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formato auditoria interna, Apuntes de Gestión de la Calidad

documento guia para auditoria interna

Tipo: Apuntes

2019/2020

Subido el 10/11/2020

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AUDITORIA INTERNA
SIG-PR-04
Versión:1
Fecha:14/01/2019
Pág. 1 de 9
1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO
Establecer la metodología a seguir para la orientación sobre los principios de
auditoria, la gestión de los programas de auditoria, la realización de auditorias de
Sistema de Gestión de acuerdo a los lineamientos de la GUÍA RUC, Decreto 1072 :
2015 y a las auditorías al Plan estratégico de seguridad vial de acuerdo a los
requerimientos definidos por la resolución 1565 de 2014 Guía metodológica para la
elaboración del Plan Estratégico de Seguridad Vial, así como la competencia de los
auditores de cada sistema o sistema integral, la selección de los auditores y la
conducción de las auditorias deberá asegurar la objetividad y la imparcialidad del
proceso.
2. DEFINICIONES
-Auditoría: Proceso, sistemático, independiente y documentado, que busca
evidencias y las compara contra los criterios para determinar la extensión en la
que se cumplen los criterios de auditoría (hallazgos).
Nota 1 a la entrada: Las auditorías internas, denominadas en algunos casos
auditorías de primera parte, se realizan por, o en nombre de, la propia
organización (3.3.1) para la revisión por la dirección y otros fines internos, y
puede constituir la base para la declaración de conformidad (3.6.1) de una
organización. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la
independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades
en la actividad que se audita.
Nota 2 a la entrada: Las auditorías externas incluyen lo que se denomina
generalmente auditorías de segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda
parte se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal
como los clientes (3.3.5), o por otras personas en su nombre. Las auditorías de
tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y
externas, tales como las que proporcionan la certificación/registro de conformidad
con las Normas ISO 9001 o ISO 14001.
-Auditoría interna: auditoría que se desarrolla con fines de autoevaluación, la
intención de realizarla viene del interior de la empresa, y se desarrolla con los
métodos internos de la organización.
-Hallazgos de auditoría: Resultado de la comparación de las evidencias de
auditoría, frente a los criterios de auditoría.
-Evidencias de auditoría: información de resultado recopilada durante la
auditoría, que es verificable y pertinente para los criterios de auditoría (fuentes
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AUDITORIA INTERNA

Versión: Fecha:14/01/ Pág. 1 de 9

1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO Establecer la metodología a seguir para la orientación sobre los principios de auditoria, la gestión de los programas de auditoria, la realización de auditorias de Sistema de Gestión de acuerdo a los lineamientos de la GUÍA RUC, Decreto 1072 : 2015 y a las auditorías al Plan estratégico de seguridad vial de acuerdo a los requerimientos definidos por la resolución 1565 de 2014 Guía metodológica para la elaboración del Plan Estratégico de Seguridad Vial, así como la competencia de los auditores de cada sistema o sistema integral, la selección de los auditores y la conducción de las auditorias deberá asegurar la objetividad y la imparcialidad del proceso. 2. DEFINICIONES

  • Auditoría: Proceso, sistemático, independiente y documentado, que busca evidencias y las compara contra los criterios para determinar la extensión en la que se cumplen los criterios de auditoría (hallazgos). Nota 1 a la entrada: Las auditorías internas, denominadas en algunos casos auditorías de primera parte, se realizan por, o en nombre de, la propia organización (3.3.1) para la revisión por la dirección y otros fines internos, y puede constituir la base para la declaración de conformidad (3.6.1) de una organización. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita. Nota 2 a la entrada: Las auditorías externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorías de segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los clientes (3.3.5), o por otras personas en su nombre. Las auditorías de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como las que proporcionan la certificación/registro de conformidad con las Normas ISO 9001 o ISO 14001.
  • Auditoría interna: auditoría que se desarrolla con fines de autoevaluación, la intención de realizarla viene del interior de la empresa, y se desarrolla con los métodos internos de la organización.
  • Hallazgos de auditoría: Resultado de la comparación de las evidencias de auditoría, frente a los criterios de auditoría.
  • Evidencias de auditoría: información de resultado recopilada durante la auditoría, que es verificable y pertinente para los criterios de auditoría (fuentes

AUDITORIA INTERNA

Versión: Fecha:14/01/ Pág. 2 de 9 para recolección de evidencias: observación, revisión de documentos y entrevista).

  • Criterios de auditoría: Información de planeación pertinente para los objetivos de la auditoría, que será verificada durante la auditoría.
  • Auditor: Persona con las competencias para llevar a cabo una auditoría.
  • Equipo Auditor. Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario de expertos técnicos.
  • Programa de la Auditoria. Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito especifico
  • Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que transforman entradas en resultados.
  • Procedimiento: manera de realizar la transformación en un proceso.
  • Equipo auditor: uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría (1 Auditor Líder, auditores acompañantes, experto técnico).
  • Experto Técnico: persona que proporciona conocimientos específicos al equipo auditor.
  • No conformidad mayor. Desviación seria con relación a los criterios de la auditoria, implica un riesgo alto para la empresa, tomará tiempo para resolverla.
  • No conformidad menor. No es demasiado seria, implica un riesgo bajo para la empresa, se puede resolver en un tiempo corto.
  • Observación. Se emite cuando se detecta una acción potencial para prevenir algo que no ha sucedido pero que puede suceder, también se toman como sugerencias para mejoramientos de la organización, y es por medio de la Alta gerencia quien decide si se lleva a cabo o no esta sugerencia. Se registran en el informe de auditoría y si se decide actuar sobre la Observación se registra en el formato acciones correctivas y preventivas.
  • Fortaleza. Es el suceso por el que se destaca la organización 3 DESARROLLO

AUDITORIA INTERNA

Versión: Fecha:14/01/ Pág. 4 de 9

  • Aspectos e impactos ambientales
  • Riesgos para la seguridad y la salud ocupacional
  • Extensión del programa de auditoria.
  • El cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo;
  • El resultado de los indicadores de estructura, proceso y resultado;
  • La participación de los trabajadores;
  • El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas;
  • El mecanismo de comunicación de los contenidos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, a los trabajadores;
  • La planificación, desarrollo y aplicación del Sistema de Gestión de la Seguridad
  • y Salud en el Trabajo SG-SST;
  • La gestión del cambio;
  • La consideración de la seguridad y salud en el trabajo en las nuevas adquisiciones;
  • El alcance y aplicación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST frente a los. Proveedores y contratistas;
  • La supervisión y medición de los resultados;
  • El proceso de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales, y su efecto sobre el mejoramiento de la seguridad y
  • salud en el trabajo en la empresa;
  • El desarrollo del proceso de auditoría; y
  • La evaluación por parte de la alta dirección Con respecto a auditorías viales:  Políticas de seguridad vial y socialización  Objetivos del PESV  Indicadores del PESV  Conformación del PESV  Responsable PESV  Verificación de conductores (selección, seguimiento y evaluación), verificación de exámenes, pruebas teóricas, prácticas, plan de capacitación VIAL, perfil del conductor.  Verificación de vehículos (planes de mantenimiento preventivo y correctivo).  Apoyo tecnológico  Verificación de infraestructura vehicular  Verificación de protocolo y atención a víctimas  La extensión del programa de auditoria, que puede variar y estar influenciada por:  El alcance, objetivo y duración de cada auditoria por realizar  La frecuencia de las auditorias por realizar

AUDITORIA INTERNA

Versión: Fecha:14/01/ Pág. 5 de 9  El número, importancia, complejidad, similitud y ubicación de las actividades por auditar  Necesidad de acreditación, certificación o registro  Los resultados de las auditorias previas o una revisión del programa de auditoria previo  Las responsabilidades, recursos y procedimientos, entre otros:

  • Responsables de responder las auditorias
  • Recursos financieros
  • Logística (transporte, alimentación, hospedaje)  Asegurar la implementación del programa de auditoria, lo cual consiste en:
  • Comunicar el programa de auditoria a las partes pertinentes
  • Coordinar y programar las auditorias y otras actividades del programa
  • Suministrar los recursos requeridos para los equipos auditores
  • Asegurar el control de registros de las actividades de auditoria  Realizar seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoria.  Realizar los registros apropiados del programa de auditoria:
  • Programa de auditoria
  • Plan de auditoria
  • Reporte de no conformidades
  • Reporte de acciones correctivas y preventivas
  • Informe final de auditoria  Realización ciclos de auditorías. Definidas las características de la auditoria, se conforma el equipo auditor con personal independiente a la actividad o al proceso objeto de la auditoria. Selección De Auditores. Selección de auditores con independencia del proceso a auditar, o externo a la organización con formación como Auditor Interno y conocimientos de la guía RUC actualizada integrada al Decreto 1072 de 2015 (Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo) y la resolución 1565 de 2014 Plan estratégico de seguridad vial.

AUDITORIA INTERNA

Versión: Fecha:14/01/ Pág. 7 de 9  Comunicación entre los auditores, y entre auditores y auditados, durante la auditoria.  Recolección y verificación de información  Elaboración del informe de Auditoria. El auditor líder junto con el equipo de auditores internos elabora el informe para la gerencia y los auditados al cual se adjuntan y documentan el plan de auditoría, Los Hallazgos de la Auditoria, los registros de no conformidades, los aspectos positivos, los aspectos por mejorar, los aspectos débiles, y toda aquella información pertinente para sustentar adecuadamente dicho informe se utilizan el formato SIG-F-18 Informe auditoria  Generación de hallazgos de la auditoria.  Preparación de las conclusiones de la auditoria.  Realización de reunión de cierre. La reunión de cierre, se realiza junto con la Gerencia o su representante, los auditores, auditados y los responsables de las funciones pertinentes. El principal propósito es presentar las observaciones de la Auditoria buscando que se asegure la comprensión de los resultados de la misma. Para el caso de auditorías viales, seguir lo contemplado en la resolución 1231 de 2016, evaluación PESV y siguiendo los pilares fundamentales del mismo:

AUDITORIA INTERNA

Versión: Fecha:14/01/ Pág. 8 de 9 3.3.6 Preparación, aprobación y distribución del reporte de auditoria El auditor líder es el responsable de preparar el “Informe de auditoría”, teniendo en cuenta el modelo de informe SIG-F-18 el cual proporciona un registro completo, exacto, conciso y claro incluyendo los siguientes aspectos:  Los objetivos de la auditoria.  Alcance  Auditor, con las fechas y lugares donde se realizaron estas actividades.  Hallazgos de la misma, fortalezas y debilidades.  Conclusiones.  Resumen del proceso, que incluya los obstáculos encontrados que pueden menoscabar la confianza que se tenga en las conclusiones de la auditoria.  Recomendaciones para mejora, si se especifican en los objetivos de la auditoria. La distribución de este documento es de acceso restringido, y solo será aprobada su distribución por el representante de la gerencia. Entregado el informe de la auditoría, se verifica si se detectaron no conformidades reales y potenciales. Si se detectaron no conformidades mayores o menores y/o recomendaciones de mejora, inmediatamente se levantan las correcciones y acciones correctivas y/o preventivas necesarias, de igual forma aplica para las posibles acciones preventivas detectadas en la auditoría realizada (ver SIG-PR- Acciones Correctivas y Preventivas). Los resultados de la auditoría serán comunicados a los responsables de adelantar las medidas preventivas; correctivas o de mejora en la empresa 3.4 PERFIL DEL AUDITOR El perfil del auditor queda estipulado en los perfiles de cargo. Ver GH-M-04 Manual de auditor externo y GH-M-05 Manual de Auditor Interno REFERENCIAS TECNICAS  ISO 45001: 2018. Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional  NTC-ISO 1400:2015. Sistemas de Gestión Ambiental  NTC-ISO 19011: 2012. Directrices para la auditoría de los Sistemas de Gestión  Guía RUC ACTUALIZADA  Los requisitos definidos en el Decreto 1072 de 2015