¡Descarga Fundamentos de validación de datos en Excel: Importancia, cómo aplicar y personalizar y más Apuntes en PDF de Informática solo en Docsity!
FUNDAMENTOS DE VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL
La validación de datos en Excel es una herramienta muy importante en Excel, ya que ayuda a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que se pueda mantener la integridad de la información en una base de datos. Importancia de la validación de datos De manera predeterminada, las celdas de una hoja de cálculo están listas para recibir cualquier tipo de dato, ya sea un texto, un número, una fecha o una hora. Sin embargo, los cálculos de las fórmulas dependerán de los datos contenidos en las celdas por lo que es importante asegurarse que el usuario ingrese el tipo de dato correcto. Por ejemplo, en la siguiente imagen se puede observar que la celda C5 muestra un error en el cálculo de la edad ya que el dato de la celda B5 no corresponde a una fecha válida. Este tipo de error puede ser prevenido si se utiliza la validación de datos en Excel al indicar que la celda B5 solo aceptará fechas válidas. Una vez creada la validación de datos, al momento de intentar ingresar una cadena de texto, se obtendrá un mensaje de advertencia como el siguiente.
Más adelante se analiza que es factible personalizar los mensajes enviados al usuario de manera que podamos darle una idea clara del problema, pero este pequeño ejemplo muestra la importancia de la validación de datos en Excel al momento de solicitar el ingreso de datos de parte del usuario. El comando validación de datos en Excel El comando Validación de datos que utilizaremos a lo largo de este artículo se encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos. Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos donde, de manera predeterminada, la opción Cualquier valor estará seleccionado, lo cual significa que está permitido ingresar cualquier valor en la celda. Sin embargo, es posible elegir alguno de los criterios de validación disponibles para hacer que la celda solo permita el ingreso de un número entero, un decimal, una lista, una fecha, una hora o una determinada longitud del texto. Cómo aplicar la validación de datos Para aplicar la validación de datos sobre una celda específica, se debe seleccionar dicha celda y posteriormente ir al comando Datos > Herramientas de Datos > Validación de datos.
Sin embargo, si se quita la selección de la opción Omitir blancos , se obliga al usuario a ingresar un valor válido una vez que entre al modo de edición de la celda. Podrá pulsar la tecla Esc para evitar el ingreso del dato, pero no podrá pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en blanco. La diferencia entre dejar esta opción marcada o desmarcada es muy sutil y casi imperceptible para la mayoría de los usuarios al momento de introducir datos, así que es recomendable dejarla siempre seleccionada. Crear validación de datos en Excel Para analizar los criterios de validación de datos en Excel es posible dividirlos en dos grupos basados en sus características similares. El primer grupo está formado por los siguientes criterios: Número entero Decimal Fecha Hora Longitud de texto Estos criterios son muy similares entre ellos porque comparten las mismas opciones para acotar los datos que son las siguientes: Entre, No está entre, Igual a, No igual a, Mayor que, Menor que, Mayor o igual que, Menor o igual que. Para las opciones “entre” y “no está entre” se debe indicar un valor máximo y un valor mínimo, pero para el resto de las opciones se indica solamente un valor. Por ejemplo, es posible elegir la validación de números enteros entre los valores 50 y 100 para lo cual debemos configurar del criterio de la siguiente manera:
Por el contrario, si se quisiera validar que una celda solamente acepte fechas mayores al 01 de enero del 2015, se puede crear el criterio de validación de la siguiente manera: Una vez se haya creado el criterio de validación, será suficiente con pulsar el botón Aceptar para asignar dicho criterio a la celda, o celdas, que se hayan seleccionado previamente. Personalizar el mensaje de error Tal como se mencionó al inicio del artículo, es posible personalizar el mensaje de error mostrado al usuario después de tener un intento fallido por ingresar algún dato. Para personalizar el mensaje se debe ir a la pestaña Mensaje de error que se encuentra dentro del mismo cuadro de diálogo Validación de datos.
Como resultado de esta nueva configuración, se obtiene el siguiente mensaje de error: Cómo eliminar la validación de datos Si se desea eliminar el criterio de validación de datos aplicado a una celda o a un rango, se deben seleccionar dichas celdas, abrir el cuadro de diálogo Validación de datos y pulsar el botón Borrar todos. Al pulsar el botón Aceptar se remueve cualquier validación de datos aplicada sobre las celdas seleccionadas.
