la manera más eficiente posible. El proponente que ofrezca el menor precio, teniendo en cuenta los requerimientos técnicos obligatorios, obtendrá 600 puntos y proporcionalmente los subsiguientes. Se le asignará el mayor puntaje a la propuesta de menor precio, y a las siguientes un puntaje proporcional al valor de la propuesta de menor precio, de acuerdo a la siguiente fórmula:
P= Mp * 600 puntos / Pac
P= Puntaje
Mp = Menor precio
Pac =Precio a comparar
GARANTÍA SOBRE LOS BIENES (300 puntos) Al proponente que ofrezca de manera expresa dentro de su oferta, mayor tiempo de garantía para los bienes, se le otorgarán 300 puntos y a los demás se les calificará de manera proporcional, mediante regla de tres simple.
APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (100 puntos) De conformidad con lo establecido en la ley 816 de 2003, se asigna dentro de los criterios de calificación un puntaje de 100 puntos a la propuesta donde se ofrezca 100% de componente de bienes nacionales; 65 puntos al proponente que ofrezca 50% de componente de bienes nacionales y 50% de bienes extranjeros y 0 puntos al proponente que ofrezca menos del 50% de componente de bienes nacionales.
DESEMPATES:
En caso de presentarse empate entre los proponentes ubicados en primer orden de elegibilidad, se aplicarán los siguientes criterios de desempate, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2 del Decreto 2473 de 2010:
a. En igualdad de condiciones, se preferirá aquella propuesta que haya obtenido el mayor puntaje en el factor económico.
b. Si el empate persiste, se preferirá a la oferta que haya obtenido el mayor puntaje en el factor técnico.
c. Si se presenta empate o este persiste y entre los empatados se encuentren Mipymes, se preferirá a la Mipyme nacional, sea proponente singular, o consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, conformada únicamente por Mipymes nacionales.
d. Si no hay lugar a la hipótesis prevista en el numeral anterior y entre los empatados se encuentran consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura en los que tenga participación al menos una Mipyme, este se preferirá.
e. De continuar el empate, se escogerá en sorteo en la audiencia pública.
- ANÁLISIS DE RIESGOS:
De conformidad con lo establecido en el artículo 88 del decreto 2474 de 2008 reglamentario de la ley 1150 de 2007, se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, puedan alterar el equilibrio financiero del mismo; así, el riesgo será previsible en la medida en que el mismo sea identificable y cuantificable. Así los riesgos se asocian a los derivados del incumplimiento del ofrecimiento en cualquiera de los eventos descritos en el decreto 4828 de 2008, de las obligaciones contractuales asociado al cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados.
6.1. RIEGOS FINANCIEROS
Descripción De Riesgos Asignación Del Riesgo
Estimación De Riesgo Descripción Evaluada
Valorado Amparo
Retraso en los pagos por parte de la entidad
Contratante Bajo 100% Disponibilidad presupuestal Los efectos derivados de la existencia de daño emergente del contratista, por la ocurrencia de hechos de fuerza mayor o casos fortuitos en los términos del contrato y la legislación existente
Contratante Bajo 80% Disponibilidad presupuestal
6. ANÁLISIS DE LA EXIGENCIA DE MECANISMOS DE COBERTURA
Teniendo en cuenta los riesgos descritos anteriormente se hace necesario exigir mecanismos de cobertura que permitan tomar acciones en caso que se presenten dichas situaciones de conformidad con lo previsto en el Decreto 4828 de 2008 y el Decreto 2493 de 2009. Por lo cual, los oferentes y posteriormente el (los) contratista (s) seleccionado (s) deberá constituir una garantía, a su elección en cualquiera de las modalidades que indica el artículo 3 del Decreto 4828 de 2008 (esto es, póliza de seguros, fiducia mercantil en garantía, garantía bancaria a primer requerimiento, endose en garantía de títulos valores o depósito de dinero en garantía) de la siguiente manera:
a. Todos los proponentes deben constituir a favor de la Superintendencia y entregar junto a la propuesta, una garantía de seriedad de la misma que cubra los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento en los eventos que establece el numeral 4.1, articulo 4 del Decreto 4828 de 2008. El valor de la garantía será equivalente al diez por ciento (10%) del presupuesto oficial estimado para la presente contratación y una vigencia de 4 meses contados a partir de la presentación de la oferta, esta garantía se extenderá desde el momento de presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual.
b. El proponente favorecido se debe comprometer y obligar a constituir a favor de la Superintendencia garantías que cubran cada uno de los siguientes riesgos:
- UNA GARANTÍA ÚNICA que ampare: a. CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: Para garantizar el cumplimiento general del contrato, el pago de multas, de la cláusula penal pecuniaria y demás sanciones, por una suma igual al veinte por ciento (20%) del valor total del presente contrato, con una vigencia igual a la del contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir de la fecha de expedición de la póliza.
- CALIDAD DEL SERVICIO: Para garantizar la calidad del servicio, una garantía equivalente al veinte (20%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir de la fecha de expedición de la póliza.
- CALIDAD DE LOS BIENES SUMINISTRADOS: Para garantizar la calidad y correcto funcionamiento de los bienes suministrados una garantía equivalente al veinte (20%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y cuatro (4) meses más.
El presente estudio se elaboró de conformidad con lo señalado en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y el numeral 1° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, este último reglamentado por el Decreto 2474 de 2008, a los veinticuatro (24) días del mes de Octubre de dos mil trece (2013).
